浅谈博物馆内部控制建设存在的问题与对策

李曦

（株洲市博物馆，湖南 株洲 412000）

博物馆内部控制建设，往往需要基于业务活动中的预算管理、财务控制，从多个层面加强博物馆的内部控制，整体把握博物馆的组织运行流程，让博物馆在开展各项经济业务活动时，能够有效利用内部资金，督促各部门职工执行博物馆管理制度，借此全方位的提升博物馆管理效率，增强其公共服务职能。

一、博物馆内部控制建设的价值分析

博物馆是能够提供社会公共服务的事业单位，其内部控制建设的主要目的是，在博物馆运营期间，确保博物馆举办陈列展览、展示文物的合规性，以及博物馆内各类国有资产、国家财政资金使用的合理性。积极推进博物馆内部控制，同样可保障馆内财务数据、业务信息的真实性，有序的引导博物馆内部职工相互监督、相互制约，预防腐败风险，有效的提升博物馆履行相关公共服务职能的基本效果。

具体来说，博物馆本身是带有公益性质的事业单位，其收入多依赖于政府财政支持，所以为避免造成国家财政资金的损失浪费，使政府拨款能够合理使用，博物馆建设内部控制体系的价值尤为突出。

一方面，基于博物馆内部控制机制，博物馆在应用国家财政资金时，可加强预算控制，让内部职工实事求是的编制预算、执行预算，为博物馆资金控制、财务监督夯实基础。再者，博物馆内部控制过程中，馆内各项业务中的监督、核查力度明显增加，可以使博物馆有针对性的控制内部支出，减少资金浪费，有效的防范财务风险。

另一方面，市场经济发展中，国家的财政政策、经济规划不断改变，社会对博物馆的公共服务职能提出了更多要求。针对博物馆建立内部控制体系，可促使博物馆健全财务管理、资产管理工作，促进博物馆内部资金流通的规范化。同时，有助于提升博物馆内资金的利用率，让博物馆合理地将财政资金配置在各项业务活动中，以此增强博物馆的公共服务职能，为博物馆的健康运营创造有利条件。

二、博物馆内部控制建设原则

（一）全面性原则

博物馆内部控制建设的核心多集中在博物馆各项经济活动中，所以，为平衡博物馆内部收支，博物馆在建设内部控制体系时，还应坚持“全面性”原则。一方面，进行所有经济活动的财务核算、资金审核时，应全面的分析博物馆的基础信息数据，并从多个角度出发，建设内部控制制度，使内部控制机制系统的融入博物馆各项经济活动中。另一方面，博物馆建设内部控制时，各部门均需参与到内控建设中，对此，应强调博物馆各岗位相关人员制约、监督关系的全面性。从而使各岗位共同作用于博物馆内部控制，全方位的优化博物馆经济活动流程，增强博物馆内部控制效果。

（二）一致性原则

博物馆内部控制的基本目标是服务于博物馆的未来规划与发展，使博物馆能够有效地履行自身的公共服务职能。但是，由于博物馆属于国家财政支出的公共服务组织，其在建设内部控制体系时，需要坚持一致性原则，具体是指博物馆的内部控制与政府部门经济规划、相关法律规定应保持一致，以及博物馆应坚持因地制宜的原则，让博物馆内部控制与自身的内部需求具有一致性。

（三）独立性原则

博物馆内部控制的本质是在运营过程中，通过各部门相互监督、相互牵制的交互关系，夯实博物馆的管理基础，保障基础数据、关键活动方案执行的可靠性。所以，在建设博物馆内部控制体系时，还应坚持“独立性”原则，及时调整博物馆组织结构，让各部门、各岗位在独立运行的前提下形成制约关系，能够在落实博物馆制度的过程中相互监督，确保博物馆的整体工作效率。

