浅谈科技档案管理存在的问题与对策

黄小玫

科技档案管理内容包括在自然科学研究、生产技术等相关活动中形成的各种文件资料，其资料形式目前逐渐多样化发展，其中文件资料不仅包含文字材料、影片、录像及音频等多种形式，还包括图纸及图表等科技文件材料。而且随着时代信息化发展，信息化数据在科技文件资料中所占比例也随之增加。在此背景下，科技档案管理面临着更为严峻的挑战，时代发展要求提高档案管理工作效率，对日渐丰富的文件资料在管理方法上进行相关性优化。这期间，历史遗留问题将成为科技档案管理优化的重大阻碍，因此，需加强对科技档案管理的关注，以最大限度发挥科技档案管理对社会科技发展的价值。

科技档案管理概述及其对科技管理的重要性

科技档案管理内容较为复杂，主要包括以下三类：

（1）自然科学研究活动中形成的应当归档保存的科技文件材料；

（2）生产技术活动中形成的应当归档保存的科技文件材料；

（3）基本建设中形成的应当归档保存的科技文件材料。

根据科技档案的管理内容，可对其对于社会发展的重要性进行逐一阐述，例如与自然科学研究、生产技术及基本建设等有关的活动都会受到科技档案管理水平的限制，如相关档案管理不善会导致相关证据链条缺失，相应地，充分发挥科技档案管理价值则能为上述活动的顺利进行提供有效支撑。这涉及决策者、执行者及社会群众三方利益。其中决策者可以通过查阅档案资料做出符合科技发展需求的关键决定。基于此，决策的执行者可以提高研究效率及工作效率。而自然科学、生产技术及基本建设最终的服务对象是社会群众，在上述基础上，各方面科技的快速发展可有效提升群众的生活质量。因此，科技档案管理水平对科技发展及社会发展具有重要意义。

科技档案管理中存在的相关问题

凭证文件与技术文件归档管理不完善

传统科技档案管理中存在重凭证文件收集、轻技术文件归档的问题。这一问题形成的原因在于相关人员对档案管理的认识存在一定的局限性，未对科技档案应用价值形成正确的认识。同时受其他类型档案管理理念的影响，在进行科技档案管理时更为注重档案的凭证作用，而忽视了科技档案的技术参考利用价值，继而限制了科技档案管理应用价值的发挥。与此同时，在档案资料收集及归档管理方面也存在相关问题，在归档流程管理中存在监管力度不够的现象，导致出现原文档丢失的情况。

档案分类精细化管理不足

社会科技的发展在一定程度上增加了科技档案管理的工作内容，在档案文件分类上缺乏精细化管理导致档案查阅及检索速度较慢。这一问题产生的原因之一是档案分类标准不完善、不明确。档案管理人员在收集档案资料时并不能明确定义该档案文件的归属类型。由于对这类文件缺乏重视，在管理时会出现随意归类的情况。随着这类文件增多，如果它们得不到有效管理，就会破坏原有的档案分类。如需对该文件进行调取，一方面需要花费较长时间，影响工作效率，另一方面还会扰乱档案管理秩序。

资料收集与整理缺乏创新与规范化管理

首先要明确的是，创新与规范化管理并不矛盾。规范化管理的缺失会导致管理工作缺乏秩序，缺乏创新则会导致工作缺乏活力。随着时代发展，科技档案管理内容愈加繁杂，需要加强对资料收集与整理的规范化管理，以确保相关工作有序进行。同时，在信息化时代背景下，科技档案管理工作需要有所创新，才能满足科技发展对科技档案的要求，而在创新过程中也需要确立一个明确的、规范化的管理标准。当下，科技档案管理面临的困境之一是难以平衡创新发展与规范化管理之间的关系，使得管理工作处于相对无序的状态。例如，在科研项目组资料收集上，如果不明确各工作人员的职责，不注重相关规范标准制定的建立与实施，而只是通过放宽制度对人员的约束激发人员创新思维，就会出现相关人员工作态度消极导致资料收集不齐全的问题；如果明确各工作人员职责，严守制度，让员工各司其职，又会造成灵活度降低的问题，团队凝聚力或许会受到影响。

