药品管理系统升级中的经验与体会

张宇 胡丽娜 游海鸿

摘要：本文结合医院信息系统升级工作，总结了药品管理程序在升级过程中的一些经验，对照旧的药品管理系统，阐述了新药品管理系统的更新内容与优点，并提出了仍需改进的地方。另外结合现有工作流程，简述了新药品管理系统在使用过程中的心得体会。

关键词：HIS;药品管理

一、引言

我院近期对医院的HIS系统进行了全面升级。其中最主要，更新内容最多的部分就是药品管理系统。因为之前的药品管理系统版本老旧，功能单一，并且还有很多遗留BUG没有解决，但是旧系统使用多年，需要保留历史数据。所以此次升级药品管理系统的策略是在保留现有后台数据结构的基础上进行数据结构升级，然后更换新系统。新的药品管理系统在流程设计和业务功能上相较旧系统有很大的改变。本文就此次升级的一些经验，新的业务流程和新功能记录如下，是对前期工作的一个小结。

二、药品流转汇总表

旧的药品管理系统面向事务处理，完成事务的同时在数据库中写入相关数据。例如入出库时增减相应库存并记录入出库单据，处方发药时记录处方并减去库存等。虽然业务数据都完整记录下来，但就现在医院业务发展的情况来看，旧系统还是不能满足一些业务需要，具体来说，那就是无法追溯某些历史数据。

例如药房库存量查询这个功能，只能提取查询时刻的实时库存，但随着业务的不断进行，库存量也会随之不断发生变化。药房每月月底都要做收支统计，需要在本月最后一天23：59：59抓取当时库存，如果这个操作不在当晚0时完成，而放在第二日上班后再提取库存，由于可能存在夜间用药的情况，所以很难保证所提库存是上月库存的准确值。当然可以通过第二日所提的库存量，加上昨天夜间的药房的出库数量，逆推出昨夜0时的库存量，但是这种操作会有两点弊病。第一，第二日工作开始后，药品随之开始流转，库存随时变化，很难保证逆推的准确性。第二，如果只是逆推一日尚可以计算，但如果是逆推一周甚至是一月，期间会有大量药品入出库信息产生，所需计算的数据量就不是人力能在短时间内完成的。所以在使用旧的药品管理系统时，药剂科每月做收支统计，都要在月末最后一天夜里留值班人员抓取0点库存量，十分耗费人力。并且如果在抓取数据的时刻有业务数据发生，也不一定能完全保证提取数据的准确性。

就每月底提取当月库存这个问题，我们也通过定时运行脚本文件自动提取数据的方法试图解决，但是依旧存在缺陷。第一因為是采用计划任务，所以只能提取设定时刻的库存量，而无法提取过去任意时刻的库存量，第二依旧是在脚本运行时不能有业务发生，否则会影响数据的准确性。

为此，在新的药品管理系统中，引入了药品流转汇总表，这张数据表记录了药品从进入医院到被消耗的每一笔交易信息，也就是说，药品进入医院后的每一个状态变化都被记录在这张数据表内。从供货商到药库，在各个药房之间的流转，通过医嘱摆药和处方将药品发给患者，药品价格的调整、盘点，所有相关数据的变更和发生的时间点全部完整记录在一张数据表中，配合程序的相关功能，就可以准确计算出某一时间点的实时库存。由于可以查询历史库存，也对业务数据的正确性提供了相应的佐证。在使用旧系统的时候，一旦业务数据因人为或者系统原因没有正确生成，又没有正确的历史数据作为支持，是无法核对数据准确性的。有了药品流转汇总表后，我们可以实时监测每一个药品的数量、价格的实时变化，系统运行期间有无错误数据，发现问题并及时处理。

三、入出库、记账分步操作

新的药品管理系统在进行药品入出库操作时采用入出库、记账分步操作的模式。在使用旧的药品管理系统时，药品入出库操作采取的是入出库同时并记账一步完成的模式，这样的模式虽然方便操作，但就管理而言却不严谨。在现代管理越来越精细化的要求下，库管和账务是不能由一个人同时兼任的，管账不能管物，管物不能记账。这样做的目的是库管和账务人员可以相互监督，从而减少错误和个人私自调账掩盖账物不符的可能性，账物分离的管理模式更加专业。

新的入出库操作流程是由药房库管进行入出库操作，录入入出库信息并保存，此时系统只记录需要进行入出库的药品信息，并没有对库存量进行任何变更。之后入出库信息由药房账务人员提取，与供货商提供的发票核对无误后进行记账确认，确认后系统对库存量进行相应更改。这样由账务人员对单据进行二次审核，确保了数据的准确性。另外这样的处理机制也能给库管人员留出更改错误的机会，在账务人员没有确认单据之前，如发现数据有录入有误等原因需要取消入出库操作，库管人员可以对单据进行作废处理，而库存量不受影响。这里需要说明的是，作废处理只是在原有单据上加上作废标记，而不是将单据删除。这也体现了在程序设计上每步操作都留有痕迹，以便事后有据可查的设计思想。

