也谈浸泡档案抢救问题——有感于“郑一附院晾晒被洪水浸泡档案”

文/冯惠普 庄惠彬

“2021年7月26日，郑州天空放晴，在郑州大学第一附属医院河医院区，院方将此前被洪水浸泡过的档案一份一份晾晒，铺满了整个院子。在7月20日郑州遭遇罕见特大暴雨时，该医院被洪水围困，地下室进水，包括病案管理科等多个科室受损……”

这是原引中国新闻网上的一则新闻，这则新闻在“兰台群”中刷屏了。新闻稿配了若干图片，展示工作人员整理晾晒档案，路人查看晾晒档案场景。被晾晒的档案中，还有上世纪五十年代的珍贵档案。

一、自然灾害对档案管理产生的影响

近年来，我国自然灾害频发，各地水灾、台风天气异常，对各地区的档案管理工作产生了深刻影响。档案管理部门就应该主动应对自然灾害，对其对档案管理产生的影响也应该采取有效措施，对于被自然灾害影响的档案资源进行快速抢救和处理，争取在最短时间内、最大范围保护档案信息资源安全。

首先，自然灾害的频发对档案管理部门档案管理提出了更高要求。近期我国气候异常，例如郑州洪涝灾害、山西洪涝灾害对各部门档案管理都产生了重要影响。对于医院而言，一旦遭受到洪涝灾害，不仅会淹没损坏各类仪器设备，同时也会浸泡珍贵的档案资料。这些档案资料既有记录医院在发展过程中的各项科研成果和重大历史事件，也有与患者利益息息相关的各种诊治档案和科研数据。为此，医院档案管理部门必须对自然灾害对档案信息安全的影响给予足够的重视，并安排专门的领导负责档案管理工作，为档案管理部门提供必要的空间和设施，确保档案信息安全。

其次，自然灾害要求档案管理部门在档案管理过程中制定有针对性的预防措施和抢救方案，一旦发生洪涝灾害，医院档案管理部门必须紧急行动，对于浸泡的档案进行积极抢救和维护。这样才能够在事件爆发初期，尽量将珍贵的档案信息资料进行转移，为后续抢救和维修创造有利条件。一旦珍贵的档案信息资料长时间受到洪水的淹没和浸泡，原有的字迹会变淡，甚至消失，无法发挥档案原有的功能和作用。以医院为例，要树立全员参与抢救档案的价值理念，一旦医院被洪水浸泡，既要抢救病人和技术设备，也要将珍贵的档案信息资料迅速向高处转移，并严格地按照紧急预案和抢救方案，有步骤、有措施地落实各项工作。尽可能地将宝贵的档案信息资料保存下来。

二、浸泡档案抢救现实意义

对于医院档案管理部门而言，档案被浸泡并不意味着档案信息资源的完全消失，应采取有力措施，尽可能地对浸泡档案进行抢救。尽量运用更为现代的技术手段，恢复档案信息数据，确保档案信息仍能够发挥作用和价值。

首先，浸泡档案抢救有助于对纸质档案信息资源的保护。浸泡档案会对原有纸质档案的字迹产生破坏性影响，特别是洪涝灾害裹挟着大量的泥浆和杂物，一旦长时间浸泡在水中，轻则档案字迹变得模糊，部分档案信息丢失。重则档案内容全部毁坏，无法恢复原貌。因此医院档案管理部门必须考虑到可能爆发的各种自然灾害。必须充分认识到对浸泡档案抢救的必要性和重要性。抢救浸泡档案不仅是档案管理部门的责任，应该上升到医院发展高度。如果仅仅依靠档案管理部门对浸泡档案进行抢救，势必会浪费宝贵的抢救时间。要形成多个部门联动，通过对浸泡档案的及时抢救抢修，尽可能保护纸质档案原有的信息，尽量为医院发展和患者切实维护医院发展和患者的合法权益。

其次，浸泡档案抢救有助于对珍贵档案信息资源的后续开发和利用。通过利用现代技术手段对浸泡的档案进行及时抢救，能够有效避免医院档案信息全部毁坏，尽量降低洪涝灾害对档案管理产生的损失。医院档案管理部门在浸泡档案抢救过程中既要结合浸泡档案具体情况，制定切实可行的抢救方案，也要明确浸泡档案抢救的价值和作用，这样才能够进一步激发档案管理人员抢救浸泡档案的积极性和主动性。通过对浸泡档案信息及时抢救，能够为后续档案信息资源的利用开发提供数据素材，也能够为纸质档案转换成为数字档案创造条件。未来随着医院档案信息化的不断推进，大量纸质档案必须由原来的纸质形式转变成为数字形式。通过对浸泡档案的有效抢救，能够为档案信息化建设提供必要的档案信息基础。

三、浸泡档案抢救的主要方法

自然灾害难以预料，在档案保管工作的实践中，因为洪水、地震等突发事件导致纸质档案被水浸泡的情况会有发生，由于纸质档案的特性，若不及时抢救，将会使档案遭到严重损害，造成难以挽回的损失。这则新闻引起了档案同人的关注，主要问题在以下两方面：

