王智勇
随着世界经济的不断发展,我国迎来了第三时代——信息时代。面对当今信息飞速发展的时代,档案的建立与整理面临着巨大挑战,同时也是一种机遇。它是人类生产过程中的对事物和人们行为举止的真实记载,在传统的档案建立和管理工作中,进行大数据记载时,需要耗费长时间的精力,这对于工作者来说是一件工程浩大的事情。为了避免出现档案建立失误的情况,在这个信息发达的时代,利用我们身边的网络,获取正确的信息,改变传统的档案管理方式,建立一个安全、可靠、符合法规的电子档案信息。为了提升档案管理的工作效率,本文针对在信息时代下如何探索新思路,改变旧思想,并使信息高效,做出了相关分析。
一、在信息时代下,档案存放存在的问题
(一)电子文件的真实与保密性
在这个信息时代下,人们通过不断探索和创新,将传统的纸质档案改为电子档案,这样既方便又快捷。随着社会的不断发展,中国人口不断增加,面对庞大的人口信息,采用电子入档,为档案管理者们带来的方便[1]。但是电子档案、文件虽然容易修改,但也易被删减、抄袭,不被发现痕迹。这对企业单位负责人来说是件“危险”的情况。一个网络终端的文件系统可以发送给若干个网络终端,所以对于需要保密的文件,即使将文件拷贝到U盘中,也无法避免被窃取的可能。
(二)档案管理缺乏标准的统一管理性
档案管理是每个企业单位必备的管理内容,需要配备专业的技术人才和设备。但是,在这个信息时代下,新知识、新技术需要运用到档案管理中,却缺乏相关的管理标准。由于管理缺乏相应的标准,造成档案出现漏洞和误差,无法利用统一的标准进行准备,在后期电子档案修改和数据整理时不能大幅度修整,导致电子档案管理工作出现质量问题,对于档案管理者来说是一种巨大挑战。各企业档案管理标准要求各异,没有统一的标准,在调取档案时,不能准确高效的完成。
二、档案管理工作中,提高效率的管理方案
(一)优化工作者对档案管理的意识
以往的档案管理方式在现如今的市场环境下,存在“脱节”问题。受当今信息时代的影响,传统的档案管理方式已经不足以管理整个档案监控,应该在传统的管理方式的基础上,加入创新元素,优化工作者对档案管理的意识,加强对工作中對实际情况的分析能力,加强实战能力,从而提升档案管理的质量。
(二)做到将纸质与电子档案共同存放
在旧时期的档案管理工作中,工作者们使用的是纸质档案管理的方式,将其归档整理,并存放到专门的档案室中,便于查找。这种纸质的档案包括文件的题目、日期、章印都是无法修改的,更何况是文件内容,这样可以保证文件的准确性和保密性。电子档案是由档案形成者采用电子的形式,交给档案管理者,再由管理者利用计算统一归档。为此,电子档案信息在未来是需要通过计算机存储,当计算机出现升级或中病毒时,可能会导致文件丢失。所以,保险起见,在归档时,要做到将纸质与电子档案共同存放,以备不时之需[2]。
(三)建设数字化档案
首先,无论企业单位的规模有多大,都要建立一个档案数据库。将文件边录入边打印,保证其真实性与完整性。通过扫描仪扫描,将文件数字化,以保证文件可以永久保存。此外,建立一个档案室网站。可以与总公司和分公司进行资源共享,推荐公司职员在公司网站查询自己的档案信息,若出现纰漏可以及时修改。采用公开的方式,让公司职员感受到公司的绝对公平,也有利于建设未来美好的企业环境。还要加强对电子文档的积累。不仅要将电子文档的工作做好,还要充分运用纸质档案,将其分开保存。这样不仅推进档案室电子化进度,还可以减少档案室对数据整理的工作量。
三、总结
档案是知识,是一个人过去的标志,同样是财富。档案管理工作需要专业的技术人才,同时要有耐心和责任心,它是一项长久的工作。各企业单位可以利用信息时代,不断创新,优化管理者对档案管理的意识,让每一位档案管理者做到从自身做起,不断实践,严格落实每一个档案。只有这样,才能推动我国档案的工作进程,提高档案管理的工作质量。
参考文献:
[1]胡荣.信息时代档案管理工作创新探究[J].济南职业学院学报,2020(2):121-123.
[2]孙彦雷.信息时代医院会计档案管理面临的问题及对策[J].办公室业务,2020(10):154-155.