新时期提升医院档案管理规范化水平的探讨

林小莹

摘 要：档案管理在医疗卫生事业中占有举足轻重的地位，其管理水平的高低将直接关系到医院的健康发展。在一些人的传统观念中，医院只是一个治病救人、救死扶伤的组织，其它的管理工作并不是特别重要，因为观念上的落伍和根深蒂固的传统思想影响，造成了对档案管理的不重视，这直接影响了医院的档案工作与实际需要之间的协调。在社会高速发展的新时期，医院的科研和教学工作都离不开档案材料的支持。基于此，本文通过对新时期下医院档案管理工作的深入剖析，探索新时期医院档案管理工作的实效性，从而提高医院档案工作的规范化程度。

关键词：新时期;医院;档案管理;规范化

档案管理在医院的管理中占有举足轻重的地位，有效、规范、有序地进行档案管理，对医疗科研、医疗、教学等方面的工作都具有积极意义。现代医疗器械的引入，极大地提高了医院整体的医疗水平。然而，在医院的档案管理工作中，却没有给予足够的重视，这就造成了医院档案管理工作落后于医院发展的速度与进程。相信“木桶理论”是大家都耳熟能详的，但由于档案管理的缺陷，导致医院各方面水平发展缓慢。在新的时代背景下，医院应加强对档案的管理，加强档案的科学化、自动化、规范化的管理。

1.医院开展档案管理工作的积极意义

医院的档案主要是记载医院日常工作、治疗过程、医疗科研成果等方面的信息，为医院开展医学研究和临床治疗提供了依据，为医院的发展和提高提供了有力的支持。

（1）有利于医院整体建设发展

医院是一种以救治病人、救死扶伤为中心的综合性单位。同时，医院要实现自身的发展，必须不断加强医院的硬件设施、加强医务人员的专业素质、软能力、基础设施建设和人才培养等。对档案数据进行标准化管理，为今后的发展规划工作提供了科学、高效的参考。在医院的档案管理中，对档案的规范化管理，能够使各类资源得到有序的搜集、整理，并使其得到合理的保存，从而使档案的管理水平得到进一步的提升，从而使医院的档案工作得到更大的发展。

（2）有利于医院开展临床治疗

医院档案数据是一种综合性的数据。它涉及到的问题很多，包括各种临床处理方法、疗效等，为今后同类疾病的诊治提供了有益的借鉴。对这一领域的医疗档案进行科学、标准化的管理，能有效地提高医院的整体治疗水平。

（3）有利于保护档案信息内容安全

在档案管理中，由于许多缺少规范的行为而导致档案丢失，比如在存档时没有对其进行归档，因此很容易导致在使用过程中无法顺利查找[1]。尤其是在信息化进程中，档案信息的管理已是大势所趋，然而，在信息化进程中，存在着严重的安全隐患，因此，要加强对各类安全问题的预防，同时也要加强对档案信息的规范，以保障档案信息的安全，防止某些不法行为的使用，从而保障档案资料的完整性。

（4）有利于医院开展科研教学

医院以医疗为中心，承担着可持续发展的科研与教学工作。医务工作者要想成为一名优秀的医师，首先要在临床上进行大量的实践和学习。医院拥有大量的客观事实档案，既能促进科研与教学工作的发展，又能提高医生的医疗质量。

2.医院档案管理现状

（1）档案管理观念亟待转变，责任意识有待增强

目前，医院越来越重视医疗器械和技术的革新，并期望通过先进的设备和技术来提高医疗质量。由于传统观念的影响，医院对档案管理工作的关注不够，导致了档案资料的全面搜集和整理，难以保证其完整性和精确度。档案管理理念和责任意识是实现医院档案管理标准化的关键，必须引起人们的重视。

（2）档案管理制度随意性大，影响档案工作推进

根据医院的发展特点和现实情况，建立了相应的档案管理体系。从职业层面上讲，这些文件管理体系虽然有一定的规律性，但是缺少完整性和全面性，职责划分非常模糊，表现出很大的随意性[2]。比如，有的医院对档案工作人员的职责有了明确的规定，但是，由于评价体系不够健全，没有建立起一套科学的奖励和奖励机制，如果档案资料管理不到位，就很难做到负责到人。

