企业业务系统文件归档研究

曹瑾珩

（中国直升机设计研究所，江西景德镇 333001）

0.引言

近年来，随着云计算、人工智能、大数据等新兴信息技术的应用，企业业务活动得以优化升级，业务活动中产生的业务文件呈现出结构化、半结构化以及非结构化数据并存、多元多态数据并存的特点。传统的归档方式、归档范围、归档方式已无法满足新特点业务系统文件的归档，不利于档案价值的发挥，因此新时代背景下，企业业务系统文件的有效归档是当代企业档案部门必须考虑的问题。

1.企业业务系统文件材料归档存在的问题

1.1 归档缺失，有价值资源未能及时归档、完整归档

一方面，归档范围模糊，2012年，我国档案局制定了《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》，从宏观层面阐释了企业文件材料的归档范围及保管期限，而具体到企业的归档工作实践，则需要根据企业不同业务系统类型及所产生的文件材料的特征进行细致化、差异化以及可操作化处理。随着大数据、云计算等信息技术的应用，企业信息化建设不断推进，企业业务文件材料多形态多来源多结构并存的特点更为突出，加剧了企业文件材料的归档难度[1]。当前，对于多形态多来源多结构的文件材料，许多企业尚未形成明确的归档范围及保管期限，使得企业业务工作中产生的有价值的文件材料未能及时、有效、完整地归档，造成归档缺失。另一方面，档案系统与业务系统之间的归档集成建设不成熟。当前，企业业务系统类型多样，既包括通用职能系统例如OA系统、合同系统以及财务系统等通用系统，也包括专业性强的业务系统，不同系统各具特点，考虑到不同系统之间参照的标准、技术架构、开发时间以及升级优化等方面可能存在差异性，使得档案系统与不同业务系统之间的归档集成建设成为难题。当前在企业文件材料归档实践中，归档集成系统建设的相关标准规范缺乏，档案系统对接所有业务系统的集成系统仍处于探索阶段，难以从系统集成的整个过程进行统筹规划，不利于业务文件材料的完整、及时、有效归档[2]。

1.2 归档质量低

（1）文件材料的重复归档。一方面，双套制归档模式下出现数字文件和纸质文件重复二次归档的情况。另一方面，企业不同业务系统之间存在交叉情况，容易造成相同的文件材料在不同业务系统中同时归档。此外，由于缺乏对企业所形成的全部文件材料的全局考虑，集团公司和子公司间经常发生重复归档的情况。（2）归档资源与利用需求存在不匹配。随着新技术在企业生产经营中的深入应用，企业业务系统产生了大量文件材料，从海量的文件资源中挑选具有保存价值的文件材料并进行归档是当前企业归档工作面临的重要问题，成为许多企业档案归档工作的难点，容易出现造成所归档的文件材料利用率低和有价值文件材料未能归档的窘境。（3）所归档的文件材料之间的关联性不足。当前企业各项业务活动存在不同程度的交叉，相应的业务系统之间也存在交集情况，基于此在不同业务活动中产生的业务文件具有共享共用的特点。然而，目前企业归档工作中，未能充分考虑不同业务系统及业务文件之间的交集性，对所归档文件之间的关联性考虑不足，影响了归档文件材料的质量。（4）对归档文件材料的四性保障不充分。不同于传统的纸质档案电子文件具有内容的易更改性、系统载体的依赖性等特点，因此对于电子文件的归档，应保证其真实性、完整性、可用性和安全性。当前企业业务文件归档中四性检测的技术手段及检测内容仍不成熟，未能有效保证归档数据的质量，成为企业档案系统与业务系统集成亟待解决的难点。

1.3 归档路径不明确

数字环境下，企业不同业务活动形成的业务文件各具特点，对原生的业务系统表现出具有较强的依赖性，脱离原生系统，容易产生系统不兼容、数据丢失、无法读取等问题。与传统纸质文件材料相比，其归档方式、归档时间、归档要求以及归档的存储环境都表现出明显的差异，因此采用传统的归档范围对不同形态不同来源及不同结构的数字资源进行收集无法满足现实归档需求，容易造成有价值的文件材料未能归档或者归档泛化等问题。因此，当前企业归档工作中，数据库文件材料如何有效收集归档、所存储的业务系统是否可靠、档案系统与业务存储系统的有效衔接等问题仍亟待解决。

