探析大数据背景下档案管理有效性的提高对策

李福春

摘  要：数据的广泛应用，革新了人们的记录方式和看待世界的思维视角。大数据技术加速了各行业领域的创新发展进程，在档案管理领域的应用，为档案的数字化与数据化及信息化管理提供了技术支撑。大数据背景下的信息呈爆炸式的速度增长，传统档案管理模式滞后性与不适用性特点越发突出。要想提高档案管理水平，还需紧跟时代发展步伐，在思维保障与技术保障及人才保障等方面下功夫，整体性地推动档案管理模式转型升级。围绕大数据背景下档案管理有效性提高的对策进行了文献梳理与工作实践反思，研究认为在具体的工作中可以从提供思维保障、提供技术保障、提供信息安全保障、提供人才保障等方面着手。

关键词：大数据   档案管理   有效性   对策

中图分类号：G271文献标识码：A        文章编号：1672-3791（2022）06（a）-0000-00

檔案对于一个单位发展的重要性不言而喻，提高档案管理工作的有效性同样重要，尤其是如何在大数据背景下提高档案管理的有效性，其研究意义更大。其原因在于在大数据与互联网及云计算等现代信息技术的支撑下，可实现对档案信息的数字化处理，打破传统档案管理模式在繁琐冗余等方面的弊端，实现对档案信息的有效管理[1-3]。档案管理的信息化与数据化是其现代化发展的必然要求和一种趋势，要想积极适应新生事物，就需要在档案管理人员职业素养与管理制度及信息安全等方面加强研究，促使档案管理的作用价值得以充分发挥。为此，该文通过相关数据库收录的文献梳理与工作经验的总结，围绕大数据背景下档案管理有效性提高的对策加以探究，旨在交流与共勉。

1大数据背景下档案管理有效性提高的思维保障

大数据的广泛应用，在一定程度上革新了人们的记录的方式和看待世界的思维视角。可以说，大数据技术的广泛运用加速了各行业领域档案管理的创新与发展进程，在档案管理领域的有效应用，为档案管理的数字化与数据化以及信息化管理实现提供了有力的技术支撑[4]。因此，对于传统档案管理的思维需要及时更新，紧跟时代发展的步伐进行变革。相关档案管理部门及管理者要对档案与数据间的关系重新审视，要树立以数据为导向的档案管理思维，站在数据管理的角度，加强对档案管理过程中出现的问题分析和解决。思维先行是档案部门应对新时代挑战的首要准备，相关的领导层与管理层都需加强对档案管理思维模式转型中重要意义的重视，需要在档案管理信息化建设方面投入更多的关注与支持，从而设立一套与新形势发展相适应的档案管理方法。另一方面，还要建立完善大数据背景下的档案管理规章制度，将信息化档案管理工作纳入绩效考核范畴，从而激发档案管理员工的工作潜能与主观能动性。并且，在内部要加强大数据背景下档案管理重要性的宣传，营造全员支持与配合档案管理工作展开的良好氛围。通过加大档案管理过程中所需要软硬件设施建设方面的投入力度，从而确保大数据背景下档案管理信息化建设工作得以有效展开。不仅如此，还要在大数据背景下档案管理推进中充分发挥制度与完备软硬件设施的协同效应，促使档案信息化管理发展更加科学化、规范化及常态化。总之，提高大数据背景下的档案管理有效性，需要对档案管理思维加以更新，从而为其最终的实现提高有效保障。

