“一网通办”政务服务档案集约化管理探索

摘要：“一网通办”政务服务档案汇集政府行政权力事项档案，涉及多个部门多行业，档案管理工作尤为重要。本文从背景、起因、做法、成效等方面论述了加强新时期政务服务档案集约化管理的方法途径。

关键词：政务服务;档案;集约化;管理

档案管理是政务服务工作必不可少的环节，是服务型政府、数字政府建设的一项重要基础性工作。做好政务服务档案管理工作，事关国计民生服务的大事，责任重大，意义深远。随着“一网通办”不断深入，各级政务服务中心在转变政府职能，优化发展环境，促进经济发展中发挥更大的作用。如何把这个“中心”档案管理好，是一个亟待解决的问题。近来年，我们进一步创新档案管理机制，探索“一网通办”政务服务档案集约化管理，横向整合行政审批等7大类1000余行政权力事项，纵向联通有关职能主管部门，整合信息资源，形成档案“大数据库”，提高档案服务民生的质量和水平。

【背景与起因】

近年来，随着电子政务不断深入，“一网通办”已经成为政务服务工作的常态。政务服务档案从传统纸质到电子档案过渡，“双套制”运行。因此，政务服务档案涉及面更广、内容更丰富，涉及到各个方面，直接关系千家万户和老百姓的切身利益。

（一）管理分散。政务服务中心是一个综合服务机构，对中心驻点各部门、各单位只具有组织协调、指导督促职能。具体政务服务事项均由各单位按照行业、系统要求进行处理。各单位部门档案管理各自为政，人为分割，互不隶属，没有联系，管理分散;受人、财、物管理机制不同的影响，缺少制约机制，削弱了管理力度，影响了工作落实。

（二）管理不规范。档案制度政出多门，内容庞杂，专业要求各不相同，普遍存在定义模糊、制定时间早，内容与现实业务工作脱节等问题。政务服务中心驻点单位档案数量多，人手紧张，兼职，没有进行系统培训，人员变动频繁，档案管理不到位。各业务部门片面强调业务工作，档案规范管理不够。例如：不动产登记档案管理方面，注重不动产登记、信息的变更，而在档案材料收集、整理、信息更新方面欠缺。社会保险部门30万卷档案，配备兼职档案管理人员2名，每天日常查阅利用工作都应接不暇，根本谈不上档案管理。

（三）档案资源浪费。政务服务部门各类档案资源分配不均，如馆库建设、信息建设、档案设施设备、专业人员配备等存在重复建设，资源浪费问题。同时，由于编制、体制问题，不能统一调剂，又造成各单位档案人员工作负担不均匀。

（四）档案标准不统一。政务服务业务档案工作规范和标准不一致，各业务档案整理规范政出多门，档号编制不科学，导致推进历史数据整合工作困难;各业务档案信息系统研发较早，起点低，系统功能已无法满足现在的工作需要，不符合档案工作的发展规律。

（五）信息资源不能共享。政务服务部门之间横向联系不紧密，使用各自的档案管理软件，档案信息无法达到共享。例如：退休审批和社保经办档案管理没有衔接，信息资源不能共享，社保机构必须手工重新录入人员人事档案材料相关信息。即使在同一单位内部，同一数据需要多处输入，信息不能联动共享。

【做法与经过】

传统的集中式和分散式已无法满足电子政务工作和档案工作发展的需要，采用集约化管理，通过政务服务一体化平台和政务系统“文档管理中心”建设，整合档案资源，业务办理与档案归集一体化，实现各门类载体档案的有效配合，极大方便群众，提升服务效率和质量。

（一）档案机制整合。随着“一网通办”不断推进，我们提出文档中心建设的思路。以政务服务机构建设为契机，推进档案集约化建设。对原有各业务档案工作流程、整理要求重新进行审视，从实际状况出发，进一步完善工作制度，优化工作流程，为每个环节“量体裁衣”，实现各门类档案有机结合。进一步建立健全《政务服务业务档案整理规程》、《档案保管保密制度》、《档案查阅借用制度》等制度，实现档案管理的精细化，提升档案公共服务水平，提高档案管理规范化水平。

（二）人员设备整合。针对当前档案管理工作中，档案收集范围狭窄、保管利用状况不佳的问题，成立文档中心，集中存放政务服务各门类、各载体档案资料，加大资金投入力度，购置档案密集架，做好设施提档升级，增配专人专职，强化档案管理，使之成为档案保管和利用基地。

（三）档案实体整合。一是整合行政审批业务档案。推进行政审批制度改革，以“事”为中心，事前、事中、事后全流程一体化管理，避免出现脱节现象。二是规范政务服务业务档案。对项目工程、社会保险、医疗保险、不动产登记等9大类事项，建立流程图、归集指南，按照“目录清单+岗位责任”，日积日清，每月归档，档案工作常态化。三是做好服务档案整合。建立健全行政许可、行政处罚、行政强制、行政检查等7大类业务档案标准，统一档号编制，推进实体档案整合。

（四）档案信息整合。做好业务系统和档案管理系统联动，满足各类业务档案在一体化平台上兼容运转，做好档案管理平台和政务服务办公业务平台的对接，自动采集元数据，避免重复性劳动，提高档案数据的真实性。同时，通过购买档案社会化服务，推进“存量档案数字化”“增量档案电子化”，实施数字档案建设。

【成效與反响】

通过档案集约化管理，改进管理手段、创新服务方式、丰富服务内容，降低作业成本、在更大的范围内实现档案共享，提高服务效率、提升服务水平。

（一）集约管理，节约成本。通过文档中心和数据库建设，采用大型密集柜，大库房，中央空调和自动灭火及报警系统，各单位政务服务档案纳入集中管理和“云平台”，集中查阅利用，配备专职人员，实行档案“进”“管”“用”全程管理，大大节约档案工作各项成本。

（二）规范管理，提高效率。全面梳理政务服务业务流程，合并同类事项。从业务受理、审核到档案归档，实现闭环管理，各尽其责，互相补充，紧密衔接，形成一条高效的“档案生产流水线”。

（三）整合资源，提升服务。推进政务服务内部局域网建设，实行无纸化办公，文档一体化。全面开通掌上政务服务、数字政府平台以及网络自助、远程查询等全方位的查询服务，进一步提供优质档案服务。

【总结与探索】

政务服务档案集约化管理，通过建立统一的管理机制、标准和平台，推进各类业务档案资源的有效整合优化，促进档案工作管理规范化。集约化管理不等于单纯集中，强调在一定程度的集中基础上，兼顾各类业务档案本身特点，通过人员、设备、财务、库房、数据等资源进行整合和重新搭架，对档案收集、整理、保管、利用等流程和操作进行优化，从而降低成本，优势互补、便捷服务，提高效率。集约化管理是“要素投入的集中”和“要素组合的优化”的具体体现，符合政务服务工作规律和信息化趋势的发展。

参考文献：

[1]国家档案局《政务服务事项电子文件归档》2022

[2]四川省政务服务监督条例2021

[3]国家档案局电子文件归档与电子档案管理规范（GB/T 18894-2016）

作者简介：张燕霞，1985年1月，女，汉族，籍贯四川省乐山市，学历本科。