基层农产品质量安全检测实验室档案管理的应用研究

赵海英

（山西省检验检测中心，山西 太原 030001）

农产品质量安全检测实验室的档案管理工作，可以实现全程监测农产品质量安全检测，对于全程可溯源的反复检查有着基础性的作用，是保障农产品企业查缺补漏、科学生产的重要手段。同时，对于相关政府部门提升决策能力，从而维护农产品质量安全有着重要的现实作用，能够助推我国相关生产企业实现更好的发展，帮助相关政府部门制定更加高效合理的政策，在整体上提高我国农产品的生产质量，切实增强农产品质量安全检测的能力。

1 基层农产品质量安全检测实验室档案管理的现状

1.1 管理制度不健全

在部分经济较为落后的地区，检测机构会存在一些管理方面的问题，比如说，管理人员或是从别处抽调，或是长时间脱离基层，不太了解实验室的基本运行情况，管理制度没能较好地贴合实际工作，造成制度落实不到位。在一些县级检测机构，部分检测员之前从事的是其他行业，对于基层农产品质量安全检测工作认识不到位，专业能力欠缺，没能发挥在质量安全检测工作中的主体地位。

按照实验室的相关要求，包括档案管理工作在内的基础性工作必须服务于农产品质量安全检测工作。为此，我国的农产品质量安全检测实验室均对日常检测档案的整理制定了相关标准。但是近年来，国家相关部门修订、印发的行业管理条例不断更新，进一步明确了许多问题，导致具体管理规定出现较大变化[1]。检测实验室的档案管理也要对照最新要求，遵循新的标准，对于基层农产品质量安全检测实验室来说，需花费更多的时间和更大的精力进行适应。

1.2 特殊归档范围与繁杂门类

农产品质量安全检测机构在计量和资质认证等方面有着特殊的要求，需要根据不同的档案类型进行归档，不同的档案类型也有着不同的保管期限，有的保管期限要求至少在六年以上，有的保管期限要求十年起步，这些明显的区别给检测实验室档案管理带来一定的难度，需要有专业的管理人员归档，在认证认定要求的范围之内完成档案管理工作。此外，现阶段农产品质量安全检测的全过程都在档案管理的范围之内，因此涉及到的档案类别较多，十分繁杂，其中有机械设备类、耗材试剂类、文书标准类等，并且随着检测工作的开展，其数量会不断提升，十分考验档案管理人员的专业能力。同时，档案管理的标准还会随着检测要求不断变化，会耗费大量的人力和物力，容易出现错误归档、遗漏等问题，造成检测实验室档案管理工作的不规范[2]。

1.3 档案利用率较差

在使用农产品质量安全检测实验室的档案时，档案的查阅和使用多集中在计量和资质认证方面上，检测人员对档案的认知与利用意识并不强，农产品生产单位对档案投入的科研与资金较少，各类数据更多地投入到检测利用上，而较少地投入到研究利用上，整体来看，对档案资源的挖掘程度不足，开发使用并不充分[3]。

在现有的管理规范中，基层农产品质量安全检测档案管理工作以纸质档案为主，部分重要的结论性文件会同时纳入档案室文书档案中，同时按照数字化管理要求进行扫描存档。在总结各类数据的时候便利性较差，难以切实服务于科研。且由于基层工作量较大，大部分的档案都不能进行统一的电子化存档，其他非结论性的档案也缺乏相关的规范化要求，导致在查找使用的过程十分繁琐，不利于未来数字化实验室的搭建，后期也会给档案工作人员造成较大的不便。

2 提高基层农产品质量安全检测实验室档案管理能力的策略

2.1 完善管理手段

实验室的相关档案管理规范应当符合国家管理部门的要求，及时做出调整和修改，由档案管理人员进行补充完善，档案应当做到“应归尽归”，尽可能地增加档案归档数量，为检测实验提供强有力的档案资料支撑，提高实验室的整体档案管理水平。确定不同档案的保存期限，根据档案保管的目的，采用不同的管理手段，取得服务检测与档案管理工作的平衡。检测实验室还要与档案管理室进行综合协商，共同制定档案管理细则，根据实验室的检测进展与工作内容确定文书等档案的保存要求，及时更新档案内容。关注行业内的管理模式与管理标准，适时创新管理方法，将具有长期价值的档案予以长效保存，合理规划档案存档设备，同时满足档案的短期使用需要与长期保存需要[4]。

