基于学术会议志愿服务的研究生人才培养探索

高斌

摘要：新一轮研究生教育改革要求研究生教育要注重服务社会能力的培养，因此有必要创造机会让研究生认识社会、接触社会。有计划地动员研究生参与学术会议的筹备及举办等各项志愿服务工作，是一个非常好的实践途径。文章首先指出学术会议对研究生培养的重要意义，其次介绍中国民航大学电子信息与自动化学院研究生参与学术会议志愿者服务工作情况，并说明学术会议流程及主要内容，最后简述研究生参与学术会议志愿服务工作内容及收获。

关键词：研究生；学术会议；志愿服务；服务社会；人才培养模式

中图分类号：C961；G640文献标志码：A文章编号：1008-3561（2022）19-0009-04

基金项目：2019年中央高校基本科研业务费项目人文社科类一般项目“民航特色视域下基于校企协同的专业学位研究生实践能力提升路径研究”（编号：3122019001）

一、前言

2020年7月29日，全国研究生教育会议在北京召开，习近平总书记对研究生教育工作作出重要指示，明确了研究生教育在培养创新人才、提高创新能力、服务经济社会发展、推进国家治理体系和治理能力现代化方面具有重要作用。李克强总理作出批示，指出研究生教育肩负着高层次人才培养和创新创造的重要使命，是国家发展、社会进步的重要基石，要着力增强研究生实践能力、创新能力，为建设社会主义现代化强国提供更坚实的人才支撑。纵观我国研究生教育快速发展的四十余年，研究生教育已经走过从小到大的发展历程，正在经历从大到强的转变。尤其是当前国内经济社会发展面临转型升级、高质量发展的挑战，人民群众对研究生教育的需求也更加多样化，同时国际舞台上大国竞争日益激烈，“卡脖子”技术亟须攻破，研究生教育的战略性、重要性更加凸显，急需高校大力培养研究生服务社会的能力。因此，高校有必要为研究生提供多方位的锻炼机会。鼓励研究生以志愿者身份参与高水平学术会议的筹备及举办等工作，能够激发研究生主动学习的热情，开阔研究生的学术视野，使其获得交流机会，提升组织管理能力，进而崇尚学术，也能培养研究生的团队协作能力。电子信息与自动化学院作为中国民航大学研究生规模最大的学院，是培养中国民航机务、空管和机场高级工程技术与工程管理人才的摇篮，主要服务于航空电子电气、民航通信导航监视、机场智能与自动化等专业技术领域，当前在校研究生约占全校研究生规模四分之一。学院坚持以培养有责任担当的民航后备人才为目标，高度注重研究生服务社会能力的培养，连续承办了三次高水平、大规模的学术会议，为研究生提供了足不出校就能参加大型学术会议的机会，同时通过会议的举办锻炼了研究生主动服务社会的能力。

二、学术会议对研究生培养的重要意义

学术会议是一种以学术成果展示为基础、以促进学术发展为目的的会议，具有国际性、学术性、自律性、权威性、互动性等特点，参会的人员类别包含科研机构研究人员、高校学者、企业技术人员等。学术会议的本质与研究生培养有很大的相关性，因此高校大力引导研究生参与学术会议具有重要意义。（1）参与学术会议有益于研究生开阔学术视野。研究生群体作为科学研究的新人，需要通过大量的观察学习，不断拓宽科研视野，方可将个人追求和社会需求有效结合，谋划好个人学术职业发展方向。大型学术会议的议题设置往往经过严格审核，且都是与大会主题密切相关的研究内容，与会人员可以很方便地获取研究领域内最新成果。（2）参与学术会议有益于研究生提升科研自信。学术会议作为专业学者的盛会，必然会受到很多人的关注，得到很多人的尊敬，也就能提升研究的自信心，有助于年轻的科研工作者潜心研究。（3）参与学术会议有益于研究生获得交流机会。随着学科的细分，每位学者研究的领域会比较狭窄，同一单位可交流的人较少。只有通过大型学术会议方可将同领域研究学者汇聚一堂，方便深入交流各自研究成果，获得共同进步。有别于日常科研论文研读的单向信息接收，学术会议提供了方便与会人员交流的机会，尤其是特别设置的茶歇休息时间，就是专门为需要进一步沟通而预留的时间，也方便与会人员建立长期联系。（4）参与学术会议有益于研究生提升组织管理能力。学术会议的成功举办需要多方面人员的共同参与，通过近距离参与观察，研究生能够更好地领会组织管理工作的重要性，为后续组织科研活动提供经验保障。因为作为科研工作者不能仅仅停留于完成某一具体实验项目，随着科研攻关项目规模的扩大，科研人员还需要能够有序组织各项与科研相关的活动。组织相同研究方向的科研人员进行学术交流，就是其中最基本的形式。小到一个组内的学术讨论，大到一次学术会议的主题报告，都需要科研人员参与其中，完成相应任务。

