高校发票报账工作存在的问题及建议

王 宁

（河南工业和信息化职业学院，河南 焦作 454000）

1 发票报账中存在的问题

高校财务报销工作中，报销流程环环相扣，票据审核是第一道关，其中发票审核是票据审核的重点。高校财务报账过程中发票存在的问题大致可分为两类：一是发票本身存在的问题，二是发票开具过程中存在的问题。

1.1 发票本身存在的问题

1.1.1 票面信息不准确

票面信息主要包括购买方信息、开票日期、收款人、复核人、开票人、发票专用章、商品名称、数量、单价、金额及税率等。在发票审核工作中，发票常常出现票面信息不全、项目内容空白、项目只有大的类别而没有具体数量和购物清单等情况，如购买笔记本只列“办公用品”，不显示具体品名。发票如果有票面信息不全、挖补等问题则无法报销，如纳税人识别号错误、开票方在发票上涂改等，需要退回开票方重新开具。

1.1.2 购货方信息不正确

发票中的购货方信息一般包含名称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号。在高校财务报账过程中，如果开具的是增值税普通发票，除名称和纳税人识别号项是必填项外，其他事项可以不填写，但填写时必须填写正确，非必填项填写错误同样影响发票的有效性。如果开具的是增值税专用发票，则购货方信息都是必填项，且必须全部填写正确。例如，高校教职工报账过程中，增值税普通发票上高校的单位名称和纳税人识别号是必填项且须无误，若只有非必填项高校的开户行账号错误，同样影响发票的有效性，导致发票无法报销。

1.1.3 发票品名与实际交易内容不符

发票品名是销售的货物名称。例如，当高校需要接待外来单位人员时，应该在发票品名处显示“会议费”，在报销经费中属于“三公”经费中的公务接待费。为了避免公款吃喝，公务接待费在实际报销工作中的审核比较严格，需要提供相关单位公函、接待审批单、财务票据和接待清单等文件。近年来，国家加强了党风廉政建设，提倡厉行节约，反对铺张浪费，各地纷纷出台规章制度。高校财务部门在给对方单位转账时，财政系统会设置关于“三公”经费的一些词汇属于敏感词，目的是避免“三公”经费被过度使用。但在实际工作中，高校单位在公务接待方面仍存在一些不容忽视的问题。个别高校教职工为了规避财务审核难的问题，让开票方开具与实际不符的发票品名，将公务接待的发票品名“会议费”开为“住宿费”，夹杂在包干经费差旅费中报销。这需要高校财务人员认真审核，仔细分辨实际的交易内容是否与发票品名一致，发现不一致应退回开票方重新开具，否则不能报账。

1.1.4 发票专用章不符合规定

在高校财务报账工作中存在很多因加盖的章不符合规定，或者发票上加盖的章模糊不清导致无法报账的情况。高校教职工报账的发票上加盖的只要不是发票专用章，均无法报销。其他专用章不具备同等效力，如单位公章、财务专用章等，这些公章不能盖在发票上。例如，高校教职工报账的发票上加盖了发票专用章，但发票专用章与税务监制章重叠，或因其他原因导致发票专用章字迹不清晰、印章边缘不清，这些都不能报销。如果只是发票专用章字迹模糊或边缘不清，高校教职工可要求开票方在空白处加盖，但如果是盖住税务监制章或金额大小写的发票，只能退回开票方重新开具。

除此之外，高校教职工购买实验室设备，这类发票上的商品类别很多，当明细较多不能开在同一张发票上时，就需要另外从防伪税控系统开具销货清单。清单上还需要加盖发票专用章，与发票上的发票专用章保持一致，发票专用章上的单位和纳税人识别号必须与发票上的一致。如果高校教职工报账时出具开票方自制的销货清单，并加盖发票专用章，同样不能作为报销凭证。

1.2 发票开具过程中存在的问题

1.2.1 未按实际情况开具发票

发票在报销时，发票上的品名与实际报销内容不符。例如，高校举办大学生活动的场地租赁费，应结算成“租赁费”，但报销学生活动费时需提供学生活动的详细方案，有些经办人就将其结算成“办公用品”，开具购买办公用品的发票，意图按照办公经费报销，这种与实际业务内容不符的发票不能报销。开票方也需要对自己开具的发票的真实性负法律责任，必须开具反映真实业务的发票。

1.2.2 将收据充当发票

有些高校教职工将外部单位自制的收据当作发票报销，即所谓的“白条列支”。例如，教职工购买办公用品未取得正规发票，意图使用对方单位开具的结算单据作为入账的原始凭证；出差住酒店，酒店以开票系统维护等理由拒绝提供发票，只提供单位手写收据，加盖单位公章作为报销凭证。这些行为均属于白条列支，在高校财务报账审核工作中，这种情况屡见不鲜，虽然常见，但都无法作为合理的解释，更无法报销。

1.2.3 发票开具单位和转款单位不一致

高校教职工购买学生活动用品时，销货方一般是小商店，经常出现发票上的销货方信息与收款单位信息不一致的情况。例如，教职工购买货物时，由于A商店无法提供本商店开具的发票，就提供了B 商店的发票，B 商店虚开了发票，A 商店承诺B 商店将承担该笔业务产生的增值税、所得税等税费。教职工报销时要求实际转款给A 商店，而所附的发票是B 商店开具的，这种情况下发票开具的单位和转款的单位不一致，也无法报销。

