信息化背景下军工单位型号档案管理建设工作探究

赵昕

（中国直升机设计研究所，江西景德镇 333000）

0. 引言

随着多媒体信息技术的飞速发展，单一传统的档案管理方式已无法满足多元化的档案管理需求。档案管理建设工作正在向“信息化”方向转变。通过借助计算机网络技术、数据库技术、通信技术等信息化手段，打破原有以人工收集、鉴别、分类、著录、检索为主导的低效档案管理模式，实现档案工作的信息化建设，促使档案的增量与存量双指标提升。型号档案管理与信息化技术手段相结合，有利于增强档案管理建设工作的先进性、安全性和高效性，对国家战略性产业长远稳定发展提供强而有力的坚实保障。

1. 型号档案含义

型号档案是指在型号设计、试验和制造过程中形成的，具有保存价值的各种形式、载体的文件材料。型号档案是型号研制过程的真实记录，是设计、研制及生产人员的智慧结晶，也是国家型号研制任务的重要成果，关系着重要型号产品的再生产与后期维护升级等工作，是重要的国家秘密和国防科技财富[1]。军工单位产品档案管理的基本原则是集中统一的管理型号档案，维护型号档案的完整、准确、系统、安全，实现型号档案的有效利用。其中，集中统一的管理型号档案是产品档案管理工作原则的核心，具体包括建立统一的档案工作机构、建立统一的档案管理制度、建立统一的档案保管中心。维护型号档案的完整、准确、系统、安全是产品档案管理的基本要求。实现型号档案的有效利用则是产品档案管理工作的根本目的。

2. 型号档案特征

2.1 专业性

型号档案主要记录国防军事工业产品研制、生产过程中形成的一系列具有保存价值的科研文件材料，是某些特定专业领域的产物，主要服务于同类专业的科研、生产和建设活动。其专业性特征主要可表现在以下2个方面。从档案本身内容的应用领域来看，军工单位型号档案具有国防军事属性，其产品多应用于航空、航天、核能、船舶、兵器等领域，知识的专业深度较高。从对档案的管理目的来看，型号档案管理主要是对军工产品在设计、创新、完善、生产过程中所形成原始而真实数据凭据的管理，可为后续产品研发、优化提供一定的参考思路，同时也为日后信息备查提供依据。因此，基于军工单位型号档案具有较高的专业性管理要求，相应地，档案人员的专业管理、编研能力也需不断加强。

2.2 保密性

型号档案主要是围绕国防军工项目或军工产品形成的图样文件材料。因其技术成果将直接或间接应用于国防建设服务中，一旦泄露会给国家安全、公共利益带来不良影响甚至是重大损失。所以，型号档案相较于其他类型档案具有较强的保密性。根据档案涉密程度的不同，相应地，在其日常收、管、存、用的保密管理上也有着不同的策略和要求。因此，需要严格把控国家秘密的知悉范围，文件、图纸等信息载体通常采用国密和商密双标密的形式进行谨慎标注，严格按照人员涉密等级控制文件内容的知悉范围，以确保档案信息的安全性。在日常档案管理工作中，需平衡档案保密和档案利用二者之间的关系，严格履行审批制度，做好型号档案保密管理工作。

2.3 成套性

作为档案的一个分支类目，军工单位型号档案是在国防工业产品的设计、试制、生产、制造等活动中形成的。其基本特点就是成套性。成套性是型号档案的形成与内容构成特征的体现。具体表现在围绕一个独立项目或某一科研对象形成的一系列文件是一个具有有机联系的整体，管理中不允许分散。成套性特征对于型号档案管理具有重要规范与制约作用，是确定型号文件归档范围和检验型号档案完整性的依据，是型号档案整理分类、价值鉴定、排架组合、档案统计等工作的基础。因此，为保证型号档案的完整性与统一性，使归档的图样文件逐步形成相互联系的有机整体，在实际的档案管理工作中，型号档案可以按照型号研制顺序的先后进行成套。成套性管理对于避免关联档案遗漏、分散具有相当重要的作用，是保障军工单位型号档案能够集中、系统、有序管理的关键属性。