四、药品调价的功能设计

药品在医院的流转过程中，价格调整是不可避免的。医院所在地的物价部门会随时根据市场情况，药品生产等综合因素给出药品在销售过程中的指导价格，所以医院也要根据这个价格定期对本院药品价格进行更新。

在旧系统的调价模式中，当某一药品需要调整价格时会将该药品的旧价格停价不用，同时生成该药品的新价格。这样操作在实际工作中会产生价格盈亏问题。比如药品A是10元1盒从药商处购入，采购了10盒，共计100元。如果在医院全部售出药品A之前该药没有调价，那么药品A的销售额就是100元，没有盈亏。如果在售出两盒后药品A涨价到12元一盒，那这10盒药的最终销售额为2×10+8×12，共计116元，医院会盈利16元。反之，当售出两盒后药品A降价为8元，那最终的销售额为2×10+8×8，合计84元，医院则亏损16元。在实际工作中，药品销售会面对更加复杂的情况。首先价格调整是行政命令，随时下达随时执行，不会等到药品耗尽的时候再执行新价格。另外，医院采购药品往往是成百上千盒，这样数量是不可能在短时间内消耗殆尽的，在此期间药品价格涨跌不定，所以很难掌握药品的盈亏。

由于药品调价会导致药品销售产生盈亏，为了避免医院的经济受到损失，医院采取如下办法。在药品调价之前将院内所有需要调价的药品按照调价前的价格退还给供应商，该药品在医院内库存清零，然后调价，因为此时药品数量为0，故价格调整后医院不会产生盈亏，价格调整后再以调整后的新价格将退库药品重新入库，完成药品的调价操作。这样的操作实际上是将医院的盈亏转嫁给药品供货商，从而避免了医院在药品销售过程中产生进销差。

虽然上述流程能够在药品调价操作时避免产生进销差额，但是实际操作也存在一定难度。因为药品在院内流通是有固定流向的，药库从药品供货商处采购药品入库，再由药库将入库药品发放给门诊药房、中心药房等各子药房，如果科室需要备基数药，还需要由中心药房发放给各临床科室，也就是说一种药品可能存在于医院的许多药局和科室。当需要调价退库时，药品也要按上述途径反向流通。药库通知子药房退库，子药房通知各临床科室退库，调整价格后，再进行入库操作，这样会牵扯大量人力进行系统操作，如果中途由任何环节产生障碍，就会影响整个调价业务的操作。

在新的药品调价功能中，程序加入了自动入出库的机制。入出库，就是改变库存数量，然后根据改变的数量生成相应的入出库记录单据。那么既然药品调价只是改变药品价格，而不是数量，那就可以根据现有药品数量自动生成入出库单，而不必真的改变药品库存数量。如果由系统按库存生成单据，也就不需要科室和药局进行实际的入出库操作。例如药品B，药库库存10盒，中心药房20盒，门诊药房30盒，5个临床科室各备1盒基数药。当药品B需要调价时，系统先根据临床科室的库存量生成5张出库单，将药品发往中心药房，此时临床科室库存为0，中心药房库存25盒，然后再依据中心药房和门诊药房的库存量生成两张出库单将子药房药品发往药库，此时子药房库存为0，药库库存为65盒，最后药库将65盒药退还供货商，待调价后再按原途经入库下发各子药房和临床科室，同时生成入出库单据。在这个过程中，各个部门的实际库存是没有变化的，只是由系统根据库存量生成入出库单，不需要人工操作，节省人力，提高效率。

五、药品根据实际情况按批号管理

药品作为特殊商品是需要按照批号和有效期进行管理的，首先过期药品是不能服用的，另外，一旦某种药品在使用过程中产生了不良反应，也可以根据批号进行追溯。但在实际业务过程中，药品按批号管理还存在许多困难。首先，在药房的日常工作中，发药工作占据了很大比例，且发药又需要高速高效地完成，若是发药速度慢，必然导致发药窗口患者堆积，影响患者的就医体验。在这样的情况下，若是要求药师在发药同时还要逐一核对药品的批号是不现实的。另外，中心药房对住院患者进行摆药操作时，很多药品是去除包装的，尤其是口服片剂类药品，药品的批号一般都是印刷在包装上面的，不会印在药片上面，所以对拆包装的药品更加无法核对批号。所以在新系统中，我们只在药库保留药品的批号，当药品由药库发往子药房后，系统将药品批号自动置成“X”，但是会保留药品的效期备查。