1.4 企业文档管理权责割裂，档案部门和业务部门在归档工作中的协作性弱

虽然档案部门和业务部门相互协作，共同制定企业文件材料的归档范围已成为学界研究中的共识，但在企业档案工作实践中，业务部门对归档工作仍不够重视，归档需求模糊，归档的主动性积极性不高。另一方面，档案部门受传统的“后院看护者”思维影响，在归档工作中，表现出“业务部门归什么，档案部门就收什么”的被动状态，不能主动挖掘归档文件材料的“业务价值”，实现归档文件对业务工作的有效反哺，以强化业务部门对归档工作的重视和动力。

2.企业业务系统文件材料归档解决策略

2.1 对归档文件材料的四性进行有效保障

（1）完整性，即归档文件材料的完整齐全，这是企业归档工作的重要内容。当前，企业文件材料呈现出来源多样，形态多样，结构多样以及归档差异化等特点，此外，业务系统与文件之间存在多元对应关系，这些成为归档工作完整性必须解决的问题。因此对于企业文件材料归档范围的确定，要充分考虑不同来源、不同形态和不同结构的文件，以确保归档范围涵盖各项业务活动，保证有价值的文件材料得以归档。对于业务系统和业务文件的多元对应关系，要建立体系化、细颗粒度的归档方案，梳理二者存在的交叉和衔接关系，充分考虑多元关系的可能性，在此基础上对所产生的文件材料进行分类统计，例如设置规则，对于重复归档的文件材料进行系统提示，减少归档活动中重复归档的情况。通过链接手段建立所归档文件材料之间的关联关系展现业务活动的全貌，从而保障归档文件材料的完整性[3]。（2）真实性，即始终保存来源、元数据、内容以及元数据与内容关联的真实性，保证归档的电子文件材料在收集、移交、检测、保管、迁移等各个环节中数据的完整性，不可修改性以及用户身份的真实性，对此，一方面，要制定对归档文件材料的操作权限，避免对归档文件材料的修改操作。另一方面，利用“数字签名”技术，将其嵌入归档接口中，对归档的电子文件的内容、结构和背景3个要素是否被篡改进行自动监测[4]。（3）可用性，即归档的电子文件内容、元数据、软硬件环境的可用性。对此企业应规范电子文件格式，一方面，可根据《版式电子文件长期保存格式需求》（DA/T47—2009），在确定电子文件归档格式时要充分考虑跨系统的兼容性、一致性以及易用性，以保证归档电子文件的长期保存和可读性。另一方面，要积极对不同类型电子文件的浏览以及编辑软件进行备份，以确保其长期可用。（4）安全性，包括电子文件内容的安全性、载体的安全性以及归档过程的安全性。可通过杀毒软件的有效应用、访问权限的制定以及防火墙技术等手段保障归档文件材料的安全性。

2.2 制定差异化归档策略

对于文件材料的归档，要充分考虑文件材料本身的特点，当前企业业务活动所形成的文件材料呈现出多来源、多结构、多形态，相应的归档需求具有差异性，因此要充分考虑归档需求的差异性，制定有效的归档策略。对于传统纸质载体的归档要采取实物归档方式，即将实体由业务部门移交至档案部门。对于数字文件的归档则遵循逻辑归档和物理归档相结合的方式。其中，逻辑归档是指不改变原存储方式和位置，而只将电子文件的管理权限向档案部门移交。物理归档则是指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，再向档案部门进行移交。对于二者的选择，可依据归档文件材料的技术依赖性以及档案管理系统的存储容量。考虑到当前企业档案数据量巨大，业务文件的系统依赖性较强等特点，逻辑归档提供了良好的解决思路，即将具有归档价值的文件材料继续保存在业务系统的同时实现档案部门对文件数据在逻辑上的集中管理[5]。