三、博物馆内部控制建设存在的问题

（一）内部职位分工不清晰

目前，博物馆内部建设中仍存在内部职位划分不清晰的情况。部分博物馆虽然已经初步具有内部控制意识，且已经制定了相应的内部控制制度，但在实际的制度安排中，其内部控制仍存在较多问题，具体可体现在以下内容中：首先，博物馆行政管理体系中，管理者在处理博物馆的经济业务时，往往没有用制度、方案明确各岗位的职责，因此博物馆在开展各项业务时，各岗位之间容易存在业务内容重复的情况。其次，博物馆在建设内部控制时，没有依据内部财务控制要求，设置财务管理、会计核算岗位，且部分财务岗位分工不合理，一些财务人员同时兼任其他关键职位，导致博物馆内部分不相容职位难以彻底分离。最后，博物馆作为事业单位，其人员构成模式受单位本身的职位编制限制，所以无法直接、独立的开设内部审计岗位。因此，博物馆的审计岗位往往会与部分行政编制融合，但行政管理类的职工审计专业性较弱，使博物馆审计质量无法保障。

（二）内部控制制度不完善

由于部分博物馆管理人员的思想观念落后，没有认识到内部控制、财务内控的价值，所以，在建设内部控制体系时，其所制定的内部控制制度不完善。一方面，部分博物馆所设计的内部控制制度过于形式化，仅照搬国家的相关规定，忽视了对博物馆内部控制需求的分析，所以，博物馆内控制度难以有效应用于博物馆实际。另一方面，虽然一些博物馆已经初步完善博物馆内控制度，但在执行相关制度时，却因岗位设置、组织架构等问题而导致内控制度执行不到位，各岗位行政约束力度不足，内控制度中的财务、会计审计监督制度实施效果不佳。

（三）缺乏内部控制人才

受我国事业单位人才管理体制的限制，博物馆在选聘相关人才时，更为强调人员的行政综合能力，忽视了对相关人员专业技能的核查与培训。因此，随着近年来我国事业单位财经政策法规的修订与改善，博物馆人才体系中的专业培训力度较弱，缺乏内部控制人才。比如在博物馆财务内控中，因财务人员专业培训少、学习时间不足而容易出现观念守旧，以及财务技能水平不高等情况，严重影响着博物馆内部控制的建设工作。

四、博物馆内部控制建设的具体对策

（一）健全博物馆内控机制

我国博物馆在建设内部控制体系时，可从多个层面入手，健全博物馆内控机制。具体来说，首先，博物馆应建立内部决策控制机制。通常情况下，博物馆工会是制定其运行决策的主体，但集体化的决策模式，有助于发挥内部职工思维优势，保障决策本身的公平性。对此，在确定博物馆决策机制时，应坚持“民主”“集中”的基本原则，决策前期，博物馆领导层可组织员工分析决策的可行性，或请专家论证决策的价值性，随后在做好决策技术支持的前提下，分析决策的具体执行方案。其次，博物馆运营决策的执行是体现其内控效果的关键，所以，博物馆还应将岗位责任制落实到各部门，使内部职工各司其职，相互牵制。同时能够根据博物馆业务活动中的资产管理、财务预算、合同管理等方面的决策安排，有序的执行相关决策，规范自身的基本行为。最后，博物馆在内部控制机制中，仍需建立独立的监督机制，使其定期分析博物馆内部控制的各环节，防范博物馆的财务风险、管理风险。

（二）调整博物馆组织结构

在推进博物馆内部控制建设时，仍需调整博物馆的组织结构，合理的安排博物馆内部的关键岗位。一方面，博物馆可结合内部控制中的岗位需求，设置对应的岗位，如预算管理岗位、会计审核岗位、财务主管岗位等。确定博物馆关键岗位后，博物馆可借助岗位责任制，规范博物馆人员管理流程，确定各岗位的人员职责，并利用“岗位责任制度”中的奖惩、追责机制，增强关键岗位职工的责任意识，使其在实际工作中，严谨的处理各项基础数据，满足博物馆内部控制的基本要求。另一方面，博物馆组织结构较为复杂，不同岗位的工作内容会存在明显的差异，在调整博物馆组织结构的过程中，还应提前通过制度建设，明确各岗位的基本职能。比如，对于博物馆办公室人员，其主要职能包括负责博物馆的人事管理、档案管理、财务管理工作，定期为相关岗位选聘人才，参与考核、培训人才的管理工作，接收相关岗位的人事档案，将其存储在博物馆的管理系统内。

（三）加强博物馆支出管理力度

博物馆支出管理是其内控建设的重要内容，所以博，物馆应结合国家的相关法律规定，以及自身的财务支出要求，加强博物馆支出管理力度。用明确的支出管理制度、办法，确定博物馆业务活动中的支出标准、审批程序、各岗位的审批权限等。比如，财务部门在业务人员上报支出申请后，应在核对各项支出数据、完成单据金额核算后，根据博物馆的支出管理制度、国家相关财经法规，合法、合规的审批该支出申请。

