高校毕业生档案查询系统开发分析与设计

刘 琳，张 霞，李钟慧，王林娟

（太原科技大学档案馆，山西 太原 030024）

近年来随着信息技术的迅猛发展，各行各业迎来了全新变革。高校档案馆也不例外，档案信息化已成为现阶段档案馆的主要工作方向。档案信息化不仅促进了档案标准化、规范化、现代化管理，还可以提供更方便、更快捷档案服务。为了跟上档案信息化的步伐，基于校“博达站群管理”平台，开发设计出符合档案馆实际工作需要的“高校毕业生档案查询系统”，方便档案管理人员、辅导员和广大毕业生使用。

“博达站群管理平台”本身属于开放系统，能很好地搭载其他系统模块，与“高校毕业生档案查询系统”形成无缝对接。为了更加符合实际需要，方便使用，建立“高校毕业生档案查询系统”的开发过程中，对系统必要的分析是至关重要不可或缺的。

1 高校毕业生档案查询系统分析

前期必要的系统分析,对于一个信息系统的开发是积基树本的重要环节。通过对信息系统的分析,能够事半功倍的对所开发系统形成一个清晰的指导思路,即解决做什么的问题，这样才能通过设计达到良好的运行效果。

1.1 系统需求分析

高校毕业生档案是指高等学校毕业学生的个人档案，其中包含学前档案：高中的学籍档案，普通高等学校招生考生报名登记表、体格检查确认表、考生志愿表、党团材料。在校档案包含：学生入学登记表、学生学年鉴定表、学业成绩单、资格审查表、高校毕业生登记表、党团组织材料、奖惩记录等一系列材料。由于毕业生档案功能的特殊性，档案的形式始终没有发生变化，依旧以纸质档案为主，是一份以文字记载、表格形式记录的反映学生从入学到毕业各方面表现的历史记录[1]。毕业生档案有原始性、记录性特征，具有重要的参考价值，也是未来形成人事档案的基础。根据“人随档走”的原则，学生从高校毕业时，学校要根据毕业生的去向对档案进行转递。

高校毕业生离校后，或就业工作，或升学深造，走向不同的社会岗位。档案直接关系到毕业生日后的升学、就业、升迁、职称评定、婚育证明、转正定级、政审、各类社会保险缴纳，离退休办理，以及各类证明的开具，这些都需要档案来提供信息凭证。例如：公司派遣员工出国深造，如若员工档案缺失，那么出国政审就无法审批通过。亦或员工需要办理社会保险，如若档案缺失，那么养老保险工龄年限的确认就非常困难。总之，毕业生档案是不可或缺的，没有档案，毕业生的一些个人权益得不到保障，很大程度上影响个人发展，职业规划。档案的重要性不容小觑，因此将档案安全、准确、及时地转递到位，毕业生随时掌握自己档案的转递动态和转递信息就很有必要。

高校毕业生档案如此重要，但由于毕业时学生被诸多事物烦扰，且毕业后档案转递情况多样化，因人而异，接收单位并不统一，加上部分毕业生对自己档案重视程度不够，导致很多毕业生对自己档案的去向不清楚、不掌握[2]。因此，有些毕业生离校多年后，在职称、晋升等个人发展需要时，发现档案不知所踪，才被动来查询档案去向。查询时，大部分毕业生都是通过电话咨询或者亲自到学校档案管理部门现场查询，这种不断的重复，不仅消耗了档案管理人员大量的时间和精力，而且也给毕业生增加了不必要的经济和时间上的负担。这样的人工查询，一对一接待，不但使得学生档案管理工作重复在最基本的环节，也使得管理人员工作量倍增，很难腾出时间、精力实现档案高水平的服务和高效优质的管理。高校急需一种便捷的毕业生档案查询管理办法。

