干部人事档案内嵌组织工作的智慧化管理可行性分析

文/广西交通职业技术学院 黄晓云 何宗哲

信息化时代的发展、档案治理的现代化需求，以及2018年《干部人事档案工作条例》的发布和实施，对干部人事档案的现代化管理提出了更高的要求。目前，联网查档已成为新的档案发展趋势，干部人事档案将由纸质管理转向智慧化管理。干部人事档案的作用今非昔比。但至今为止，国内外鲜有从智慧档案的视角研究干部人事档案内嵌组织工作的报道和文献。

一、国内外研究现状和水平

（一）国内研究现状和水平。1.我国缺乏高职院校干部人事档案内嵌组织工作的系统研究。干部人事档案作为干部成长的一个记录载体，一直以来，在组织选拔和任用干部中发挥着重要的信息利用价值。特别是新的《干部人事档案工作条例》的印发，使人事档案的规范化、有序化管理要求逐步提高。干部档案工作已经内嵌到干部选拔工作当中，在选人、用人环节发挥着重要作用，并能第一时间为组织提供真实、可靠的信息。但是到目前为止，我国对高职院校干部人事档案在组织工作中发挥作用的系统研究不多，能搜索到的文献和资料有限。2.缺少从智慧档案视角研究干部人事档案内嵌组织工作。智慧档案，就是正确理解档案的价值，充分整合和开发纸质档案和电子档案信息，综合运用现代化先进的档案管理办法，合理预见大众对档案的查询、利用需求，有效解决档案利用者的问题。智慧档案的“正确理解—合理预见—有效解决”的管理思路，对档案价值的实现产生了深远影响，可以有效提高干部人事档案管理水平，确保组织工作高效开展。虽然国家层面印发了一系列的条例和规定，但是从智慧档案的视角研究干部人事档案内嵌组织工作较少。3.缺乏从智慧档案视角，运用PDCA理论进行档案管理。近年来，国家加强了干部人事档案管理，从严管档成为档案工作的重点，但是目前还缺乏规范、系统的从严管档体系。干部人事档案内嵌组织工作，就是一个不断循环并需要不断总结、提高的过程，与PDCA循环计划、执行、检查和处理四个阶段的管理要求相符，目标同步。因此，运用智慧档案理论，结合PDCA循环要求，不断提升干部人事档案内嵌组织工作水平，确保人事档案审核工作顺利开展。

（二）国外研究现状和水平。查新显示，国外目前尚无专门从智慧档案视角，研究干部人事档案内嵌组织工作这方面的相关内容。“智慧档案”一词源自于“智慧城市”的提出。2008年11月，IBM提出了“智慧地球”的建设理念，随后，智慧城市建设成为全球建设的热议话题，日本、新加坡等相继开始建设智慧城市。智慧城市建设涉及城市管理的方方面面，档案也属于城市建设的一部分，由此，“智慧档案”便应运而生。“智慧城市”建设，不仅大大提升城市建设水平，同时也一定程度上促进了档案的智慧化管理，智慧档案馆建设常见诸报端。但是国外目前尚无专门从智慧档案视角研究干部人事档案内嵌组织工作这方面的相关内容。PDCA循环，是1930年美国质量管理专家休哈特博士提出来的，一经提出便受到了社会各界的热议，各大领域纷纷进行尝试并得到了普遍认可和推广。计划、执行、检查和处理四个阶段构成了一项工作或一项工程的一个PDCA循环，每个阶段需对应完成一定的工作目标或任务；这项工作或工程通过不断循环、总结和提升，使其得到质的飞跃。PDCA循环在国外虽已被普遍应用于各项管理工作，但却很少运用到干部人事档案内嵌组织工作方面。

（三）国内外综述。通过文献检索、查新显示，国内外目前尚无专门从智慧档案视角研究干部人事档案内嵌组织工作，对干部人事档案内嵌组织工作的研究也甚少。由此可见，智慧档案对我国档案事业影响深远，但专门针对干部人事档案内嵌组织工作的研究还是比较薄弱的。因此，结合工作实际，融入智慧档案理念，对干部人事档案内嵌组织工作进行PDCA分析，构建干部人事档案内嵌组织工作的PDCA运行模型是可行的，并能为组织工作提供精准、高效服务。

二、研究目标

以干部人事档案内嵌组织工作为研究对象，以广西交通职业技术学院为依托项目，在智慧档案背景下，分析研究高职院校干部队伍的多元化，带来干部人事档案内嵌组织工作的复杂性。据此分析构建规范、系统的从严管档体系，充分发挥干部人事档案在组织工作中的作用与地位。

