工程建设阶段的合同管理与费用控制措施

朱文新

(中国水利水电第十二工程局有限公司，浙江 杭州 310004)

1 工程建设阶段合同管理对于费用控制的作用

1.1 具有预警作用

工程建设阶段的合同管理对于费用控制具有良好的预警作用，可以有效提升工程项目在建设阶段的质量、进度和效率。

1.2 丰富建设维度

合同管理与费用控制在工程项目建设阶段的起点、功能与所发挥出来的作用不尽相同，合同管理与费用控制理念的提出使得工程项目建设的维度和内容更加丰富多彩，对于工程建设阶段已经确定的风险，通过合同管理与费用控制可以得到有效地化解。

1.3 保证项目质量

合同管理与费用控制在一定程度上可以保证工程项目建设的质量，健全与完善的合同管理与费用控制有助于促进工程建设的正常运行和稳定发展，可以帮助施工企业了解和掌握工程建设阶段存在的问题，提升工程项目建设的质量，对于工程建设阶段出现的负面影响和存在的风险发挥着积极的作用。

1.4 促进信息流通

合同管理与费用控制的最大作用在于更好地促进了工程建设阶段信息的流通性，信息管理人员可以从其中获得信息的管理方法。然而，部分工作人员对合同管理与费用控制在工程建设阶段的作用认识不充分、意识低下，为此可以通过集中培训的方式使管理人员充分理解合同管理对于费用控制的作用，以此确保工程建设阶段合同管理与费用控制工作的有序推进，促进信息流通。

1.5 完成监督管理

近年来，我国工程建设合同管理与费用控制的法律法规正处于不断完善的过程中，施工企业更是在不断地健全与完善着工程建设合同管理与费用控制体系，实现了工程建设监督管理水平质的飞跃。

2 工程建设阶段合同管理的费用控制问题

2.1 认识不足，意识淡薄

现阶段，建筑施工企业之间的竞争愈演愈烈，使得合同管理与费用控制逐渐出现了不规范的现象，更是缺乏示范文本，合同内容不仅简单粗糙而且存在着较多漏洞，甚至部分的合同还有失公平与公正，出现了合同双方权利与义务不对等的现象，严重扰乱了建筑市场的秩序。

从合同文本的角度来看，当前很多合同文本中大部分的条款往往都由发包方制定的，重点强调了承包方的义务及相关违约处罚，往往还有工程款支付比例比较苛刻，人工、材料不予调差等不合理条款，而对于业主的制约条款十分少见，特别是对于业主违约的约定并不具体，缺乏针对性的处罚措施。

以上问题的存在，究其原因都是由于施工企业对于合同管理与费用控制在工程建设阶段的重要性认识不足与意识淡薄而造成的。

2.2 文本缺陷，责任不明

就目前的工程建设合同文本来看，施工企业签署的文本合同，大部分合同责任划分不明，缺乏对合同文本各个参与方责任与义务、违约处理的具体描述，履约双方的权责不对称，也是合同管理与费用控制难以有序进行的重要原因。

同时，在大部分的合同文本中，还由于缺乏对工程保险、索赔计算的约定，而工程保险与索赔计算又是保证合同管理与费用控制的有力手段，施工企业对于这一点的重要性认识不足，在日益激烈的市场环境中，工程建设阶段合同管理与费用控制是一项充满挑战与风险的工作，如何有效地降低和减少这一风险，弥补文本缺陷，明确责任，是施工企业必须要解决的首要问题。

2.3 机制不全，流程不明

一些施工企业不注重合同管理与费用控制，合同管理与费用控制机制不全，任何一个人都可以签订合同，导致合同管理程序不明，该履行的手续不能正确履行，对合同内容缺少必要的审核与评估，施工企业缺乏对合同管理与费用控制的力度，特别是一些中小型的施工企业，在工程建设阶段更是将大部分的时间和精力放在了公关和预算管理方面，忽略了合同管理与费用控制，甚至没有专门的人员和部门从事合同管理与费用控制工作[1]。

3 工程建设阶段合同管理可以采取的措施

3.1 提升全员合同管理与费用控制意识

合同管理与费用控制对于工程建设阶段来说是一项特别重要的经济管理工作，合同管理与费用控制水平的高低对于工程项目经济效益具有重大影响。合同管理与费用控制不仅是合同管理人员的职责，合同管理与费用控制涉及内容较多，而且需要在施工企业内部营造一个全员都能重视合同管理的氛围，将规范化的合同管理作为责任制考核的重要目标，与合同管理人员个人效益挂钩。

另外，施工企业还需每季度或者每年对合同管理与费用控制人员进行培训，邀请专业人员开展关于合同管理与费用控制的讲课并传授先进的经验，促使企业形成依法签约、依法经营的思想理念，将合同管理与费用控制工作放在企业的重要位置上，逐渐提升全员合同管理与费用控制意识。

3.2 做好合同签订准备，注重合同文本拟定

工程建设阶段合同签订指的是在经过对发包人资质、能力与诚信详细了解的基础上，认为其可以承担这一项目建设时，本着“公平、公正、公开”的原则，与发包人签订文本合同，并根据发包人提出的要求，逐条进行研究与分析，做出是否能够全部承诺的过程[2]。

