财务移动报销方式在公立医院科研管理中的应用

黄叶青

(福建医科大学附属第一医院，福建 福州 350005)

依托互联网和移动设备的高速发展，移动报销系统作为新兴的报销模式，其优势越来越得到显现。移动报销就是将传统的纸质报销流程转换到手机等移动设备进行掌上报销。在这种报销模式下，报销申请人员将报销材料通过拍照、扫描等方式上传到移送报销系统中，科研管理人员及财务审核人员可以在任意时间、地点审核，相关领导随时随地进入移动报销系统，通过电子签章的方式审批，大大提高了报销效率。一个高效的报销系统可以提高医院财务信息的真实性和准确性，提高财务服务科研工作效率，提升医院科研水平，进而提高公立医院的医疗水平。

1 公立医院传统科研报销存在的问题

1.1 传统科研报销模式工作效率低下

在传统的科研报销模式中，报销人员需将报销所需的所有纸质材料经课题负责人签字后，在科研系统中录入相应的金额和项目内容，经科研管理人员审核通过后，再将相应纸质材料交给财务人员进行报销审核。若材料不符合财务报销的相关规定，将导致报销人员往返多次，浪费科研人员宝贵的时间、降低满意度，同时也会导致财务人员工作效率低下。

另外，报销人员将报销资料提供完备后，财务人员还需打印纸质报销封面，交给科研管理人员，按报销金额逐级向相应级别的领导进行纸质的手写签名审批后，再返回财务部门进行付款。若遇到相应领导外出等情况，就无法取得领导纸质审批，这将影响报销的进度，阻碍报销工作效率的提高。

1.2 财务信息反馈不及时

在“放管服”政策下，科研项目大多数为课题负责人负责制，医院的科研管理人员及财务人员在有些方面无法进行全面统筹管理，有时就会造成科研材料重复购买，单个科研项目使用不完的试剂耗材或者可重复利用的设备，无法在不同项目间统筹调拨使用，很可能造成资源浪费。

1.3 查阅原始凭证不方便

传统的财务档案保存都是纸质存档，公立医院的科研项目也需要接受各方审计，此时需要查阅会计档案。科研经费的使用零星且繁多，需翻阅的凭证数量相当多。这给财务档案保管人员带来了一定的压力，对于凭证的查找、借出及收回等保管工作提出了较大的挑战。

2 公立医院科研管理推行财务移动报销方式的必要性

2.1 提高工作效率，删减繁琐环节

为了贯彻执行国家“放管服”政策，公立医院建立健全科研管理制度，要求财务人员更加深入地为科研管理提供服务，将科研人才从繁琐的报销流程中解放出来，将更多的精力投入到科研中。让专业的人做专业的事，不仅拓宽了财务人员的业务管理水平，提高了服务质量，也让科研人才潜心研究，最大程度削减内耗，让科研事业向更高质量发展。

在互联网技术广泛应用背景下，移动报销应运而生。报销人员仅需将报销材料通过在报销软件中录入，提交课题负责人电子审批后，通过科研管理人员、财务管理人员逐步审核，发现不符合报销规定，可将电子报销申请退回，并在退回意见中写明原因。待报销人员重新上传符合规定的报销材料再进行审核，材料经财务人员审核通过后，通过移动报销系统逐级提交给相应级别领导进行电子审批。待所有审批流程结束后，报销人员方才需要将相关纸质材料提交财务部门。通过移动报销，报销人员不再因为材料不完善来回多次，仅需最终提交一次纸质报销材料即可。同时，领导审批不再受到时间和空间的限制，通过移动报销系统，随时随地办公，加快了报销进程。

2.2 及时、准确地反映财务信息，实现大数据平台信息共享

在传统的科研项目申请过程中，项目的预算编制通常仅依赖课题组成员的经验，而没有财务人员的介入，在编制时往往存在一些不合理之处。将科研项目的预算编制嵌入到移动报销系统，财务人员可对预算编制进行专业评价并提出建议，提高预算编制的合理性和可执行性。预算编制完毕、相关数据确认后，待课题资金到位，移动报销系统就可以根据预算对报销事项进行细项控制，防止单个预算项目超支，从而增加预算执行准确性。

在课题经费使用过程中，各科研项目购买的试剂耗材及设备的信息都在移动报销系统中记录，不同的项目间资源信息可以共享，科研管理人员可以根据课题项目组的申请，在项目间统筹管理设备耗材，实现资源有效共享。

