基于数字档案馆建设的智慧服务模式探析

吴哲

（航天科工防御技术研究试验中心，北京 100854）

1.数字档案馆和智慧服务概念

1.1 数字档案馆

要进一步实现国家信息化建设的需要，我们国家早在几年前就开始建设数字档案馆，同时也出台了一系列规范的文件，将更好地建设数字档案馆。数字档案馆表示为使用现代信息化技术，收集、整理和保存各种数字资源和信息档案，通过网络平台来提供档案信息服务。数字档案馆在管理档案的时候，务必注意使用现代化信息技术，取代之前的人工收集、技术的整理与检索，档案管理的内容需要改变传统的纸质档案，而是使用数字电子的档案，借助电子系统来获取具体的方位信息、网络资源和档案服务等功能。

1.2 智慧服务

智慧服务需要数字档案馆的数字信息与资源，通过大数据技术与物联网信息技术，而档案人员要具备一定的专业技能与智慧分析能力，给智慧用户提供全新的档案服务。智慧服务需要汇集技术、资源、服务、档案人员与用户等多种资源，形成一种强大的智慧载体，它的重点在于用户和档案人员间的感应、交互与协调。

2.数字档案馆建设智慧服务模式的可行性

2.1 依托丰富的馆藏资源

当下，我们国家档案信息化进程不断加快，数字档案馆也一直用全新的方式来整合原本的档案资源。但是数字档案馆的智慧服务模式尚未实现，一般来说，数字档案资源的整合需要对档案标准进行规范化和体系化，还要设置好文件格式与保存要求等，以实现智慧服务的基本要求。其次，数字档案馆中数字档案资源的建设。信息资源的主要是传播、共享与使用，档案信息资源可以帮助档案馆更好地达到智慧服务的目的，数字档案馆需要收集和挖掘档案信息和资源。工作人员要结合数字档案馆的不同标准和手段，要整合好电子信息系统，可以形成一套完整和稳定的数字档案标准体系与规范，数字档案资源在收集的过程中可以避免盲目建设或者信息孤岛等情况。

2.2 合理地运用智能化信息技术

数字档案馆建设中智慧服务的实现需要合理地运用全新的信息技术和手段，接下来，我们将对云计算技术和互联网技术在档案智慧服务中的作用和运用进行分析。云计算也叫作网格计算，该技术可以在短时间内处理海量数据，实现更加强大的网络服务。智能化信息技术有着广泛的需求与延展性，该工作的重点是将许多的计算机资源汇集起来，使用户能够使用网络来获得很多资源；另一个方面，资源的获得无需受时间和空间的限制。这样一来，云计算技术具有数据存储和数据处理的作用，由于数字档案馆建设工作不断向前推进，档案资源的增长速度也越来越快，云计算的两大功能能够很好地解决了一些数据问题，有着较强的安全保密性。档案信息可以通过私有云的云存储与处理功能，进而实现安全存储与利用效果。云计算技术的使用可以确保海量档案数据的安全性和有效性；还可以实现数据资源的有效运用。

网络技术的运用大大推进了工作模式深度和广度的改变，档案资源的使用是从实物的使用过渡为信息的使用。网络的连接、数字的存储、计算机系统的管理等逐渐成为了档案管理的基本模式。互联网技术可以为档案使用提供更多服务和观念模式。档案资源在使用的时候需要重视互联网信息通信与信息服务功能的使用，这样一来可以让用户检索、查阅和调档更加便捷和高效，还可以大大提升档案资源的使用效率[1]。

大数据表示为资料的数据量很大、数据类型较多，难以通过一些主流软件工具、一般的归类方法进行处理的数据集合体。目前，大数据时代概念表示为基于数据资源的收集，开展信息的储存、提炼与智能处理工作。过去的理论中，我们觉得档案仅仅包含信息价值，可是在大数据时代下，档案不仅有信息价值，还有数据价值，这种价值的产生需要借助大数据技术处理、挖掘，并且合理地使用档案信息资源。故大数据技术能够对档案数据进行处理与挖掘，找到其中的更多价值；还可以分析和了解用户需求，提升档案使用服务工作的层次性，使数字档案馆逐渐达到其智慧服务的目标。