2.3 从全生命周期视角出发，坚持前端控制和全程管理原则

一方面，要坚持前端控制原则，即加强对业务系统和档案系统的集成管理[6]。首先，对于档案系统和业务系统之间存在的技术异构等问题可通过开发通用接口的方式进行解决，实现业务活动和档案活动的有效交融。在实践中，可采用中间库接口方式和Web Service接口技术。中间库数据接口是连接业务系统和档案系统的介质，既接收业务系统传输的数据，又临时存储数据，将数据传输至档案管理系统。通过中间库接口方式可有效降低档案系统和业务系统之间的耦合度实现系统间双向适配的要求，且方便系统和接口的维护。同时，对于临时存储在中间库的数据、业务系统和档案系统均可浏览查询，但不能对数据进行改动，既方便业务工作对归档的数据的利用，同时又可以保障数据的真实性。相比之下，Web Service直接通过XML文档进行连接，对于所集成的系统具有兼容XML的要求。此外，SFTP技术也是常用的接口技术，通过SFTP技术安全文件传送协议，具有加密/解密技术，通过SFTP技术的应用可对传输的文件进行加密，可保障传输文件的安全性。在企业归档工作的实践应用中，对通用接口的选择可参考传输数据的类型以及机密程度，对于元数据等结构化数据，可以采用Web Service接口进行传输，而对于音频、音像等非结构化数据则可以采用SFTP协议进行传输。其次，要发挥档案管理规则的前端控制作用，将管理规则前置到业务活动中，在文件形成过程中发挥业务工作人员的在文件内容上的专业性，对文件材料的归档价值进行初步判定。在此基础上，对于物理归档的文件材料，可按照档案管理规则制定符合档案管理标准的文件模板，并以此为规范创建文件，实现业务部门负责文件内容，档案部门负责文件格式及相关要素。对于逻辑归档的文件材料，业务部门工作人员在文件产生之初添加相应的归档的标识，并将归档信息推送至档案部门，由档案部门添加档案信息，并且规定操作权限，以避免文件材料被篡改。此外，对于以数据形态存在的文件材料，通过档案管理规则的前置，如将可组配、可解析、可还原、可编码等利于规则描述和自动执行的要求等，将其纳入对前端业务工作中环境归档的要求，从而实现数据信息的可读性和长期保存，以保证归档文件材料的可用性。

另一方面，要坚持全过程管理原则，确定完整的归档流程，表现为归档前的准备工作，归档的实施工作以及归档的登记反馈工作3大环节[7]。首先，归档准备工作，包括确定归档范围、制定保管期限表、形成待归档文件目录，采集归档元数据以及格式转换等准备工作。这一环节应该由档案部门和业务部门共同完成，且尽可能发挥业务部门的作用。其次，归档实施工作，即业务部门将待归档的文件材料传输至档案管理系统，并交由档案部门进行检验。最后，归档的登记反馈工作，对于归档的文件材料，符合档案管理要求的则由档案管理人员登记，进行著录、归档保存等操作，对于不符合归档要求的文件则退回业务部门。

2.4 提升归档文件的“业务反哺能力”，实现业务部门和档案部门的协作双赢

档案部门应该积极挖掘归档文件材料对于业务工作的价值，在归档准备工作中积极思考归档工作对于业务工作的价值，即利用所归档的档案数据对业务活动进行优化，从而提高业务工作质量，以实现“文件的业务化”，对业务工作进行反哺，从而提升业务部门对于归档工作的积极性和主动性，实现业务部门和档案部门的双赢。

3.结语

本文基于新时代背景下，企业业务系统文件归档存在的问题和困境进行梳理，在此基础上从保障归档文件的四性、制定差异化归档策略、全生命周期视角出发，坚持前端控制原则和全程管理原则以及提升归档文件的“业务反哺能力”，实现业务部门和档案部门的协作双赢4个角度提出解决策略，以期对企业档案工作中的归档实践提供启示。