基于RPA技术的医院医疗收入核算流程优化研究——以FY医院为例

重庆市妇幼保健院 黄成庆 董文宇

一、引言

近年来，随着信息技术的不断发展，越来越多的医院借鉴企业现代管理的思想和理念开展医院资源规划（Hospital Resource Planning，HRP）医院综合运营管理平台的建设。HRP建立面向合理流程的扁平化管理模式，最大限度发挥医院资源效能，有效提升了传统医院信息系统（Hospital Information System，HIS）的管理功能。医院医疗收入的核算是医院会计核算的主要工作之一，具有工作量大、高重复性的特点。医院医疗收入数据主要来自于医院HIS系统。HRP的建设大多从财务核算入手，首先考虑的是与HIS连接，实现医疗收入核算自动生成凭证。这也是当前大多医院HRP与HIS数据交互的主要作用之一。

从会计核算角度，HIS系统对医院医疗业务活动各阶段中产生的会计业务数据进行获取、存贮、处理、采集、传输，从而产生会计核算所需要的原始凭证，由收入稽核人员对这些收入基础数据及原始凭证进行核查与匹配，再由会计人员在财务信息系统进行会计业务处理。从目前实际情况看，即使实现了HIS与HRP间的数据传输和交互，依然没能完全解决医疗收入核算中的痛点。这些工作量大、重复性高、数据处理准确率不高、机械化的业务基础工作占据了财务人员较多的时间。而机器人流程自动化（Robotic Process Automation，RPA）是针对存在的大批量、重复性、机械化人工操作的情况，允许任何人配置计算机软件，以机器人作为虚拟劳动力，模拟人类与计算机的交互过程并完成预期任何任务的一种工作流程自动化软件，可用于解决医院医疗收入核算中存在的痛点。鉴于此，本文拟利用RPA技术，以FY医院医疗收入核算为例，探索其核算流程优化的可行性，提高收入核算的效率，让财务人员可以从大量重复性的工作中解放出来，以期实现更大的财务管理价值。

二、RPA财务机器人的概念及相关文献

RPA是通过用户界面使用和理解企业已有的应用，根据预先设定的业务处理规则和操作行为，模拟、增强和拓展用户计算机系统的交互过程，自动完成一系列特定的工作流程和预期任务，有效实现人、业务和信息系统一体化集成的智能化软件。机器人流程自动化技术是将机器人作为劳动力，用于模拟财务人员进行操作，处理财务人员日常工作中基于手工操作的高重复性工作和既定规则的判断任务，对提高工作效率极其重要，也可进一步解放财务人员，让他们把精力放在那些机器人没法替代的工作中去。RPA的普及把业务和财务联系了起来，大大提升了工作效率和财务信息的质量。

从现有文献研究看，重庆理工大学程平等以RPA技术应用思路，围绕企业财务报告生成、费用报销、固定资产管理、应付账款管理、总账管理以及账表核对等系列财务工作的流程优化设计研究，为机器人流程自动化在财务工作中的应用提供了理论依据和可供实践的案例。2017年，以德勤为代表的国际四大会计师事务所相继推出了财务机器人及流程自动化解决方案，标志着RPA开始应用于财务领域。龙思哲等指出积极探索RPA机器人在医院数据统计工作中的应用，有利于提高医院数据统计工作效率及数据准确性。2020年，中山大学附属第六医院应用RPA技术，在医务、财务、运营等流程上完成了20余项工作流自动化改造，总计为医院节省108人日/年，在降低成本、提高效率、减灭失误、优化工作效能方面取得了良好的效果。这为解决医院医疗收入的核算问题提供了颠覆性的思路，借助大数据分析、人工智能以及RPA等技术来进行财务工作，促进财务管理变革，也将成为未来趋势之一。

三、FY医院医疗收入核算现状与问题分析

（一）FY医院医疗收入核算现状

FY医院是一家集临床医疗、妇幼保健、科研教学于一体的三级甲等医院，每年的门急诊病人190余万人次、出院病人5万人次，临床业务和辅助科室（含二级科室）100余个。医院医疗核算收入明细项目600余项，处理医疗收入会计业务信息4.5万余条，设置了收入会计核算岗位、收入稽核岗位各1名。现实处理流程是：稽核岗人员每天手工收集当天的银行纸质回单，与每位收费人员、自助机以及第三方支付渠道的HIS收入日报表进行匹配，将纸质原始单据交给收入会计岗位进行人工复核。收入会计下载HRP-HIS接口数据，对生成的收入数据与纸质单据进行核对，如果数据一致，将银行回单上的数据手工录入系统，生成收入会计凭证；数据不一致则需要进一步查找原因。整个流程中存在大量的低效、重复且资金安全风险性较高的手工环节，诸如由于异构系统问题导致的纸质单据与系统数据的人工核对、银行回单数据的手工录入等。