2大数据背景下档案管理有效性提高的技术保障

大数据背景下档案管理有效性提高的技术保障要在技术支撑下实现档案内容的数据化。实现档案内容的数据化，就离不开现代信息技术的支撑，通过信息技术的融入加速数字化档案开发成果的转化，满足当前的档案信息利用需求，从而积极推动档案管工作向着数据化的新方向过渡。档案内容的数据化是指将档案内容智能碎片化分解成计算机可读可处理的数据形式，碎片化数据间的集合，实现数据间关系的重组与建构，最后实现档案数据的语义加工处理和可视化展示。强化档案内容语义关联与细化档案开发粒度及档案管理层级递进是档案内容数据化的最突出表现。档案管理对象的转变与档案管理层级的递进，是档案管理从数字化到数据化过渡的典型变化，管理数据逐步取代了以往的管理文件，档案数据化处理对档案管理系统建设的要求更高。从传统纸质档案到电子档案，再到档案数据化的过渡，从文件逐步细化到内容，将档案内容语义化为数据，档案开发的颗粒度逐步细化，分散在海量文件中分散的档案数据，在语义分析等技术的支撑下，促使档案价值开发更加深入[5]。档案内容数据化的目的，是利用档案数据强化海量档案间跨卷宗与跨文件内容的关联效应，通过用户检索提供更加理想的档案服务。碎片化的档案数据，在语义处理等技术的支撑下，根据语义分类合并零散的档案数据，重构档案数据间的语义关系，促使档案检索结果得以优化，实现档案间深层联系的深入挖掘。档案内容数据化是档案部门在新时代背景下的战略性转变，是紧密围绕档案用户需求和信息时代发展需要的自我转型升级。如各地区的数字人文项目，是档案内容数据化的典型例子，关联与聚合和分类处理档案内容文本后，借助AR或GIS等先进技术进行档案内容的全新展示。提供技术保障其次要依托现代信息技术为数据赋能，并面向用户升级档案服务多样化。具体可以通过三个方面加以展开。

2.1档案服务知识化

档案管理数据化为档案资源的数据处理和实现档案服务知识化提供了无限的可能，如王开队利用CHGIS等技术，将徽州族谱中的信息数据化处理。要想实现档案服务知识化的转变，需利用知识图谱和语义及本体等技术，对档案资源进行语义拆分和清洗及合并与可视化处理，促使呈现出来的档案知识成果更加全面。档案资源的数据化程度，随着技术的不断发展而逐步提升，在档案服务方面，不仅可满足档案用户查阅需求，也会加速向着知识化的趋势过渡。

2.2档案跨领域合作

数据不仅是组织间相互竞争的重要资源，也是实现各组织机构进行战略合作的基础。档案部门的信息资源丰富，档案部门合理制订跨领域合作的战略规划，实现档案信息资源跨部门与跨区域的共享利用。档案部门与美术馆和图书馆及文化馆等机构间的合作，强化各领域数据的关联效应，建立档案数据资源库，为档案用户提供立体化的档案资源利用体验[6-7]。250460BF-818D-4010-ABDD-39EB0C58E054

2.3优质的档案服务

在保护用户隐私与确保数据安全的情况下，为用户提供精准与个性化的档案服务。围绕用户个体所形成的小数据，实现档案信息资源的精准化服务，即依据用户个体形成的资源需求和用户习惯等数据，针对性地勾勒“用户画像”，对档案用户提供靶向服务[8]。根据用户形成的“小数据”，加强对用户利用档案的满意度和利用率等情况的充分把握，从而实现个性化的档案服务。

3大数据背景下档案管理有效性提高的安全保障

3.1信息标准与结构化

大数据结构化是数据背景下的基础性工作，可带动档案管理效率的提升与保障档案数据信息安全。但受网络开放性等特点影响，不能忽视对网络数据信息安全威胁的影响。档案数据结构化处理后，利于档案信息数据的分类与高效使用，可提高信息数据的管理水平，能够及时辨析出非法数据侵入[9-10]。由此可见，档案信息数据被标准化后，档案管理的安全性随之加强。

3.2信息安全的体系化

提供信息安全保障其次要推进档案信息安全体系化。信息时代下的档案数据安全威胁因素较多，相对于以往的事后处理模式，应当注重向事前预防和事中控制的趋势过渡，做好数据档案安全管理的统筹安排，促使完善的档案数据安全体系尽快成型。营造安全的硬软件环境，满足电子档案运行与电子档案存放的环境要求。建立档案信息资源的安全运行维护体系与安全技术体系及安全管理体系，同时发挥各体系的优势协同效应，切实保障档案数据的安全。档案部门不仅要建立完善的档案管理信息安全体系，还需建立网络防御体系，通过安装杀毒软件等措施，实现对电子档案信息风险的有效防控。合理运用云终端，将信息系统储存的档案信息保存到云平台中，防止因储存设备损坏而引起的数据丢失等风险。做好档案信息的备份工作，确保档案信息的安全性。再次，推进规范化档案安全管理制度的落实。现代档案管理比以往的档案管理有较大的发展空间，但档案数据信息的安全保障体系不能一成不变，尤其是制度建设方面，需按档案管理工作的转型发展步伐进行完善，推动档案管理的效率和质量稳步提升，不断提高档案信息安全管理水平[11]。加强对档案安全管理制度建立与执行的重视，建立完善的档案信息准入制度和监督管理制度，在规范管理制度的约束下，实现分级管理的贯彻执行。监督管理制度可起到未雨绸缪的作用，可及时发现与规避失职行为或不作为等情况，加大对档案数据安全的保护力度，积极推动档案管理工作转型升级。