（3）传统档案管理分散性强，不能适应新时期要求

当前，由于传统档案管理模式的制约，导致了医学档案工作的分散化，难以与新时期的医院档案工作相适应。由于在传统的档案管理中，各种类型的文件都是以分散的方式进行的，没有统一的管理规范和规范，导致了大量的资源浪费，难以形成规范的管理。

（4）档案管理人员素质不高，制约档案管理水平提升

在医学领域，医务工作者的发展是一个非常重要的问题，它需要更高的质量和能力。与之相比，我国档案管理人才培养还没有引起足够的重视。这就造成了档案管理人员的职业技能训练不足、职业技能不高等问题。总之，在卫生工作中，档案工作人员的整体素质存在着较大的差距。此外，由于档案管理工作中存在著人员构成不合理，对档案管理方面的知识和方法不够熟悉，很难提高档案管理工作的整体水平。

3.新时期提升医院档案管理规范化水平的策略

（1）增强档案管理观念，提升认识

提高对档案工作的重视，促使其了解其对医院发展的意义。要把档案工作和医疗卫生工作放在同等的位置，利用各种途径，大力宣传档案工作的行业价值，从根本上提高医院员工对档案工作的重视。档案管理部门应提高管理效能，充分利用档案资源为医院发展提供支撑，转变管理层对档案工作的不屑一顾。要加强对档案资源的价值宣传，让各单位的工作人员对档案工作有一个全新的认识，并给予他们最大的支持和合作。

（2） 构建完善的档案管理制度，强化管理规范性

档案对自身的完整性、真实性要求都很高，因此，对档案进行管理也是一件非常认真的工作。因此，必须要建立健全的档案管理体系，使档案工作真正走上正轨。从而降低了医院档案管理的随意性，使其更好地进行档案管理。在医院的档案管理中，最大的限制在于其管理方式的滞后。因此，必须在系统和制度上进行改革，引进先进、科学化的管理方式，并根据自身的特点和实际情况，建立符合新医改要求的档案管理制度，提高档案管理的规范性。各部门的档案管理员要及时对日常的资料进行整理，科学地设立档案管理机构，建立全面的档案管理机构，由专业的管理人员组建档案监督小组，对医院的档案进行科学的指导和监督。同时，要打破传统的分散式档案管理模式的桎梏，对档案资源进行统一的收集、归档，加速实现规范化。建立标准化的档案档案，特别是设备档案、病案等，要设立专门的档案管理所，并由专业人员负责，并定期向医院档案管理科递交档案。

（3）加快档案管理信息化建设步伐，有效提升医院综合服务水平。

新时期对卫生事业档案管理的要求越来越高，管理的现代化也越来越突出。要想使档案工作更加规范，必须重视档案管理设施的更新和技术的完善，要有先进的电脑管理软件，并根据时代的发展，主动进行更新和升级，使之能更好地服务于科研工作，这对促进档案工作的稳定发展至关重要[3]。随着信息化进程的加快，档案资源的信息化建设已成为必然。为了满足新形势下的信息化需求，新医改对医院的档案管理工作提出了新的标准，促进了电子档案的发展，把无纸化的管理思想融入到档案的整体和安全性，避免丟失、损坏的风险;利用计算机技术，积极构建科学与完善的档案管理系统，为医疗及科研提供更加全面的资源，强化档案信息的高度共享，全面提升医疗服务质量与科研水平，推动医疗事业发展，创造更大的经济与社会效益。

（4）提升管理人员素养，为档案管理提供智力支持

新的时期给医院的档案管理带来了严峻的挑战。为了更好地适应新形势，高校档案工作人员必须提高自己的素质和能力。加强对档案管理人员的专业培训，加强对档案管理人员的专业培训，使其管理水平和专业素养得到全方位的提高。同时，要积极构建科学全面的考核体系，定期开展考核，并采取有针对性的奖励措施，全面提高工作人员的积极性、积极性和责任感，使他们能够更好地投身到档案工作中去。

（5）加强多种类型档案的管理，强化档案管理规范性

第一，加强对档案文件的管理，加强档案的规范化、专业化的管理。根据医院发展的需要，建立了一个档案管理组织，确保了办公场所、人员、设备的专业化和完整性。建立档案管理所，其基本目标是加强对档案信息的统一管理，并使之达到集中管理的目的。档案管理部门可以为各级医疗卫生事业单位提供更为完整的信息，提高管理人员的决策能力，提高医院行政工作的效能。建立了档案管理所，使医院的档案管理更加科学、专业，能够为医院的档案归档和整理工作提出一些有价值的意见，使之能够更加全面、高效地为医院的工作提供更加全面、准确的信息支撑。