（一）档案浸水后，是否可以晾晒

水浸后的档案需要迅速而正确的抢救方式，目的是防止档案继续受到损失。快速有效的救治方式能使被水浸泡的纸质档案的损失程度降低，合理选择抢救方法非常重要。自然晾干法是一种传统的干燥方法，适用于受灾数量不大，受潮情况轻微的情况。如果大量纸质档案水淹严重，直接暴晒干燥后会使纸张粘连硬结，形成我们常说的“档案砖”。所以如果档案大量被水浸泡，就要采取更专业有效的方式进行抢救。

常见的抢救方法，首先要去污泥。自然灾害引起的水从外界进入库房，水中难免带有泥沙等污浊物质，需要先用软毛刷蘸水对纸质档案进行清水清洗。主要针对有泥沙污物处小心清洗，避免过多摩擦及搬动过程对档案造成二次伤害。去污后要把档案平展放置，等待进一步减湿干燥处理。

一般的干燥方式：1、去湿机干燥。去湿机干燥法要求房间密闭条件好，用大功率去湿机或者多台小型去湿机，给水浸档案创造持续低湿，并且适当增加温度的环境，以达到使档案中的水分迅速蒸发而干燥的目的。这种方法相对容易操作，档案抢救后不容易变形，是比较常用的方法。2、远红外干燥。使用远红外器对档案进行干燥处理速度更快，效率更高。但是操作过程要严格按操作规程进行，避免损伤纸张。

水浸纸质档案的抢救不能急功近利，需要一个漫长的过程。有些档案库房发生档案浸水事故后，会立即将受损档案进行紧急低温冷冻，为下一步抢救赢得时间。不论采取怎样的办法，都要注意尽量减少对受损档案的二次伤害。

（二）档案库房可否设置在地下室

2019年1月1日起施行的国家档案局发布的《机关档案管理规定》中明确规定，“档案库房”不应设置在地下或顶层，地处湿润地区的还不宜设置在首层。档案库房不得毗邻水房、卫生间、食堂（厨房）、变配电室、车库等可能危及档案安全的用房。

档案库房设置在大楼的地下室是不符合管理要求的，根据《规定》中的要求，库房要在二层以上。按照南方的气候特点，档案库房最好设置在更高层位置，以防止南方特有的梅雨潮湿天气对档案保管的影响。

由地下室设置档案库房可以看到，郑一附院对档案管理重要性的重视度远远不够，更没有认识到突发事件发生后要怎样应急处理。档案业务人员的业务知识方面也有待提高。水浸档案阳光下暴晒的方式足以引起档案人诸多思考。

“记录历史，传承文明”的档案不论在任何时代都具有非常重要的意义。郑一附院是百年医院，一个世纪以来多少医德高尚的医生用大医精诚的精神铸就了救死扶伤的辉煌。这一本本病例档案就是几代郑一附院人对这百年历史的记录，对后来人的意义是不可估量的。我们档案人应该承担起自己的责任，保管好、保护好珍贵的档案，这在《档案法》中可以找到明确的指导标准。

第一，采用先进技术，实现档案管理的现代化。《中华人民共和国档案法》第十九条，按照国家有关规定配置适宜档案保存的的库房和必要的设施、设备，确保档案的安全。档案管理部门要严格落实档案法，对于档案管理的相关要求，为档案管理部门配备必要的库房，同时要对库房的物理环境进行升级，确保库房有安全的防盗门窗，安装必要的监控设备，对库房全局能够实时监控，同时选择的库房要尽量远离地面，避免因洪涝灾害影响库房的档案信息安全。医院主要领导也要按照档案法的相关要求，为医院档案管理部门配备相应的软件设施。进一步提升医院档案管理的信息化，现代化水平，引进先进的技术设备，实现对纸质档案的数字化转型。通过建立档案管理平台和大数据库，实现对档案信息资源的高效储存以及有效管理、开发、利用。

第二，档案馆和机关、团体、企事业单位以及其他组织应当建立健全档案安全工作机制，加强档案安全风险管理，提高档案安全应急处置能力。按照国家政策相关要求，医院档案管理部门也应该制定符合医院档案管理的安全工作机制以及预防突发事件的应急方案，加强对档案安全风险管理力度，进一步提升管理人员的档案安全意识和档案安全应急处置能力。在遇到突发事件时，能够按照应急院的相关要求及时落实相关应急措施，并在其他部门的配合下及时地对受到洪涝灾害影响的各类档案信息资源进行合理处置，确保档案信息资源安全。

第三，《档案法》 第四十四条，档案馆和机关、团体、企业事业单位以及其他组织发现本单位存在档案安全隐患的，应当及时采取补救措施，消除档案安全隐患。发生档案损毁、信息泄露等情形的，应当及时向档案主管部门报告。第四十五条，档案主管部门发现档案馆和机关、团体、企业事业单位以及其他组织存在档案安全隐患的，应当责令限期整改，消除档案安全隐患。医院主要领导应当经常对档案管理相关情况进行及时过问，对于医院档案管理存在的安全隐患和安全问题要及时讨论研究，并拿出切实可行的方案。对于医院无法解决的档案安全问题应及时地向医院主管部门报告，请专业的档案部门对本单位存在的档案安全隐患排查进行指导，并及时购进先进的技术设备和硬件设施，弥补档案安全隐患。医院档案部门工作人员也要认真落实档案管理的相关制度要求，切实将档案工作与安全管理相结合，确保档案信息安全。

档案安全不容忽视，档案保护是档案工作的重要组成部分，档案管理要确保档案内容完整、保证档案信息真实、延续档案的生命，档案工作者任重道远。