出口提单保函电子化项目实践

赵浩

航运实务中，托运人有时会对出口提单签发提出特殊要求，此时承运人通常要求托运人提供相应的书面信用担保凭证即保函，包括提单更改保函、海运单保函、电放提单保函、异地签发提单保函等。随着口岸通关无纸化改革的逐步推进，集装箱出口流程中的订舱和申报环节涉及的单证已全面实现电子化，但出口提单签发环节涉及的保函等单证仍然采用纸质形式。为了进一步提高集装箱出口单证流转效率，中国厦门外轮代理有限公司（以下简称“厦门外代”）顺应口岸通关无纸化趋势，积极探索创新，在优化出口提单签发流程的基础上，实施出口提单保函电子化项目，取得较好的实践效果。

1 出口提单保雨电子化项目可行性

在实施出口提单保函电子化项目前，厦门外代充分评估保函电子化的外部风险和内部可操作性，并提出相应的解决方案，以确保项目切实可行。

（1）外部风险保函电子化的外部风险主要有以下三点：第一，电子保函与纸质保函是否具有同等法律效力；第二，货主通过货代提交的电子保函是否有效；第三，用海运单和电放提单的在线交接记录替代纸质签收单是否妥当。针对上述风险，厦门外代经过充分调研和周密论证，决定采用由货代提供报备函声明电子保函与纸质保函具有同等法律效力的方案。

（2）内部可操作性保函电子化的内部可操作性面临的主要障碍是，在线核对申报数据、提单数据和保函数据等各种电子单证数据较为困难。针对这一问题，厦门外代广泛征求内部相关员工的意见和建议，最终确定按照员工审核传统纸质单证的习惯排布电子单证审核界面的方案，以提高无纸化业务模式下的提单签发效率。

2 出口提单保函电子化业务流程

厦门外代从简化提单签发流程出发，将传统线下提单签发模式优化为基于保函电子化的线上提单签发模式，具体业务流程如下。

（1）船舶开航且本地费用结清后，客户通过厦门外代电子商务平台上传或通过报备邮箱发送提单样单、提单更改保函、海运单保函和电放提单保函等资料，完成提单签发申请。通过厦门外代电子商务平台上传资料的操作路径为：登录平台→电子提单管理→X-Bill综合管理→电子提单签发申请。

（2）提单签发操作人员审核客户上传或发送的相关资料是否完整无误。如果资料完整无误，提单签发操作人员确认审核通过并签发提单；如果资料缺失或有误，提单签发操作人员通知客户补充或更正相关资料。

（3）客户通过厦门外代电子商务平台查询提单签发申请状态，并根据实际情况修改或撤销提单签发申请，操作路径为：登录平台→电子提单管理→提单签发申请综合管理_÷重新申请或撤销申请。

（4）客户根据提单签发类型，通过不同方式完成提单领取操作：通过厦门外代电子商务平台下载提单签收函，凭提单签收函线下领取提单；通过厦门外代电子商务平台下载电子回执，完成提单领取操作；通过邮箱接收电子回执，完成提单领取操作。通过厦门外代电子商务平台下载提单签收函或电子回执的操作路径为：登录平台→电子提单管理→提单签发申请综合管理→下载提单签收函或电子回执。

3 基于保函电子化的线上提单签发模式的优点

由表1可见，与传统线下提单签发模式相比，基于保函电子化的线上提单签发模式具有以下优点：（1）加快单证流转，缩短客户等待时间，从而降低客户时间成本；（2）减少现场办理要求，使客户“一次都不跑”或“最多跑一次”，从而降低客户人力成本；（3）前置单证审核环节，单证问题沟通处理高效，从而提高提单签发质量；（4）服务时间灵活，各时段业务量更加均衡，从而提高提单签发效率。

4 出口提单保函电子化项目实施效果

4.1 降低业务成本

4.1.1 降低客户时间成本

厦门外代实施出口提单保函电子化项目后，相关业务事项大多在线上即可完成，只有正本提单和部分电放提单、海运单需要客户到柜台领取，从而大幅降低客户时间成本。

（1）缩短保函递送时间。在传统线下提单签发模式下，客户一般采用邮寄方式提交保函，邮寄耗时至少ld；而在基于保函电子化的线上提单签发模式下，客户通过网络发送电子保函，实现即发即收，使保函递送时间大幅缩短。2019年厦门外代共办理线上提单签发业务5万票，其中涉及保函业务2.5万票，按每份保函平均递送时间8h计算，并综合考虑客户一次递送多份保函等因素，共节省保函递送时间约14万h。

