油田公司材料采购存在的问题及对策

张金晶(中国石油物资有限公司，北京 100120)

0 引言

伴随着我国石油经济的不断发展，近些年油田公司的集中采购材料的种类更为丰富了，且油田公司的迅速发展影响了集中采购材料的总量，同时集中采购也对石油经济的发展具有一定的推动作用。因而材料选购在公司发展过程中起着特别关键的作用。

从中国能源开发发展战略和能源消费水平状况看来，石油工业化生产已经从长期性单一石油采掘向纵向多元化、综合性利用全方位发展了。因而，更改产品构造，进行石油的当场转换、当场生产制造是石油产业链迅速健康发展的必然趋势。大力开展能源转换，节省互联网资源，综合性开发利用，不断创新经济发展方法，走基建项目网络资源、绿色经济可持续性发展道路，已成为在我国社会经济发展的新战略。石油行业的集中采购材料供应链方式繁杂且供应链管理计划方案严谨。一方面油田公司在采购材料时，要严格执行供应链管理的每个环节，合理做出有关决策；另一方面，油田公司要依据销售市场的转变和材料市场的需求制定切实可行的采购计划方案，运用从销售市场搜集到的信息辨别材料供求的关联性，调节采购防范措施。

1 材料采购的定义及原则

1.1 材料采购的定义

采购管理是为了更好地获得物资供应而在公司采购活动中选用的管控行为，是对公司的任何采购行为开展整体规划和操控的活动，是全部公司的管理主题活动[1]。采购管理包含适用、财务审计、准许和程序执行，由方案、认证、订单信息和合同四部分构成。采购管理的目的是避免采购问题危害公司的生产加工和产品品质，以低成本确保采购业务流程的一般进行。采购管理通常包含以下三个必不可少部分[2]。

1.1.1 材料采购计划管理

采购计划管理是指制定和管理公司的采购计划，为企业提供精确按时的采购计划和实行途径，可以编写和分解多目标、多要素采购计划，将公司的采购要求转变为直接采购工作。采购计划管理符合企业选用客户订单、销售订单、生产制造订单信息等多种多样采购运用方式，适用灵活性的采购订单信息形成步骤。

1.1.2 采购订单管理

采购订单管理是指以采购订单信息为根据，由经销商精确追踪采购订单信息流的各个方面，包含确认订单、经销商送货、双方交货、采购方检测并取货进而完成采购的整个过程。

步骤配备容许在直接接受订单信息或通过交货产品质量检验过程后，挑选进库检测等多种多样的采购步骤。在全部订单信息管理环节，可以监管和管理库存采购计划、订单信息运送、交货查验等。选购订单信息还可以根据网上订购，通过电商平台立即发给相对应的经销商。

1.1.3 采购结算管理

采购结算管理是指解决采购商品、解决劳务采购、解决非库存买卖采购、立即运送采购业务流程、授权委托商品销售审核等业务流程。为了更好地进行公司业务重新组合和适应业务流程，企业可以配备采购清算步骤，变更各种项目的处置标准或是重新定义的工作解决标准。

1.2 材料采购管理的原则

材料采购管理的准则有五个关键层面[3]。

1.2.1 适价(Right Price)

适价代表着选购是有效合理的。大量应用、少量应用、长期性应用和短期内应用中会出现差别。一般来说，要根据众多平台的价格表、价格对比、点评、商议多个环节来决策适合的价格。

1.2.2 适时(Right Time)

适时是指依据生产计划制定选购计划。依据选购计划立即供货，可以降低制造和售卖的成本费，进而保证公司的市场竞争能力。

1.2.3 适质(Right Quality)

适质代表着选购材料的品质符合规定，选购项目的质优价廉能够降低最终生产成本。

1.2.4 适量(Right Quantity)

适量就是指伴随着采购数量的提升，销售量降低。要充分考虑资金周转、储存成本、材料要求计划等各个方面要素，测算出最有效的选购总数，并不是选购总数越多越好。

1.2.5 适地(Right Place)

适地是企业和经销商的间距越近，材料物流成本越低，采购操控性越强，彼此融洽沟通交流越便捷，采购成本肯定就越低。

2 油田公司概括

2.1 油田公司简介

大港油田公司，油田总部位于国家“十一五”重点开发开放建设区——天津市滨海新区，该公司内部建设包括宿舍楼、体育馆，以及相关的水、暖、电等配套工程[4]。油田公司配套工程涉及范围大、人员多，并且事关员工的基本生活保障，要在合理成本内保证质量最优，就需要进一步加强材料采购管理，对采购过程中发现的问题进行及时解决。

2.2 油田公司材料采购管理现状

2.2.1 材料采购流程

油田企业的材料采购是全部采购工作中的头等大事，材料的供货周期占油田企业外界用户供货周期的二分之一，原材料库存值占油田企业所有库存值的90%。现阶段油田企业的原材料采购过程具体分成下列这五个环节[5]。

