大数据时代高校档案管理工作与服务模式的创新探索

温明明

摘 要：随着大数据时代的来临，大数据技术也改变了我们很多生活方式和工作方式。在互联网技术的不断衍生中，大数据技术在高校档案信息中也有了更加明显的运用，使得高校档案管理更加便捷。本文结合高校档案管理的实际情况以及当前存在的数据存储、服务内容、档案信息安全、人员专业等进行分析研讨，同时提出了高校档案管理工作与服务模式的创新对策，就建立规范的资源体系以及工作模式的转化和管理人员的工作水平进行了相关讨论。

关键词：大数据时代;高校档案管理;服务模式;创新探索

大数据技术作为新时代的基础工具，在高校档案信息建设中，大数据技术能够强化档案管理的有效性，也能够开创大数据服务体系的新建设，创新高校档案管理与服务的模式，进一步提升高校的档案管理水平。

1 运用大数据技术创新高校档案管理工作与服务模式的必要性

1.1 大数据技术是应对快速增长的高校档案信息资源的必要手段

高校档案真实记录了高校的整个发展建设过程，对高校发展而言具有较大的信息价值和参考意义。随着社会经济的快速发展，高校建设规模的不断扩大，高校档案信息资源也开始猛增，高校档案信息资源的种类也更加丰富、形式更加多样化。在这种庞大的数据内容面前，如何做好高校档案管理工作，如何发挥大数据优势提高档案管理的服务优势也成为了目前高校工作中最大的难点之一[1 ]。大数据技术具有数据大、类型多、价值高等多种优势，数据传播速度快，数据的存储空间也十分庞大，能够极大地提升高校档案信息化建设的技术水平，增强其科学性和有效性。

1.2 大数据技术是应对高校档案多元化利用模式的必要方式

在传统方法下进行档案的查询和利用，已经不能满足日益增长的档案信息数据时代的需要，而大数据技术就能很好地解决这一问题。通过大数据技术的运算能力，能够实现档案信息查询的智能化，这也极大地减轻档案工作者的负担，相比较人为查询也减少了时间和人力。通过大数据技术中的快速运算，还能根据用户的不同诉求建立不同的档案，从而提供个性化的档案服务，加强服务模式的创新，发挥大数据档案管理的更多优势。大数据建设为进一步优化高校档案管理工作，使档案管理服务模式得到深化和完善。

2 大数据时代高校档案管理工作与服务模式存在的问题

在传统管理模式下，档案存储形式为各种形态的纸质档案和光盘、磁盘等，这些极大地扩大了档案库房的储存量，这也给大数据档案管理提出如何统一管理存储的方式、充分发挥大数据技术优势等新问题。还有在大数据技术下，档案管理逐步引入线上平台，在线上进行档案数据传递如何保证不被泄露、保证不被丢失，都是大数据技术引入中应该要考虑的问题。服务模式作为高校大数据形式展示的最直接方式，发挥服务模式的高效性，确保服务的个性化与准确性也十分重要[2 ]。

2.1 档案服务内容以及方式单一

在传统档案服务内容中多以相关信息的保存与查询为主，传统档案服务内容比较片面，传统档案服务的方式单一。如何发挥信息内容的最大优势还未有相关体现。针对该项问题，在大数据技术融入时，要注意展开大数据时代的资源结构特点，要能够充分发挥高校档案管理的信息优势，体现信息的有效性和准确性，在服务内容上强调个性化和服务性。传统的档案服务类似档案信息的存储与调用平台，用户需要某一个档案内容，就相应地调取哪种，这种模式下的档案服务不够有效，且不能够为用户带来更多服务价值。无法做到对档案信息的深入调研，以及相关关键词信息的筛查。为了确保档案服务的效率，要让档案服务内容能够满足信息使用上的各个条件。

