电站锅炉制造企业供应商管理信息化研究

于立龙，汝国成

（哈尔滨锅炉厂有限责任公司，黑龙江 哈尔滨 150046）

信息技术的快速发展对现代工业产生了广泛而深远的影响，也正是由于信息技术在信息收集、传递和处理等方面具有得天独厚的优势，国家提出了“两化融合”的新概念，通过对工业化和信息化进行融合，走新型工业化道路。在这样的背景下，供应商管理信息化也成为了一种必然的发展趋势，各类供应商管理信息化系统如雨后春笋般出现。

由于各行业产品和服务特点不尽相同，相应的供应商类型和管理思路也千差万别，因此在如何实现信息化这个问题上不可一概而论，应基于各企业的实际情况进行设计。本文通过对电站锅炉制造行业供应商的特点进行分析，研究适合于其管理流程的信息化实现思路，通过搭建以供应商资质引入、资质变更、绩效评价、档案管理和信息统计分析功能为核心的信息化系统，对供应商全寿命周期进行管理，提高企业经营绩效。

1 电站锅炉行业供应商管理特点

电站锅炉行业属于传统的机械制造行业，订单模式为典型的“单件小批量”模式，产品定制化程度高，呈现出“单件尺寸大”“零部件数量多”“结构复杂”以及“生产周期漫长”等特点，并且电站锅炉的生产流程异常繁琐，涵盖了从原材料采购到设计、制造、检验、包装、运输发货、安装和调试等众多环节，涉及的相关方包括顾客、监造代表、供应商以及安装单位等。各类供应商是电站锅炉产品实现过程中非常重要的相关方，其提供的产品和服务将成为主体产品和服务的组成部分，其质量的优劣对制造企业具有深远的影响。按照提供产品和服务的类型划分，电站锅炉行业供应商分为原材料供应商、配套件供应商、分包供应商、外协供应商以及运输供应商等。从宏观上看，电站锅炉行业供应商具有以下3个典型特点。

（1）供应商基数大。从供货类别上进行划分，可将供应商分为原材料、配套件、分包、外协和运输五大类，每个大类又可划分为若干个细化类别。例如，原材料类包括钢板、钢管、型钢和焊材等，钢管又具体划分为大口径管、小口径管等。除此之外，电站锅炉一般采取邀请招标的方式实施采购或者分包，为满足招标数量要求，同时确保供应商之间的充分竞争，各企业一般会针对每一个供货类别设置供应商数量下限值，一般为3～5家。基于以上情况，每个电站锅炉制造企业的供应商数量可达到近千家。

（2）供应商类型多。制造商是电站锅炉行业最常见的供应商，例如常见的国内钢板、钢管、分包、外协等类别供应商一般为制造商。但对于进口原材料、配套件等产品或者采购量较少的产品，一般通过中间商采购。对于制造商的管理，企业更关注制造商的技术能力和管理水平，在资质引入和业绩评价环节也重点考察供应商的这些方面。对于中间商，企业更关注供应商的供货资质以及其所供产品的品牌情况。

（3）按供货类别管理供应商。电站锅炉企业供货类别较多，存在同一个供应商同时具有几类产品供货资格的情况，对于此种情况，企业一般按类别对供应商进行资质引入、资质变更和业绩评价，对供应商任意一类供货资质的变更不影响其他资质。

2 电站锅炉行业供应商管理信息化实施思路

2.1 建立供货类别主数据库信息化框架

对供应商管理的最终目的是为了企业招标采购工作，在实施供应商管理信息化时，应首先考虑如何按照招标的类别搭建供应商管理信息化系统的框架。供货类别是每家供应商的身份标识，建立供货类别主数据库是搭建供应商管理信息系统的前提，也是供应商资质引入、变更和业绩评价的基础，只有供应商管理信息化系统之中的供货类别与实际招标的最小类别保持一致，才能实现招标系统与供应商管理系统的贯通，在后期招标采购时才能够顺利实现按类招标。在确定供货类别时需要注意的是，企业在实际招标过程中并非完全按照最细化的供货类别单独招标，存在对几类产品打捆招标的情况，因此需要将打捆的类别进行拆分。

在建立供货类别框架时，需要从横、纵两个方向进行设计，横向设计时需要列出供应商的整体分类，纵向设计时需要分层级列出每类供应商的细化分类，直至将全部供货类别覆盖在内。例如，电站锅炉制造行业供应商供货类别一般在横向可分为原材料、配套件、分包、外协和运输等类别，在纵向每类又可以细分为几个层级，每个层级又可以细化为若干分类。例如原材料类又可分为钢管、钢板、圆钢、型钢等二级分类，钢管又可分为大口径管和小口径管等三级分类，小口径管又可按材质分为碳钢、合金钢和不锈钢等四级分类，具体如图1所示。

