论如何做好国有企业外事档案的管理工作

杨婧

摘要：管理好國有企业外事档案，不仅是国有企业自身经营和发展的需要，也是国家政策研究及经济战略发展的需要，因此，需要加强对国有企业外事档案的管理，不断探索外事档案管理提升举措。该文对我国当前国有企业外事档案的内涵与特点进行了阐述，对其不足之处进行了分析，总结出国有企业外事档案精细化管理的有效措施。

关键词：国有企业 外事档案 制度流程

首都北京的城市战略定位是“全国政治中心、文化中心、国际交往中心、科技创新中心”。加强国际交往中心建设，也意味着首都外事工作的地位进一步提高。当前，我国国有企业积极推进“一带一路”建设，着力实现中国制造到“中国智造”，从某种程度上说，外事档案工作是实施“一带一路”“周边外交”的重要保障。外事档案工作的规范化管理是国有企业档案管理现代化发展的必然趋势，能够助力国有企业实施“走出去”战略。

（一）国有企业外事档案的内涵

国有企业外事档案一般包含上级主管外事部门关于外事工作的文件、批复；国有企业外事工作计划、总结、报告、外事工作规章制度、外事工作会议材料；上级主管部门对因公出国（境）人员管理的有关规定、国有企业人员因公出国（境）各项资料、因公出国（境）人员归国出访报告；邀请外国人来华访问相关资料及国（境）外合作客户赠予的纪念品、感谢信等。本文以国有企业外事档案中最重要、复杂的因公出国（境）的相关档案作为切入点，分析如何做好国有企业外事档案的管理工作。

（二）国有企业外事档案管理工作的特点

1.强调涉外严肃性。国有企业外事档案一般产生于有涉外资质的国有企业。以笔者所在的大型国有建筑企业为例，国际部负责全集团公司的因公出国（境）管理工作。随着国有企业国际布局的不断拓展，在“走出去”“引进来”的背景下，产生了大量国有企业外事档案。在对这些材料进行归档和再利用时，我们必须提高政治站位，注意做好保密工作，重视涉外严肃性。

2.重复借出性高。国有企业外事档案的归档时间为每年的3月，根据笔者所在建筑单位的企业性质，出访团组常驻国外建设项目往往需要2～3年，在实际执行出访任务时，团组往往需要多次修改上级主管机关下发的任务批件，这就会涉及多次借出外事档案，待任务批件修改完毕，再归还档案。

（一）分类管理外事档案的意识不强

国有企业外事档案涉及众多分类，以笔者所在企业为例，国际部负责集团公司全部人员因公出国（境）审核审批工作，涉及归档的外事材料可以说涵盖整个集团公司。面对众多自上而下的制度文件、人员出入境审批材料、感谢信及纪念品等不同类别的外事档案，外事档案管理人员分类管理外事档案的意识不强。另外，对于涉及个人隐私和敏感工程项目的重要外事档案，没有合理进行分类管理，导致外事档案的管理较为混乱。

（二）缺乏完善的外事档案管理制度和工作程序

现阶段，虽然国有企业档案管理部门纷纷制定了相应的档案管理制度，但是仍存在制度不健全的情况。国有企业的档案管理制度相对比较笼统，并不能涵盖各种档案类型及注意事项。比如外事档案的频繁借出，若档案制度中并没有对此明确规定档案的借出和归还要求，加上档案人员责任心不强，不及时催缴借出的外事档案，长时间就会造成外事档案的遗失和损毁，甚至造成上级外事主管部门的追责，对国有企业外事管理带来负面影响。

（三）外事档案管理人员综合能力有待提高

目前，许多国有企业的外事档案管理工作人员并非专业档案管理人员，没有接受过专业的业务培训，无法对档案管理模式进行更新和改革，甚至在日常管理方面无法按照正规流程进行，只是按照工作交接的方案去执行。再加上，国有企业档案管理部门优秀人才进入较少，这样就造成部分国有企业外事档案管理效率低下、管理质量低下的现象，导致外事档案管理工作很难满足国有企业的发展需求。同时，在国有企业中，没有形成复合型档案信息化人才队伍，无论是专职外事档案管理人员还是兼职外事档案管理人员，其综合能力均需进一步提高。

