高校档案行政管理模式存在的问题与应对策略

文/济南市企业服务中心（济南市行政审批综合保障中心） 吕秋仪

行政档案管理是高校行政工作中重要的组成部分，掌握着高校所有部门和教职工以及学生的档案，这些档案对高校稳定发展有着积极的影响，所以，应重视和关注档案行政管理工作。当前，各大高校的规模在不断拓展，学生与教职工数量以及各项工作随之增加，在这一背景下，高校的档案内容与数量会增加，以往传统的档案管理模式已经难以适应当前高校的发展需要。因此，需要深入分析高校现行档案行政管理存在的问题，并运用行之有效的对策加以解决。

一、高校现行档案行政管理存在的常见问题

（一）尚未形成档案管理制度。因为个别高校领导不重视档案管理，档案管理制度不健全。高校档案管理如果没有有效的管理制度来保障，那么档案管理人员就不会重视档案管理工作，工作的积极性与主动性也会随之降低，甚至在档案管理过程中存在应付心理，经常消极对待工作。另外，档案管理人员的离职与升迁以及部门更换都缺少明确的规定，不知道哪些档案资料需要移交，也不清楚应该移交给谁，甚至单纯地认为工作中形成的档案属于个人，最后这些档案的归档不了了之。针对刚刚入职或刚接手档案管理的工作人员来讲，他们一方面想要将档案管理工作做好，但另一方面又无从下手，不知道该如何进行。如果档案管理人员长时间努力而没有结果，那么他们就会出现懈怠工作的心理，进而降低档案管理的有效性。

（二）档案管理人员业务知识欠缺。针对新时期高校档案行政管理工作来说，完善且健全的档案行政管理制度体系十分关键和重要，但目前个别高校没有构建和形成完善的档案管理制度体系，这就造成档案管理人员很难依照相关制度来开展工作，并且导致档案管理工作人员认识不到档案工作的重要性。另外，由于档案工作基本上由兼职人员来完成，那么他们难以准确分辨哪些档案需要归档哪些不需要归档，并且归档的范围也不清晰，导致行政档案通常较为零散，有的是文字档案，有的是图片档案，还有的是实物档案，不同的档案其归档方式并不相同，在档案管理人员业务能力和业务知识较为欠缺的背景下，都会造成档案归档不规范。另外，档案归档时间与归档内容的要求也不尽相同，存在较大的差异，但因为档案管理人员的流动性较大，在工作交接时没有积极做好这项工作，同时因为兼职人员的存在，难以顾及到一些细致的工作内容，甚至不熟悉业务知识，导致难以管好档案。

（三）档案没有得到全面且充分利用。高校档案行政管理只有做好档案的归类和汇总，这样才可以确保档案在使用阶段发挥出自身作用，但因为没有做好档案管理工作，导致档案在未来需要使用时难以及时有效地提供相关档案资料，并且查找十分困难，甚至部分档案缺失。例如年度总结与评定优秀教职工时都缺少档案支撑，进而出现临时抱佛脚或东拼西凑的现象。这一问题出现的主要原因是兼职档案管理人员只是为了完成归档任务，并不会重视档案是否有利用价值，也不会对档案进行妥善管理和细致分类，甚至错误地认为档案管理工作可有可无。

二、高校档案行政管理问题的对策

（一）健全档案管理制度体系。在高校档案行政管理工作中，健全档案管理制度体系是提升档案管理工作质量和效率的重要措施，档案及时归档且统一分类以及全面汇总可以保障档案管理的完整性与规范性。在构建档案管理工作机制的基础上，还需要进一步明确档案收集、保管、借阅制度，同时，需要制定流程与工作表格，这样的方式不仅可以保障档案管理工作有章可循，还能够促进档案管理的科学化。另外，高校应适当增加档案管理资金的投入力度，使档案存放环境更加充足，还可以购买相关设备，如打印机、复印机以及扫描仪等，这样既可以做好档案管理工作，还能够提高档案管理工作效率。同时，需要完善档案信息化管理制度体系，将管理重点放在电子文件管理过程中，并且保障电子文件档案管理工作落实到位。在此过程中，档案管理与电子政务应接轨，保障档案为学校与社会提供服务。