医疗收入是指医院为病人提供医疗服务所依法取得的、导致本期资产增加的经济利益或者服务潜力的流入。它是医院主要的资金来源，既是医院业务经营成果的货币表现，也是一项反映医疗业务经营成果的财务指标，包括挂号收入、床位收入、诊察收入、检查收入、治疗收入、护理收入、康复治疗收入和其他收入。FY医院医疗收入核算具有一定的信息化基础，于2019年上线医院综合运营管理（HRP）系统，实现了HIS系统收入数据的自动采集获取；于2021年上线统一支付平台，兼顾患者就诊查询、支付、退费的需求与医院财务管理人员对医疗收入多种支付方式的资金进行查询、核对、管理的需求。FY医院医疗收入数据的获取及处理有以下三个层级（图1）：

图1 FY医院医疗收入核算数据层

第一层级为业务数据层。数据来源于HIS系统。医院其他业务信息系统如电子病历（EMR）、实验室信息管理系统（LIS）、放射科信息系统（RIS）、影像归档和通信系统（PACS）、耗材管理等需通过HIS系统集成与交互，使用部门或场景包括医院挂号、收费、门诊管理、住院管理、医生站、护士站等。HIS系统将医院管理和医疗活动进行信息管理和联机操作，是医院的核心业务系统、基础平台、主干系统。医院医疗收入核算的主要业务数据来自于HIS系统，主要产生的收入核算业务信息包括门诊收入数据、住院收入数据、会计核算所需要的病人基础信息数据等。

第二层级为资金数据层。数据来源于统一支付平台和银行系统。统一支付平台的作用主要是汇集医院医疗收入核算所需要的资金数据，包括医院预交金、银联支付、MISPOS刷卡支付、网银等各类金融支付渠道来源的数据。统一支付平台通过接口获取HIS系统的业务数据，并对不同支付方式的外部系统进行统一对接整合，实现医院资金数据的归集，包括交易过程、交易订单、财务对账、财务报表的管理。稽核人员利用统一支付平台及银行系统对资金的应收金额与实际收到金额进行核对，如有差额，需核查产生差额的原因。

第三层为财务数据层。主要由HRP系统完成，HRP系统是医院运营管理信息化软件，作为医院后台业务管理系统，它构建了一整套以会计为核心、预算为主线、物流和成本为基础的医疗机构综合运营管理体系，帮助医院管理者加强对人、财、物等综合资源的计划、使用、协调、控制、评价等方面的管理。通过HRP系统接口，实现HIS系统到接口平台的门诊收入、住院收入、预交金收入数据的获取及传输，再到HRP系统会计核算平台，通过预先设置好的入账设置、科目对照表、分类定义、转换模块等规则传输到总账模块中进行相应的账务处理并自动生成凭证。收入接口应用流程见图2。

图2 FY医院医疗收入接口应用流程图

（二）FY医院医疗收入核算问题分析

1.大量的人力和时间投入到低效的医疗收入核算准备工作中

FY医院每天的门诊、住院预交金数据10 000余条，门诊收入数据、住院应收数据（汇总）1 000余条，住院结算数据（包括医保数据）2 000余条、病人信息数据5 000余条。FY医院医疗收入按照会计核算要求，每一个收入项目都有对应的明细数据，并归集到临床业务科室最小核算单元；同时按照医院管理的要求，特定的项目需要核算到具体病人，如病人预交金，包含入院缴纳预交金、在院病人收退预交金、出院结算收（退）预交金等，需要按每个患者进行明细核算。HIS系统每天定时将门诊收入、住院收入、预交金收入等数据推送到至中间库，由HRP系统收入接口来收集收入核算所需要的数据。由于HRP系统与HIS系统并未实现数据自动下载和存储，收入会计岗每日需要花费大量时间登录系统下载数据，人工下载数据量大，下载耗时长。同时二次加工整理简单、定时、重复、繁琐的数据，浪费了大量的人力。

2.医疗收入核算数据来源跨多系统，数据整合比对存在困难

实际工作中，收入稽核人员在完成了业务数据层和资金数据层中数据的核对后，由于数据来源跨系统（HIS系统、统一支付平台、网上银行系统）、跨流程、跨平台交互，不同的系统来源数据的格式、核算维度、明细程度不同，需要稽核人员、收入会计分别进行下载获取、匹配，并重复对收入数据中的关键信息（如“日期”“金额”）进行数据的比对与整合，整个过程重复冗杂，耗费人力资源，数据质量难以得到保证。一旦遇到节假日或者岗位人员休假，会积压大量的工作，大大降低了医疗收入核算的及时性和完成医院财务报告的时效性。