2.2 档案信息数据的安全性欠佳

在大数据技术环境下，高校档案管理以线上为主，服务模式强调开放和公开。在这种服务前提下，如何确保档案信息内容不被泄露、不被濫用，同时还要防止遗失就要提前做好档案信息的安全问题。尤其是大数据的信息技术，处理的内容多、速度快，在庞大的信息量面前，如何保证不出错，不会遇到其他情况，安全的保卫工作十分复杂。首先要具备一定的专业技术，能够懂得对信息防火墙的基本设置;其次要结合档案管理工作的各项操作流程与档案内容，在使用流程上合理编排好每一步的操作步骤，防止档案信息的泄露[3 ]。

2.3 档案管理人员的专业能力较低

目前高校从事档案管理的工作人员，一些人员的档案专业性都不强，多以兼职方式参与进来。同时，还有一些档案人员没有经过专业知识培训，在工作期间也没有参与过档案有关知识的学习培训。这也是导致相当一部分档案人员对档案工作的认识还只停留在档案的保管与调阅上，不能够真正发挥档案管理的优势，真正体现档案管理信息上的价值[4 ]。尤其是在大数据技术引入的期间，档案管理工作人员对全新的档案存储方式也表现出了疑惑。这也进一步说明了当下绝大多数档案管理人员工作专业性不强，工作水平较低。如何改变这些绝大多数人的单一认识，如何提升档案管理工作人员的工作素质这都是亟待解决的难题。档案人员的专业性提高，也要从平日做起，日积月累，循序渐进，这必须要求高校管理层重视档案人员技术能力的提升，以期能够组建与大数据时代匹配的高校档案管理队伍。

3 对大数据时代高校档案管理工作与服务模式创新的思考

针对上述问题，在大数据时代下，如何充分发挥大数据技术优势，将其引入高校档案管理工作，同时充分利用大数据信息的快速处理性，体现高校档案的服务特色，这都是目前亟待解决的大问题。从以上问题内容来看，首先，需要解决庞大数据信息面前的数据存储工作;其次，要注意传统数据处理与大数据技术中数据处理的不同工作模式，尽量做到工作模式上的创新[5 ]。另外，档案管理工作的安全性必须充分考虑，要防止档案信息的泄露，防止档案信息被滥用，只有充分做好安全性防护，所构建的数据资源才能可靠。还有为了高校档案管理工作能够有更加持久稳定的发展，注意工作人员的工作水平提升也是主要措施之一。只要不断加强技术性和工作人员实力，才能确保档案管理的稳步发展。

3.1 建立规范的档案信息资源数据体系

在传统档案管理与大数据技术档案管理模式下的数据体系中，为了让两者充分融合，也为了充分发挥大数据技术下的档案管理模式内容，首先要建立规范的档案信息资源数据体系。该体系主要强调大数据技术下的操作规范。在档案信息资源数据中，构建可以与其他高校档案内容相互整合、共享的信息资源。其次确定档案信息资源的存储分类。在数据体系中确定资源的存储分类，以及资源的使用情况，根据资源的分类问题进行相关的体系设置。明确档案信息资源数据的存储位置和存储内存，内存大小要与传统档案存储空间相适应，且要尽量腾出充足的空间以便档案数据信息的扩充，提高档案数据的使用性，体现档案数据信息的综合价值[6 ]。最后在档案信息资源数据体系中开设资源共享的平台，为档案信息提供一定的互动空间。通过上述方式，衔接好存量档案与大数据技术下档案的使用连接。针对大数据存储情况下给大数据管理带来的不便，档案资源数据体系建设需要进一步规范和完整，才能确保大数据中各项档案信息的管理有序。总的来说，将云计算与大数据进行有效结合，能够发挥大数据的技术性和科学性。在推动档案信息资源的内外整合中，有着较强的意义，能够助力档案信息智能化平台的构成。还有通过对档案资源的整合和优化，进而构建一个档案资源保障体系，增强档案信息化思想服务意识，为档案的多元化发展模式奠定基础。