图1 供应商管理系统供货类别框架示意图

2.2 供应商资质引入和变更流程信息化的实现

2.2.1 资质引入流程信息化的实现

供应商资质引入管理一般包括潜在供应商入库、供应商资质引入邀请、供应商资质初审、正式准入评价和供货资质审批5个阶段。传统的供应商资质引入流程一般在线下实施，通过人工编制供应商评价记录表格、审批报告等文件，由各级人员签字审批，审批时间较长，占用经办人员大量工作时间。供应商资质引入过程的相关资料，需要经常性地提供给巡视组、审计署、顾客以及第三方机构进行审核，纸质单据长期保存较为困难，一旦损坏或者丢失影响较大。因此，在实施资质引入流程的信息化时，应重点考虑如何实现审批流程的电子化以及所需预设的字段，以确保资质引入过程中相关的信息能够得到有效记录。同时，信息化流程必须与企业实际管理情况相适应，信息化工作不应违背企业供应商管理原则。供应商资质引入界面设置如图2所示。

图2 供应商资质引入界面

（1）潜在供应商入库流程信息化的实现。潜在供应商入库是供应商寻源阶段的重要工作，潜在供应商与供货类别不存在关联。入库的潜在供应商数量越多，企业在后期邀请资质引入时便具有更大的选择空间，选择出符合准入邀请的优质供应商的机会也越大。传统供应商入库方式一般为邀请入库的方式，入库的潜在供应商数量较少，因此，需要单独开发潜在供应商自主注册页面，并且向社会层面公布，提高入库潜在供应商的数量。自主注册页面应具有易于检索、操作简单和注册便捷等特点，在注册页面潜在供应商仅需要输入用户名、密码、联系方式、企业主要信息等基础内容便可成功入库。

（2）供应商资质引入邀请流程信息化的实现。传统的供应商资质引入邀请方式一般为电话邀请或者函件邀请，以电话形式邀请难以形成邀请记录，不利于追溯。以函件形式邀请需要手工录入拟引入的供货类别、需提供的资料等内容，工作标准化程度较低，存在要求提供的资料要求不齐全或者不准确等情况。因此，在实施供应商资质引入邀请流程信息化时，关键在于针对不同供货类别预设好标准化邀请模板，在供应商管理人员需要邀请时，仅需选择特定的供货类别，便可自动调用预设模板，并根据潜在供应商注册时预留的联络信息自动发送提醒。

（3）供应商资质初审流程信息化的实现。对于传统的供应商资质初审方式，一般要求潜在供应商提供纸版资料并且加盖单位公章，因此供应商一般通过邮寄的方式传递初审资料，资料提供时间较长，并且存在损坏和丢失等风险。在实施供应商资质初审流程信息化时，应在系统中预设好需要供应商填写的信息字段以及需要供应商上传的资料附件模块。在该阶段，供应商需要在系统中补充企业相关信息，并且提交与所引入供货类别相关的资料，包括企业资质、经营业绩和质量管理资料等内容。

（4）供应商准入评价和资质审批流程信息化的实现。供应商资质初审通过后，由供应商管理人员在系统发起评价申请流程，并确定评价方式和参与部门。评价申请流程通过后，由商务、技术和质量等部门人员共同组成评价小组，在线下对供应商进行准入评价，将评价意见提交系统并发起资质审批流程。由于供应商供货产品的重要程度不同，因此准入评价的方式也有所差异，例如对于重要的原材料供应商，一般由评价小组到供应商制造现场进行评审，对于运输类供应商，一般由评价小组对供应商的资料进行评审。因此，供应商准入评价流程信息化实现的关键在于针对不同的评价方式设置不同的审批流程，同时对评价人员、评价时间、评价记录和评价报告等重要信息和资料进行存档。

2.2.2 资质变更流程信息化的实现

供应商供货资质变更可分为冻结、升级、降级和撤销等情况，资质变更是供应商全寿命周期管理的关键内容，管理的重点在于变更手续的合规性以及变更记录的保存。传统的供应商变更管理方式一般是人工实施变更，无法做到对供应商资质的实施变更和自动变更，并且在变更记录的保存以及便捷查询方面存在一定短板。在实施供应商资质变更流程信息化时，需要考虑以下方面的内容。