（四）外事档案信息化建设水平欠缺

随着信息化的不断发展，一些国有企业将信息技术引入档案管理中，建立了本单位的档案管理信息系统，但仍有部分国有企业档案管理人员深受传统管理理念的影响，难以适应信息化社会的发展趋势。以笔者所在单位为例，档案管理信息系统仍在开发阶段，尚未完全投入使用。这也就导致了外事档案无法形成电子档案，依旧延续传统的档案管理办法，手工收集、整理档案，既费时又费力，且效益低下。遇到需要紧急调阅外事档案的情况，档案管理人员往往需要花费较长时间搜索。此外，一些国有企业为节省运营成本并不会在档案管理方面投入过多资金。这直接导致了档案室空间狭小，配备的电脑、打印机、扫描仪等基础设施过于老旧，对外事档案管理工作的效率和质量造成影响，同时也不利于外事档案信息的二次开发利用。

（一）分门别类，做好外事档案的分类管理

国有企业外事档案中很重要的一部分是人员因公出国（境）管理，这项工作具有较强的政策性。其中对涉及敏感工程项目以及个人隐私的外事档案，必须要做到“普通档案一般管，重要档案重点管”。此外，外事材料必须要按照归档目录清单进行认真核对后才能进行归档，不能遗漏。按照笔者的工作经验，若因公出访人员在国外发生护照遗失，则需要第一时间联系总部档案部门，紧急借阅外事档案的团组资料，按照清单搜索出访人员护照及签证复印件，然后才能前往中国驻外领事馆进行补发护照申请，确保顺利返回国内。若国有企业没有做好外事档案的分类保管，团组档案中没有留存所需复印件，一旦在国外发生护照遗失的情况就会非常棘手。所以，对外事档案必须要进行精细化的分类管理，为国有企业的国际化发展提供有效的信息保障。

（二）完善外事檔案管理制度，规范外事档案工作程序

国有企业应根据自身实际情况来设计外事档案管理制度和操作流程，目的是让收集、归档等方面的工作变得更加规范。比如，就因公出国而言，应以制度的形式明确规定每个团组归来一个月内提交出访报告，并且计入个人工作绩效考核。之所以这样规定，是因为有的出访人员往往因手头工作忙不提交，这就造成外事档案的缺失。若后续人员离职，这项外事档案就会变成永久性缺失，不利于外事工作的管理与衔接。另外，因外事档案性质较为特殊，有的项目具有较高的保密性，对于这些涉密级的外事档案，需要制定更加严格的管理制度，比如对其进行单独存档，制定出科学合理且具有针对性的外事档案借阅程序，并有效监督程序的执行。

（三）加强培训，建立复合型档案信息化人才队伍

“走出去”促进了国有企业外事活动的不断增加，为外事档案管理提出了更高的要求。国有企业应注重培养、建立一支高素质、高能力、高水平的档案信息化人才队伍，可以通过定期邀请档案领域的专家对档案管理人员进行业务培训，增加档案业务实操训练，计入个人年度考核内容，倒逼其成为档案业务工作上的行家里手。同时，国有企业还应注重引进优秀的档案管理人才，为现有档案队伍注入新鲜血液，借助优秀人才的先进思想、实操能力，不断改善外事档案管理流程，提升外事档案管理水平。

（四）注重信息化建设，提升外事档案信息化管理力度

新时代发展背景下各行各业都在朝着信息化、现代化的方向发展，国有企业的外事档案管理也在逐渐落实信息化要求，提高管理效率以及质量。国有企业需要引进先进的管理理念以及技术，打造互联网+外事平台，进行外事信息的收集、处理以及归档，构建完善的档案管理系统。此外，国有企业还要加大在档案管理方面的投入，及时更新电脑、打印机、扫描仪等基础设施，同时优化传统管理办法，创新和完善外事档案痕迹管理，多参考相关案例的成功经验，促进外事档案管理体系变得更科学、更规范。

外事档案管理工作对国有企业的运营发展能够起到重要的推动作用，更会直接影响国有企业国际化发展。所以，国有企业应当加强对外事档案管理的重视，提升外事管理人员的档案意识与业务能力，采用精细化的管理模式来提升外事档案管理工作水平，进而实现健康、可持续发展。

参考文献：

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作者单位：北京城建集团有限责任公司