智慧校园下高校档案信息开发共享策略研究

邱晓青，施秀平

（福建商学院，福建 福州 350012）

随着信息技术的高速发展，2018年《智慧校园总体框架》国家标准文件的出台，数字化校园到智慧化校园，为档案领域提供了新的研究角度。高校一些档案工作者对高校智慧型档案馆建设提出一些举措及策略；对智慧校园环境下档案服务的方式和模式提出一些新的手段和途径；有些学者认为要加强数据共享协同机制、数据共享标准、数据安全保障机制、专业人才队伍建设；有些对档案服务体系、创新管理机制、建设对策等进行了分析和探讨，还有些学者提出要更新管理观念，对档案管理组织、基础设施、管理制度、管理方法等进行优化完善。综上所述，这些针对智慧校园环境下的档案信息开发共享的机制、模式、策略等分析的比较全面，有一定的借鉴意义，但过于理想化，缺乏进一步的实际操作可行性。本文通过对文献研究、网络调研以及相关人员进行访谈等综合调查的基础上，对高校档案信息开发共享现状及问题进行分析，结合高校实际情况，拟提出一些可操作性强的高校档案信息开发共享策略。

1 智慧校园与档案信息化之间的关系

智慧校园是指通过物联网、云计算等技术，建立各类应用系统，全面采集教学、科研、管理、校园活动、生活等方面数据，为全校师生提供智能化的数据分析以及教学、管理、生活等各方面的智能化的服务环境。智慧校园具有网络化、共享性、开放性的特点，其核心理念就是通过以用户需求做向导，智能化地满足校园网络用户个性化需求和功能服务[1]。而档案信息化是指在档案管理的活动中全面应用现代信息技术，对各类档案信息资源进行数字化管理及有效整合并提供利用，满足师生员工及社会大众的各类利用需求。智慧校园的建设和运行离不开数据库的建设，而档案作为重要的数据资源储存基地，在智慧校园的建设中起着重要的作用，为智慧校园的智能化服务提供数据和服务支撑，而智慧校园的建设又为档案信息的开发共享提供了强大的数据资源总量以及共享的平台。因此，智慧校园与档案信息化之间是相互促进，共同发展的关系。高校档案部门应抓住智慧校园建设的契机，推进档案信息化建设，有针对性地对档案信息进行开发共享[2]，充分发挥档案的价值，加大档案资源共享力度，逐步扩大共享范围，推进档案共享平台一体化建设，开创档案信息共享新局面。

2 高校档案信息开发共享现状及存在的问题

2.1 档案信息开发共享程度低。

以福建高校为例，通过对福建89所高校（本科院校39所，大专院校50所）网络调查和相关人员访谈发现档案信息开发共享程度较低，开发共享的内容少（见表1），建立档案网站的高校仅有7所，均为老牌本科院校，占福建省高校的7.9%；在校官网有建设档案管理工作页面的高校有32所，占36%；未建立网站或网页的50所，占56.1%。在内容建设方面，仅几所老牌本科院校的档案网站设有网络展厅，展示馆藏内容。针对高校档案查询率比较高的学籍档案方面，笔者通过访问福建所有高校的官网页面发现，目前进行网上预约查询学籍档案的高校仅有8所，主要是老牌本科院校，其查询方式，大致有三种，一是在线注册预约登记查询，一种是通过发送邮箱的方式预约查询，三是电话预约查询。基本上都是按照网络预约——人工受理查询——提供利用的模式，智能化不足。有些高校虽有学籍证明等自助打印机，但是查询者也需到学校进行实地操作，远程自主查询打印还未能真正实现。除学籍档案外，几乎所有高校对外没有档案网络查询入口，利用档案也只能通过纸质审批方式，许多高校特别是大专院校档案利用服务仍然以人工半自动化检索为主，通过查询档案目录，库房查找原文，复印利用、归还上架的方式，服务效率低下。实现档案管理系统与智慧校园平台其他系统进行对接的高校也为数不多，一些高校也只能做到与教务系统、学籍系统、OA系统等其中的一个或几个系统进行对接，无法真正达到全平台的对接。由于各高校档案管理系统兼容性以及档案的保密性、安全性等因素，档案管理系统一般限于校园局域网使用，档案信息校际共享、社会化共享目前还难以实现。一些本专科院校档案管理系统有的还只是单机版本，面临软件更新升级的问题，许多大专院校甚至没有专门的档案管理系统，只是简单的配备一台电脑和打印机，档案信息资源的管理工作仍然停留在对档案信息的存储、录入、目录检索层面，没有数字化原文，电子目录与原文无法挂接，根本不具备档案信息开发共享的条件。