此外，检测机构还应当注重新型技术的使用，设置合理的档案检索工具，方便借阅者查询档案材料，在档案原件的基础上进行加工与提炼，满足档案借阅者的实际利用需求。重视档案的作用，设置借阅室，方便借阅者阅览不宜外借的档案。制作有效的检索工具，设置查询关键词，能够有效提升借阅者的查询速度，根据实验室档案的实际需求，可以通过编写大事记以及制作档案简介、概要、成果等进行档案信息的二次加工，让档案的有效提供和高效利用成为基层农产品质量安全检测实验室建立档案的最终目的。

2.2 细化档案分类，建立分级检索目录

对基层农产品质量安全检测实验室中的各级各类文件进行分类是实验室能够正常运行的重要保证，也是档案管理工作的基础环节。依据农产品质量安全检测实验室的不同管理要素，可以将档案类别分为环境及设施设备质量管理档案、实验管理档案、实验室各项活动记录人员管理档案、废弃物处理管理档案、物资管理档案等。针对这些档案分类，管理人员可以将其进一步细化，归档实验室的各类档案材料。以上几大类可以作为实验室档案管理的一级检索目录，然后在每个一级检索目录下再设置归档内容，作为二级检索目录，这样可以大幅提高档案管理的有效性，同时提高实验室人员检索与使用档案的效率，能够节约工作时间。

管理人员应当提高对档案管理工作的重视程度，配备专门的基础设施，减少不必要的工作内容，让档案管理人员能够将精力投入到现实工作当中。实验室的检测人员也应当认识到档案管理工作的重要性，在检测工作中提高数据准确性，做好数据保存工作。基层农产品质量安全检测的档案应当存放在实验室核心区域，保证档案保存环境的整洁与安全[5]。实验室应当有专人负责档案管理，设置借阅权限，采取分层管理的原则管理相关人员。对于需要保密的档案，实验室要做好人员的培训，要求相关管理人员严格遵守保密制度，不转借、不转阅保密档案。对于保存时间较长的档案，要求借阅人员不得涂改、圈点、拆散等，维护档案的历史性与真实性。

2.3 开发档案资源，增强数字融合

农产品质量安全检测实验室的档案管理工作本质就是服务于检测工作，档案资源的开发能够有效提升检测工作的效率，通过借阅和使用档案，能够凸显出档案管理工作的价值。档案管理人员可以根据档案的使用情况进行划分，开展专项内容的汇编，针对不同项目内容、科研进程进行深度加工，使其能够很好地满足科研人员的需要。提高档案管理的效率，将工作精力有选择性地分配给不同类型的档案，开发出档案中具有活力的因素，促进实验室的档案管理工作进入一个良性循环。

同时，档案管理人员还应当积极探索数字化的管理方式，紧紧跟随科技潮流，依托现有的管理标准要求，逐步探索适用于基层农产品质量安全测量工作的管理方法，借助新型技术手段，将更多的纸质档案过渡到数字化管理，做到档案纸质储存与数字化储存的结合，使得检测人员可以更加便捷地使用档案，提高查阅和使用的便利性，增强档案管理工作的现实价值[6]。

3 结论

通过本文的研究可以得知，我国农产品质量安全检测工作对提升农业生产有着重要的作用，但是当前我国相关检测实验室中还存在着档案管理等方面的问题，需要管理人员有针对性地做出改善，以适应当前的检测标准与工作环境，进而完善我国检测机构的管理体系，有效提升检测机构的综合竞争能力，让档案管理工作更好地服务于基层农产品质量安全检测工作，有效发挥出农产品质量安全检测工作的巨大作用，为人民群众增添福祉。