(1)产生材料要求。工作员依据项目开展期内材料的要求数量、库存数量和数据制造信息的收集，给予继续物料需求计划。

(2)订单审核和供应商确定订单。采购工作人员依据数量填好采购订单，经主管审批后，将订单发传真给供应商进行确定。

(3)订单派送追踪。订单接到供应商确定后，采购员将实行订单追踪，以保证立即装运材料并发货。假如产生应急订单，买家务必联络供应商，开展已经购买的应急材料、生产加工、提早派送、必需时快递或国际空运。

(4)接纳材料入库。材料抵达库房后，仓库工作人员将查验主要的抵达数量和规格型号，并交到检测员处开展查验。相关材料验收达标后，库房工作人员将依据订单号从系统进库；假如具体抵达数量与购买数量有误差，则与买家核对后，开展接受库存量；针对原材料抵达后检验出的不合格品，决策依据生产制造紧急状况挑选或退货。

(5)开税票和第三方支付。原材料进入操作系统后，买家将通告供应商开税票，原材料中的残品查验后退还，国外供应商将向供应商出具负税票，中国供应商将开展退货扣减解决。接到税票后，实行来料发票匹配(税票、订单、系统接受汇报、付款单)，向会计付款。

2.2.2 材料采购管理信息化

在物资供应采购过程中，除集中采购外，一部分采购仍然采用传统式的手动方式开展信息收集和传送，采购主活动并没有完全达到采购的数字化管理目标[6]。

在一部分材料采购过程中，首先由工程项目负责人将公司的采购要求逐一传递给对应的供应商，随后逐一搜集各供应商的供给信息和产品价格，根据询价采购、价格对比、商议等一系列步骤明确最终的合作商，整个过程将消耗非常多的时间。假如急缺特殊物件，为了减少选购时长，采购工作人员将会在供应商中进行挑选，因而难以确保采购的合理化。这类方法可能会产生信息内容不公平、通信网络方式不畅、供应商低品质供货、供应商监管不够等问题，且一部分供应商可能无法立即得到企业采购信息内容而丧失参加商品采购和招投标的机会，造成企业的采购成本上升。

3 油田公司集中材料采购管理存在的问题

3.1 部分材料质量不佳

一般来说，商品的品质与成本正相关，要保质保量，就需要提升成本。由于双方流程的不透明和过后监督的状况，买方无法参与供应商的生产过程和质量控制；供应商为了更好地在竞价中获得优势，会通过各类方式控制成本，可能会降低产品品质，影响买方的权益，使彼此无法建立长久的合作关系[7]。自然，购置方需和许多陌生供应商建立临时性合作关系。因为在物资供应招标时企业更加重视经济效益，许多优秀供应商在竞价中极易被履行能力差的供应商替代。购置方对履行能力差的供应商不够了解，签订合同后容易产生供应质量问题，从而影响油田公司正常生产。

3.2 材料成本更新不及时

油田公司采购系统里有以万计的物料编码，直接原材料38多种，供应商有5家；间接原材料42多种，供应商有7家。在物料采购过程中，金属、非金属材料都会在原材料价格变动幅度超过一定数值后进行价格调整；石油相关的化学产品也会受国际油价影响，在超过临界值时进行调价[8]。

材料成本更新不及时会对供应商和采购政策产生一系列影响。若采购价格低于成本价，供应商会消极供货甚至不供货，严重影响油田正常生产；若采购价格偏离成本价过高，油田公司耗费高，不利于提质增效政策的推行。

3.3 交货周期较长

招标采购流程包括招标文件审核、标前、标后，各层级汇报，合同审批，转固验收等流程。采购业务审批，基本上需要上报至油田公司管理层审批，决策权比较集中，决策流程较长、审批耗时长，导致采购周期较长。同样地，采购业务按照公司高层指示精神和新要求执行时，制度文件未及时修订维护到位，会造成公司高层指令与现行制度规定不协调的局面，使交货周期过长。

3.4 材料供应商问题

3.4.1 部分材料供应商管理水平较低，管理体系不完善

现阶段供应商从上游原料管理方法到最终的顾客销售市场，在价值管理的概念上并没有与油田企业达成一致。油田企业仅在日常供应商管理方法中按照计划退换货，不负责产品质量问题，发生问题后进行现场处理，并没有真正涉及供应商精细化管理的方法。供应商管理能力低的问题在油田企业的每个项目里都存在。有一些项目已经迁移到供应商前端的管理方法，根据商品控制计划限定供应商供应商品达到自身的规定，但这仅限商品满足要求。提高供应商的质量意识、建立质量管理体系、健全加工工艺体系管理、基本建立供应管理能力等是解决制作粗劣问题的管理方法，能够在供求中依据成本开展调整。与此同时，体系管理不健全，人力资源观念不改变，纯粹以成本费用为定义开展工作，无法实现全员参与，供应商管理方法也难以获得重视，因而在日常工作上难以有实质的进展。

