出国留学，个人档案如何存放？

记者_杨冬妮 编辑_刘煜 设计_刘仕悦

留学生应在出国前妥善管理自己的档案，将档案存放到指定位置或地区。

在我国，档案是伴随每个人一生的重要文件之一，是个人身份、学历、资历等方面的重要证件。在校学习时，档案称为“学籍档案”，毕业后，则称为“人事档案”。档案记载了一个人的主要经历、政治品质、思想认识、社会关系等情况，起着凭证、依据和参考的作用，每个人在参加工作、入党政审、升职考核、报考公务员、办理退休等事项时都需要档案记录这些信息。

2021年，中共中央组织部、人力资源和社会保障部等五部门印发《流动人员人事档案管理服务规定》的通知，对自费出国（境）留学的高校毕业生及其他因私出国（境）人员的人事档案的管理提出了明确规定，其中提出：“严禁个人保管本人或他人人事档案”。如果档案长时间停留在个人手中，除了容易丢失以外，还很有可能变成“死档”。如果档案变成了“死档”，那么则需要重新建档，重新建档的流程烦琐，需要的材料、手续繁杂，有可能会造成信息缺失。因此，留学生应在出国前妥善管理自己的档案，将档案存放到指定位置或地区。

出国留学档案可以存放在哪里？

学校

一般来说，如果大学毕业后没有及时找到工作或是打算继续升学，学籍档案可以暂时保存在学校，大部分学校可以保存学籍档案两年，有的学校可以保留三年。如到期后档案仍未有单位接收或是未办理转递手续，那么档案则会被打回原籍，即退回到原来的（大学前的）户口所在地人事档案管理部 门。

如果大学毕业后选择前往英国等地攻读一年制硕士课程，档案可以暂时存放在学校，但如果留学时间较长，超过了学校能够存放档案的时间，还须在出国留学前将档案存入户籍所在地人力资源公共服务机构或留学服务中心。

户籍地的人力资源公共服务机构

自费出国（境）留学的学生，包含高校毕业生、高校退学学生、高中毕业生、高中退学学生，在离校时，其档案也可以按照有关规定和要求转至原户籍地的档案保管机构即人力资源公共服务机构，例如：人力资源公共服务中心、人才中心等。

人力资源公共服务机构是专门提供人事管理服务的官方机构，档案存在此处较为安全，且日后档案转入留学服务中心或是转入就业企业的调档手续较为简便。

有人担心档案存放在人才市场会开始计算工龄，从而导致留学回国后失去“应届毕业生”求职、落户的有利身份。但实际上，工龄计算是需要具备一定条件的，计算方式主要是当工作单位将入职登记表等资料委托人才市场放入档案，才会开始计算工龄。且从留学生比较关心的“落户”的角度来说，以北京为例，北京对于留学生落户的条件之一也是留学期间未缴纳社保，这也与档案存放在哪里基本没有关系。

留学服务中心

对于留学生来说，可能选择最多的就是将档案存放在留学服务中心。留学服务中心全称为“中国（教育部）留学服务中心”，是教育部直属事业单位，主要从事出国留学、留学回国、来华留学以及教育国际交流与合作等领域的相关服务。留学存档则是留学服务中心为留学人员提供的一项服务。

2019年8月，留学服务中心的留学存档业务已实现全面在线办理，留学人员可在留学服务中心官网的“留学存档”业务下，办理“出国（境）存档”“回国（境）存档”“档案转出”“开具证明”“党组关系转出”等事 项。

对于出国（境）存档的人员，申请条件包括：自费出国（境）攻读学位、获得offer和学生签证、无工作经历、档案存于户籍地。由于留学服务中心不接受保存在个人手中的档案直接转入，所以不论是高中还是大学毕业生都要先将档案存入原户籍地的人力资源公共服务机构后再申请转入留学服务中心。

对于出国（境）存档的人员，档案存放流程主要包括：进入留学服务中心官网，即中国留学网的留学存档页面。进行新用户注册，并进行“档案存入申请”；审核通过后持打印版调档通知单/提档函及其他相关材料到原档案保管机构进行调档，并将取回的个人密封档案袋存入留学服务中心的留学人员档案室。去原籍所在地调档案回留学服务中心时，档案寄送方式为：机要文件通信/EMS标准快递，不接受个人送达。

档案存放常见问题Q&A

档案存在留服中心或是人才市场是没有本质区别的，对于日后办理学历学位认证、就业报到证等也不会产生影响。

不能。根据留学服务中心官网发布的自费出国（境）留学存档申请条件之一，就是档案存于户籍地，留学服务中心也对此进行了强调：“自费出国（境）留学的学生离校时，户口和档案请按有关规定和学校要求转至原户籍地的档案保管机构即人力资源公共服务机构。档案存入上述机构后，再向我处申请办理存档手续。”

可以。因特殊情况本人不能现场办理的，可委托他人持相关材料及委托书代办。被委托人办理档案相关业务时，须携带委托人的“委托书”和被委托人的有效身份证复印件一份。