3.银行纸质回单需要手工获取、匹配并录入系统，时效性不强且存在一定的内控风险

除银行存款的会计科目外，收入凭证中的其他科目数据都能由收入接口传输获取。FY医院收入会计需要对稽核人员匹配好的纸质银行回单进行人工复核，再手工将银行数据录入HRP系统，容易出现差错和遗漏，不仅效率低下，还存在数据的错误、造假等风险。因为收款时间具有滞后性，某些时段存在“T+1”模式，现实操作中，总账与收入会计依赖POS单等，作为收款凭证，但是银行汇款存在入账延迟问题，如涉及第三方支付的资金，需从“第三方商户号”提现至单位银行账户，不能完全做到银行收款与收入核算时间的一致性。稽核人员为了避免电子银行回单重复打印带来重复记账风险，需要人工获取银行纸质回单进行账务核对，纸质回单获取后稽核人员还需要人工进行区分、匹配和整理，这项工作耗费了稽核工作人员50%以上的时间。同时由于银行柜台业务处理时间及节假日等不确定性因素，滞后获得的银行纸质回单也极大地影响了会计账务处理的及时性。

四、基于RPA技术的医疗收入核算流程优化

（一）RPA技术实现的可行性分析

医院信息化应用系统多、复杂，系统间、内部与外部间迅速传递数据面临挑战，短期内无法对涉及医疗收入核算的HIS系统、HRP系统、支付平台以及第三方支付系统进行大规模整合和迭代来解决存在的诸多问题。结合FY医院现有信息化系统的构建、应用及后期系统升级的情况，经过评估分析，利用RPA技术实现医疗收入核算流程优化具有较高的可行性。RPA技术实现的可行性特征见表1。

表1 RPA技术实现的可行性特征

（二）流程优化设计目标及效果

1.流程优化系统架构

针对FY医院医疗收入核算流程存在的问题，在不破坏原有的业务和技术架构前提下，设计基于RPA的流程优化方案，让RPA技术嵌入到收入数据的采集、下载、提取、核对、填报、生成流程中，打通业务数据、资金数据与财务数据人工下载、核对壁垒，实现全流程一体化、自动化。基于上文对医疗收入核算工作现状及存在问题的分析，结合RPA的技术特征，本文构建了医疗收入核算流程优化实施RPA机器人模型。机器人模型主要由应用层、部署层、功能层、自动化组件层、关联系统、数据层六个部分构成。整个模型的底层是数据层，主要实现数据的输入、输出及存储；关联系统有HIS系统、HRP系统以及网上银行系统；然后是自动化组件层，主要介绍了机器人流程自动化的组件；再往上是功能层，其中包含数据的处理储存、传递、记录等；部署层主要封装了机器人集群以及流程执行前、中、后期的维护方法；顶层是应用层，RPA机器人运用后实现目标和工作结果。如图3所示。

图3 医疗收入核算流程优化实施RPA机器人模型

2.流程优化关键点

FY医院医疗收入核算流程优化主要引入RPA机器人对整个流程进行整合优化，工作量大、耗时且重复的内容由RPA机器人承担，涵盖收入数据下载自动化、收入数据核对自动化、银行数据获取自动化、收入凭证生成自动化四个阶段。其中，第一个阶段为收入数据下载自动化阶段，主要实现来自HIS、HRP系统的医疗收入数据自动采集、下载功能。第二个阶段为收入数据核对自动化阶段，主要实现医疗收入数据的提取、核对功能。第三个阶段为银行数据获取自动化阶段，主要实现银行数据的自动下载、填报、核对、银行回单下载及打印功能。第四个阶段为收入凭证生成自动化阶段，主要实现医疗收入数据的填报、输出功能。这四个阶段是FY医院医疗收入核算流程优化的关键，具体应用关键点见表2。

表2 医疗收入核算机器人的应用关键点描述

整个流程机器人可24小时进行闭环运行，最大限度地提高机器人执行的效率。流程中设置了三个数据校验点，当机器人发现数据核对差错时会通知到相关财务人员，兼顾了整个优化流程的灵活性和谨慎性，是整个流程必不可少的保障性阶段。