（二）稳定队伍，提升档案管理人员的业务素养。针对刚接触高校档案管理工作的人来说，因为他们缺少相应的工作经验，难以将档案管理工作细致做好。在时代快速发展的背景下，高校档案行政管理工作需要创新和优化。因此，新入职的档案管理人员需要对其进行岗前业务知识培训，确保其快速熟悉和适应档案管理工作流程。另外，针对在岗档案管理工作人员，在对其开展知识业务培训与设备使用培训的基础上，还应为他们提供交流平台和学习的机会，不定期开展交流会，这样既可以让档案管理人员互相学习，同时还可以实现共同提高的目标。稳定档案管理队伍也十分关键，规避频繁更换工作人员的现象。如果需要更换，则应做好档案管理交接工作，避免档案资料出现丢失的现象。

（三）科学且充分利用档案。档案管理工作开展的最终目的是全面利用档案，保障档案为教学与科研等提供信息，并且为高校领导提供决策依据，最为重要的是能够为高校发展提供档案信息。在过程中，想要提升档案的利用效率，需要着重培养档案工作人员的利用意识与分享意识，且不可将归档之后的档案当成收藏品，应全面分析、汇总档案资料，构建完善的借阅制度流程，及时发布相关档案信息。另外，档案管理人员需要具有较强的安全意识，优化检阅与归还制度体系，这样才可以有效收回档案资料。

三、高校档案行政管理模式的创新思考

在高校档案行政管理工作过程中，应广泛运用现代化科技。例如将信息化技术运用到档案行政管理中，借助信息技术来促进档案管理工作效率与质量的提升，这是促进高校档案行政管理的重要方式。其一，需要强化档案信息化软硬件建设水平。高校档案行政管理工作的开展，想要通过信息化技术来促进工作效率的提升，需要强化档案信息化软硬件建设水平，其是信息化档案管理工作开展的支撑。在此过程中，需要配备档案管理工作站，将照相机、摄像机、扫描仪和计算机等硬件设备配备齐全。同时，还需要开发与应用软件设施，需要选择适合本校档案行政管理的软件，然后将其与校园网进行融合，这样就可以全面实现档案信息资源的共享；其二，应依照信息化管理规则与信息化管理标准来开展高校档案行政管理，为进一步方便查询与使用数字化档案，档案采集、整理及调阅等各项环节都需要依照信息化标准来进行编码。同时需要注意的是，计算机中的编码格式应与终端机运用软件相匹配，原始档案信息目录应与计算机电子档案的目录统一，进行一对一编制，这样的方式不仅有利于降低故障率，还能够保障档案信息储存单元化目标的实现，重要的是有利于档案数据库的拓展。另外，计算机电子档案的储存和备份系统需要与主系统分别放置，以免出现同时损坏或丢失现象；其三，在5G时代，网络技术呈现出快速发展态势，在这一基础上出现了诸多非法网络人才。因此，为进一步保障高校档案的完整性与安全性，需要强化档案安全管理意识，同时充分明确档案信息化管理过程中可能会出现的风险，促进档案管理人员信息化管理操作的规范性与系统性。此外，高校档案行政管理需要引入专业能力较强的网络人才，这样就可以提升档案信息化管理的安全性。专业管理人员应定期对系统更新检查，安装防火墙和设置登录权限，在这种安全的环境中，可以规避档案盗取或档案非法篡改的现象。同时，高校还应进一步完善和优化信息化档案管理细则，将管理责任落实到位，保障档案信息的安全性。

四、结语

综上所述，在社会快速发展的背景下，人们的思想观念不断改变，对档案的重视度随之提升。针对高校档案行政管理工作来说，应保障档案管理工作的多元化发展，全面探索现行档案行政管理存在的问题，提出相应的解决措施，从根本上解决高校档案行政管理中出现的问题，促进档案管理工作不断进步与发展。