3. 型号档案的信息化管理现状

当前，信息技术的飞速发展和广泛应用为军工单位管理带来了新的生命与活力，便捷化、高效化的管理方式俨然已成为军工单位管理新方向。档案工作在信息技术的冲击下其管理模式也悄然发生着变化。由原先以纸质档案为主的物本管理逐渐向以电子档案为主的信息化管理过渡。海量电子档案数据的产生标志着档案管理工作正向以信息技术为手段的现代化管理模式转型。2016年4月1日，国家档案局颁布并印发了《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》，提出要以档案信息管理系统为支撑，以档案目录中心、基础数据库、档案利用平台、档案网站信息发布为基础的档案信息化体系。2018年5月21日，航空工业档案馆发布了《关于开展航空工业档案工作“管数据”转型试点工作的通知》，通知要求落实《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》精神，推动电子档案“单套制”管理，尽快实现从“管文件”向“管数据”的战略转型[2]。

截至目前，在航空工业成员单位档案管理部门中，针对型号档案主要采用以下3种方式进行信息化管理：（1）大部分成员单位的档案管理部门已经形成了依托信息技术平台构建的档案数据库，按照基建、设备、文书、产品等类别下设档案资源全文数据库，以型号分类法为分类原则，依据产品或设备型号为分类单元进行划分。通过开展纸质档案数字化加工工作完成传统档案的扫描、上传，实现“旧档换新颜”，以确保档案载体过渡时的统一性和完整真实性。（2）通过接入相应的电子端口，实现各单位、各部门之间文件传输的互联互通，利用电子签章、电子认证等技术，进行审签人员身份确认，严格把控人员权限，达成各单位、各部门对于电子档案信息的互信、互认。利用各个系统完成各单位、各层级人员之间的流转审签、发放管理，设计人员无需拿着纸质文件去找对应人员逐一审签，而是将线下的文件流转转移到线上进行，大大缩短各单位、各部门之间的文件处理时长，提高档案传输效率。同时，减少了线下审签过程中文件被遗失、篡改风险。（3）为进一步加强对档案资源的利用、管理，部分单位开发了网页版兰台系统，设计人员依据自身需求，通过申请相应权限，审批通过后即可实现对所需档案资源的检索、查阅、下载等功能。

4. 型号档案管理中的问题

4.1 型号档案收集被动

档案收集是档案管理活动的源头，也是档案工作中十分重要的环节。档案资料被动收集，易妨碍后续型号档案管理工作的良性开展，主要体现在2个方面[3]。（1）在实际的档案管理过程中，该环节通常仅依赖于科研设计人员主动提交归档，因此型号档案收集较为被动。考虑到型号研制任务周期较长，若型号档案归档与型号研制的各个阶段难以实现及时同步，受时间、人员等因素影响，资料归档环节便会潜藏风险，易造成型号档案遗漏、缺失，资料整体的完整性难以保障，且型号档案收集被动会对后续整理、鉴定、利用等环节带来一定程度上的困难，不利于档案系统性管理，影响型号档案管理工作质量。（2）设计人员临近任务提交节点，大量资料提交归档易使档案管理人员工作量明显增大，工作压力增强极易影响日常其他档案工作的稳定有序运行。

4.2 档案管理模式转变存在阻碍

型号档案的存档单位多为革新活力相对不足的央企、国企、事业单位等。与普通企业相比，其档案管理体系的灵活性较差、人员革新意识不足、管理手段相对落后。部分单位甚至依旧沿用较为传统的管理制度与模式。在如今社会信息化的大背景下，这样过于保守的档案管理方法与使用者多样化的档案需求，二者之间的矛盾已逐渐显露。因此，档案工作由实物管理向信息化管理过渡时，无疑会阻碍重重。信息化技术手段与传统档案管理模式融合困难，管理方式及侧重角度均有明显改变，此外，信息技术设备的引入、型号档案管理系统的开发、领导者对于档案工作转型的重视程度等因素也会制约档案管理模式的转变，因此，在实际工作中，信息化档案管理推进较为困难，发展速度略为迟缓。