第二，要提高医院科学研究的质量，必须提高科学研究的质量。医院的科学研究，对提高医疗技术和提高医学水平起到了很大的促进作用。因此，必须加强对科技文献档案的管理。首先，要确保科学文献档案的分类和整理工作的精细，加强文献档案的登记和编目工作。要做好相关的统计和处理，对绝密文件要分别进行注册和管理。其次，要注意科学文献的合理利用。对科学文献档案的发展具有重要的意义和重要的意义。科研档案的存档需要更好地为医院、科研和社会服务，为医学发展提供技术支撑。

第三，推进医院病案档案资源的合理配置，为医疗机构的稳定运作提供全面的数字化支撑。对医院来说，医疗活动是其最重要的行为。病人的病情和治疗都要有完整的记录，并且作为证据[4]。要搞好医疗记录档案的管理。首先，有必要分开管理。病案档案数量庞大，要建立专门化的病案资料，要符合档案的规范和规范，做好防护，防止移作他用，确保特殊用途。其次，要完善医疗记录的查询与使用。病案信息的隐私性是其特点，应加强对其的进出和记录。最后，要使病案的归档和归档标准化，加强病案的编号管理，建立一个全面、系统的数据库。

（6）做好档案电子化的安全存储，为管理提供技术支撑

随着科学技术的快速发展，网络技术在各个领域的应用越来越广泛，医院的工作也越来越多。网络技术的广泛应用，使医院的诊疗工作更加高效，为实现电子病历管理在医院的应用提供了技术支持与协助。

在实行电子病历档案管理的过程中，必须注意：一是要做到及时、精确地保存。医师的诊断和治疗是一个动态、实时的过程，我们要对整个治疗过程进行及时的电子记录和保存。二是要做好电子文档的备份和保存工作。网络技术为人们的工作提供了便利，但也存在着一些危险。利用电子设备进行数据存储时，存在着数据丢失、损坏等问题，而电子设备极易被入侵破坏，导致文件丢失，需要对其进行备份和保存[5]。三是加强对电子文件的保护。网络技术极大地方便了人们的日常生活，提高了医疗服务的效率，但也存在着一些潜在的风险，特别是我们的病历档案，关系到患者的个人信息，一旦保存不好，很可能会导致个人信息的泄漏。

（7）做好纸质档案资料保存工作，加强规范化管理

纸质文件档案是实物材料，在信息化的时代，如何进行标准化的管理，也显得尤为重要。特别是对医学原始诊断记录的应用，对临床医学教学和科研工作的指导意义重大。由于纸质文件是原始材料，它的生成具有独特、不可替代的特点，因此，它的出现对医院开展相关工作有很大的实际意义。从这一视角出发，医院档案管理部门要做好纸质文件的保存，首先要对其进行分类和分类。医院里有很多智能化的科室，每个科室的工作性质都不一样。作为档案管理单位，要对档案进行科学的归类和归类，并根据不同的职能，将其归类。二是加强纸质文件的管理。由于纸质文件的保存有别于其它实体，所以要建立专门的部门和专门的人员，并设置专门的存放地点，保证文件的安全。三是要做好文件材料的保密工作。档案信息的管理是以安全为中心的，档案信息是医院的工作和工作，而人事、医学档案则是个人的隐私，所以必须要有相应的制度来保证这些信息的安全。

4.结束语

综上所述，在新时期，对医院的档案管理进行改革，提升医院档案管理规范化水平是当务之急。要根据新时期医院发展的现实，面对当前的形势和存在的问题，积极寻求发展，改变传统的档案管理理念和模式，促进医院档案工作与新时期要求相适应，提高医疗卫生服务水平，更好地为社会服务。

参考文献：

[1] 王松岩. 新时期医院档案管理与服务水平提升方法探讨[J]. 2021.

[2] 曹刚， 夏天， 朱云湘，等. 新时代医院人事档案管理标准化探讨[J]. 行政事业资产与财务， 2020（8）：2.

[3] 刘译聪. 新时代医院档案管理业务流程规范化研究[J]. 2020.

[4] 刘敏. 新时期提升医院文书档案管理质量研究[J]. 2021（2019-15）：71-72.

[5] 乔曼， 王国倩. 医院档案管理规范化建设新模式探讨[J]. 中国标准化， 2021（18）：3.