（2）缩短客户线下办理业务的往返在途时间。在传统线下提单签发模式下，客户每次办理业务平均需要耗费往返在途时间2h；如果遇到因单证不符合要求而退改单的情况，可能还需要多次多点往返，耗费的往返在途时间更长。厦门外代推出基于保函电子化的线上提单签发服务后，通过前置单证审核环节，使客户不必再为退改单而多次多点往返。2019年厦门外代共办理线上退改单业务5 615票，按照线下每次往返办理5票业务、每次往返在途时间2h计算，共为客户节省往返在途时间2 246 h。

（3）缩短客户线下办理业务的等待时间。在传统线下提单签发模式下，柜台办理每票业务耗时至少3 min；而在基于保函电子化的线上提单签发模式下，如果客户需要在柜台领取提单，每票业务耗时不到1 min。2019年厦门外代共办理线上提单签发业务5万票，共为客户节省等待时间约1667 h。

4.1.2 降低客户人力成本

厦门外代推出基于保函电子化的线上提单签发服务后，客户仅在领取正本提单和部分电放提单、海运单时才需要到柜台办理，保守估计可减少外勤人员1/3。目前共有近500家货代企业提供报备函接受基于保函电子化的线上提单签发服务，可减少外勤人员约30人，按海运从业人员人均工资6万元／年计算，全年节省人力成本180万元。

4.1.3 降低打印耗材和邮资成本

（1）降低打印耗材成本。在传统线下提单签发模式下，客户需要打印并提交申报确认单、提单样单、提单更改保函、海运单保函和电放提单保函等纸质资料，打印耗材成本较高；而在基于保函电子化的线上提单签发模式下，客户不仅无须提交申报确认单，而且提交的其他资料均采用电子形式，从而使打印耗材成本大幅下降。2019年厦门外代共办理线上提单签发业务5万票、线上退改单业务2.5万票（按退改单率50%计算）、线上海运单签发业务3.8万票、线上电放提单签发业务7 100票，共节省纸质申报确认单和保函约12万张。按照A4规格打印纸每包500张、每包21.5元计算，全年共节省纸张成本约5 160元；按照爱普生墨水每瓶打印5 200张、每瓶380元计算，全年共节省墨水成本约8 740元。

（2）降低邮资成本。2019年厦门外代共办理线上退改单业务2.5万票，涉及提单更改保函2.5万份。按照同城邮资标准8元／份计算，仅邮资成本就节省20万元。

4.1.4 降低存档成本

2019年厦门外代共办理线上提单签发业务5万票。在实施出口提单保函电子化项目前，5万票提单签发业务需要500个档案袋用于存档；而在实施出口提单保函电子化项目后，5万票提单签发业务最多只需要166个档案袋用于存档，不仅节省存档成本和空间，而且减轻员工存档工作量。

4.2 提高业务办理效率和准确率

（1）提高业务办理效率。在内部操作方面，厦门外代通过实施出口提单保函电子化项目，使提单签发岗位员工能够更加合理高效地安排工作节奏，各时段业务量更加均衡；在外部操作方面，厦门外代通过实施出口提单保函电子化项目，使客户在柜台办理业务的次数大幅减少，单证流转速度加快，为税务、海关等部门查询、搜索和调取相关资料提供极大便利。

（2）提高业务办理准确率。在基于保函电子化的线上提单签发模式下，系统生成的提单签收函不仅具有签收功能，还具有证明领单人身份的功能，能够有效避免外勤人员签错航次和提单号等。

5 结束语

出口提单保函电子化项目是厦门外代提升船代服务品质的积极探索。实践证明，该项目降本增效效果显著，为客户带来多维度、全方位的优质服务体验，有效提升客户满意度和忠诚度，是船代企业质量管理领域的成功案例。后續，厦门外代将继续推进和完善出口提单保函电子化项目相关工作：一是深入了解客户需求，根据客户需求继续优化电子商务平台的操作流程和程序设计，使之日臻完善；二是加强市场推广，进一步提高电子保函的使用比例。

（编辑：张敏收稿日期：2022-01-03）