2015年，教育部办公厅、人力资源社会保障部办公厅、国家邮政办公室共同下发了《关于高校毕业生档案转递有关事项的通知》〔教学厅函{2015}39号文〕提出：大学生档案不属于国家秘密载体，也不属于邮政机要通信的转递范围，机要通道停止接收和投递各类大学生档案，并提出“毕业生档案可采用‘邮政EMS标准快递’形式转递”，除涉密高校、涉密专业和到涉密单位就业的高校毕业生档案外，其他毕业生档案都可以通过“邮政EMS 标准快递方式转递”[3]。根据文件规定我校开始换用“高校学生档案专用EMS全球邮政特快专递”形式转递毕业生档案，结束了沿用63年的机要形式，学生档案转递进入了“EMS”时代。邮政EMS物流信息的及时性、公开性，为快速、便捷、安全、准确地做好毕业生档案转递工作提供了有力的保障。毕业生可以通过物流信息对个人档案转递情况实时追踪，为“高校毕业生档案查询系统”的即时查询，奠定了信息基础。

最终系统设计目标，在“博达站群管理”平台支持的档案馆主网页上，设计一个操作简单、查询准确、方便快捷的“高校毕业生档案查询系统”。既方便了广大毕业生对个人档案转递信息的掌握，便于辅导员对毕业生档案的追踪，也有利于档案管理人员对毕业生档案转递信息的精准管理和同步汇总与统计。

1.2 系统功能分析

“高校毕业生档案查询系统”定位于，在档案馆主网页上对毕业生档案的转递信息，进行在线登记、发布管理与档案转递信息查询，方便档案管理人员管理，同时毕业生对个人的档案的转递信息可以不受地域限制远程查询。因此，档案查询系统所要实现的功能主要有：档案管理人员能及时更新毕业生档案转递数据；辅导员能对毕业生档案转递信息进行追踪；毕业生对自己档案转递信息方便快捷地进行查询。这一查询系统的建立不需太复杂的程序设计，可以按照普通信息系统的设计程序建立，不需要专门的程序设计人员，在“博达站群管理”平台上建立一个单独的模块连接在档案馆主页上即可。此外，系统不需要重新设立服务器，不产生大量的经费，故而成本较低，简单易实现。

（1）用户需求

系统是针对高校毕业生档案转递信息的查询，服务对象是已毕业的学生，为学生提供便利服务的同时也需要兼顾到档案管理部门的需求。因此用户主要包括系统管理员、系统用户、辅导员和高校毕业生，主要提供档案转递信息的管理与查询服务。

实现的具体功能如下：

系统管理员——系统权限和系统用户管理者。系统管理员具有系统所有功能的权限，包括毕业生档案信息管理、统计管理、日志管理、系统用户管理和数据管理等。例如，设定查询统计条件，管理修改日志和删除日志，数据库的备份和删除。同时负责系统用户的增加、修改或删除，设定权限限制不同用户对系统的使用。

系统用户——毕业生档案转递信息管理者。主要是对毕业生档案转递信息进行添加、修改、删除、批量导入、导出等操作，保证数据的及时性和准确性。并能够通过系统快捷地对档案转递情况进行统计、分析，如升学、国企就业等信息汇总统计。

毕业生——系统查询功能主要使用者。进行档案接收单位、接收地址、档案收件人信息及档案EMS快递单号等信息的查询，系统将毕业生查询级别设置为游客级，不需注册，登录系统，游客身份就直接可以进行查询，节约了时间也减轻了服务器的压力。

辅导员——系统查询功能使用者。系统将辅导员查询级别设置为注册用户，进入账户，负责班级内学生档案转递信息整体呈现出来，方便对毕业生档案追踪，实时掌握档案动态。

以上是用户对系统的基本功能要求。此外用户还要求系统的效率高，查询速度快，具有较小的冗余，易于维护，具有较高的数据安全性。因此，为了保证系统中最重要数据信息的安全，系统对数据库进行定期的手动或者定时自动备份。以防备在出现软件、硬件故障，或是受到网络攻击时数据库被破坏。丢失的数据可以第一时间通过备份及时恢复[4]。同时依托“博达站群管理”平台功能强大的“防火墙”，防止非法用户、网络“黑客”的入侵，增加“高校毕业生档案查询系统”安全性。

（2）一级数据流程图如图1所示。

图1 一级数据流程图

1.3 数据库结构分析

高校毕业生档案查询系统所需数据全部来自于学生档案管理人员对毕业生档案转递信息的详细记录。具体的数据结构包括：派遣证编号、学号、姓名、班级、档案EMS快递单号、单位名称、档案转发详细地址、转递日期。这样毕业生在查询时就可以清楚地查询到个人档案的详细转递情况。