4.3 档案人员专业素养良莠不齐

目前，受限于对传统档案管理人员的刻板印象，大多机构、单位对于档案管理的重要性认识较为片面，人员专业知识储备不足，计算机实操能力差，档案人员整体未能形成一支具有专业能力的高水平管理人才队伍。此外，单位每年招新工作的开展会吸纳一些具有档案专业背景的人员加入，新生力量补入致使单位内部档案人员的专业技术能力逐渐参差不齐，知识背景差异较大，部分依附于传统档案管理模式的“老”档案工作者在业务革新中思想意识保守，学习积极性不强，人员工作整体协调困难，基于这一现状，档案人员专业素养的整体融合难度加大，会制约档案信息化管理的革新速度。

5. 相应对策及建议

5.1 健全档案管理规章制度，增强归档效率

档案管理规章制度是保障档案工作长远有序运行的重要依据，是对档案收集、整理、保管、编研、统计、利用各项环节提出的规范化要求。完善型号档案管理规章制度，构建科学合理的型号档案管理体系对于后续档案管理各个环节的顺利推进尤为关键，是指导档案管理工作、明确档案人员职责的重要准则。鉴于军工单位型号档案具有保密性、成套性，所以图样、文件需依据相应的档案规章制度及时归档，保证其完整性。在一定时间限度内，通过设置档案归档时间节点，严格把控档案资料的最晚移交期限，从档案收集环节加强科研设计部门与档案部门之间的联系交流，定期查遗补漏，做好过程跟踪和阶段收集工作，确保档案链的完整性的同时也可以减轻档案人员的集中处理压力[4]。此外，还需依据档案管理规章制度对归档文件进行价值鉴定，减少冗余、无关档案，实现图样、文件高效归档。

5.2 强化档案人员革新意识，提高硬件设施水平

为优化档案管理工作，提升档案管理效率，积极承担起信息时代赋予档案人员的责任，必须清楚地认识到传统档案管理模式的局限性与转变的迫切性。促使“老”档案工作者以从业经验为导向，“新”档案工作者以信息化技术为手段，相辅相成，增强人员的工作参与感和使命感，提高档案人员对多元思想的包容程度。以当前形势和型号档案工作发展需要为立足点和出发点，摒弃传统档案管理弊端，结合前沿的信息技术手段，围绕使用者需求，提升并扭转档案人员思想服务意识和创新意识。同时，加大型号档案管理中信息技术硬件设施的投入占比，根据军工单位实际需要做好档案应用系统开发工作，合理规划投入成本，对于必要的使用功能和应用率较高的使用模块，应进行重点开发，在经费允许范围内提高型号档案管理系统及其他相应资源配置的硬件设施水平，以保障电子档案管理系统能够良性运行和高效利用。

5.3 调动档案人员学习积极性，提升专业知识技能

档案人才专业素养的高低对于档案管理工作能否积极、高效的开展有重大影响。积极鼓励在职档案人员发挥主观能动性进行专业学习，设置考评机制、优奖劣惩，激发档案人员主动学习、认真学习的积极性。此外，由于档案工作具有较强的专业性，档案从业人员日常需加强对档案工作业务知识的学习，通过定期组织档案人员进行专业技术培训，举办档案人员知识技能大赛、开展信息化档案讲座等形式，完善知识结构，弥补知识盲点，加强实操技能。以理论指导实践，用实践丰富理论，立足于实际型号档案管理工作，从中归纳总结，细化补充，熟练掌握型号档案管理工作中各项业务模块的知识技能，努力做到档案理论知识与业务实操技能的“双提升”，实现档案管理人员专业水平的整体优化。

6. 结语

档案管理信息化是档案革新过程中的重要途径，符合当前时代对于档案工作的管理要求。为保障档案管理建设工作的有效实施需要同时兼顾档案管理的“软、硬”水平建设，完善、优化档案管理体系，实现档案管理模式转型，推动管理人员专业素养稳步提升，以确保我国军工单位型号档案的管理建设水平实现质的飞跃。