六、临床科室二级库房的建立

在使用旧系统时，我院是没有设立药品临床科室二级库房的，科室内的药品管理无序，没有使用记录。这种粗放式的管理模式影响了管理的准确性和有效性。例如，作为临床科室基数备药的药品，由中心药房发放给各科室后，就完成了药品在管理系统中流转的最后一环，至于科室將药品领走后如何处理，是否用在病人身上，用量多少，都无据可查，只等临床科室基数药用完后，再次向中心药房请领。再如，科室的基数药如果将要过期，可向中心药房申请进行调换，但是由于临床科室没有相应的药品管理系统，无法将药品通过系统退回给中心药房，只能由中心药房录入数值为负值的出库单完成退库操作，这样做与实际逻辑不符，由于中心药房可以录入负值，使得中心药房变相的可以随意增加自己的库存，这样给中心药房的管理留下了漏洞。为此，在新系统上线后，加入了临床科室二级库房的概念，在持有药品的科室设置二级库房，二级库房在功能上与药剂科所用系统完全一致，可以与中心药房对接进行入出库操作，同时可以对科室药品进行盘点和库存管理。这样临床科室在消耗本科室基数药品时，每个药品都能做到有据可查，也实现了药品在医院流转中的全闭环管理。

七、中药饮片待发药处方清单功能

这个功能是为我院中草药房量身定制的一个功能。我院的中草药房担负着门诊和住院患者的中药发放工作，中药不同于西药，不同种类的药物形状大小参差不齐，且占用空间大，加之我院中草药房实际空间狭小，每种草药都只能各备少量，更多的草药都放在草药库房。

医生开具的中药处方每一味药可能只有几十克，但是乘以剂数，一味药就可以达到几百克甚至上千克，一张处方就有可能耗尽中草药房的若干种草药，此时中草药房需要从草药库房调取库存用以填补库存空缺。但是如果每开一张处方都要在系统中进行入出库操作是不现实的，仅是调药这一项业务就会使窗口人员疲于应付。为了解决这个问题，在新系统的设计中加入了待发药处方清单功能。

因为现在病人开中草药大都由医院代煎成汤剂，主要是因为现代人家中大多不备煎药器具，另外也不掌握煎药技术，故都选择由医院代为煎煮，最后取走汤剂。由于代煎需要时间，所以中药处方取药的时效要求也就没有那么强。因此当医生开具处方后，中草药房先给病人抓药而不进行处方确认，可由系统将一天或者几天未确认的处方汇总统计，合计成总量然后统一由草药库房出库给中草药房，然后再进行处方确认，从而减少了反复入出库的繁复操作。

八、扫码入库

扫码入库并不是一个十分前沿的技术，只是之前的系统过于老旧，并且相关硬件设备也不够完备，所以扫码入库一直没有实现。这里简要介绍一下扫码入库的流程。首先要对本院所有在用药品进行编码，给每个药品授予唯一码。这里所谓的唯一码是指规格不同，生产厂家不同，包装单位不同的药品都要在编码上有所区别。举例来说同一厂家、同种规格的药品C的最小包装和最大包装也要在编码上有所区分。将编码写入药品价表中单独的字段，由于药品的品规众多，编码工作由人工完成是不现实的，我们采取由系统自动生成不重复唯一码，如果今后还要建立新的药品账页，也由系统自行生成新的唯一码。唯一码是用来确定该药品在医院中唯一性的。生成唯一码后，将带有唯一码的药品信息与药品供货商提供的药品信息进行对照，这项工作一般是在药品供货商提供的网站进行的，可单条药品对照，也可按照供货商提供的模板进行批量导入。对照完毕后，再购药入库时，供货商除了开具药品发票外，还要附上一张带有二维码的药品配送单，通过直接扫描配送单上的二维码，就可将此次采购药品的基本信息、批号、效期、供应商、发票号等相关信息读取到药品管理系统中，直接保存后完成入库，无需再每条药品单独录入，提高了入库效率。

以上是我院药品信息系统此次升级过程中个人的一些心得体会，由于医院药品管理工作的复杂性，还有很多需要完善的地方。例如手术中麻醉药的使用管理、处方前置审核、处方点评、各类药品相关统计报表，都将在后续工作中进行补充和完善。药品管理系统不单单只是对药品的账物数量进行管理，它还能从侧面反映出医院以及医生的医疗行为是否合理规范，从而促进医院的健康发展。

作者单位：张宇    胡丽娜    游海鸿    武警北京总队医院

参  考  文  献

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