在此期间，博物馆财务部门需要记录、存储相关的支付数据、支付凭证。对于使用公务卡结算的部分款项，需按照国家财政部门对公务卡结算的规定，编制结算报告。与此同时，博物馆财务人员在内部控制期间，需要定期的编制业务预算执行情况，使单位领导层可以此为依据，制定相关的管理决策。而在业务部门具体使用博物馆资金时，博物馆应从业务基本支出、政府采购支出等方面，加强内部监督。

（四）建设博物馆内控人才队伍

人才支持是博物馆内部控制建设的基础，所以，博物馆还应及时完善内部组织结构，建设博物馆内控人才队伍。一方面，博物馆选聘人才时，应改变现有的人员组织结构，招聘具有较高道德素养、专业能力的人才，为博物馆内部控制注入新血液。之后，博物馆应加强人才管理培训，使其持续学习最近的专业理念、国家政策、工作技术，学会将其应用在博物馆各项工作中。另一方面，博物馆在建设内控人才队伍时，应通过全面的职业教育，转变其内控意识，使其重视博物馆各项业务活动中的内部监督，积极配合管理层执行各项内控制度，为博物馆内部控制建设奠定人才基础。

（五）推进博物馆内控制度建设

博物馆内部控制制度，是博物馆健全内部控制体系的第一步。所以博物馆在明确内部控制目标后，应积极推进内部控制制度建设。首先，博物馆应结合自身情况，明确内部管理中的规章制度，对资金审批、资产管理、资产价值评估、资产清查程序做出清晰的规定。比如，管理博物馆资产时，博物馆应详细记录博物馆资产信息。并且在博物馆运营过程中，财务人员需定期清查博物馆财产情况，核对博物馆内部资产实际情况。若存在数据、盈亏问题，需及时处理，预防国有资产流失风险。其次，博物馆应增强内部控制执行监督，用规范化的监督制度，规范内部控制中的工作流程。对此，博物馆管理层应建立授权审批制度，借助该制度清楚的管理博物馆业务流程，督促博物馆业务人员执行相关的内控制度，以此增强制度对博物馆业务活动的监控功能。最后，博物馆所建设的内部控制制度，应渗透到博物馆各部门、各项业务活动中，使博物馆运行过程中，内部控制监督更加全面。

（六）增强博物馆采购风险意识

采购是博物馆运营管理的基础工作，实施采购管理控制，有助于预防博物馆财务风险。因此，博物馆在建设内部控制机制时，需要增强博物馆采购风险意识。具体来说，博物馆的采购工作会受到财务管理决策、财务预算管理、行政管理等工作的制约，并且随着社会各类技术的进步，博物馆的采购方法更为丰富。对于博物馆采购物品中的处于政府采购目录的货物，博物馆可联系合作商家，通过线上购买、协议供应货物的方式采购，而部分未处于政府采购目录的商品，博物馆可自主的制定采购模式。采购过程中，为预防采购风险，博物馆可派遣专业的预算、采购管理、验收、会计等人员，制定完整、可参考的采购方案。

与此同时，博物馆应进一步的优化采购流程，在填写采购货物名称、实际数量、质量标准、规格大小、采购理由等基本信息时，上级管理部门应做好采购前的审查、审批工作，确认无误后可审批该采购申报。针对部分采购数量多的申报方案，博物馆管理人员可通过集体决策会议，集中讨论该采购方案的可行性，同时制定系统的采购监督机制，使业务部门在采购博物馆所需货物时能够专款专用，严格的遵守采购审批程序、采购管理方案，降低采购风险发生的概率。

五、结束语

综上所述，博物馆作为我国社会文化体系中的重要公共服务组织，其内部控制建设影响着博物馆公共服务职能的增强，关系着国家资产在博物馆内的整体利用率。因此，博物馆应该积极建设完善内部控制体系，在全面培训内部控制人才队伍的前提下，通过预算管理、建设内控制度、优化组织结构等方式，多层次的加强内部控制监督，制定完善的内部控制方案，为博物馆各项管理决策、财务决策的制定夯实基础。