三、研究生参与学术会议志愿者服务工作情况

近三年来，中国民航大学电子信息与自动化学院结合所属学科特点，主动联系国内外学术团体，申请成为重要会议承办方，先后承办了第11届ICMIC建模辨识与控制国际会议、第4届无人飞行器系统自主控制前沿论坛、2020国际制导导航与控制学术会议等三场高水平学术会议。在会议服务方面，学院充分动员在校研究生的力量，确保了各次会议的圆满完成。（1）2019年7月13日到15日，第11届ICMIC建模辨识与控制国际会议在中国民航大学成功举办。此次会议由国际系统辨识、建模和控制学会主办，中国民航大学电子信息与自动化学院承办，超过200位国内外专家学者参加了会议。大会围绕“智能系统发展、研究和应用”主题，以主题发言、学术报告、墙报和现场参观等形式开展学术交流。大會共收到189篇投稿，并对最终录用的134篇论文进行交流。会议期间进行了18场分组研讨会和2场论文张贴报告。此次学术会议共征集研究生志愿者36人。（2）2019年11月15日到17日，第4届无人飞行器系统自主控制前沿论坛在天津市中国民航大学成功举办。此次论坛由中国航空学会制导导航与控制分会、中国自动化学会无人飞行器自主控制专业委员会和中国自动化学会控制理论专业委员会共同主办，中国民航大学和天津大学共同承办，共有140余位专家学者参加此次论坛。论坛邀请了8位来自不同单位的知名专家学者做了精彩报告，分别从不同角度介绍了无人飞行器系统自主控制的前沿技术和挑战性问题。此次学术会议共征集研究生志愿者25人。（3）2020年10月23日到25日，2020国际制导导航与控制学术会议在天津市成功举办。本届会议由中国航空学会制导导航与控制分会和飞行器控制一体化技术重点实验室共同主办，中国自动化学会导航制导与控制专业委员会、中国自动化学会无人飞行器自主控制专业委员会、中国自动化学会控制理论专业委员会、中国指挥与控制学会集群智能与协同控制专业委员会技术协办，中国民航大学、天津大学承办。大会邀请了包为民院士、陈志杰院士和苏东林院士分别作制导、导航与控制相关的大会报告。大会收到来自15个国家和地区的811篇论文投稿，经过严格的评审，共有616篇文章被收录，参会人数达600余人。会议期间，专家学者探讨和交流制导、导航与控制领域相关的学术和技术问题，会议还包括国家级教学名师论坛、青年科学家论坛、总师论坛、口头报告及张贴报告等内容。此次学术会议共征集研究生志愿者88人。