对科技档案的价值认知不够全面

就现状而言，科技档案管理目前以保管为主，其利用率相对较低。这是由于长期以来相关人员对档案形成了固有形象，导致科技档案价值并未得到应有的肯定。长期以来，科技档案管理部门都被当作类似存储仓库的存在，缺乏对科技档案的开发与利用，在编纂档案时出发点存在偏差，导致无效资料占比较高，继而降低了档案资料本身的价值。同时，随着网络发展，相关人员对网络的依赖性增强，并未意识到科技档案的应用价值。

时代发展对科技档案管理提出的要求

高效性

时代与科技共同发展，科技档案资料内容也愈发丰富，而随着教育水平的提升与经济的发展，我国对自然科技、生产技术及基本建设也愈发重视，“科技是第一生产力”的发展理念日渐深入人心。与此相应，我国在这一方面的投入也有所增加。面对与日俱增的工作量，相关人员必须提高科技档案管理工作效率。

信息化

信息化是当下时代最明显的特征，信息化科技在社会各领域中具有重要应用。科技档案管理作为社会发展的一部分，需齐头并进。需要明确的是，科技档案管理并非独立存在，其工作的开展需要相关部门及工作人员的配合，同时，相关部门管理水平的提升也会对档案科技管理提出新的要求。其间，必须将现代计算机技术、网络技术等充分应用到科技档案信息资源的形成、整理、保存及管理当中，同时，也要充分重视信息化技术在资源开发利用中的应用，以使科技档案管理价值得到应有的认可。

科技档案管理水平的影响因素

人力资源

人力资源是科技档案管理水平提升的关键因素。一方面，人力资源是管理制度的执行者，也是管理制度的制定者，其综合素质水平自然会影响相关管理制度的实施与完善。另一方面，人力资源调配是构建良好工作氛围的关键，如果对人力资源管理不当，就会限制人才價值的发挥，继而导致科技档案管理水平与社会脱节。科技档案管理专业性相对较强，因此人员调配需考虑其专业素质是否能满足管理需求，此外还需考虑其道德素质，因为兼具专业素质与道德素质的人才的缺失也是制约科技档案管理水平提升的重要原因。从现状来看，科技档案管理在人力资源管理方面还存在较大不足，人力资源紧缺问题较为突出，专业性人才较为缺乏，并且在人才培养方面重视程度不足。当下，科技日新月异，档案管理软件也随之发展，这便对人才培养提出了新的要求。只有重视人才培养，才能确保更好地开展科技档案管理工作。A1001067-8B10-4B31-A128-573DAC0016FB

管理制度

管理制度是确保科技档案管理工作有序进行的关键，也是提升科技档案管理水平的关键。完善的管理制度是避免档案缺失、优化归档流程、创新资料收集方法的重要支撑。只有不断优化管理制度，才能让相关流程的开展有据可依。在档案分类管理中，如果不加强对分界模糊档案资料的管理，就可能导致这类档案文件丢失。例如，在水利科技档案管理中，各项图纸编制、更改规定都需明确化才能确保整编规范。同时，档案管理还涉及保密制度，所以应对相关机密档案的调取权加以规范。

管理理念

管理理念在某种程度上决定了科技档案管理的应用方向。管理理念代表着管理人员对科技档案的价值认知，上文中提到的重凭证收集与资料保管、轻技术文件归档与利用，便是因为相关管理人员对科技档案的价值认知不到位，才将科技档案管理方向引向保管方向。

投资力度

任何一项工作的开展都离不开资金的支持。科技档案管理工作质量的提升离不开对相关人员的培养、设施完善以及引进技术，这其中的每项环节都需要一定的资金。由此，对科技档案管理的投资从某一角度而言决定了科技档案管理的发展高度。其一，投资力度会对管理人员的自我价值认知产生影响，继而影响管理人员对自身工作重要性的认知。其二，投资力度会影响相关部门对科技档案管理的价值认知。不可否认，一项工作的经济价值是该工作价值评估的关键所在。

