浅谈人事档案管理在事业单位工作中的重要性

摘  要：伴随着经济发展和社会进步，事业单位人事制度正在逐步更新与完善，朝向标准化、精细化的方向发展。在事业单位人事档案管理工中，应及时融入精细化、标准化的理念，关注人事档案管理提质增效，对事业单位人事工作的稳步有序开展具有重要意义。人事档案与个人薪酬待遇、福利保障以及人员组织关系等一系列内容存在紧密联系，具备法律层面的效力，并可反映一个人的成长轨迹。现阶段，在事业单位人事档案管理工作中依然存在一些突出的问题亟待解决。因此，事业单位领导干部应当正确认识人事档案管理工作的重要性，并采取有效措施切实提升人事档案管理工作效能，发挥其应有的效用。

关键词：人事档案   事业单位   档案管理  信息化

档案管理是事业单位管理体系的重要内容，而人事档案是档案管理工作的重中之重。面对新形势下的新要求、新问题，事业单位必须立足本单位人事档案管理工作实际，不断地推进人事档案管理工作改革与创新，充分利用现代信息技术的优势，促进新形势下事业单位人事档案管理工作的提质增效。为此，事业单位档案管理部门应从单位实际情况出发，合理制定和完善档案管理制度，构建档案信息化管理机制，以此全面提升档案管理的质量和水平。

1人事档案管理的重要性及特点

人事档案是用以记录职工个人身份、学习经历、教育程度、工作经验、工作年限等方面的文件信息资料。事业单位通过完善的人事管理制度实现对本单位内职工的有序管理，而通过人事档案管理工作则可以科学、全面地记录职工在单位期间的工作情况和成长轨迹。同时，人事档案也是個体通过参加各种社会实践活动而最终形成的可靠凭证。此外，在人事档案中，多数内容是由当事人亲笔书写，是具备真实性的历史痕迹。人事档案的重要性主要反映在：第一，对于当事人自身而言，其在办理护照、港澳通行证等一系列手续时，均需要对当事人的人事档案进行审核;第二，通过人事档案可以反映出当事人的婚姻状况，并据此为当事人提供相关证明;第三，通过人事档案可以确定当事人的退休年龄;第四，可以为当事人工作或办理各项业务提供与人事档案相关的证明材料。

机密性是人事档案的重要特征之一。这对从事事业单位人事档案管理工作的从业者提出了较高的要求，即具备扎实的档案管理知识、较强的档案管理工作能力以及高度的保密意识。通过人事档案可以真实、详尽地反映个体的所有信息，为单位合理地进行人才流动提供参考依据，是事业单位提升各项管理工作效能的重要条件。同时，在人事档案中也可以反映出个人的工作表现、生活习惯等。由于人事变动等各种情况的发生，事业单位在开展人事档案管理时，应当合理地把握其动态性的特征。事业单位在开展人事档案管理时，应遵循动态性的原则，不断地完善人员档案信息。

我国的各事业单位在管理过程中，当出现人事调动时，相关部门需要对调动人员的学习经历、工作经历等进行全要素的掌握，对调动人员的特点及专业技能进行全面分析，这些信息只靠单位内部人员沟通了解是不够的，还需要调取人事档案进行了解及分析评价。因此，事业单位必须高度重视人事档案，通过有序开展人事档案管理工作，更加全面、科学、系统地记录人员资料信息，高效地推动事业单位的人事管理工作的顺利开展。

2事业单位人事档案管理中存在问题

部分事业单位领导干部对人事档案管理工作存在认识误区，错误地将人事档案管理等同于档案的保管。在这种片面认知的作用下，出现应付工作、缺乏专业档案管理工作人员配备等问题。同时，部分单位并未建立完善的人员培训体系，影响人事档案管理队伍整体水平的提升，造成相关工作低质低效。立足从业者年龄结构来看，档案管理人员的年龄偏大者比重较大。领导对档案管理工作的不重视，使得管理档案工作人员缺乏工作热情。

2.1管理人员没有认识到管理工作的重要性

目前，一部分事业单位没有认识到人事档案管理的重要性，由于人事档案不是直接为单位发展提供支持，因此，很多人认为人事档案管理不重要、人事档案管理可有可无，这样的思想使得人事档案管理工作一直得不到充分落实，管理实效也得不到保障。实际上，这样的情况是不利于单位整体发展的，人才是事业单位各项工作开展的动力，人事档案管理能够为人职匹配以及人才的优化配置提供参考和支持，人事档案管理工作落实不到位，从长远角度来说，必然会影响单位发展。