四、学术会议流程及主要内容

大型学术会议的举办是一项复杂的系统工程，一般为了提高执行效率需要借助先进的管理图表，比如甘特图、思维导图等，以便高效和更加直观地掌握任务进程。从流程上划分，大型学术会议主要分为会前准备、会议接待、会场组织、会后收尾四大环节。（1）会前准备作为会议成败的关键要素，主要包含拟订会议计划、发出会议通知、准备会议材料、准备会议标识、规划会议生活、会场设计、志愿者招募培训等步骤。仅拟订会议计划一项就包含10项具体工作，如会议名称确定，主题表述，地点选定，规模评估，会前审批（公安、医疗、教育等主管部门审批），确定参会领导及主报告嘉宾，确定会议日期及预备会议内容，确定会议作息时间及注意事项，做好会议经费预算和制定筹资方案，成立会务组，明确主办方、协办方、会务分工。由此可见，会前准备全面与否，可以直接决定会议是否成功，后续会场组织只是会前准备的具体表现。（2）会议接待是会议举办阶段最为烦琐的环节，主要包括火车站、地铁站、飞机场接送站，重要嘉宾行程跟踪，注册报道，离会登记，分发会议材料，餐券发放，安排住宿，通知有关事项等。受到新冠疫情的影响，学校还需要额外设置防疫检查关卡，并配合当地卫生部门及相关酒店进行行程信息核验。为便于查验可以制作疫情专用印章，以便工作人员在会场入口核对参会者身份信息，避免后续重复查验。（3）会场组织是会议的主体环节，也是最终呈现出来的效果，要确保按计划有序开展，尽量避免额外的突发情况。会场组织环节涉及大会报告会场、分论坛会场、论文张贴区、茶歇专区、午晚餐区等的组织。随着会议规模的增加，每一部分都需要精心设计，反复演练，方可排除可能存在的漏洞。大会报告组织是整个会议的龙头，也是会议最终是否成功的关键要素，需要具有最高规格的物资及人员调度权力。普遍的流程包括领导致辞、全体合影、高水平专家报告等。分会场数量大且分散，也需要做好物资准备及报告人对接工作。即使是短暂的茶歇布置，也需要考虑人员接待能力，合理设置人员行走路线，以及糕点、水果、饮品等摆放方式，同时需要安排专人进行复会提示，确保后续活动顺利进行。（4）会后收尾作为举办会议的最后环节，要能为整个大会提供安全可靠的保证，圆满完成各项事务。具体可以分为物资汇总、财务结算、总结提升等部分。会议的举办需要动用大量场地、音视频设备、办公用品等，需要确保完好交接，避免丢失或损坏。会后需要进行大量的财务结算，要保留好原始单据，确保各类支出符合财务及审计要求，确保会议廉洁。大型会议开展时间长，人员多，难免存在不足之处，学校需要及时组织工作人员进行研讨，总结会议得失，并形成文字版材料留存，方便后续学习与借鉴。