3 移动报销模式在公立医院科研管理中的具体应用

3.1 充分利用信息化优势

在传统的报销模式中，财务人员根据报销人员提供的发票进入国家税务局官方税票查验平台进行查验，同时核对发票中购买方的名称、税号等关键信息，并在制作报销凭证时，根据发票手工录入收款方信息。纯手工操作避免不了人为的差错，导致有时会计信息准确性不高。移动报销系统利用其大数据平台的优势，与国家税票查询平台进行对接，在报销人员将发票上传后，系统直接与税务平台实现交互查验票据，并对查验结果进行反馈。同时，移动报销系统以发票号字段等作为标识，将已报销票据的有关信息记录在系统中，如果出现已报销的票据重复提交，系统直接拒绝录入，防止可重复打印的电子发票出现重复报销的情况。

另外，移动报销系统自动识别并直接获取发票上的收款方信息，直接导入报销系统，生成出纳付款信息，省去了财务人员逐张查验发票和逐笔录入收款方信息的繁琐工作。

在利用课题经费为外文版面费报销时，财务人员需登录中国银行官方网站，查询相应的外汇牌价，来计算版面费的报销金额。移动报销软件自动获取网络信息，财务人员仅需输入外币金额及交易日期，系统即可自动换算成可报销金额，极大提高了报销工作的效率和准确性。

3.2 规范审批流程

传统的经费报销使用纸质形式审批，难免会出现误签、漏签等情况，此时需重新找相应领导签字，延误了付款时间。使用移动报销，在前期系统配置时，即把相应经费金额对应的领导审批权限进行设置，每一环节提交审批时，系统自动判断流程应审批到哪一级领导。若未审批，则报销流程未结束，继续等待审批，直至所有流程正确审批结束。移动报销系统不仅基本上杜绝了审批疏漏和错误，而且规范审批流程，将内部控制的制度嵌入移动报销系统中，有助于风险控制。

若某一环节审批人对移动报销系统中所提交的单据有疑问，可以选择从本环节开始转为进行线下审批，系统便将该情况推送给经办人，经办人收到消息后可当面向该审批人作解释说明。这种线上与线下可实现切换的模式，充分考虑到了一些特殊情况，使移动报销系统更加灵活，适用性更强。

3.3 工作流程更加透明

传统的报销模式下，财务人员制单完毕，交科研管理部门，找相应领导审批签字，有时领导出差或因其他情况导致报销速度受到影响。报销申请人员无法得知审批进度如何，往往电联科研管理人员及财务人员进行查询。移动报销模式根据金额设置审批权限，嵌入到系统中，形成各级流程节点，报销申请人员通过移动报销系统可以对报销的流转情况一目了然，准确定位审批节点，了解报销进度，省去以往落后的查账步骤。

3.4 控制预算和合同金额

在课题经费使用的过程中，有时会出现单个预算项目超支，以往的报销模式往往不能起到事前控制的作用，通常到后期发现才进行预算调整，使得预算编制失去了意义。在移动报销系统中明确每个预算项目金额，报销人录入金额超支时，系统会自动弹出超支的预警提示，反馈给报销人员超支信息，以便做出减少支出的决定，或提出相应的预算调整申请后再进行报销。

对于财政拨款的课题经费，可以设置一键关闭和开启功能键，授权给财务人员操作。在财政经费年底额度收回未下达时，一键关闭经费使用，防止出现额度未到账而进行报销的情况。另外，对于申请分年度下拨的财政科研经费，可以按照经批复的分年度拨款申请表，在移动报销系统中分年录入经费，既可以控制科研项目的进度，保证当年经费预算不会超支，又可以按照当年的经费支出情况对项目组成员推送相关财务信息，让数据更加准确。

在涉及分期付款的科研项目时，传统报销模式在第一次预付款时即将合同原件进行归档。后续支付进度款或尾款时，仍需提交合同复印件或由财务人员翻阅第一次付款凭证，确认后续付款条件及金额，使财务工作效率受到影响。移动报销系统在第一次支付预付款时，立即将合同电子版上传至系统，并在财务软件中生成该项目的付款条件及金额。财务人员仅需在第一次预付款时归档合同，后续支出时可以随时查阅合同的电子档，并通过系统自动提示已支付的款项，避免重复支付或者超支。