2.2档案管理人员的管理水平需要提高

部分事业单位的档案管理人员多为其他岗位人员兼任，缺乏足够的人事档案管理工作实际经验，很多管理人员也不是专门的档案管理人才，不能真正解决人事档案管理中存在的问题，管理中容易出现纰漏，进而导致人事档案管理达不到理想效果。

2.3没有建立健全完善的管理制度

为确保人事档案管理工作的开展，事业单位必须建构完善的管理制度，从而保障人事档案管理工作更加规范化、科学化，有助于各项人事档案有序归类，便于日后查阅和使用。但在实际工作中，由于没有完善的管理制度，导致管理人员在人事档案管理和保存过程中没有按照流程操作，例如：没有严格按照人事档案中的具体内容进行细致的分类保管，导致查阅人事档案过程中需要花费大量的时间寻找相应的信息，这种低效率的查找方式加剧了时间损耗，降低了人事档案管理的工作效率。

2.4软硬件设施设备配备不齐全

在过去，事业单位人事档案管理中，各种档案信息主要是依靠手工录入的方式记录档案信息，这样一来，录入的过程中难免会出现操作失误，从而导致信息不全、信息错误、信息更新不及时等问题。信息化时代背景下，很多事业单位已经逐渐构建起信息化管理平台，但是由于单位内部资金不足、软硬件设施不健全，因此，信息化管理平台作用得不到有效发挥，无法满足当前人事档案管理的信息化需求，档案管理工作质量也得不到保障。

2.5人事档案服务意识薄弱

在事业单位中，加强事业单位人才队伍建设需要人事档案管理提供应有的支持，从而促进事业单位各项工作的正常运作，服务事业单位的建设与发展。但目前，部分事业单位中，管理部门以及管理人员缺乏管理服务意识，从而无法真正发挥出档案管理的作用，管理中忽视了后续工作的发展，没有充分将其他岗位的特点与人事档案管理工作相结合。同时，管理模式单一、缺乏科学性也是影响人事档案工作效能提升的重要原因。

3完善事业单位人事档案管理的相关对策

3.1做好动态管理，及时更新人事档案资料

事业单位人事档案管理信息建设十分重要，并且也是一项比较复杂的项目，由于档案资料内容较多，信息量较大，并且所涉及的时间较长，因此针对人事档案信息进行管理时，采集信息应该尽量化繁就简，提高人事信息系统查询的效率，使得操作更便利。人事档案相关管理人员，要针对档案信息，利用信息技术做好更新处理，保证信息的准确，提高信息的规范性，充分发挥人事档案的作用，进而在发生人事变动时，可以提供有效参考数据，提升档案的使用率，为人力资源部门提供准确的数据支撑。

3.2加强档案管理信息化建设的软硬件投入

事业单位在进行人事档案信息化建设时，不仅要采用现代信息技术，还要不断加强软硬件投入，构建完善的人事档案基本信息数据库。人事档案基本信息数据库中的内容要全面且准确，内容应该有：职工姓名、性别、出生年月、科室、籍贯、学历、民族、毕业院校、在读学位、工作时间、职称聘任、来院（所）时间、职务任免等基本信息。随着新时期的不断发展，各专业人员的相关技术水平也要更新进入档案管理中，所以加强对软硬件投入十分必要，这样才能为提升事业单位人事档案管理信息化水平提供足够的支撑。随着信息时代的到来，现代信息技术快速发展，在事业单位各领域得到深入的推广应用。事业单位也应充分借助信息技术的优势，增加在档案管理信息化建设层面的人力、物力、财力投入，有序推进事业单位档案信息建设进程，发挥其在提升档案管理效率和质量中的积极作用。

3.3积极树立人事档案信息化管理的意识

档案管理人员普遍具有较强的奉献精神，但是這些管理人员在一定程度上保持较强的封闭意识，所以在这种模式下，难以有效地推进人事档案信息化管理进程，影响事业单位人事档案信息化管理建设的整体效果。因此，档案管理相关责任人要采取有效的方法，帮助档案管理相关人员树立信息技术应用意识，使得管理人员能够主动适应大数据时代的发展，主动利用信息化技术来开展档案管理工作。档案管理责任人可以定期开展档案信息化管理培训，使得档案管理相关人员能够树立档案管理的信息化意识和现代化意识，不断引导管理人员打开思想，保持积极接受新鲜事物的态度，为事业单位人事档案信息化管理建设作出贡献。