3.流程优化具体实施

FY医院完整的医疗收入核算优化流程见图4。

图4 基于RPA的医疗收入核算流程优化方案

（1）收入接口数据下载自动化流程

收入接口数据下载是收入核算工作的前提和基础。在数据采集下载阶段，利用RPA技术实现收入数据的自动获取，完成HIS收入日报表及HRP收入接口数据下载任务。其中HRP收入接口数据包括门诊患者医疗费用项目明细、门诊患者预交款明细、住院患者医疗费用项目明细、住院患者预交款明细、住院患者出院结算明细、收费员（包含第三方支付渠道）缴款明细、收费结算等医疗收入核算相关数据。

RPA机器人模拟财务人员，按照预先设定的路径和规则，分别登录两个系统，进行两边收入数据的下载，实现数据流的自动输出和存储。该流程RPA机器人可设置定时任务，设置时间可定在每个工作日晚上时进行，这样可以方便财务人员工作时间及时监控及追溯相关流程。与人工下载获取收入数据相比，RPA缩短了HIS与HRP系统数据下载时间，简化了人工操作，提高了数据获取的效率和质量。

（2）收入接口数据核对自动化流程

收入接口数据的核对是整个流程的核心，也是关键。由于HIS收入日报表是每日每位收费员及第三方支付渠道收入数据的汇总数，而HRP收入接口数据获取的是根据医疗费用项目、科室信息、病人档案等获取的医疗收入核算明细数据，需要RPA机器人对下载的数据进行转换和处理后，完成两边数据的核对。核对环节过程中的有关流程数据被RPA机器人实时自动记录、监控，财务人员可以方便查询核对状态、核对历史信息。发生数据异常时，RPA机器人会及时发现并发送邮件通知收入核算会计。此环节中RPA机器人不会因为数据异常而中断流程。

收入数据下载完毕后，触发收入数据核对机器人流程。RPA机器人对下载的HIS收入日报表Excel数据和HRP收入接口Excel数据进行批量读取，根据事先设定的规则对指定单元格“日期”“金额”“收入项目”的值、指定单元格中的公式等进行汇总提取，保证每天的医疗业务收入项目汇总金额数据一致。若发现数据异常情况，RPA自动进行差异查找，进行差异“日期”“金额”“收入项目”的记录、写入活动，生成“收入数据异常报告”，利用E-mail人机交互自动化机器人会自动发送邮件到收入会计的OA邮箱。收入会计根据异常进行相关处理操作，而RPA会自动在下一个设定时间再次回到流程开始阶段，直到无异常报错为止。

（3）银行数据获取自动化流程

人工智能技术具备自然语言处理功能，可以从海量的财务数据信息阅读中找出关键值，样本数据中对与医疗收入核算有关的关键术语进行识别和提炼。银行数据的获取目前也有很多解决方案，FY医院是通过网上银行系统下载银行交易明细来实现银行数据的获取。

首先，RPA模拟财务人员网上银行系统自动下载银行流水；其次，利用Excel数据处理自动化功能机器人根据预先设定的规则抓取关键数据消息，例如收入日期、金额、收费人员等信息，并自动匹配到导入的Excel“银行数据导入模板”中，RPA自动比对计算每日“银行数据导入模板”的汇总数，与HIS收入日报表中的“实收金额”进行核对，如果数据一致说明银行当天收到的金额等于HIS系统中记录的医疗业务收入实收金额一致，RPA在HRP系统中进行银行数据的自动导入，并在“网上银行系统”中下载电子回单，自动打印回单作为账务处理原始凭证；最后将“银行数据导入模板”和下载的银行回单发送给稽核人员整理作为会计原始凭证。如果核对不一致，RPA将核对结果自动发送邮件给收入会计，收入会计需要查找不一致的原因，是否是由于收费员多存或者少存尾款、存入银行日期录入错误等原因造成，确保收费人员的实际缴款金额与系统计算的应缴款金额核对相符，防止差错与舞弊。

（4）收入凭证生成自动化流程

HRP系统的总账模块系统通过核算自动化引擎，建立医院医疗收入核算业务对应的标准凭证模板，借贷平衡效验为系统标准功能，RPA机器人只需要对未通过借贷平衡审核的单据进行记录，方便收入会计快速准确地进行查阅。

RPA机器人根据录屏步骤模拟收入会计在HRP系统中完成数据审核。具体内容为：RPA机器人利用抓屏技术在事先设定的位置定位识别凭证生成的借贷方差异金额，如果“财务合计差额”“预算合计差额”金额为0则保存凭证，完成收入会计凭证自动生成。如果差异金额不为0，说明银行存款实际收款金额与HIS系统计算的应缴款金额不一致，RPA机器人会点击暂存按钮保存异常分录，并将异常的凭证编号写入到Excel“暂存凭证清单”中进行记录，将结果发送邮件到预设好的邮箱中，收入会计收到邮件后可进行进一步的核查处理。

