人工智能技术在档案工作中的应用——基于《“十四五”全国档案事业发展规划》的分析

文/陇东学院学科建设与研究生处 孟琰昕

随着新一代信息技术特别是人工智能(Artificial Intelligence，即AI)技术应用不断深入，对档案工作的运行环境、工作模式、处理对象及服务要求等发生了巨大变化。而档案工作作为一项存史育人的崇高事业，迫切需要创新工作理念、服务方法和运行模式。因此运用人工智能技术，实现档案工作信息化战略转型，对于推动“十四五”时期档案事业高质量发展，适应国家治理体系和治理能力现代化要求具有十分重要的意义。

一、人工智能应用于档案工作的必要性分析

（一）档案工作与人工智能结合是时代趋势。人工智能是引领未来的前沿核心技术，正在对经济发展、社会进步和人类生活产生深远影响。2017年，国务院在《新一代人工智能发展规划》中提出了人工智能产业“三步走”的发展战略，明确“在2030年之前要实现人工智能在生产生活、社会治理、国防建设各方面应用的广度深度极大拓展。”目前，随着科研院校的广泛参与，科技公司大力布局，人工智能技术开始广泛应用于社交、金融、医疗、国防等多个领域，展现出可观的商业价值和巨大的发展潜力。未来十年，人工智能还将继续引领科技发展，助力传统行业革新。而档案工作作为国家公共文化事业的重要组成部分，更需要积极顺应时代潮流和发展趋势，应用新技术，创新管理模式，提升服务质效，实现转型升级。

（二）档案工作在大数据背景下的管理困境。大数据时代的显著特点就是信息的爆炸式增长。在当前时代背景下，档案资源在数量上呈现出指数级的增长，数据量级由传统的GB、TB向PB发展，档案资源种类也随之增多，包含文本档案、语音档案以及图形档案、声像档案等等，数据格式更是千差万别。在这种情况下，已不能单纯依靠人力去完成档案资源的搜集整理，如何实现档案资源的科学管理与精准查询，是目前档案工作亟须解决的问题。将人工智能技术应用于档案工作的全过程，创新档案工作的管理方式，实现智能检索、智能录入、智能交互，是解决目前档案工作管理困境的有效途径之一。

（三）档案工作的智能化服务需求不断增强。随着智慧服务理念的不断深入，人们对档案工作的要求，已经由传统的记录、借阅变为了更加智能化的服务。迫切需要档案工作加快开放力度，扩大利用范围。人工智能作为一项逐渐完善的智能技术，很大程度上满足了人们对于档案工作服务水平提升的要求。例如，借助基于人工智能的用户画像技术，通过对用户身份信息搜索、浏览和借阅记录等结构化数据及微博等社交软件的言论进行分析，发现用户的隐性需求，进而提供针对性的服务。还有利用人工智能的模糊识别技术，降低用户在档案资料搜索查阅过程中的复杂度，提升资料的查阅效率。因此，人工智能技术能够更好地从技术层面上提高档案利用效率，提升档案服务能力，使档案工作更好地服务人民群众，满足人们的档案信息需求。

二、人工智能在档案工作中的重点应用场景

（一）人工智能助力档案工作的数字化转型。当前的档案管理模式下，为了更好地对纸质档案、实物档案、照片档案等进行保护，在原始档案收集整理完毕后，都会进行数字化转换，形成电子档案。利用人工智能技术，可以加速电子档案的制作进程。例如，对于口述类型的语音档案，可以采用基于人工智能的语音识别技术，将语音转换为电子文本进行存储。目前，已经有公司提出了基于人工智能的语音识别解决方案，且有了大面积的商业使用，不仅可以对中英文等基本语种进行识别，还包含多种方言的识别。此外，由于部分纸质档案受潮、破损，以及拍摄中部分因素导致在转为电子档案时出现图像模糊、分辨率不足的情况，还可以利用基于深度学习的图像处理技术，进行图像增强，超分辨率重建，提升档案的使用价值。