3.5 规范采购流程

目前有些课题经费采购未进行招标或课题组成员自行联系供应商进行采购，在一定程度上存在资金风险。通过移动报销系统可以增加招标编号或者政府阳光采购平台、政府采购网上超市等相关编号的填列，对采购方式进行把控，使科研采购公开透明，合规合法，有效保护国有资产安全。

3.6 简化HIS患者检查费报销程序

有些课题研究需要对患者进行临床或药物试验，开单医生在HIS系统中开单，选择需要对受试者进行的检查检验项目，直接完成科研经费的扣费流程。在传统的科研经费报销中，每月月底由HIS数据生成报表，科研管理人员及财务人员根据报表数字在科研系统中逐条审核。因为扣费是根据检查项目逐项扣留，所以单个项目每月有可能生成上百条扣费记录，逐一进行核对花费大量时间精力。通过移动报销系统，在HIS系统中扣费后将汇总直接生成报销申请，链接到移动报销系统中，逐级审批后，经财务审核通过后返回到科研系统中完成报销流程。移动报销，有效减少了科研管理人员和财务人员繁琐的工作，提高了效率，同时也增加了数据的准确性和及时性。

3.7 促进经费使用进度合理化

不少课题经费使用进度都较慢，前期使用较少，到年底或结题时突击花钱，虽然版面费等需要在后期使用，但仍有多数已经购买的试剂耗材及设备等未及时付款，影响资金使用进度也拖欠了供应商货款。扎推报销的现象给科研管理人员和财务人员的工作带来了压力。对此，将课题经费的开题、结题时间，以及合理的进度情况反馈到移动报销系统，使用进度缓慢时，系统会直接向课题组成员推送消息，督促尽快使用。

3.8 完善结题报告编制

课题研究完成后，需要对科研项目进行结题，并向经费下拨单位提交结题报告。报告除了对课题的研究结果进行汇报，还需对课题经费的使用情况进行分类填报。在传统的报销模式下，财务人员根据已入账的项目支出情况按摘要逐条分类汇总，计算出各预算项目的资金使用情况，再与课题结题报告中的金额进行核对，工作量巨大且繁琐。移动报销系统可以按要求设计结题报表，在报销申请时，即要求填写预算项目，报销后根据财务人员已入账的信息反馈到移动报销系统的报表中，课题成员即可根据移动报销报表中的数据进行填列，或直接进行打印，不仅省去了财务人员再次审核环节，而且可以由课题组成员自行打印，方便快捷。

3.9 财务工作质量提升

移动报销系统中可以对财政科研项目进行功能辅助和项目辅助的维护，设置财政系统实时数据导入模块。当报销单据审批通过后，可以与财务系统及财政系统实时导出的数据三方进行交互对接，进行财政项目实时对账，自动检索造成差异的原因，将相关报告推送给财务人员，省去了财务人员每月逐笔逐条对账的繁琐工作。移动报销系统根据不同的业务类型设置不同的报销单据，系统可以直接生成会计分录导入财务系统，财务人员仅需对分录进行审核，无需再逐笔录入会计分录，大大提高了财务人员的工作效率，使财务人员从繁琐的报销工作中脱离开来，去思考财务管理等更高层次的问题。 另外，移动报销系统将相关财务票据、报销所需的附件以及一些科研试剂的台账通过电子进行归档，查阅便捷且安全。这些都有利于提升财务工作质量。

4 结语

科研经费管理是医院财务管理的重要组成部分，做好科研经费管理对于科研的顺利开展起到推动作用，反之则可能会阻碍科研工作。在科研经费逐步增长的今天，传统的报销模式已经不能适应科研发展和现代化医院管理的需要，信息化移动报销系统应运而生。从课题申请时预算编制开始，到课题经费使用前的合同归档，经费使用过程中的报销，课题中期检查，直至最后的结题验收及审计，移动报销贯穿于课题经费使用的全过程。它不仅使相关人员的工作效率大大提高，准确性也得到很大程度的提升，使报销的流程更加规范化、透明化、合理化。移动报销真正做到了事前、事中和事后的风险控制，使内部控制制度执行更加行之有效，使医院的财务管理更加规范，促使医院的行政管理更加贴合业务的发展，更好地为业务发展服务，从而为公立医院的可持续发展奠定坚实的基础。