3.4.2 供应商动态管理系统灵活性欠佳

供应商管理方法发展战略不能一成不变。供应商进入到撤出这一循环系统，包括了供应商的互联网动态和管理方法规范、规章制度的信息调节，即根据供应商的有效代谢使原材料可以达到公司飞速发展的必须。但在油田企业，由于各种要素作用，供应商动态性智能管理系统缺乏操作灵活性，无法改善。供应商在与买家管理方法协作的过程中，有时候效率不高，执行实际效果不好。

3.4.3 供应商准入流程较长

供应商准入管理方法的目标是将高品质供应商列入物资系统，但关于具体准入供应商的信息只能通过企业营业执照、金融机构税务登记等方式得到，对供应商的深入了解如长期协作能力、发展前景、生产制造供货能力、物流运输能力、货源储备能力等缺乏高效的获取渠道而只能从业绩考核合同书或第三方认证等方面得到。由于缺乏对不同种类供应商的细化准入评定体制、对供应商准入标准的全方位掌握及调查，一部分产品代理水准低，品质保证不足，准入步骤耗费时间长，售后维修服务跟不上，导致大批量供货能力比较有限，无法快速满足公司的大批量原材料要求。于是问题逐渐产生，企业发生各种资源损失，同时设备运行的安全隐患及维修难度也在加大了。

4 油田公司集中材料采购管理改进措施

4.1 提高材料质量

不合格品质的操作由技术质量部承担，不合格点产生时由施工队伍承担，由运营小组长组织有关运营工作人员解决。一般不合格的情况下，工程项目品质工作人员向施工队伍传出整改报告，确立改动具体内容和方式，再次查验结论后完成。比较严重不合格的情况下，品质工作人员汇报高级工程师，申请办理上级领导有关质量控制单位、监管、小区业主等参与解决。并依据出色工程建筑设备的标准，在运营全过程中逐步完善质量认证体系，由项目负责人和机构各单位评定质量认证体系的运作情况，找到系统漏洞并采用恰当的防范改正措施。

4.2 提高采购人员意识

从员工角度出发，提高采购人员的意识可以让员工充分感受到自信并提高自身在公司中的存在感。提高采购人员的意识，可以使采购的过程有条不紊地按照计划进行：首先根据采购的步骤挑选采购方式；其次选择合适的供货商，讨论价格并制定合同；最后在细节上达成一致。另外为了尽可能减少不必要的支出来降低成本，还要选择合适的供应商和货源。采购良好的材料能够使整个系统运行有良好的开端。

采购人员的职业素养要求包含很多方面，其中最重要的是业务素质和技术素质。在采购中，可以将采购人员的素质分成材料选择能力、交际能力等。要想提高员工的素质，必须从市场以及公司所处环境的基本情况出发，使员工了解材料采购的重要性等。也要从员工的特殊性出发，针对员工的不同特点来激发员工的潜力，培养员工的能力。

4.3 选择科学的采购模式

采购模式可简要分为被动采购、主动采购、针对性采购三种。被动采购是指被动采购材料的采购，不受采购方主观意向影响的采购；主观采购与被动采购相对，是指凭借采购方主观意向进行采购，不受外界因素影响的采购；针对性采购特指对某一种材料进行采购。

在采购活动过程中，需要根据所采购产品的功能贡献程度选择不同的采购模式：对功能贡献程度高、在采购中不易获得且采购需要打出提前量的材料，采购部门应该选择被动采购模式；对功能贡献程度适中、在采购中容易获得且采购部门需要提前告知供应商的材料，采购部门应该选择针对性采购模式，既不浪费精力又节约时间；对功能贡献程度小、在采购中易获得且采购不需要打出提前量的材料，采购部门应该选择主动采购模式，即深入市场以最优价格购买。

材料采购并不仅局限于材料的购买过程，还有很多具体划分，如材料类型、采购方法以及采购过程等细节，都需要管理部门进行深入研究并合理分配人员，建立结构完善的采购流程。

4.4 解决供应商存在的问题

4.4.1 定期评估供应商的绩效

根据对供应商的按时评定，购置方可以立即掌握供应商各领域的情况转变，随时随地对技术能力、管理能力、供货能力和各类隐患进行科学合理推论。关键考核指标包含供货能力、全球化本土化能力、产品研发和自主创新能力、创新性、操作灵活性、信息化管理能力、品质业绩水平、运送业绩水平、库房优点、服务项目业绩水平、会计优点、盈利率、存货周转率及其潜在性风险等。

4.4.2 制定明确的质量标准

确定明确的标准是与供应商沟通交流的关键。许多情况下，规范不确定是零件产品质量问题的首要原因，会造成产品改动、成本提升和交货时间延迟。

4.4.3 协助供应商改善产品质量

许多情况下，买家会外派质量管理或专业技术人员与供应商如何提高产品质量，从而合理地提升质量控制的效率。这类行为表面上提升了成本，但提升产品质量的改进速率可以减少公司的总体标准成本。

5 结语

对任何油田公司而言，材料采购都是一项至关重要的涉及公司建设规划的繁杂管理活动。材料采购管理是选购中关键的一部分，材料采购的每一个阶段都对购置结论有着十分关键的影响。