2.3 跟踪用户的实际需求

数字档案馆档案管理人员的工作能力、专业敏感度与数字档案馆智慧服务水平有着密切关系。故档案管理部门不仅要重视优秀人才的录用；还要做好人才养成和管理工作，档案管理人员要学习先进的资源管理技术和理论知识。在工作的时候，档案管理人员要掌握各种信息技术手段，不断地转变自身思想，提供服务意识，具有档案智慧服务的理念。还要把握用户的基本需要，把它当作一种内在动力，全面地认识用户群体的需求，这样可以给档案馆提供更智能、准确和便捷的档案信息服务。数字档案馆管理人员要认真思考怎样提高档案信息资源的使用效率和质量，然后发展档案智慧服务形式，满足用户的不同需求。比方说，数字档案馆在收集数字档案信息资源的时候，要从用户的实际需要出发，全方位地考虑自己的内外条件，在汇总数字档案资源的时候还要给社会各界提供个性化管理服务。

3.数字档案馆建设中档案智慧服务模式的运用

3.1 改变档案服务理念

近年来，我们国家档案服务工作一直停步于你来我查、你问我答的局面，由于社会经济不断向前发展，人们越来越注重自我价值的实现，以前的档案管理理念难以适应社会发展的需要。要更好地适应信息化技术的发展，这对档案服务工作也提出了全新的要求，要实现档案管理工作中的智慧服务，档案管理工作者要转变之前的落后观念，积极地发挥自身能动性，档案人员要还要做好本职工作，积极地加入档案的挖掘和研究工作中，加大档案的传播与普及力度，努力扭转之前止步不前的思维模式，将档案管理由后台拉到台前，通过专业的档案管理知识来呈现其良好的职业形象，展现档案工作的重要作用。

3.2 做好档案资源的建设工作

对档案馆来说，如果没有大量的、多样的和规范的档案资源，档案资源的智慧服务就会缺少能够依托的坚实基础，所以数字档案馆“智慧服务”要利用档案的模式来收集数字信息，实现馆藏资源的电子化，要尊重用户需求的多样化，从而更好地展现档案资源建设的多样化与全面化[2]。其中，数字档案馆要实现高效和统一的数据资源挖掘效果，建设数字档案馆的时候就要统一资源的加工标准，建立元数据的统一描述与标准，并且形成数字档案加工标准与体系，为更大范围的数据信息提供共享服务。

3.3 创新和完善智慧服务模式

3.3.1 适合用户需求的个性化服务

适合用户需求的个性化服务模式也要合理地运用互联网技术，例如，信息浏览与跟踪技术、信息的检索技术等，需要对用户的基本信息进行把握，然后了解用户行为偏好、特征和习惯等，结合用户的行为习惯来选择、收集、归类和发掘档案信息资源，对比数字档案信息与浏览内容，把和用户有关的数字档案资源介绍给用户。个性化服务还指学科专题信息和行为偏好等介绍服务，第一，学科信息的服务，要考虑用户的档案信息要求与具体的使用习惯，有效地整理拥有的档案信息，进而分析档案信息资源的内在价值，可以给用户提供学科信息服务。档案索引标准要输入关键词来搜索，无法有效地揭示全部内容，有些数据信息容易隐藏在内容中，难以全面地发挥其有效价值。通过全文检索、数据归类等方法，这样有助于用户检索相关的档案内容，满足不同用户对于数字档案信息的需要。第二，行为偏好的推荐，用户的信息行为包括信息的利用和获取，目前，用户要利用手机端来获取信息，公众号或小程序可以开展网上预约或者查找服务，这与实体档案馆的查阅相比，用户可以利用互联网来获得需要的档案信息。数字档案馆可以结合用户的爱好与需求，制作出简单与个性的检索界面，用户可以掌握比较规范和全面的数字资源信息，用户在客户端或者公众号上面检索资料，以最快的时间找到所需要的档案内容。