诚然，由于施工合同内容较多，在通常情况下，对于发包人提出的合同条款，施工企业还需要与发包人进行谈判，在谈判的过程中，需要对合同的通用条款、专用条款和协议书进行谈判，特别是对于承包人承担义务的条款，比如项目经理到位、人员设备进场时间、项目进度计划时间等问题，都要进行提问，而对于发包人提出的这些问题，施工企业都应当能给予明确的答复并作出承诺；同时承包人也可就合同中的条款进行提问，比如工期滞后的处罚，工期提前应增加奖励，人、材、机调差方式，进度款支付比例，履约保证金为保函还是现金等问题。经过谈判，合同双方就施工合同中的各项条款达成一致的意见后，即可签订正式的合同文本，合同签订流程如图1所示。

图1 合同签订流程

还需要注意的是，在拟定合同文本的内容时，需要注意以下方面的内容：①合同管理与费用控制人员必须就工程建设的现状深入调查和研究，使合同文本的拟定更具合理性；②要详细分析合同内容，避免已经签订完成的合同出现歧义；③明确合同签订时间，核定工程量清单，注重索赔条款的拟定；④对拟定的合同初稿进行合法性与完备性分析，确认发包人和承包人双方具备相应的建设能力与建设资格[3]。

3.3 建立合同管理机构，优化合同管理流程

为了更好地促进合同管理与费用控制工作的顺利开展，施工企业就工程建设还应当建立合同管理机构，比如合同管理专职机构、兼职机构，使合同管理与费用控制能够覆盖到延伸到企业的每一个角落中。尤其是一些大中型施工企业，更应当建立有权威性的管理与费用控制小组，小组成员应当由经营人员、技术人员、财务人员、企业负责人或者是法律顾问等人员组成，由企业主要领导人担任组长。

在企业内部还应当独立设置合同管理与费用控制部门，科学划分管理人员职责，定期或者不定期地由企业分管经营领导人组织开展合同管理与费用控制协调大会，并根据工程项目建设的实际情况，发现合同管理与费用控制工作中的问题与不足，不断总结工作经验，进一步优化和完善合同管理与费用控制工作流程。

4 工程建设阶段的费用控制措施

4.1 制度与体系

1)制定费用控制标准，完善费用控制标准体系，费用控制标准是否合理对工程项目建设各项费用的开支有着重要影响，费用控制标准也是项目建设考核依据，费用控制的标准有很多，施工企业应当在实践中不断总结和整理，使其形成科学合理的费用控制体系，以此提升费用控制标准。

2)建立费用控制信息反馈系统，及时准确地反映实际费用与计划费用之间的差异，将其反馈到企业的管理层，以便采取针对性的解决措施，与财务部门协调，全面完成费用控制目标。

3)建立费用控制组织体系和责任体系，费用的控制既要由财务部门负责，又应当在各个施工节点完善费用控制责任制，并委派专业人员进行定期检查，严格按照费用控制标准对工程项目在建设过程中的各项费用实施严格控制。

4.2 人工与材料

工程项目建设阶段的费用控制指的是其在建设过程中所花费的全部费用，人工与材料是重要组成部分，占据工程项目的比例为60%及以上。

1)人工费用。人工费用在整个工程项目的建设阶段占据着很大比重，因此要严格控制人工费用，作为工程项目的主要负责人，要合理安排企业中的人力资源，有针对性和有目的地减少或者缩短某些工序，从而达到降低人力消耗、实现费用控制的目的。

2)材料费用。材料费用直接影响着整个工程项目的建设成本和经济效益。一方面，企业应当根据工程项目的实际情况购买材料，在材料的使用过程中实行限额领料制度；另一方面，在满足质量要求的情况下，尽可能使用低价的材料代替高价的材料，作为材料采购人员要对材料市场进行调查，选择物美价廉的材料，合理组织运输路线，遵循就近购买原则，合理确定材料的采购次数和数量，降低材料的库存。

4.3 质量与进度

1)质量。杜绝和减少工程项目返工现象的出现，在工程项目具体的建设过程中，严格把控质量关，加大施工过程中的质量检查和管理，采取针对性的措施，保证工程项目建设一次成型，一次合格，避免返工中人力、物力和材料的再次投入，加大工程项目建设成本。

2)进度。进度作为工程项目建设过程中一个动态管理过程，是随着项目的建设而不断调整的过程，根据合同条件、规划条件和外部约束条件对工程项目进度进行控制，进度控制是以项目建设工期为对象，以约定的建设工期为目的，如果加长工程项目建设周期，将会直接影响工程建设过程中人力、物力和材料的投入，加大工程项目建设费用。因此，施工过程中要运用先进的施工方法，并编制科学合理的施工进度表，缩短工程项目建设周期，降低项目建设成本。

5 结束语

合同管理与费用控制是工程建设阶段的核心所在，工程建设的各方面管理工作都应当围绕这一核心来展开，合同管理与费用控制已经成为我国大部分施工企业可持续发展的重要手段。为此，合同管理与费用控制不能陷入僵硬的状态中，它应当是一个动态的过程，注重的是方式与方法，讲究的是技巧。所以，施工企业应当在高度重视合同管理与费用控制的基础上，在实践中不断地探索与归纳，总结合同管理与费用控制技巧，寻找新的方法与路径，规避风险，维护建筑市场秩序，保证合同管理与费用控制工作的有序推进，为工程项目的建设质量、效率奠定坚实的基础。

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