科技档案管理对策

加强信息化管理，引入二维码技术

二维码技术在科技档案管理中的应用研究尚处于起步阶段。一方面，相关配套技术还有待完善；另一方面，二维码技术在科技档案中的应用范围还有待深入分析。期间，二维码技术在科技档案管理中最为直观的应用便是对档案的存储与读取。目前，二维码技术主要应用于电子档案管理。在此过程中，首先要考虑存取格式，由于二维码在生成后便无法进行修改，其间可将档案存取格式转化为长期存取格式，以避免非长期存储格式造成的信息流失。其次，要考虑档案信息的安全性及信息共享可行性。由于我国目前的档案管理系统相对而言较为复杂，再加上科技档案本身的特殊性，在二维码技术应用过程中需要制定一套规范性的标准体系并完善相应的管理系统，以此来加强信息化管理。

加强现代化人才培养

随着信息科技的发展，现代化人才是各项部门的紧缺资源。科技档案管理工作现代化的发展同样需要相关人才的支持。关于现代化人才培养，其一要进行内部培养，首先对内部人才结构进行优化，定期开展信息化科技档案管理知识讲座，并进行定期考核。其次，要引进新力量，为团队注入新气息，以提高工作积极性，期间要注重对新生力量各方面素质的考核，在进行规范化管理的同时，注重团队交流，以不断优化工作方法。最后，要注重对科技档案管理的社会宣传，吸引社会中优秀的现代化人才，以全面优化人员结构。其二，要优化人力资源管理制度，注重对人才潜在价值的开发与利用，期间可加强各单位之间的沟通，以培养人员创新意识。同时还要注重培养档案管理人员的素质，使其充分认识到自身的价值，并为科研生产提供更好的服务。

加强材料归档管理

归档是科技文件转化为科技档案的过程，包括文件材料审查、文件材料检定、文件材料整理、文件材料加工。期间要确保文件能及时归档，并致力于提升档案内在质量。这就需要档案人员对工程进度有一定的了解，对文件材料的形成日期及文件名称等相关细节进行精细化管理。同时，要制定好文件规定要求，并在归档时认真检查相关数据及常出问题的地方，如批准人签字等细节问题，确保科技档案内所记录的科技活动的真实性与完整性。同时，在对材料进行归档时，要注意记录的规范性，避免出现归档文件数据前后不一的情况出现。

加强科技档案保密及集成管理

档案人员需充分认识到科技档案保密对国家安全的重要性，不断强化自身保密意识，培养自身全局意识，加强层层监督，确保档案原文件的安全。在档案保管、借阅、归还及利用过程中需做到有条不紊，并做好相关权限管理，避免重要文件泄露。同时，在进行编纂时还要注意对材料的集成管理，做到边形成边归档，并树立长远发展意识，在二次整理综合时使得档案资源信息从零散数据成为完整的具有逻辑的档案资料。

创新档案资料收集方法，充分发挥科技档案价值

在收集档案资料时，要化被动为主动，养成随时收集的习惯；在工作中发挥主观能动性，充分利用现代化科学技术收集资料以完善材料信息；要加强对归档复印件的管理，可暂时收集可供利用的复印件进行归档，待收集到原件后再进行替换，以确保档案资料的完整性及可利用价值。同时，还要加强档案编研工作，以满足各类人员对档案编研成果的应用需求。

科技档案管理对科技发展、社会进步等都具有重要意义。因此，需充分认识到科技档案管理中存在的文件归档管理制度不完善、资料收集与整理缺乏创新与规范化等系列问题，同时针对时代对科技档案管理提出的要求，以及人员、资金支持、管理制度与理念对科技档案管理的制约采取相应措施。在人员上需注重专业性及道德素质培养，在制度上要结合国家相关要求及科技档案应用方向加强信息化技术融入，并做好相关保密措施。在资料收集与归档上，要具备全局意識，注重材料集成管理，明确归档流程，以全面提升科技档案管理水平。

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