3.3积极规避人为漏洞

提供信息安全保障最后要在档案信息安全管理工作中積极规避人为漏洞。档案信息安全性技术的投入使用，对操作人员的信息素养要求较高，当操作人员的主观意识或技术能力出现偏差，极易造成档案管理工作的滞后性与失误率。在积极调整安全性技术时，需建立完善的技术考核体系，加大对档案管理人员的培训力度，规范操作人员的思想行为。为确保档案信息的真实有效性，在录入与存储档案信息时，需采取多种措施验证信息的质量。成立数据信息质量的把控小组，反复核对录入信息系统的档案信息，确保录入信息时的精准度与档案资料的真实可靠性。

4大数据背景下档案管理有效性提高的人才保障

档案管理人才对于提高档案管理工作的有效性是非常重要的关键所在。为此，在大数据背景下提高档案管理有效性必须要在档案管理人才上加以保障。在大数据时代背景下的档案管理工作模式逐渐发生转变，对档案管理从业人员的职业素养和技术能力提出了更高要求。尤其是各种信息技术与档案管理工作的深入整合，做好人力资源储备工作，高效完成档案管理工作任务显得尤为重要。档案管理工作人员虽然具备丰富的管理经验，但由于档案管理工作量与强度较大，促使其掌握新技术和适应全新网络管理模式的时间与精力不足。要想确保档案管理工作的时效性与技术性，需尽快完善档案部门的人才培训和激励等机制，优化档案管理队伍的结构体系，为新时期的档案管理工作创新提供活力。

4.1完善人才引进机制，引进高端档案管理人才

提供人才保障首先要完善人才引进机制，引进高端档案管理人才。通过高端人才引进带动单位档案管理创新发展。提高档案管理人才的引进门槛，要求其具备丰富工作经验与先进的工作理念及丰富的档案管理技能，带动原有档案管理人员业务能力的快速提升。单位可借助高端人才引进政策，加大宣传力度，吸纳高学历的复合型人才，促使办公室档案管理队伍更加充实。

4.2完善人才培训机制，优化人才考核指标体系

完善人才培训机制，根据档案管理信息化的发展进程，不断调整人才培训模式和计划，丰富培训的内容和形式，更新档案管理人员的专业知识技能，使其能够积极适应新工作模式。培养复合型人才，要求档案管理人员快速掌握计算机技术与网络通信技术及终端操作系统技术等先进技术，为档案管理工作模式创新献计献策。完善人才考核机制，全方位考核档案管理人员的职业素养与业务能力，优化考核指标体系，将其考核结果与薪资待遇等挂钩，将其从传统的工作观念和态度中脱离出来，积极适应现代化的档案管理工作。完善人才激励机制，要求档案管理人员贯彻执行规章制度，形成相互制约与相互监督的良好工作氛围。提高薪资待遇水平，留住员工与吸引人才的同时，激发员工的工作潜能与主观能动性，树立终身学习意识，主动借鉴优秀的经验，摸索性地引入先进的做法，提高档案管理工作的创造性与科学性及时代性，实现档案管理人员专业优势的充分发挥[12]。

5 结语

综上所述，大数据背景下的档案管理工作创新是系统性工程。大数据等现代信息技术与档案管理工作的整合仍处于摸索性前进阶段，其领域有较大的完善空间，非常值得深入研究。在具体的践行中，单位的档案管理人员需要主动转变档案管理工作的理念，需要打破以往被动式的工作状态以及重复基础性工作的模式，需要不断加强档案管理工作人员对先进技术的掌握与应用，需要在不断优化中去构建完善档案管理规章制度。总之，在大数据背景下提高档案管理有效性需要档案管理工人员主动适应大数据所带来的新情况、新变化，从而最终实现档案管理的现代化发展。

参考文献

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