表1 福建高校档案网站或网页建设情况表

2.2 档案信息数字化程度低

档案信息资源开发共享需要大量的数据资源作为基础，笔者通过调查发现，福建高校开启档案数字化建设的档案馆（室）不超过10所，且这些高校还未完全实现全部纸质档案的数字化工作，多数档案依旧采用纸质形式存放。我们知道高校经过长年发展,已存储了大量纸质档案资源,大部分高校虽也收集存储了一定量的电子档案，但很长一段时间还是以纸质档案为主，各种文书资料记录所形成的档案在不同时期以不同的方式形成档案，此类纸质档案规格不统一，有的还存在字迹模糊、破损等情形，年代久远的纸质档案还存在手写文件的情况，而档案数字化并不是单纯地数字化扫描，而是需要进行OCR识别，保证全文内容信息可供检索，因此在数字化处理过程中难度较大，任务十分繁重。高校档案部门虽很早就开始电子档案的收集工作，但未与其他系统对接之前，采用的还是电子文件物理载体归档或者互联网传输的方式，归档的电子文件以WORD、PDF等格式为主，没有统一的数据文件标准，在档案的真实性、完整性、可用性、安全性上无法保证，将其导入档案信息资源数据库中，也要经过内容鉴定和技术的处理，无疑也增加了工作量，因此短期内要充实档案信息数据库的资源并非易事。

2.3 档案管理系统与智慧校园不同步

早期各高校缺乏整体的信息化规划，在智慧校园还未正式提出之前，各个管理系统基本都是以部门为单位，各自进行系统建设，各业务部门根据自身需求进行系统功能建设，操作系统及数据库都不一样，没有形成统一的标准，信息录入规格不一，各个系统间的建设和升级速度参差不齐，由于各高校信息化建设资金有限，因此往往都优先投入人事、教务、财务等系统的建设[3]。高校智慧校园建设兴起之时，档案管理部门没有及时跟进，未将档案管理系统纳入智慧校园进行统一规划建设，导致档案信息缺乏统一的标准信息存储格式，归档的数据也不够系统完整，呈现了多元化、多样性的特点，各业务系统的档案信息资源难以形成一个整体标准统一的资源库体系，出现资源无法共享的局面，从而制约高校档案信息资源的开发共享。

2.4 档案专职人员配备不足

高校档案信息的开发共享是一项技术性强且长期繁复的工作，需要有专门的人员进行跟踪推进。但是目前高校档案部门专职人员数量偏少，无法满足信息化发展的需求。以福建省高校为例，笔者通过调查统计出档案部门人员在6人以上高校仅有4所，占比6.7%，2-5人的有7所占7.9%，1人或1人以下的78所，占85.4%。许多大专院校甚至没有专职档案人员，一般管理档案的工作人员都身兼数职，档案的日常收集、整理、利用工作都自顾不暇，更不用说档案信息化、数字化建设了[4]。在专职档案人员的专业构成上，其中虽然不乏档案专业人员，但是缺乏计算机专业、信息技术方面的专门人员，而且档案管理人员有些年龄偏大，计算机、信息化方面的知识比较欠缺。智慧校园平台下，各个子系统形成的教务教学、办公发文、科研课题、后勤管理等海量数据与档案管理系统进行对接，档案部门要对这些数据进行分类、鉴别、归档处理，处理压力倍增，更需要有既熟悉信息处理技术又掌握档案管理知识的专业人员来进行处理。