2 高校毕业生档案查询系统设计

系统设计阶段的任务是根据系统分析的逻辑模型提出一个物理模型，即解决如何做的问题。根据上述用户需求，系统功能主要分为前台档案查询模块和后台档案转递信息管理模块两部分。前台档案查询模块包括毕业生查询条件输入和查询结果展示。后台档案管理模块包括数据表管理、统计、打印等。在此重点描述设计过程中的系统结构、数据库设计和人机界面设计。

2.1 系统结构设计

根据系统需要，高校毕业生档案转递查询系统主要基于B/S 结构，即：Browser/Server，浏览器/服务器结构，只安装维护一个服务器（Server），而客户端采用浏览器（Browser）运行，该模式将系统功能的核心部分开发和维护都集中在服务器端，维护和升级方式简单，用户打开档案馆主网页就可以随时随地访问，使用范围广，且灵活方便，并且兼容性强，开发及维护成本低。并且有较高的安全性和良好的性能，可以很大程度上提高系统的访问速度[5-6]。

2.2 数据库的设计

为保护毕业生档案转递信息的安全性、隐私性，防止恶意查询，系统采用了双查询条件的设置。档案查询需同时输入正确的毕业生“姓名”和“学号”，点击查询按钮，可以查询到对应的学生个人档案转递信息，如果“姓名”和“学号”输入错误，系统会对应提示“请核查姓名/学号”，采用这样的设置既有一定的安全性保证，查询者要知道准确信息才能进行查询，在一定程度上保护了毕业生个人隐私，同时双查询条件可以避免因为重名带来的信息提取错误。这样的设置也不会使系统查询过于复杂，降低系统的可操作性。

档案查询系统中所利用的数据，全部来源于学生档案管理人员转递毕业生档案的日常记录和毕业季的集中转递记录。档案转递信息在日常工作时已经生EXCEL电子表格，设定好Excel 数据表中的字段名，按照一定的顺序排列。就可以将每年的毕业生档案信息批量导入到数据库形成数据，具体的数据库结构如图2所示。

图2 系统数据库结构图

2.3 人机界面设计

人机界面设计是该系统设计中的另一项重要内容。好的人机界面能够让用户使用系统时有更好的体验。“高校毕业生档案查询系统”人机界面设计要求简洁、平衡、风格统一，系统的人机界面分为查询界面和管理界面两个部分。

系统人机界面设计具有亲和力，界面友好，使用方便。从视觉传达角度（图3—图4）：系统界面设计达到视觉平衡，不堆积，总体覆盖率不超过屏幕的40%，查询内容集中在查询页面中央视觉黄金分割位置，保证信息的清晰和全面。从设计心理角度（图3）：页眉以档案馆所在的图书馆大楼和校门为背景，查询中给毕业生带来母校的记忆。颜色为多层次的绿色，给人不急不躁的心理暗示，弥补校服务器远端响应延迟的缺陷。从人机界面角度，查询窗口（图3），设计为填写框，输入“姓名”和“学号”信息，点击查询即可进入（图4）查询结果界面，看到具体的档案转递信息。查询框简洁明了，信息输出明显，有利于视觉读取。管理界面以操作简洁、方便为准。可视性，按钮化的操作界面，字体、按钮颜色与界面保持一致，

图3 查询窗口

图4 查询结果界面

3 结语

一个好的信息查询系统在建立过程中，要有清晰的设计思路和结构，满足用户对于信息查询的需要。高校毕业生档案查询系统设计合理，操作简单，运行方便，界面友善，符合人机。目前系统已经投入使用，在档案馆主网页挂网运行效果良好。此系统方便了毕业生对档案转递情况的掌握，改变了毕业生档案查询的原始工作方式，提高了工作效率。在毕业生档案查询方面发挥积极作用，更好地为档案管理人员、辅导员和广大毕业生服务。通过颜色划分出编辑区和信息录入区，更有利于档案管理人员的操作，提高工作效率。