信息管理系统在信息化工程监理行业的应用方案

内蒙古科技大学 臧昊鹏 喻大华

随着我国科学技术的不断进步，计算机信息管理系统的研究取得良好的发展。信息管理系统的发展可以引领各行业发生革命性的变革，本文主要围绕信息化工程监理的现状展开，分析了信息管理系统对监理行业工作效率的提升，并通过应用方案分析，最后总结了当前信息化工程监理信息管理系统的发展现状与前景分析。

信息化工程项目的保质保量交付离不开专业的工程监理，面对信息化工程的复杂性、变更性强、投资规模大、设计性要求高等特点，先进的监理模式可以最大程度上降低传统监理模式带来的监理水平低、监理资料管理混乱、收集滞后、质量不高等问题，降低项目延迟交付、低质量交付等风险。而随着时代的进步，在传统监理工作模式中加入信息化手段即运用监理信息管理系统，可以大大提升工作效率，减少相应风险，故如何更好的融合信息技术手段与传统监理模式是当前相关工作人员必须重视的问题。

1 当前信息化工程监理行业信息管理现状及信息管理成熟度分析

以项目建设现场旁站监理工作流程为例，需要监理工程师在项目现场旁站，对建设过程进行现场查看，并提出意见或建议。每日监理活动完成后，需要监理工程师编写监理日志并向总监理工程师进行汇报，由总监理工程师则向企业汇报阶段性。通常总监理工程师的阶段性汇报具有滞后性，企业不能及时了解项目建设进展。其次，整个监理流程看似较为简单，但是需要经验积累和专业知识的支撑。监理工程师应具备较高的专业学历和复合型的知识结构，丰富的工程建设实践经验等。如一名合格的监理工程师需要掌握工程技术、工程经济、工程建设、法律法规等知识，才能在监理工作中给予建设单位、承建单位指导性意见，当工程建设遇到阻力，还需要能协调各方推进建设进程[1]。因此，对监理行业从业人员综合素质有着较高的要求。

最后，资料的收集需要按照档案归档要求进行整理，但由于项目验收标准参差不齐，导致档案标准不一，档案归档还受监理人员个人重视程度、项目持续时间等多重因素影响，档案归档的及时性不容乐观。最后，监理团队需要将本项目监理工作情况总结并上报监理企业，目前采取的上报方式为社交软件发送或者E-Mail邮件发送等形式，此类方法需要手动进行在整理、保存、归档，通常整理标准、保存方式和格式、归档要求均不一致，后续监理工程师的检索和查阅均有难度。

2 信息化手段的加入对传统工程监理行业信息管理效率的提升及其优势

针对上述监理瓶颈案例，在监理信息管理系统的加持后，其问题将得到如下解决。(1)针对汇报工作存在滞后性，且企业不能及时了解项目建设进展的问题，信息管理系统可以将监理数据收集、汇总、上传，企业可以对现场监理工作的情况实时掌握，可以对监理人员工作质量评估，还能对企业战略决策的制定起到了重要作用。(2)对于部分监理从业人员素质不高，业务水平不高的问题，使用信息管理系统可以对建设完成的信息化项目的监理资料进行归档，企业监理工程师都可以进行查阅学习；系统可以设置培训视频存放区域供监理工程师下载学习；优秀员工监理工作经验可以上传分享.......这些可以大大促进企业员工业务水平的提升。(3)对于监理资料标准不一、质量不高的问题，信息管理系统的使用统一标准、规范流程、明确时间、统一保存，保证档案质量和效率。

当然，任何项目的监理工作，科技手段永远是辅助项[2]，更重要的是监理工作中每一个监理工程师的责任感和使命感，而也正是这种信念，保持着我国监理行业工作水平的不断提升。