3 智慧校园下高校档案信息开发共享策略

3.1 智慧校园平台技术为档案信息开发共享提供技术支持

目前，高校档案部门如果单独进行档案信息开发共享，除了要有硬件设备，档案软件系统，更需要借助“互联网+”、云计算等技术，要有专门的开发维护人员等等，需要大量的资金，但是很少会有高校会单独划拨出足够的建设资金。2018年国家标准文件《智慧校园总体框架(GBT36342-2018)》，对智慧校园的总体架构，智慧教学环境的构建、校园管理、校园服务、信息安全体系等进行了明确规范，意味着智慧校园有了统一的标准规范。档案管理系统可以依托智慧校园统一建设平台的技术规范标准为档案信息资源实现校内共享、校际共享，乃至社会服务提供可能。因此，高校档案管理部门应该抓住智慧校园建设的契机，将档案管理系统纳入智慧校园方案进行有效统筹、从顶层设计进行完善，从而为后期与其他系统的对接以及档案信息的开发共享提供技术保障。智慧校园系统平台将各个部门形成的数据信息，统一制作成标准化的数据包，再通过统一的信息交换端口完成数据归档入库，开发共享。智慧校园平台实行的统一身份认证，智能终端广泛应用，以及数据交换等公共信息服务平台，为实现更科学合理的数字化环境、为师生提供档案信息查询利用服务打下了坚实的基础。智慧校园平台采用网络管理监控系统、千兆防火墙、配置网关、入侵检测设备、网络杀毒系统等安全措施，规范了校园网络使用和监控，保障了校园网的快速、安全、稳定运行，为档案信息开发共享提供了安全保障。另外智慧校园平台对数据进行定期统一备份，从而确保了各类数字档案的安全，只有确保档案资源的安全性，才能保证档案服务有效性。由此可见，智慧校园的各项技术为档案信息的开发共享提供了强有力的技术保障。

3.2 智慧校园平台资源采集为档案信息开发共享提供数据基础

高校档案管理部门要建立高效实用的档案信息共享模式，充分发挥其功能效用，必须有丰富的档案信息资源库作为数据支撑。高校档案管理部门可以依托智慧校园平台，利用各种途径不断充实档案信息资源库，成为高校文件信息传输与交换的“中枢”。通过智慧校园的统一平台建设，可以实现档案文件的前端控制管理，将档案管理的要求、软件集成规范、数据格式标准等全面融入学校各业务系统中，实现档案文件全过程管理，从而为档案信息开发共享提供安全可靠、标准规范的数据来源。各业务系统形成的标准化数据再通过智慧校园的交换端口，与档案管理系统进行对接，档案管理部门根据归档需求从各个子系统中提取有价值的数据信息进行归档。比如教务教学、科研管理、公文收发、学籍管理、人事管理、财务管理及后勤管理系统等各个子系统形成的数据信息，利用归档接口与档案管理系统进行对接，将电子文件内容数据和相关元数据，按规范技术要求进行封装形成归档数据包，通过在线预审，在线归档，根据事先制定好的规则进行分类，自动归档到相应的档案门类中进行归档。档案管理部门再将这些归档数据进行汇总、分析、进行有效整合，将分散无序的数据流转化为有序可用的信息资源,为后期管理、教学、科研等部门利用档案服务提供有力的数据支持[5]，实现高校内各应用系统间、各职能部门间有效连接和资源共享，为档案信息的开发共享提供海量信息资源。另外各高校还存在一些不再使用的业务系统中的旧信息数据，由于兼容或者端口问题前期无法与档案系统进行对接，也可以通过智慧校园平台进行数据交换，按照事先设定的分类体系进行档案数据的统一管理，统一存放，防止遗失。