三、研究内容

（一）高职院校干部人事档案内嵌组织工作的现状及存在的问题。一直以来，高职院校干部人事档案在干部选拔、任用过程中都发挥着非常重要的作用。干部档案审核是组织选人、用人的重要一环，人事档案的信息价值是否有效直接影响到干部的选拔、任用。因此，通过研究干部人事档案内嵌组织工作的现状，从制度建设、档案队伍建设、档案文化建设、软硬件配备和服务成效等方面进行综合分析、研究，及时发现档案内嵌组织工作存在的问题，并积极提出人事档案管理应对策略。

（二）智慧档案理论对干部人事档案内嵌组织工作的要求。“智慧档案”理念，使干部人事档案价值的实现路径更为清晰，有效促进了干部人事档案内嵌组织工作的创新性发展。智慧档案，架构了人事档案工作者与档案利用者之间沟通的桥梁，使利用者的心声得以反映，需求得以实现，档案价值得以充分体现。而智慧档案的实现，人事档案工作人员成为关键要素，人事档案能否体现“智慧”，档案信息能否“智慧利用”，都与档案工作人员的业务素质密切相关。因此，通过分析，明确智慧档案视角下干部人事档案内嵌组织工作需达到的要求，从而从制度、工作人员、利用服务等方面进行相应的调整和建设，充分发挥干部人事档案的信息价值、工具价值。

（三）智慧档案视角下高职院校干部人事档案内嵌组织工作的PDCA运行模式。通过分析、研究和集体讨论、总结等方式，同时结合高职院校人事档案工作实际，从计划、执行、检查、处理四个阶段，形成高职院校干部人事档案内嵌组织工作分析报告，构建高职院校干部人事档案内嵌组织工作的PDCA运行模式。在运行的过程中，成功的方法和措施注意留存、总结和推广，为后期的人事档案工作积累宝贵的经验；失败的做法进行分析，找寻问题的根源，并进行有效的风险防控，防止事故的发生。通过不断实践、总结、提升和再循环，使档案智慧管理水平不断提升，从而能更好地为组织服务。

四、拟解决的关键问题

（一）智慧档案视角下干部人事档案的价值实现。通过检索发现，目前我国针对智慧档案视角下干部人事档案价值实现的研究非常少。因此，在这方面开展干部人事档案价值实现方面的研究是非常有必要的，并且是可行的，可以使其信息价值得以充分发挥，并推动干部人事档案智慧工程建设。通过智慧工程，以智促管，以慧提服，齐抓共管；同时，人事档案的管理成效和服务的效果也会直观反馈档案价值实现的大小，并助推档案管理水平的提升。智慧档案、价值实现、档案管理三者相互影响，互相促进，共同推动干部人事档案向智慧化管理转变。

（二）智慧档案视角与PDCA循环理论的融合。检索表明，目前尚无针对智慧档案视角下干部人事档案内嵌组织工作的研究。因此，通过分析广西交通职业技术学院组织运用人事档案开展工作的现状，力图融合智慧档案视角与PDCA循环理论，构建该项工作的PDCA运行模型，可以有效指导学校管理工作，并逐渐扩大到其他院校验证。在构建档案内嵌组织工作PDCA运行模型的过程中，如何有效融入智慧档案管理理念是难点之一。如第三阶段为检查阶段，如何开展智慧检查更有利于今后工作的开展，人事档案检查的标准如何界定、如何实施，都需要智慧理念的引导，使工作有机串联起来，形成联动，共同推动人事档案管理的智慧开展。

（三）干部人事档案服务组织工作。信息化时代，社会对组织选人、用人工作关注度较以往有了较大的提升。特别是在干部选拔的任前信息公示环节，如果人事档案信息存在失实和造假等现象，组织部门的威信和公信力将会受到不同程度的冲击，社会评论也会趋向不好的方向发展。因此，干部人事档案的规范性和真实性至关重要，干部任前档案审核的要求也不断规范，做好干部人事档案服务组织工作尤为重要。如何充分发挥干部人事档案对组织工作的服务作用，以前有零星的报道和服务方式，但没有较全面的研究。通过系统地、全面地分析组织工作对人事档案工作的要求，可以使人事档案服务更到位，档案管理更智能，档案信息采集更高效。

五、结语

综上所述，干部人事档案是组织开展人才选拔工作的重要组成部分，已内嵌到组织工作当中，“凡提必审”已作为一项工作要求写入《干部人事档案工作条例》，对人事档案的管理和服务效果更为严格。本文分析了智慧档案视角下国内外干部人事档案内嵌组织工作情况的研究现状，从研究目标、研究内容和拟解决的关键问题三大方面，进一步明确对干部人事档案内嵌组织工作实行智慧化管理是可行的，并且是极为需要的和有待解决、提升的，这也将是当前和今后一段时期人事档案管理所要面临的一个重要课题。通过不断优化自身档案管理水平，为组织工作提供智慧化档案服务，保障组织工作的顺利开展。