3 信息化工程监理信息管理系统的方案分析

3.1 信息编码

在信息化工程监理日常工作中，会涉及的数量众多的文字、表单、图表、图纸、方案、音视频等资料，包含项目立项、批复、设计、实施过程中的所有文档，这些材料保存格式、形式、存放位置多种多样。为了可以使用计算机系统对这些资料进行加工处理，需要设置某种特定的规则，使其通过某种载体能够传输、处理、存储。这里的某种特定的规则，我们称之为编码规则。这里的某种载体，我们称之为记录或者表单。

3.1.1 编码规则

编码规则的制定，关系到数据传输、处理、存储的全过程，它的重要性不言而喻。

(1)唯一指代性：每一个编码对象仅有一个代码，一个代码只能唯一表示一个编码对象。(2)简单性：为了节省硬盘存储空间，提高数据处理效率，减少代码执行出差错的几率，编码结构应尽可能简单。(3)稳定性和可扩充性：必须留有适当的后备容量，以便适应不断扩充的需要。考虑到企业业务量的增大和该系统用户数量的增多，后期会有扩充需求，所以必须提前预留存储空间[3]。(4)逻辑性与直观性：为了便于各类用户理解和开展数据统计工作，编码要尽可能反映编码对象的特点，同时要便于用户理解和记忆。(5)规范性：要按照统一的格式进行编码编写，确保编码的类型、结构等保持统一。

3.1.2 编码的方法

现有的编码方法主要有顺序编码法、多面编码法、十进制编码法及文字数字编码法[4]。

(1)顺序编码：可从01或001开始，数值依次增加。该方法优点是简单、代码较短。缺点是缺乏逻辑基础，代码不能直观说明事物的特性。(2)多面码：多面码的规则是利用一个事物具备多个属性，并为每个属性均设置一个数值，形成多面码。优点是逻辑性能优，可以无限扩充。缺点是编码代码冗长，对于属性较少的事物产生较多的空码。(3)十进制码：该法首先将事物分成10个大类并分别编号0～9，再对每个大类细继续分成10个小类并分别编号0～9，以此类推。该法的优点是直观性也好，可以无限扩充。(4)文字数字码：顾名思义，该法的原理是通过文字表示对象的属性，优点是直观性强、使用方便、便于记忆，缺点是容易曲解对象的含义。

根据信息化工程的特点，编码对象多、种类杂、各类信息直观性强，完全使用顺序编码法和对面码法，不利于提升编码效率。可采取三者相结合的方法。

3.2 信息传输流转

信息传输流转分为两种，监理企业内部文件的流转，也称之为内部流转；监理团队之外提交文件的流转，称之为外部流转。

外部文件的发起方为建设单位或者承建单位，发起流程是建设单位或者承建单位将《深化设计实施方案》/《开工报审表》/《复工报审表》/《设备进场报审表》等文件提交至监理单位办公室，由总监办公室主任打开系统进入外部文件审批报审模块，将电子材料提交总监理工程师审批。总监理工程师收到审批申请后，查阅申请并批示，给出审批意见并加盖电子印章。总监办公室主任收到审批结果后打印电子材料后加盖公章。最后，档案员将该材料送达发起方。至此，外部文件报审流程结束。

内部文件的流转，以监理团队对外指令（《工程联系单》、《监理通知单》、《工程暂停令》、）的填报和上传收、审批、签发为例：内部文件的发起方为监理单位内部成员，发起流程是由监理工程师打开系统，找到请示功能，调用请示材料所需模板（《工程联系单》/《监理通知单》/《工程暂停令》），填写请示内容，选择请示人员，无误后提交审核。被请示方登录系统，收到请示信息后，点击进入查看该条请示，签署审批意见加盖电子印章并通知申请方，申请方收到审批结果，若申请结果为通过，则打印该请示材料。最后，档案员将该材料送达发起方。至此，内部文件报审流程结束。

3.3 信息处理

系统用户通过浏览器打开网址登录个人账户密码进入个人工作桌面，不同角色显示不同的界面和功能。角色有监理员、总监办公室主任、总监理工程师、资料员、超级管理员。

监理员功能（外部文件的提交报审流程、外部各类《XXX报验表》的上传流程、旁站记录/巡查记录的填报和上传、对外指令（联系单、通知单、暂停令、请示报告）的填报和上传、监理日志的填报和上传）；