（1）供货资质的变更与供货类别应一一对应，在对供应商某一特定供货类别进行变更时，不应影响其他类别的供货资质，资质变更界面如图3所示。

图3 供应商资质变更界面

（2）对于不同的变更类型，需要结合企业实际建立不同的变更流程，并对变更的权限进行控制，以确保变更的流程符合规定。

（3）系统应具有自动和手动变更资质的功能，当供应商达到自动冻结、降级或撤销资格等预设标准时，系统应能够自动对供应商供货资质进行变更。

2.2.3 合格供应商名单的自动化生成和动态更新

合格供应商名单的实时自动生成和动态更新是供应商信息化的一项核心功能，也是后续招标采购活动的基础。对于传统供应商管理方式，一般通过纸面形式审批并发布合格供方名单，在引入新供应商或者供应商资质发生变更时，对合格供方名单进行及时更新存在困难，并且供应商名单以纸质形式存在不利于长期保存和信息的检索。因此，在实施合格供应商名单信息化时，应考虑以下几个方面的内容。

（1）系统中的供应商应具有供货资质的状态标识，能够自动对“合格”状态的供应商进行筛选，自动生成公司级合格供应商名单，同时可按照特定的检索条件自动生成各类合格供应商名单。

（2）合格供应商名单的表单设计应重点考虑相关字段的齐全性，例如表单应包括供应商名称、供应商代码、供应商类别、供货类别、供应商状态和供应商级别等必要内容，便于供应商信息的分类统计和分析。

（3）合格供应商名单应能够实时动态更新，在完成供应商资质引入或者供应商供货资质变更之后，系统能够自动实现合格供应商名单的更新。

2.3 供应商绩效评价流程信息化的实现

2.3.1 建立评价模型

对合格供应商进行业绩评价是保持供应商队伍能力的有效工具，质量、成本、交货期和服务4个维度是对供应商评价最常见的维度，各企业一般在上述4个维度的基础上增加其他的评价维度，例如响标度、供货量和技术能力等。对于各个维度，由于评价的重点有所差异，因此评价的方法也各不相同。例如，对于质量维度一般采取负分制，根据出现质量问题的严重程度和频次等内容对供应商进行评价。在建立供应商绩效评价模型时，需要根据各企业的评价方法预设好评价的维度、内容和算法。

2.3.2 数据导入与录入

在建立好评价模型之后，需要确定各维度数据的收集和录入方式。数据的收集方式主要包括从其他信息化平台直接获取数据以及人工收集两种方式，相应的数据导入方式包括从其他信息化平台自动导入数据和人工录入两种方式。由于各企业信息化程度存在差异，因此在建立供应商绩效评价模块时需要对企业的现状和信息化规划进行充分评估，确保模块的功能能够契合企业的发展。

2.4 供应商档案管理以及数据统计分析信息化

2.4.1 供应商档案管理的目的

电站锅炉作为受国家市场监督管理总局监管的特种设备，直接关系到人民群众生命财产安全和国家经济建设，要求产品实现全过程具有可追溯性。由于供应商提供的产品或服务直接或间接对电站锅炉产品的质量和安全产生影响，因此需要对供应商进行全寿命周期管理。

2.4.2 供应商档案管理的内容

在实施供应商管理信息化时，应考虑对供应商从入库到撤销资格期间全部的信息进行记录，包括准入评价记录、资质变更记录、供货业绩和业绩评价记录。记录的内容包括时间、人员以及相应的文件和记录。

2.4.3 数据统计和分析

数据的便捷统计分析是信息化的一大优势，在策划实施供应商管理信息化时要考虑以下内容：

（1）系统应具有快捷查询功能，能够查询供应商基本信息、供应商准入评价信息和供应商资质变更信息等内容。

（2）系统能够对实时数据进行快速检索，同时能够查询历史数据。例如能够按特定的时间范围、特定的检索条件自动生成历史合格供应商名单，能够按特定检索条件自动统计出历史供应商数量信息以及供应商资格变化信息等。

（3）系统应具有定义报表功能，以便对数据进行利用。例如，通过对质量数据的实施统计和分析，自动进行质量风险预警。通过对不同时间段的数据进行对比分析，研判质量趋势，查找改进方向等。

3 结束语

与常规供应商管理方式相比，以信息化的方式管理供应商在管理效率和精细化程度上呈现出明显的优势，并且与当前信息化、数字化和智能化的发展方向保持高度一致。通过搭建集供应商准入、业绩评价、档案管理和数据统计分析于一身的“一站式”供应商管理信息化系统，能够有效解决供应商准入和资质变更线下实施周期长、合格供应商名单无法自动生成和更新、供应商档案不易长期保存以及供应商信息检索困难等难题，帮助企业显著提高经营绩效。