新修订的《中华人民共和国档案法》背景下智慧档案云平台建设研究

■李立明

2021年1月1日，新修订的《中华人民共和国档案法》（以下简称《档案法》）正式施行。新《档案法》中修订了许多内容，其中包括“档案信息化建设”，并对档案信息资源平台建设提出了新要求。在此背景下，档案信息化建设需要进一步发展，即向智慧化方向发展，实现档案信息的智能化管理，以满足用户的知识需求。

一、构建智慧档案云平台的意义

（一）促进档案管理模式转型

传统的档案管理模式依赖人工进行，无法实现档案资源的高效管理，同时也导致档案管理人员长期处于重复性的劳作之中，影响工作积极性。构建智慧档案云平台，不仅可以促进档案管理模式的转变，提高档案管理效率，而且还有助于档案管理人员积极参与档案管理工作。基于智慧云平台的新型档案管理平台，以数据为导向，利用大数据、智能分析、云计算等技术，可以有效实现档案信息的智慧化管理。同时，随着档案管理业务和档案增量的变化，现有的档案管理系统已无法完全满足当前档案管理的需要，因此，出于对档案管理的实际需求，智慧档案云平台是最佳选择。

（二）实现档案信息资源共享

在信息化不断发展的时代，不同系统形成的不同格式的电子公文，很难做到格式上兼容，极易出现不同部门、不同系统各自为政的“信息孤岛”现象。智慧档案云平台能够统一电子公文和纸质档案数字化成果的形成格式，打破“信息孤岛”，为电子文件和档案数字化成果以统一的标准归档迁移以及档案信息的资源共享创造了良好的基础条件。在此基础上，用户能够快速、高效地利用档案资源。智慧档案云平台包含一个资源共享系统，以云服务模式将集团公司及下属各立档单位、各机关档案室档案数据集中存放在各节点的服务器上，服务机制对用户透明，用户无需了解云档案的具体机制就可以获取所需服务。

（三）完善档案资源备份机制

基于智慧档案云平台可实现系统的容灾备份与用户的单点备份。云平台利用多种硬件和软件的冗余机制，通过登记备份的方式，提高和保障电子文件和数字档案的法律凭证价值。集团各级档案部门作为非利益相关的第三方，对电子档案的原始性、真实性提供凭证，有效防患人为篡改，化解经济矛盾纠纷，降低社会交易成本，最终实现提高行政及招投标工作效能的目的。在当前大数据环境下，应将云计算技术同企业档案管理工作相结合，以此推动档案信息化建设工作的不断优化完善，提高管理水平，实现企业全面发展。

（四）节约档案室软硬件投入

基于智慧档案云平台，借助云计算技术，各立档单位在建设数字档案室时，不需要配备档案管理服务器、终端、网络交换设备、系统软件等，也无需为网络设备的更新与维护而烦恼，只要配备接入云平台的终端，即可实现档案系统的安装、使用、管理等全部功能，有效节约了投资成本，同时也减少了用户对设备维护方面的人力投入。

二、构建智慧档案云平台的路径

（一）智慧档案云平台构建原则

智慧档案云平台构建需要遵循一定的原则，以保证平台构建的正确性、科学性及可行性。首先，需遵循档案统一管理原则。各立档单位及项目部将档案资源上传至集团公司云平台，实现集中管理和统一利用。还可以建立在线收集机制，要求各项目部按集团公司要求进行在线归档，通过在线归档功能，实现档案的在线收集，并将电子数据及档案数字化成果导入档案云平台。

其次，需遵循档案利用的简化原则。简化档案文件的利用过程，增加利用渠道，通过用户之间的文件分享，将文件便捷地互联互通、相互推送，达到一人录入、多人享用的共享利用效果。

最后，需遵循多元化的档案展示原则。实现以数据为导向的展示方式，即各类档案数据均以图表形式展示，内容生动立体、一目了然，用户能够实时掌握档案相关数据动态，快速了解相关情况。