总监办主任功能（会议纪要的填报和上传、月季年报的填报和上传、监理组公文的编写、监理组组内公告的编写、外部文件的报审、资料上传功能）；

总监功能（总监命令的签发、批示收到的材料）；

资料员功能（查询、打印）；

各类用户共有的功能（登录和登出、接受上级命令、接收并显示监理团队组内公告、资料查询和打印功能、事项的请示报告功能（除总监外）、系统功能：修改自己账号的密码）。

3.4 信息安全保障

信息安全不仅关系到企业业务的正常开展，还影响国家的安全、社会的稳定。如果投入使用的系统数据丢失或者被黑客窃取重要数据，将会带来巨大的损失。我们必须树立网络安全意识，做好系统安全保障工作。为此做好系统的安全规划与设计，防止合法用户的非法操作，防止非法用户篡改据，避免病毒入侵，数据库运行故障等，做好系统及其数据的安全管理显得尤为重要[5]。

我们可以从以下几个方面入手：(1)应用安全：是按照最小化原则设置用户权限，设置双重验证规则，限制角色的敏感权限分配，设置安全审计功能。(2)数据安全：安装数据备份装置，确保数据不丢失，加密数据传输，确保数据传输安全。(3)主机安全：设置身份鉴别和访问控制。(4)安装防病毒软件、入侵检测软件、防火墙，定期更新软件版本，定期杀毒、入侵防范等。(5)管理安全：制定机房安全管理制度并严格执行。

3.5 资料查询

在监理工作开展的过程中，监理人员需要查阅相关的法律法规、验收指南、行业标准、招投标文件、设计方案、深化设计实施方案、会议纪要等资料。便于标准的查阅者能随时随查阅到材料，不受时空场等原因限制；还可以统一标准，防止出现标准不一等情况。本查询模块包括相关法律法规、行业标准、项目资料三个模块。各自的功能及权限如下。

(1)法律法规包括《合同法》、《商标法》、《招投标法》、《招投标法实施条例》、《著作权法》、《政府采购法》、《专利法》等。该模块可供监理团队成员查询，资料维护者为档案管理员，超级管理员也可查询。

(2)行业标准包括《GBT16260.1-2006软件工程产品质量》、《GBT8567-2006计算机软件产品开发文件编制指南》、《GBT16260.2-2006软件工程产品质量第2部分：外部度量》、《GB-T16680-1996软件文档管理指南》、《电子信息系统机房施工及验收规范(GB50462-2008)》等。该模块可供所有用户查询，资料维护者为档案管理员，超级管理员也可查询。

(3)项目资料包括《申报方案》、《批复方案》、《招标文件》、《投标文件》、《合同》、《合同补充协议》、《深化设计实施方案》等。该模块可供所有用户查询，资料维护者为档案管理员，超级管理员也可查询。

4 当前信息化工程监理信息管理系统的应用情况及前景分析

对于信息化工程中的监理活动，科学技术的应用可以有效提高监理效率。传统监理过程中的短板，导致监理资料管理混乱、收集滞后、质量不高和监理企业管理水平不高，企业不能有效监控现场监理工作开展情况以及部分监理从业人员素质不高、业务水平不高等情况，在计算机管理系统的加持下，通过规范流程、统一标准、及时传输，规范了监理工作流程、提升了监理工作质量、为监理企业战略决策提供了重要依据。

5 结语

本文通过简述计算机信息管理系统在当今信息化工程监理行业中的应用，分析其在监理工作信息管理中起到的积极作用，通过对比监理行业传统的信息管理，其在很大程度上帮助各类监理活动标准化、规范化、自动化，有效帮助监理工作人员开展监理工作。未来，计算机信息管理系统对于信息化工程监理行业的应用将会更为深入，不仅能监理工作提供完善的信息管理，更能在监理工作的开展中，提供更加智能化和人性化的帮助，促进监理工作效率化、科技化和现代化。