3.3.2 以知识组织为基础的专项服务

以知识组织为基础的专项服务表示在统一的元数据标准体系与标引规则的方式之下，分类标记不同格式、载体和种类的分散或碎片化数字档案资源，对档案资源进行规范化处理，为用户提供新知识和资源的服务模式。这项服务模式包括统一的数字档案元数据体系与统一的档案标引规则和分类。元数据可以用来保护资源、管理资源、检索和确定信息，这将更好地保证数据长时间保存与资源的获取。它要根据国家、行业和地方数据标准，制定数字档案资源的元数据方案。其次，统一的档案标引规则和分类[3]。它用于统一汇集数据资源，并且集中展示数据资源，它可以改变之前数字档案资源管理分散的局面，然后建立逻辑集中、物理分散的一体化和开放的档案数据管理中心，便于用户使用数据和管理数据。

3.3.3 数据挖掘的关联服务

数据挖掘的关联服务，这项服务能够替用户统计借阅情况，统计馆藏数据，之后共用一张地图系统、OA系统等，还可以给用户提供空间分布的地图服务或者统计服务。比如说，对建设选址进行档案归类，需要提供不同行政区域的划分、不同地段的选址意见，查看工程项目的地理地质分布状况。数据挖掘关联与分析，数字档案馆要合理地使用关联挖掘技术、分类以及聚合技术等，有效收集档案信息资源，挖掘与研究信息资料，把档案信息内容中的有效信息提取出来，对比其他档案的基本信息和要素，这样就可以实现分类标引所实现不了的细致工作。工作人员在挖掘信息数据的时候要寻找不同数据信息之间的关联，数据与同类项目文件之间的关联、结论与重要材料的关系，空间与时间的内在纽带，进而充分地发挥档案背后的信息价值，也可以达到用户对数字档案信息的具体要求。

3.3.4 感知用户需求的智慧服务

智能的感知服务表示为不同的数字档案馆与用户通过互联网、云相互链接，形成一个智慧网，可以给用户提供全面的感应服务。这项服务方式有助于档案文件的连接、用户之间的连接、档案与用户之间的关联，还可以使用不同的档案馆存在协商的空间，用户可以体验真人档案和活人借阅等多种形式，用户还可以直接在平台上和感兴趣的用户交流。云服务。数字档案馆能够有效地收集数字档案资源，并将其放置于公共云端上，所有的用户可以利用移动网络上的数字档案资源和信息。目前，“互联网+”时代的钟声已然敲响，工作人员在提炼和发掘档案信息资源的时候，需要将高科技成果运往至云端，在一定程度上给用户提供不同方面和不同层次的服务，满足用户对于数字档案信息的要求。

4.结语

我们国家正处在信息技术高速发展的时代，数字档案馆在建设的时候，工作人员要努力转变其服务理念，关注用户的基本需求，借助丰富的馆藏资源，合理地运用各种智能化信息技术和手段，为档案资源馆的建设提供更多个性化和智能化的高质量服务，不断推动档案智慧服务功能的实现，还可以更好地发挥档案信息资源的社会价值。档案信息服务的推动和升华能够提升信息资源的使用效率，展现档案信息资源的有效价值，还可以挖掘档案信息资源的内在价值，从而赋予它全新的活力。目前，我们国家数字档案馆中智慧服务模式的研究正处于初级阶段，我们要努力学习先辈们的优秀经验，努力找到适合我国国情的档案智慧服务模式路径，展现数字档案资源的社会价值和独特魅力，更好地适应时代发展的需要，也可以服务国家和社会[4]。