3.3 以师生需求为向导进行档案信息的开发共享

档案信息的开发共享应以需求为向导，进行科学有效配置信息资源，实行有针对性的个性化服务。高校档案信息利用者主要还是学校师生，用户群体同质性高，社会公众的参与度并不高，因此高校档案信息开发利用的内容要放在师生多元化需求上。以福建商学院为例，档案利用主要有两大类，一是校内各部门工作查找各类型档案资料，二是学生查询学籍档案。随着信息化的发展，高校各部门在工作中都希望能借助大量的档案信息对行政办公、后勤管理、安全保卫、教务教学等方面进行数据分析，对高校管理过程中可能出现的各类问题进行预判，从而制定科学有效的管理策略及教育教学方案。而学籍档案管理也具有很强的服务属性，主要体现在，学生学历提升、出国留学、参军入伍、职称职务晋升、单位入编等各方面经常需要开具学历证明，成绩证明、录取名册、毕业生名册等各类材料。查询群体主要是毕业生及用人单位，他们对学籍档案的远程查询需求比较迫切。而目前高校的信息化水平还未能满足这些需求，特别是在文书、学籍档案管理方面越来越凸显出需求与服务之间的矛盾。因此，高校进行档案信息开发共享首要任务就是要满足这两大类的需求，即校内满足各个部门工作查考资料的需求，校外满足毕业生学籍档案查档需要。智慧校园平台虽然可以支持各个系统的对接，但是档案管理系统要一下子完成与所有系统的对接比较有难度，需要花费许多人力、物力、财力。因此档案管理系统可以优先与OA系统、学籍系统进行对接。另外在纸质档案数字化的过程中，对查询率高的文书档案、学生学籍信息、在校成绩、录取名册、毕业生名册等进行优先处理，通过智能化扫描仪、快照设备、计算机等设备进行数字化加工，转化为数字化文档，并制定相应的索引目录，将电子目录与数字化原文进行挂接，实现实体档案的数字化。完成档案数据库资源建设后，有条件的高校可根据实际力量建设专门的档案网站，或者在学校官网建设档案管理页面，设置网络查询方式和入口，通过权限管理对有关档案信息进行合理开放共享，提供给师生查询利用，利用电子印章功能，对学籍档案进行在线预约、查询，远程打印等服务，提高档案信息利用的服务效率和服务质量。另外根据校内各部门及毕业生、用人单位等查询档案资料情况及档案信息利用的效果进行量化分析，进一步对师生的需求类型、需求内容、需求范围进行分析调整，从而有针对性地进行信息资源库的建设，做到有的放矢，实现建设与使用相结合，互相促进，实现资源共享的良性发展。

3.4 加强档案专业复合型人才队伍的建设

目前高校档案信息开发共享还处于摸索阶段，人才是关键，要实现高效档案数据开发共享持续发展，必须加强档案专业人员队伍建设。档案管理系统的构建如果全依赖外包软件技术公司人员进行开发达不到理想的效果，由于软件开发技术人员缺乏档案管理方面的专业知识，因此在功能构建上无法做到符合高校实际需求，这就需要档案管理人员对软件功能构建进行整体把握。另外档案信息开发，档案系统功能的调试，电子档案元数据的管理，准确性、完整性、规范性的辨别，通过智慧校园对接各个业务系统的海量数据如何进行数据治理，如何进行科学的分类归档，在一定程度上还是需要依靠档案管理人员来进行批量处理、鉴别。这就对档案人员的各方面素质提出更高的要求，除了要具备档案专业知识外[6]，还需要有计算机应用技术、信息情报学等综合知识。因此，高校要实行定编定岗，除了要配备足够数量的专职档案人员，还要综合考察计算机技术、信息技术、档案专业知识等方面的内容，选聘满足档案信息化需求的复合型人才。对现有档案管理人员进行继续教育培训，采取定期或不定期，线上或线下、业务研讨会等多种形式进行培训交流。除了档案管理专业知识外，还要加强对信息技术、网络技术等技能的培训，更新档案管理人员的知识储备和知识结构，建立一批爱岗敬业、踏实肯干、技术全面的档案信息化建设队伍。

4 结语

高校档案信息的开发共享不是一蹴而就的事情,不能盲目跟风,在实践中要结合客观需求和真实现状，采取重点突破、有的放矢、循序渐进的方法,通过边实践、边总结的方式不断探索符合高校档案信息开发共享的路径和模式，设计符合高校档案资源信息化开发共享规律的可行性方案。档案信息开发共享，现阶段最主要任务是抓住智慧校园建设的契机，借助其技术力量、平台的优势，构建功能完善的档案管理系统，逐步与其他系统进行对接，分批分步地做好开放档案全文数据化识别，整合高校内各种类型的档案信息资源，夯实档案信息开发共享的数据基础。在开发共享方面，应以满足校内师生需求及毕业生查档需求为目标，优先做好利用率高的档案信息的开发共享工作，推动高校档案工作转型升级、提质增效。