基于数据包理念文化的办公室文书档案管理分析与思考

须文华 牛相林

摘 要：文书档案管理是一个单位管理工作中的重要组成部分，对一个单位管理有着重要的支撑和保障作用，体现了一个单位的管理水平。本文从数据包理念文化在文书档案管理中的应用方面进行了分析与思考，对文书档案管理工作具有一定的借鉴意义。

关键词：数据包文书;档案管理;办公室文书

中图分类号：F27     文献标识码：A      doi：10.19311/j.cnki.16723198.2022.15.030

1 數据包理念文化

数据包的概念最先是从美国军用标准中提出的，其数据包是指武器装备研制单位提交给军方或用户的阶段性工作成果，包括相应的数据、规范、表格等，不仅关注过程和方法，更关注结果;数据包管理理念也是我国航天型号研制过程中成功的管理经验之一，贯穿工程研制全过程的一项主要工作，在加强产品质量记录的可追溯性、细化产品质量控制要求等方面取得了很好成效，是实现闭环管理非常有效的手段之一。数据包管理理念文化在闭环管理方面，尤其在办公室文书档案管理方面可以发挥着更好地作用。

2 办公室文书档案的重要性

办公室是单位领导日常工作的助手和参谋部，是领导决策和思路的落实者和执行者，文书档案管理是一个单位行政管理水平和效率体现的一个方面。强化文书管理，对提高文书档案利用率和质量有着重要的现实意义。应用数据包管理理念可以详尽的记录文书档案的全要素信息，可以真实固存文书档案的各种信息，对文书档案有重要作用。

3 办公室文书档案的特点

文书档案是单位运行过程中各环节产生的有价值的文档资料，是对管理过程中活动状态的真实记录和固存，文书档案的内容、形态及其利用价值等方面都具有与其他档案不同的特点，有其特有的特点和规律。用数据包理念全过程、全要素规范文书档案管理可更好实现有效实现闭环管理。

3.1 离散型

办公室文书档案有较强的离散性，许多文书都是单一事件的执行过程记录，许多是具有保存价值的文献资料，对后续管理工作要重要的支撑作用。日常管理过程中产生的重要通知、通告、领导批复、工作总结、会议决议等涉及党群类和行政类资料，内容比较离散，对档案归档分类提出很高要求。

3.2 条线性

办公室档案有较强的条线性，一件事从开始至结束全周期的时间轴线条记录，从信息角度看，表现为某项工作的策划、决策、执行、总结等全过程的信息记录，是事件真实客观的反映和记录，完成记录和固化了事件的全周期的信息。

3.3 价值性

办公室文书档案事许多具有保存价值的文件资料，是对日常管理工作有较强的参考价值和管理依据，有些具有重要的凭证价值，对后续行政管理工作发挥着重要作用。把重要的资料梳理保存好，有很强的价值意义。

3.4 不可替代性

文书档案管理是单位日常行政管理工作活动的全过程、全要素的信息载体，客观真实的记录其过程，对后续管理工作和历史信息固存有着其非常重要的意义，有其不可替代性和唯一性。

4 用数据包理念加强档案管理

4.1 文书档案管理程序化

管理程序化是单位日常工作运行中的基础环节，也是体现了单位日常管理水平的高低。加强文书档案规范化管理是一项重要的工作，归规范化管理不论是提高文书档案高效性，还是适应新时代信息化发展要求，均具有积极的现实意义。

4.2 文书档案管理高效化

高效是一个单位管理水平的重要标志，对办公室日常行政管理尤其重要，高效率是日常工作的基本要求。遵循档案管理内在规律和特点，采取科学管理方法、规范管理内容、优化管理流程，对提升管理高效化具有重要的积极意义。

4.3 文书档案管理信息化

互联网技术日新月异，在单位行政管理中越发普及和广泛，数字化档案数量和规模要大幅增长，加强档案管理规范化、科目设立健全化、管理流程合理化，进一步提高效率，为档案信息管理提供可靠保障。

4.4 文书档案管理科学化

细节决定成败，做细做实是文书档案的基本要求，文书档案正在由传统的粗放式管理向精细化管理迈进。规范办公室文书档案管理要利用数据包理念文化，通过细化并规范文书档案形成、收集、分类、编目、利用等程序，将档案规范化管理与计算机信息技术有机融合，利用信息化技术科学合理编目档案管理全过程，适应文书档案信息化发展，提升文书档案科学化管理的内在要求。

5 基于数据包理念的文书档案管理需要改进的思考

5.1 管理理念的革新提升

变时永恒的主题，管理理念也要与时俱进，从实际需求为出发点，及时学习先进的管理理念并科学合理地应用，不断学习吸收外面的知识理念。经常组织档案管理人员参加外部的数据包理念和档案管理知识培训工作，使其充分认识到文书档案管理工作的重要性，深入了解与掌握先进的档案管理方法，并将其应用到实际工作中。

5.2 数据包理念管理体制的构建完善

（1）提高专业能力。

加强档案管理人员的专业知识技能的培训和业务圈子里技能的交流学习，切实提高专业能力和专业知识，以提高工作效率，全面提升管理人员的专业水平。首先，建立标准的考核机制，引进高层次专业人才，并对主要工作成效和专业能力水平进行年度评价和考核。其次，建立激励机制，为文书档案管理人员提供良好的职业发展空间。每年度参加单位行政系统内档案管理专业序列的能力评比，对优秀者提供良好的发展机会，使其工作得到单位重视。最后，把大数据技术应用到档案管理工作中，数字化档案库就是一个大数据库，并利用数字整理技术在最短时间内选取出需要的信息，将其应用到实际工作中，以提升文书档案整理效率。

（2）提升管理理念。

现代科学技术迅猛发展，新的理念日新月异，管理理念也要与时俱进、自主提升工作意识，为革新文书档案管理模式奠定良好基础，把数据包理念文化融入业务工作中，可以把工作做得更好。

（3）完善管理制度。

应与文书档案管理人员协作完善文书档案管理制度，把数据包闭环管理的理念文化与业务管理融合，使其具备充足的合理性、系统性以及规范性，力求纸质档案能够与数字化技术相结合，从而为文书档案管理工作保驾护航。

5.3 先进管理技术的应用

目前，文书档案主要是数字化和纸质版文书档案，要结合管理工作的实际需求，对相应的技术做出合理性的选择，把数据包闭环管理的理念融入数字化文书档案管理技术中，最终使文书档案管理效率得到极大提升。

5.4 管理手段创新

科技创新取得不断进步，信息化技术手段大发展，传统的文书档案管理工作面临多种多样的挑战，新的技术手段和新的管理理念融入档案管理成为基本需求。

首先，加强文书档案数字化，先试行传统的纸质档案管理和数字化档案管理并推工作模式，促使朝着数字化的管理方向转变。

其次，对档案中所收录的全要素信息进行数字化，并分类编目，实现所有档案数字化，为档案信息化打好基础。在开展文书档案管理工作时，从数据包理念文化角度进行工作策划，需采用科学的技术手段和新进的管理理念，以保证应用的创新模式可以实现档案的信息化管理，并在运行时始终保持安全性、可靠性。

6 結束语

新时代各项新技术和数据包管理理念的应用使各项工作都发生了明显的变化，全新的数据包管理理念和创新的管理模式在文书档案管理中的有效应用，全面提升了文书档案管理质量和水平，更好地为单位发展服务。

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