3.2 创新档案服务模式

由于传统档案在档案信息存储上所采用的信息结构不同，因此在大数据技术下的档案管理以及服务体系构成中，應用好大数据技术手段，改善工作模式，创新档案服务形式，为档案管理服务提供更加合理的定位方向，也方便高校档案管理能够加深对信息资源的挖掘，改善现有的工作模式。首先，大数据是云计算发展的结果，有着一定的数据挖掘、分析、计算的能力，因此，在大数据的档案信息处理中可以充分将这一优势体现出来，充分发挥云计算和大数据两者技术的先进性，实现对数据的智能化操作。其次，为了做好大数据时代下档案信息的服务技术支撑，要优化现有的档案信息资源结构，在服务体系中设立个性化的档案信息存储选项。还可以不断加强高校档案新资源的融入，结合第三方高校的档案资源，建设网络资源共享的平台，将封闭的档案管理模式打开，利用大数据处理技术不断优化档案信息资源[7 ]。特别是在档案信息数据的服务方面，要树立为广大校友服务的理念，运用大数据手段，为校友提供远程服务。

3.3 增强档案信息资源管理的安全性

从上述可知，档案信息资源管理工作的安全性是档案工作质量中最为关键的一环。如果工作安全不做好，就会影响到档案管理的整体运行，也会破坏大数据技术档案信息资源管理体系。增强档案信息资源管理工作的安全性，首先要做到对网络平台数据传播中防火墙的设置，拦截来路不明的用户，限制其使用。其次要充分利用好档案信息的防火墙技术，加强档案信息安全，通过加设档案信息网络共享的防火墙，以此来确保档案信息的内容不会被外泄，还有在档案信息的使用中加强对使用步骤的规范。同样，在用户使用上，进行分层级的管理，上层级管理重要性较高的档案内容，下层级如果需要档案资料需向上申请，还要对重要的档案资料进行备份，防止遗失[8 ]。为了充分发挥档案管理的有效性，设置档案管理平台的使用规则，要求每个用户都能遵守执行。

3.4 提高档案管理人员的工作能力

在各个高校间相关管理人员要重视对档案部门工作人员的专业核查，要能够确保档案从业工作的工作水平，充分意识到档案工作的重要性。同时，档案管理人员在平时的档案工作中要多进行培训，在上岗之前进行专业考核，如果遇到不合格的要进行再次学习。日常多鼓励档案管理人员进行技术提升，在服务创新上敢于提意见、提想法，为保护档案管理的更顺利运行而贡献各自的力量。为了确保档案管理与档案信息资源的有效性，要强化档案管理人员的技术培养，增强档案从业人员的综合实力，组建高层次的档案专业人才队伍，助力高校档案建设更快更好地发展。

综上所述，大数据时代给我们带来数据使用更加便利、数据运用更加广泛的体验。随着市场经济发展得越来越快，高校档案信息服务管理工作也遇到了更大的难度和挑战，高校档案管理作为高校管理的重要一环，承担着高校的历史使命以及高校的未来发展。当前在大数据技术应用到高校档案管理中还存在着一些不足。为了保存好对高校建设意义重大的档案信息内容，也为了充分利用高校档案数据价值，高校档案工作开展大数据技术的提升研究显得十分关键。

参考文献：

[1]陈芦燕.大数据时代的档案信息服务研究[J].兰台世界，2014（8）：29—30.

[2]陈婷.大数据时代高校档案信息服务水平提升策略研究[J].中国管理信息化，2016（24）：174.

[3]纪华恩.大数据背景下的高校档案工作发展态势[J].兰台内外，2018（02）：39—40.

[4]和永青.基于物联网技术的智能化档案管理探讨[J].办公室业务，2019（20）：100—103.

[5]邢贺艳.档案信息化建设与档案管理的几点思路[J].智库时代，2018（48）：111—120.

[6]刘倩.信息化对民政档案管理工作的作用分析[J].现代经济信息，2019（03）：52—56.

[7]刘玥，吴园园.基于信息化高校档案管理建设模式探究[J].科技资讯，2019（03）：33—35.

[8]唐越.互联网+时代档案管理存在的不足及应对之策[J].中外企业家，2019（07）：50—52.

（作者单位：海军航空大学）