1.2.4 虚开发票

虚开发票指的是为他人、为自己及让他人为自己或介绍他人开具不符合实际经营业务的发票，也就是虚构业务内容开具发票。例如，高校教职工虚开发票套取现金、请客送礼等，特别是定额发票的问题居多，且小商店大多使用的都是定额发票。因为定额发票的票面信息比较简单，只有开票日期、购货单位，而且是手写的，发票不显示发票品名和具体的金额，这就给了别有用心的人可乘之机。例如，某职工购买一批学生活动用品支出830 元，开票方开具9 张100 元的定额发票，销货清单上写金额是900 元，发票报销金额也是900 元，经办人则从开票方处套取70 元现金。

2 发票报账出现问题的原因

2.1 经办人员缺乏财务知识

高校各部门经办人员常常只负责本部门的工作，缺乏基本的财务知识，导致经济业务发生时无法获取正规发票，或取得的发票出现种种问题，导致无法报销。另外，各部门经办人员大多认为发票审核是财务人员的工作，自己只负责把发票拿过去报销。但实际工作中，如果经办人员具备一定的财务知识，就能把好“第一道关”，对发票进行初步的审核。例如，发票专用章是否清晰无误、开具发票的单位名称及纳税人识别号等票面信息是否正确等，一旦出现问题及时退回和重开，就能避免很多因发票不合格带来的纠纷。

2.2 财务人员自身能力不强

在日常的财务工作中，高校财务部门一般会设置出纳、会计、稽核、总账等会计岗位，且有些会计岗位不能一人兼任。在实际工作中，财务人员各司其职，每个人只负责自己的工作，对其他环节的工作可能并不熟悉。如果高校财务部门没有实施轮岗制度，就可能出现一个财务人员干一种工作几年甚至几十年的现象，当有其他部门的教职工在咨询发票报销的要点时，可能无法给出准确的回复，会出现“口径不一”的现象，进而导致教职工往返多回也报销不了，产生很多不必要的纠纷。

2.3 相关责任人未严格履行审核责任

极少数高校单位采用假发票报销不该报销的费用，这当中既有个人行为，也有单位行为。在高校财务报账工作中，往往需要高校部门负责人、高校财务负责人、高校分管领导，甚至校领导进行层层审批，有时还存在一个业务事项同时需几个部门进行审批的情况。那么在高校内部审计工作中会发现，经常存在审批不严格、责任划分不清楚的现象。负责审核票据的高校财务人员责任重大，在其审核过后，其他高校财务负责人、高校分管领导等都不会对原始票据再次审核。这就导致高校财务人员必须严把审核关，绝不能放过一张有问题的票据。但高校票据审核工作量巨大，难免会出现审核不严的现象，因此高校财务负责人进行复核十分必要。这都属于个人行为，有时也会出现个别高校领导拿来手续不全的票据，指使高校财务人员通过审核，要求完成报销手续的情况。因此，高校财务报账中发票的审核工作尤为重要，高校财务部门及领导应当予以重视。

3 高校做好发票报账工作的建议

3.1 提高财务人员的工作能力

高校要为财务人员定期组织培训活动，让财务人员紧跟时事，关注最新发票改革制度规定。另外，高校要与其他高校加强沟通，创造财务人员互相交流学习的机会，学习其他高校的先进经验，取其精华、去其糟粕。高校财务部门要梳理好发票审核中的工作要点，查漏补缺，优化发票报销流程，提高工作效率。此外，高校财务部门可以在每周五下午举办部门内部业务学习会议，各个岗位人员互相交流工作中遇到的问题，或者分享培训学习过后的学习心得，共同探讨提高工作效率的方法。对于现有财务报销制度中存在的问题，财务部门管理人员可以在集中讨论解决后上报分管领导批准，再以书面形式形成岗位制度，并落实到位，全面提升财务相关岗位人员的业务能力。另外，高校财务部门可以实行轮岗制度，培养财务人员综合能力，使财务人员都能成为“全面手”。

3.2 实行报账员制度，提高报账员业务水平

高校各部门指定一到两名报账员，负责本部门财务报销工作。部门内部为报账员定期组织发票知识的学习活动，提升部门报账员业务能力，从而提高报账效率。同时，高校要针对最新的财务制度改革或政策对财务人员及各部门报账员进行培训，统一口径。高校财务部门要对政策的解读与把控制定统一的标准。高校财务部门需要不断完善相关财务规章制度，消除口口相传的现象。把财务报账制度形成文件，公布在高校财务部门官网上。然而，由于人员换岗等问题，各个部门的报账员业务水平参差不齐，无法及时准确理解相关规章制度。因此，对于报账员的培训十分有必要。此外，高校财务部门应于年终对各部门全年财务报账情况进行量化考核，提出指导意见，切实提高报账员的业务水平。

3.3 严把审核关口

高校财务部门要严把审核关口：一是把好经费审核关口，不符合要求的发票不能报账；二是明确岗位职责，落实财务审批制度，高校财务报账工作必须层层审批；三是坚持财务公开，设立财务公开栏，对高校各部门经费的使用情况进行全面公开，使各项收支处于“阳光之下”；四是主动接受高校内部和外部审计监督检查，对检查中发现的问题及时整改落实。

4 结语

原始凭证的审核是财务报销工作的重中之重。发票属于常见的外来原始凭证，发票的审核已经成为原始凭证审核工作的重点。高校应积极组织财务人员参与培训，并将最新发票报账知识准确传达给各部门报账员，努力提高报账工作效率，优化并落实报销制度，不断提高财务人员工作能力，提供最准确的审核意见，避免“口径不一”的现象。与此同时，高校各部门要做好廉政教育，提高教职工思想认识，完善审核制度。