3.4加强事业单位人事档案数据库系统开发和建设

事业单位应当加强事业单位人事档案数据库系统的开发和建设，切实发挥现代信息技术的优势，推动人事档案管理工作水平的不断提升。针对事业单位内部的每名员工，都要建立健全个人电子档案，档案信息要真实、完整、准确，进而形成员工电子档案系统，实现对事业单位员工的人事档案信息化管理。在大数据时代，充分利用扫描仪等信息化设备，将员工的纸质版档案转换为信息数据模式，保存在人事档案数据库系统中，逐渐完善事业单位人事档案数据库系统的内容。员工的所有档案信息都可以从档案数据库系统中查阅，便于相关人员查询和使用档案，而通过建设人事档案数据库系统，不仅可以提高档案管理的质量，还能有效保护档案。

3.5重视事业单位人事档案信息化平台构建

3.5.1建立档案信息库

针对事业单位所有员工，按照在职、离休、退休3类进行划分，分别建立档案信息库，档案信息库中的信息，按照姓氏、编号或时间等来分类，录入软件系统中，然后结合事业单位外部相关活动，以及人事、组织、劳资等部门，选拔和使用人员过程中，形成的个人经历、业务能力、奖惩情况进行记录，进而构建完善的个人电子档案，便于相关人员在后期进行职称评聘、工资晋升、退休人员手续办理等时进行信息查询，同时也能提高档案资料入档的效率。

3.5.2建立干部人事档案信息数据库

事业单位管理人员应确保干部人事档案信息录入的及时性，即要将干部信息及时录入相关软件系统中，并以此为基础，不断地充实事业单位干部人事档案信息数据库，为事业单位相关考核工作开展提供参考，如专业技术考核档案、职称评聘考核，进而全面掌握干部的德、能、勤、绩、廉情况，为接下来培养和提拔干部做好铺垫。同时，在档案管理过程中，要做好数据维护、系统安全的保护，将信息检索和统计报表进行简单程序设置，便于操作，提高档案的使用效率。同时，针对档案管理信息化建设，要选派专业档案管理人员针对数据库信息进行核准，确保档案信息建设的质量，为事业单位公共事业的发展贡献力量。

在事业单位人事档案管理信息化建设的过程中，构建完善的人事档案管理信息化平台非常重要，技术人员与人事档案管理工作者要积极交流配合，通过构建信息库、信息数据库等方式，推进人事档案管理的智能化、现代化，从整体上为事业单位人事工作的开展提供支持。

3.6积极完善相关的规章制度

第一，制定统一的管理标准。事业单位管理人员应通过制定统一的管理标准，确保人事档案管理各项工作的制度化、规范化和精细化，为相关实践工作的开展提供准确的依据。

第二，要将“在岗工作人员人事档案”与“未在岗人事档案管理”分开设置，并制定相应的分类人事档案管理制度。以在岗人员为例，应当采用统一管理的方式，由在岗部门或单位统一负责;针对非在职人员的档案，则应统一将其归整到单独的部门予以集中管理。通过明确的分类，一方面，可以提升人事档案的标准化管理程度，避免出现档案混杂的问题;另一方面，则可以实现对人事档案内容高效率的管理，也为后续进行人事档案的更新、开发和利用提供便利，从而充分地发挥出事业单位人事档案管理的重要价值。

第三，建立“统一”“分离”紧密结合的双向互通档案管理制度，确保事业单位所有人事档案可以得到规范化、高效率的管理。在人事档案管理工作中，要尤其重视“个人”价值，不断地强化档案内容作为材料信息层面的关键作用，为事业单位人力资源管理各项工作的开展提供有力的支持。

4结语

档案管理工作是事业单位管理工作的重要内容之一。事业单位领导干部应及时结合事业单位改革与发展的实际情况，及时更新人事档案管理工作理念和工作方法，积极融入精细化、标准化的理念，确保事业单位人事档案工作的科学化、合理化，实现新形势下事业单位人事档案管理工作的提质增效。因此，事业单位应当进一步投入人力、物力、财力、精力来促进相关工作的开展。

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中图分类号：G271DOI：10.16660/j.cnki.1674-098x.2201-5640-6802

作者简介：刘海英（1973—），女，本科，助理研究员，研究方向为事业单位人事管理等。