对于已经数字化的电子档案，还需进行价值鉴定，从而完成电子档案的归档。“档案价值鉴定工作是一项专业性很强的档案管理业务工作”，对鉴定人员的业务能力有着较高要求，然而在对海量的档案资源进行鉴定时，仅仅依靠人力不仅需要耗费较大精力，完成时效与工作质量也难以保证。为解决这一问题，可以利用基于人工智能的分类技术，形成对档案价值进行鉴定的智能体，其结构如图1所示，首先利用带有价值标签的档案资料库作为训练样本，对智能体进行训练，使之能够形成从档案的文本属性到价值属性的推断能力，随后利用训练完毕的智能体对新的档案资料进行价值鉴定，进而模拟档案鉴定专家的决策过程。建立这样的智能鉴别系统不仅能快速对档案保管期限、保管密级和借阅权限做出判定，还能为错综复杂的不确定事件提供最佳的解决方案和参考案例，从而提升档案管理工作的智能化水平。

图1 基于人工智能的电子档案鉴别模型示意图

（二）人工智能构筑档案工作的安全防线。《“十四五”全国档案事业发展规划》提出：“深入推进档案安全体系建设，筑牢平安中国的档案安全防线。”随着档案数字化转型的不断深入，档案的安全问题越来越受到重视。然而传统的依靠人力的档案管理工作存在较多不确定性，一旦档案管理人员自身出现问题，就很容易发生核心档案资料泄露问题。

基于人工智能的网络态势感知技术是将人工智能与安全防护相结合的新方案，且已经应用于电力网络、计算机网络以及通信网络的安全防护之中。对于档案安全工作而言，可以将每一份档案存放在设备中，重点的档案工作人员操作行为、档案系统内部网络共同纳入网络安全态势感知系统中，其结构如图2所示。

图2 基于人工智能的网络安全态势感知系统

利用监控设备观察保存的实地状态，分析档案存放设备的运行情况，同时对档案系统内部网络进行流量监测和入侵检测，及时发现可能的网络攻击行为，此外分析重点档案工作的操作行为，查看是否存在越级操作及重要文件的泄露隐患。这样将涉及档案工作的各类信息纳入统一的管理态势之中，形成对档案安全的综合感知，再利用人工智能常见算法进行关联分析，实时感知和预判档案面临的威胁，达到动态监测以及指导防护决策的目的。

（三）人工智能提升档案工作的智能服务水平。《“十四五”全国档案事业发展规划》提出：“随着人民生活水平的显著提高，对档案信息、档案文化的需求日益增长，迫切要求各公共档案馆加快档案开放、扩大档案利用、提供优质高效服务。”然而目前档案工作还存在开放程度不高，公众利用不便等问题，可以采用以下基于人工智能的技术进行改善：

一是基于人工智能的智能检索技术。档案资料快速检索是开展高质量档案信息服务的前提条件。近年来，随着电子档案资源的大量增长，如何使用户更为便捷地查询到目标结果变得越来越重要。传统的档案检索，常常以标题、关键字以及关联度排序来展示搜索结果，这对没有明确检索目的的用户来说，检索难度较大。利用知识图谱的智能检索系统，能够通过对自然语言的语义解析，理解用户操作意图，通过推理计算形成用户自然语言表达的内容并反馈给用户。因此，公共档案馆利用知识图谱等智能检索技术，实现对馆藏资源的智能化搜索，便于用户更快捷地查询自己需要的信息，提升档案工作的服务效能。二是基于人工智能的推送。公共档案馆可以结合用户的属性数据与行为数据（之前的搜索记录、检索习惯等），利用大数据分析的方法，将用户感兴趣的信息和档案服务进行智能化、个性化的推送。从而帮助用户减少资料搜索的时间，方便用户了解自己的兴趣，提升档案馆的综合服务水平。三是基于人工智能的智能交互。当用户需要向档案馆咨询问题时，传统的交互方式是利用人工客服进行一对一解答，这种方式等待时间较长，且只能在规定的时间和空间内开展，难以满足用户全时段的咨询需求。基于人工智能技术的参考咨询服务，打破了传统服务模式对时间和空间的依赖性。线上可以采用智能客服系统，对客户的常见问题进行解答，线下可以应用智能咨询机器人来提供服务。利用线上线下结合的方式，进一步方便了用户对档案资源的利用，能够提升服务效率和服务的满意度。

三、结语

《“十四五”全国档案事业发展规划》中特别强调，档案工作要紧跟科技发展，特别是开展新一代信息技术在档案管理中的应用。本文从人工智能技术应用于档案工作的必要性及重点应用场景两个角度，论证了人工智能对于解决当前档案工作发展困境的重要意义。档案工作者应该抓住人工智能技术发展的时代契机，推动档案工作创新发展，实现智能化转型。