4.流程优化实施效果

一是节约人力资源成本。RPA机器人可7×24小时连续工作，应用到数据下载工作，能替代1个全职人员每天约2小时的工作时间；应用到数据核对工作，核对时长由2个小时缩减到5分钟，相当于每天缩短了收入会计、稽核人员两个全职人力4个小时的工作时间，预计可为医院节省202.5人天/年。二是整体提升财务工作效率。医疗收入核算流程优化使FY医院每月财务结账时间由每月10日左右提前到3日左右，报表时效性更强，为财务人员后续进行财务运营分析、绩效管理等工作提供更加充足的时间。三是降低资金风险。财务机器人的可访问性和可视性极高，整个操作过程有完整、全面的追踪记录，增强了财务与业务数据的可追溯性和透明度，能够较大程度地消除人为因素的影响。RPA机器人核对产生的数据与数据间的差异，再由财务人员逐笔分析，有效降低医院资金风险。

五、RPA技术在医疗收入核算应用中的风险控制

在RPA技术的实施应用过程中，能否更好地发挥RPA机器人的作用，另一重要的考量是建立良好的风险管控机制。医院在规划RPA机器人部署、实施、应用、维护时，需要建立系统的风险识别、风险分析和风险控制机制。在实际应用中重点从以下两个方面予以关注：

（一）RPA机器人运行风险控制

RPA机器人的运行过程中主要来自技术和业务两个方面。在技术方面，RPA机器人的运行需要稳定的软、硬件环境和网络环境，平常应注意服务器故障、操作系统软件报错、网络不稳定等情况；在业务方面，RPA机器人的运行需要稳定的数据输入，HIS系统数据异常、银行系统界面调整等也会影响RPA机器人的正常运行。在实施前，医院需对自身信息技术基础设施进行准确评估；在实施中，要提前考虑到各种极端情况为RPA机器人设置容错机制，并且在运行流程设计中增加必要的人工环节；在实施后，还需密切监控相关的软、硬件环境和网络环境，关注业务数据输入情况等。在发现RPA机器人运行异常时，可通过分析运行日志、截图和录屏的方式回溯出原因，以便持续优化容错机制和运行风险监控措施。

（二）人员风险控制

人员风险主要可以分为初期的抗拒和后期的过于依赖两个方面。由于RPA机器人代替了收入会计、稽核人员的部分工作，在实施与应用的初期很有可能会引起相关人员的焦虑和抗拒。应对该风险需要对人员做正确的疏导，通过加强培训使其了解RPA机器人是财务人员的有力工具，但也无法完全替代人的工作。财务人员要利用该工具使自身从繁重的重复劳动中解脱出来，投入到业务流程分析与优化、数据分析与核对、个人技能提升等更有价值的工作中。在实施与应用的后期，要防止财务人员过于依赖RPA机器人的风险出现。一是通过制度明确财务人员的大部分工作可以由RPA机器人完成，但工作的责任不发生转移，必须由相关人员承担，从而督促财务人员对RPA机器人承担工作的运行过程进行监控，并对工作结果进行必要的核对。二是可通过加强培训，避免因人员流动和岗位轮换，使财务人员对业务流程和RPA机器人的控制力下降带来风险。

六、结语与展望

随着大数据时代的到来，部分领先行业已引入“财务机器人”应用到一些大量、重复和规则可视化的财务工作环节，实现流程自动化、业务处理智能化，从而节省人力资源，这也是未来会计基础业务工作发展的趋势。机器人流程自动化（RPA）技术的应用，恰好为医院医疗收入核算实施收入接口存在的问题提供了较为契合的解决方案。本文通过基于RPA技术对样本医院医疗收入核算流程进行模拟优化，可预见地在降低成本、提高效率、控制风险、优化工作效能方面取得良好效果。当然，鉴于RPA本身的局限性，基于RPA技术的医疗收入核算流程中也存在着可靠性、通用性、适应性等需要关注的问题，由于医院医疗收入核算数据来源多样、复杂，特别是系统之间存在跨流程交互、数据核对及审核等，要达到全流程自动化的目标还具有一定的距离，还未能完全摆脱人为干扰。但随着医院信息化建设能力的不断提升，系统间基础数据信息逐步完善，数据逻辑规则更加清晰，RPA技术在医院财务工作的应用场景将越来越广阔，也必将进一步提高会计信息质量，推动医院财务管理向流程化、精细化、信息化转型，从而重塑财务管理价值。●