高职院实施智能财务报账方案探究

●董 瑶

一、高职院实施智能财务报账的背景研究

近年来，随着高职院办学规模的扩大，经费不断增长，“报账难”问题更加突出。同时通过对财务报账流程和对传统报账流程方式的调查发现存在一些问题，主要表现在几个方面：一是报账流程已不能满足日益增长的报账需求。目前高职院校大都停留在传统的报账模式，教职工拿着准备好的各种票据到财务大厅，现场整理、贴票、了解制度，导致有些对报账制度不熟知的教职工来回跑多趟才能完成一项报账业务，进而也导致教职工在财务报销业务中花费大量的精力，所以目前传统的报账模式已不能满足日益增长的报账需求。二是报账签字审批流程复杂。报账时间集中度高，高校项目的复杂度导致报账人分不清该找哪些领导签批，有些高校项目设置种类繁多，每类项目的签批流程不同，以及很多报账人找不到领导签批情况。三是财务账务处理繁琐。传统的报账模式中简单的多笔业务需要记账人员一笔笔录入系统，让简单机械的工作占据了财务人员大部分时间。四是各项财务系统存在信息孤岛不对称现象。现在很多高职院都已经上线了各种财务系统，比如账务处理系统、酬金系统、收费系统等，但有些系统是相对孤立的，不能行程信息共享，导致信息不对称。

二、高职院实施智能财务报账方案研究

实施智能财务报账响应国家政策，符合国家规范，对于师生员工报销而言，系统操作简单。通过智能财务实现自动识别票据信息，匹配发票类型，智能填报，准确规范，流程明确，让教职工少跑路不跑路，方便老师，提升服务；对于财务工作人员来说实现智能审核，将财务制度流程化，简化审核作业强度，方便使用，审核快捷，业务准确，进而提高会计核算工作的质量，实时控制，减少差错。

1.实现财务票据和附件的智能识别和验证。财务票据通过手机端拍摄或PC端选择票据图像的方式进行票据信息的采集。财务票据识别系统功能全、速度快。能准确提取票据的关键信息，支持机票、火车票、出租车票、增值税发票、电子发票的识别。若信息提取错误，可人工修改，且保留修改记录。普通发票和电子发票在拍照或上传识别时完成票据真伪验证，同时对票据信息进行报账唯一性验证。

2.实现报账信息的智能填报。很多报账人员不了解财务制度，对于财务经济科目或者费用项比较模糊，智能报账系统能够在财务票据及附件经过智能识别后，系统根据识别出来的票据类型，智能辅助填报相关业务的报销费用项等信息。系统自动从财务预算系统中获取项目信息，供报销人选择。系统会根据发票识别的对方账号信息自动填写对公转账账户信息，同时也可以通过与薪酬系统对接，自动提取经办人账户信息或者其他校内人员账户信息，实现自动填写报销支付信息的功能。

3.实现报销单填写的内部稽核和预警机制。将财务制度设置于流程中，在完成报销票据的上传和报销项的填写后，系统会自动识别业务信息，提醒经办人上传相关附件，附件在上传系统时需满足内控稽核。满足内部稽核条件的票据和附件才可以流转下一步，否则退回经办人修改。如在经办人上传、审批人签审、财务人员审核等环节均提供预警信息，并提供“继续操作”和“驳回”两个选项。

4.实现汇总报销单自动生成。报销信息填报完成后，自动生成对应类型的报销单。报销单上面会汇总经办人填报的各项信息以及上传的附件，后面流转到会计人员初审和经费负责人审批时，不需要下载上传附件，只需要浏览报销单就一目了然，清晰明了。

5.实现线上审批以及信息发布平台。智能报销系统自动生成的报销单与签批系统对接，报销单生成以后可根据报销单填写的项目号自动推送到签批流程，各项目的签批流程已经内嵌于系统中，并可通过综合信息发布平台发送通知消息给审批人。

6.实现自助物流柜投递。完成报销单审批后，打印带有条形码或二维码的预约投递单，人工装袋后，就近投入预约投递机或交至财务处，通过预约投递单单号可查询票据和附件物流信息。

7.智能报销单凭证转入和智能支付。报销单审批通过后，智能报销系统可自动连入复翼财务系统，并在财务人员收到原始业务凭单，对该笔业务制作凭证时自动生成正确的财务记账凭证。自动生成的财务记账凭证信息错误、票据审核未通过时，允许人工修改记账凭证，并保留修改记录。

三、高校实施智能财务报账的几点建议

1.加强宣传，做好系统培训指导，实现全面覆盖。在高职院中引入智能报账平台，是一种全新的尝试，财务人员要做好培训宣传工作。一是在报账人员中广泛宣传，向教职工展示智能报账平台的便利，以及实现的安全保障。二是财务部门可以通过多种途径进行平台操作方式的宣传培训，比如召开教职工培训会议，制作操作手册、操作视频指引，微信公众号操作指南查询，让报账人员随时随地可以查询到操作方法。三是财务部门做好专项点对点服务，可以设置各单位各部门联系人制度，通过指定人员进行专项指导。

2.不断学习，提高信息化水平，打造过硬财务信息管理团队。随着高校信息化管理的不断推进，高校财务部门的信息化水平要紧跟学校步伐，财务部门要加强财务信息化管理，可以配备专业的信息化管理人员，负责财务的各项系统的管理和维护，进而保障财务信息的安全。同时财务要加强部门人员的信息化水平的提升，转变现有的工作模式，从线下转到线上，加强会计人员信息化队伍建设。

3.互通互联，实现学校信息共享，完善内部控制建设。财务信息化与内部控制体系的建设具有协同作用，要加强学校内部控制体系的建设完善，离不开信息化。通过财务一体化服务平台的推进，在此过程中财务人员需要对学校各项财经制度和各项经济业务活动流程进行重新梳理，借此机会可以查漏补缺，完善现有制度。通过智能财务报账系统的实施，可以有效地与各部门进行沟通，实现业财融合，同时可以实现与其他部门系统的对接，实现信息共享，避免信息孤岛。

4.加强防范，提高风险意识，做好系统风险防控。智能财务报账平台的引入必然也会存在一些风险，特别是在信息化建设背景下信息安全的问题非常重要。一是传统的报账模式大多都是纸质的凭证和材料，而实现智能报账平台后，会存在大量的电子档案，要对电子档案实行加密处理。二是智能财务报账平台也转化原有的支付方式，由原来的出纳录入银行账户信息转化为记账人员直接转入，出纳只需要点击按钮就可以实现支付完成，针对大额转账存在一定的风险，可以针对3万元以上的增加授权审批环节。三是智能报账平台预约报销，线上审批，报账人员可以重复打印报销单，会存在重复报销问题，要制定严格的内控制度，特别是在财务环节，一笔报销单只可以设置转入凭证一次，不可以重复转入，同时要加强会计人员的操作规范。这些措施有效保证了信息化条件下的财务资金安全，强化了内部会计管理，防范风险。

四、结束语

在高职院中实施智能财务报账平台是高校财务信息化提升的重大改革，改变已有的财务工作模式，极大地推进高职院智慧校园建设。笔者主要从高职院报销目前存在的问题出发，探究在高职院中实施智能财务报账平台的路径，并对实施智能财务报账系统提出几点建议，智能财务提高财务报销效率，提升财务管理水平。