（二）智慧档案云平台实现目标

智慧档案云平台搭建完毕后，其可在简化管理、强化实用、提高安全防范三个维度对现有档案管理系统进行软件升级优化。

首先，简化了档案管理流程。建立档案前置管理技术平台，为档案全程管理提供技术支撑，通过在线归档、文档一体化等多种渠道完成归档工作，形成高效归档全场景覆盖。加强3D全景档案管理，扩大档案管理种类，规范管理流程。

其次，强化了档案管理系统的实用性。强化网上利用，通过全文检索、在线借阅等技术手段，使档案利用更便捷。通过分享推送功能，让档案数据传递更便捷，在用户操作多个模块时，支持多任务窗口操作，工作更省时省力。

最后，提高了档案管理的安全防范意识。基于云平台可建立记录追踪管理机制，使操作日志全覆盖、可追溯，同时可采用动态水印技术手段防拍防录，并通过建立电子文件离线利用策略机制，使文件利用全程可控。

（三）智慧档案云平台架构

智慧档案云平台采用WebService技术实现，因此，云平台能使得运行在不同服务器上的不同业务系统应用无需借助附加的、专门的第三方软件或硬件就可相互交换数据或集成。无论各业务系统所使用的语言、平台或内部协议是什么，都可以相互交换数据。云平台可以有效减少应用接口对接的费用，为整个企业之间的业务流程的集成提供了一个通用机制。

智慧档案云平台的应用架构如图1所示，在集团公司本部设立档案大数据中心，为集团本部档案部门及各下属单位提供档案数据备份存储中心，在网络互通的情况下，集团可根据管理需要集中利用档案资源，形成以总部为核心、各子分公司为分支的统一管理平台。

图1 智慧档案云平台的应用架构

智慧档案云平台的部署架构如图2所示，该平台系统的物理部署架构建立在各子公司现有网络环境上，采取分布式部署方式，具体方式如下：首先，在集团公司部署智慧档案云平台，用于接收集团公司及各下属子公司的档案数据，形成档案大数据中心（兼具备份功能）。其次，优化升级集团公司及各子分公司档案管理系统，加入档案数据上传业务功能，将各立档单位的档案数据推送至集团公司智慧档案云平台。最后，形成档案资源的统一管理和利用平台。

图2 智慧档案云平台的部署架构

（四）智慧档案云平台服务体系

智慧档案云平台由档案数据云中心、档案云数据访问服务及档案云数据安全管控服务等服务体系组成。

1.档案数据云中心

通过档案数据云中心，将企业的集团公司及各子、分公司、项目部的档案数据汇总到公司智慧档案云平台，形成覆盖整个企业的档案大数据中心。档案云数据主要有4个方面的作用（图3）：（1）集中检查指导。集团公司可通过云平台对各立档单位数据的规范化进行检查指导。（2）数据汇总展示。通过云平台对各立档单位数据进行汇总展示，便于快速了解整体情况。（3）统一查询利用。通过云平台进行档案大数据的访问、分析和查询、浏览等。（4）离线防止扩散。对云数据进行离线控制，使其脱机利用，安全仍可得到保障。

图3 档案数据云中心数据利用

2.档案云数据访问服务

在用户访问档案云数据时，可获得以下服务：一是直接明了的档案信息展示服务。在系统首页，可综合显示系统各类数据状态信息，包括事务类数据（如审批量、借阅量、访问量、申请量等）、资源类数据（如档案各类型资源存量、编研成果量、检索量）以及系统数据（如系统用户量、总登录量、总操作量），各类数据均以图表形式展示，增强了用户的使用体验。二是实现档案离线防扩散功能，防止电子文件被非法拷贝。随着信息化技术的发展，电子档案利用的快捷、方便等优势日益凸显，档案系统本身具有对纸质档案借阅的功能（借出登记、归还管理等），能够辅助管理纸质档案的借阅工作，但对于电子档案的利用，基本还处于在线利用层面。因此，智慧档案云平台采用离线浏览器和离线策略管理技术，对档案借阅功能进行了重新设计，增加了对电子档案的借阅管理。具体实施方法如下：（1）档案系统支持对电子档案进行借阅预约、登记，设定借阅天数。（2）用户可以对完成借阅登记的电子档案进行下载，系统自动利用离线策略将借阅天数设定到电子文件中，用户在借阅有效期内可以离线浏览电子文件，超过有效期后，电子文件自动失效。这样一来，系统将在以下方面得到保障：其一，保障了电子文件可离线利用，对利用者来讲便捷性大幅提高；其二，保障了电子文件的安全性，离线档案仍然受策略控制，避免了非法扩散。