五、研究生参与学術会议志愿服务工作内容及收获

研究生参与高水平学术会议的志愿服务工作，一方面可以彰显团队合作的重要性，另一方面可以使研究生的综合素质与能力得到全方位的锻炼。下面以2020国际制导导航与控制学术会议为例，分析研究生志愿者的工作内容及收获。此次会议于2020年10月23日进行报道注册，24日及25日这两天的上午均是大会集中报告，下午则是分主题进行分论坛研讨。此次学术会议共组织88名硕士、博士参与志愿服务工作。根据志愿者人员特点及任务需求不同，分为信息中心组、志愿者管理组、接待组、注册组、物资组、会场组、住宿组、餐饮组等组别。各组人员采用滚动模式最大限度利用，初期任务完成之后及时调整到新工作任务组，单一时刻各组人员数量从2人到60人不等。（1）信息中心组。信息中心组作为会议决策支持及任务分配枢纽环节，采用双组长备份模式。信息中心组通过采用信息化手段，实时监控关键物资及全部人员动态，保证筹备工作有条不紊，方便高层管理人员进行决策。该小组志愿者作为信息上传下达的核心成员，工作任务繁、急、重，这锻炼了学生在工作中高效处理多项任务的能力，提升了学生未来进行科研与学习的自信。（2）志愿者管理组。要按照分工不同，组织志愿者对场地进行实地考察，提前开展实战模拟演练。因为大量志愿者是低年级的研究生，很多没有参加过学术会议，为使他们能够通过一次志愿服务了解学术会议规则，志愿者管理组要在培训环节开展大量工作，如介绍当次会议的历史沿革、主办及承办单位情况、当前会议进展、志愿者常规服务措施等。（3）交通组。交通组具体工作是提前汇总参会人员抵离津车次及航班信息，分别在天津站、天津西站、天津南站、滨海站、滨海国际机场等处安排志愿者引导。该项工作是会议的出行保障，人员最多的时候有60余名志愿者有序开展引导工作。志愿者在往返奔波的同时，也认识了意向就业单位的参会人员，有的甚至达成了读博意向。（4）注册组。注册组是会议服务的窗口，需要高效、有序完成注册登记，并对特殊情况进行合理处置。注册组设置有防疫检查、信息核对、现场缴费、住宿登记、材料发放等环节。志愿者在工作过程中体会了如何将平凡的简单工作重复几百遍之后还确保服务热情，锻炼了工作的韧性及耐力。（5）物资组。古有“兵马未动，粮草先行”之说，会议举办更是如此。会议物资具有量大、种类繁多、工序烦琐、调用时段多样等特点，从物资准备初期阶段到最终将物资运送至现场，需要经过较多的烦琐工序。志愿者在繁杂的事务性工作中可以体会到目标设置、流程规划的重要性，这对后期开展实验性科研活动有很大的帮助。（6）会场组。会场组作为会议的现场保障团队，要对会议流程非常熟悉，关键是要对多媒体设备进行精确控制，同时还需要有能力应对现场突发情况。尤其是大会会场保障，更是核心工作。每日有七个分会场，每个分会场安排两名志愿者负责一下午两场的口头报告。如遇一主一副两位主席都未到场，则一名志愿者需充当主席，完成会场主持工作，按程序册论文顺序请参会人员上台展示。志愿者需要对所负责场次的报告内容有一定研究，在现场服务的同时，也在进行思维的碰撞，直接向报告专家学习。（7）住宿组。住宿协调是一项比较特殊的工作，因为是代表会务组与学术团体之外的社会经济实体进行交流，工作思路和沟通方式有很大不同。住宿组需要实时发布一主两辅三家协议酒店房源情况，协调参会人员选择合适酒店，同时也要防止酒店过分以营利为目的而采取的不合理行为。该组志愿者可以学习到与社会经济实体单位交往的一些方式方法，做到有礼有节、不卑不亢，在互惠互利中达到合作目标。（8）餐饮组。餐饮组作为会议的后勤保障环节之一，需要根据人员流动情况预估就餐总量，确保不浪费但也不能供应不足，同时还需要协助酒店维护高峰期用餐秩序及就餐环境。该组志愿者能够体会到甘当绿叶的无私奉献精神对于团队成功的重要性，认识到再伟大的工程都需要有人去做一些默默无闻的平凡工作。

六、結语

研究生常常被称为天之骄子、象牙塔里的精英，但作为研究生教育管理者，更应明白培养的研究生是要直接服务区域及行业经济社会发展的，因而在推动研究生进行学术锻炼的同时，也需要主动联系校内外各类优质资源创造机会让研究生认识社会、接触社会。而有计划地动员研究生参与学术会议的志愿服务工作，就是一个非常好的实践途径。

参考文献：

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[6]刘超卓.指导学生举办学术会议的探索与实践[J].高教论坛，2012（02）.

Exploration of Postgraduate Talent Training Based on Academic Conference Voluntary Service

Gao Bin

（School of Electronic Information and Automation， Civil Aviation University of China， Tianjin 300300， China）

Abstract： The new round of graduate education reform requires that graduate education should pay attention to the cultivation of social service ability. Therefore， it is necessary to create opportunities for graduate students to understand and contact the society. It is a very good practical way to systematically mobilize graduate students to participate in various voluntary services such as the preparation and holding of academic conferences. This paper first points out the significance of academic conferences to the cultivation of graduate students， then introduces the participation of graduate students in the volunteer service of academic conferences in the school of electronic information and automation of Civil Aviation University of China， explains the process and main contents of academic conferences， and finally briefly describes the contents and achievements of graduate students participation in the volunteer service of academic conferences.

Key words： graduatestudent；academicconferences； voluntaryservice；servingthe society；talenttraining mode