3.档案云数据安全管控服务

新《档案法》第三十五条规定，档案馆和机关、团体、企业事业单位以及其他组织应当加强档案信息化建设，并采取措施保障档案信息安全。由此可知，安全保障是档案云数据平台的基础，智慧档案云平台具有档案云数据安全管控功能，主要包括云数据的在线安全、离线安全、系统安全、应用安全等4个方面。

对于云数据的在线安全，用户在线访问档案云数据时，平台通过完善的权限管理体系保障访问安全；离线利用档案时，平台通过下载策略如密码控制、日期控制、电脑设备绑定控制等对离线文件进行控制，保证档案离线利用的安全；云数据平台在离线、存储、传输等方面进行加密控制，确保系统级别的安全；在应用过程中，通过完备的档案数据云运行日志审计体系（图4），对日志进行多维度管理，做到全程留痕，保证应用过程安全。同时运用大数据分析理念，根据用户的检索记录，结合指定词库，对检索热词词频进行排名，便于用户了解档案利用的趋势。

图4 档案数据云运行日志审计体系

三、智慧档案云平台的应用影响

从档案管理角度看，智慧档案云平台能够实现档案管理业务的自动化，不仅能为档案信息化管理提供先进的技术手段，还能减少档案工作人员繁重的工作量，有效降低管理成本，实现档案规范化管理。

从企业管理角度看，加强档案管理，对提升企业基础管理水平具有巨大促进作用，可以使企业现有的现代化设施、设备发挥更大作用，从而大幅提高投入产出比，并使企业的管理更加规范、标准。

从档案利用角度看，由于档案利用者可直接快速方便地在智慧档案云平台上查找和浏览所需档案资源，极大地节省查档时间，并且实现了多渠道的档案利用途径，包括多平台查档，开发档案资源调度服务，在OA、BIM等业务平台中提供档案资源检索利用功能。工程现场查档，为工程项目建设期间提供查档服务，为工程建设提供强大数据支撑。异地查档，为出差或异地办公人员提供查档服务。馆际档案共享，为上级、同级提供档案资源共享服务，使档案资源在整个集团系统内发挥价值。外部人员查档，为外部人员提供查档服务，提高档案资源公共服务能力，大幅提高档案利用率和利用价值。

从档案安全角度看，该成果全面解决了电子档案利用过程中存在的安全漏洞，防止了因非法使用珍贵档案资料带来的档案价值流失，有效保障了企业档案价值的持续、长久。

从企业投入成本看，统一进行档案信息管理系统建设，避免了重复开发和低水平建设，大大降低了硬件投资和维护成本。

从企业信息资产角度看，通过档案系统与其它系统的无缝连接，可从其他各业务系统中采集大量应归档数据并进行集中管理；另一方面，通过应用系统功能，可以对信息资源进行有效管理，从而实现对企业信息资产的长期保存。

从平台架构角度上看，利用虚拟化技术将硬件资源进行整合后再进行统一规划，按需分配，可以有效代替传统的应用服务器、数据库服务器、存储服务器、备份服务器分离的硬件部署模式，使平台成为具备高容量、低成本、高利用率、高安全、兼容性好、易扩展等特点的技术策略，解决传统档案管理系统中的很多问题，从而更加科学地开展档案管理工作。