医院卫生专业技术人员“两历”档案管理

崔瑜 曹冬梅 马佳 崔彤彤

摘要：根据干部人事档案专项审核全覆盖工作要求，需对医院卫生专业技术人员人事档案进行“三龄两历”审核。其中，“两历”档案是人事档案的重要组成部分，记录了工作人员的成长路径。该文将人事档案审核实践工作中发现的问题进行梳理分析，并从个人、学校以及用人单位三个方面提出有针对性的建议，为医院人事档案管理工作提供参考。

关键词：医院人事档案 档案审核 档案管理

《干部人事档案工作条例》自颁布以来，有力地推动了干部人事档案工作科学化、制度化、规范化。我国自2019年11月起开展干部人事档案专项审核全覆盖工作，对医院副高级以上职称卫生专业技术人员人事档案进行审核。作为体现学习经历和工作经历的“两历档案”，是人事档案的重要组成部分，两者相互独立又相互结合。本文通过对审核过程中发现的问题进行归纳和总结，就医院卫生专业技术人员学历学位、工作经历档案管理工作存在的问题进行分析并提出解决路径和措施。[1]

（一）学历学位档案

人事档案中学历学位档案是个人学习过程的体现，主要形成组织为学校，是全面反映学生在校期间的个人经历、学习成绩、生产实习、思想品德等情况的原始记录。[2]

1.学历学位档案特点：（1）学历层次跨度大，包括中专、大专、本科、硕士、博士等；（2）培养形式多样，包括统招、定向、委培、夜大、网校、成教、高自考、同等学力、军队院校、留学归国等；（3）所涉专业主要是医学院医学类相关专业，包括临床医学、基础医学、口腔医学、中医学、护理学、药学等一级学科，以及研究生阶段医学类二级学科等。

2.审核要点：（1）全日制中专、大专、本科、硕士研究生和博士研究生等，应该包括报考表、学生登记表、学生成绩单、毕业生登记表、授予学位证明等；（2）同等学力申请硕士、博士须有学位课程认定成绩表和学位授予材料，医学学科还需要综合水平全国统一考试和外国语水平成绩合格证等；（3）各类成人高等教育或通过高等教育自学考试形式取得的学历，符合相关政策规定予以承认；（4）留学归国人员，要审核留学归国人员证明、国外学历学位认证书等；（5）借助国家电子查询系统对学历和学位真实性进行查询。

（二）工作经历档案

在人事档案中记录工作经历的材料主要包括一类个人履历表材料、三类考核鉴定类材料、四类专业技术职务材料、九类工作任免材料和十类其他材料等。

1.工作经历档案特点：（1）材料较多，包括从参加工作开始形成的履历表、转正定级表及年度考核表，初级到高级职称的各级专业技术资格考试、评审、聘任表，医护人员执业资格审核及注册表，干部任免表及考察材料，因新入职定级、转正定级、年度考核合格调整，工资标准调整、职称晋升、职务发生变动等情况的工资变动审批表等；（2）不同历史时期要求不一致，如1998年前的医师必须有医师资格认定审批表，而随着全国医师资格考试的开展，相应医师资格材料被替换成了医师资格考试报名、成绩单、授予审批表等材料，部分初、中级专业技术职务资格的取得由评审改为考试，形成的审批材料也有所不同等。

2.审核要点：一般是先从最新的干部履历表和干部任免表中大体确定其简历，再反查各类相关材料印证每段经历[3]；再确认每段工作经历期间形成的干部履历表、年度考核表、转正定级表、工资审批表、聘用（劳动）合同等材料是否齐全，内容是否准确完整，关联性是否合理等。如出现材料缺失或记录不一致，要根据履历材料、考核材料、工资材料等综合研判其工作经历是否真实。

（三）注重“两历”结合的审核方法

对于医院卫生专业技术人员而言，其学习经历往往具有持续性，如果是本科或硕士毕业参加工作，伴随工作技能和专业技术知识更新的需要，他们会继续深造学习到博士。因为深造培养方式的多样性，其工作经历中往往穿插统招、定向、在职等形式的学习经历。针对卫生专业技术人员的职业特点和档案特点，要想把握好审核要点，确保档案真实完整、内容规范、认定准确，在审核过程中要将学历学位和工作经历中的材料相结合。当对一段工作经历中穿插的学习经历、培养方式无法判断时，要结合学习期间是否产生工作经历材料，如年度考核表、工资变动审批表等进行综合研判。

此次人事档案专项审核全覆盖工作进一步明确了人事档案管理工作的标准规范，再一次强调了人事档案管理工作的要求，为今后人事档案管理工作指明了方向。我们需认真对待审核暴露出的以下突出问题，以便进一步完善今后的档案管理工作。

（一）学历学位审核中发现的问题

1.个人信息填写不准确。（1）把个人培训经历填写为学历，把在职学历填写为全日制学历，把无学历有学位填写成有学历有学位，把培养方式定向填写成统招等。（2）刻意隐瞒过往经历。如高考志愿表要填写是应届或往届考生，个人在后期填写履历时，为了避免体现高考曾经复读，会将入小学时间往后顺延。对于初學历是中专或者大专的，在后期填写履历时，选择直接从本科开始填写，不再填写原始学历等。

2.材料缺失情况较多。（1）关键性材料缺失，如毕业生登记表、授予硕士或博士学位证明等；（2）其他材料缺失，如学生登记表、授予学士学位证明；（3）中间整段学习经历材料缺失，如有本科和博士材料，缺失硕士阶段全部材料。

3.同一院校在不同历史阶段形成的材料越来越简化。随着报考等事宜通过网络申报，形成“线上”材料，只在电子系统内留存不再归档，有部分院校归档材料中不再出现考试报名表、博士专家推荐书及入学填写的学生登记表等。

（二）工作经历审核中发现的问题

1.信息填写不准确。（1）个人填写的干部履历表、年度考核表等，填写信息前后不一致；（2）组织形成的工资审批表出现内容缺项、填写错误等；（3）干部任免表上任免信息前后不一致，填写干部简历不够严谨等。

2.记录工作经历的材料缺失。（1）部分缺少原单位工作期间的干部履历表、转正定级表；（2）部分缺少年度考核表但有连续工资变动审批表；（3）年度考核合格却无工资变动审批表或工资调整金额不连贯等；（4）干部任免审批表及考察材料不全，出现有任无免、有免无任现象，无法判定其干部任职起始时间等；（5）签订聘用（劳动）合同单位与缴纳社会保险单位不一致，通过挂靠用人单位或个人缴纳社会保险，无法判断其实际工作经历等。

（三）“两历”结合审核中发现的问题

学习经历和工作经历相结合，出现信息前后记载不一致情况。例如：（1）就业报到证写培养方式为统招，但是学习期间形成年度考核表及工资变动表等；（2）在职攻读硕士研究生报考和录取为“定向、委培研究生”，但毕业时发放就业报到证上培养方式写为统招等；（3）定向委托培养的研究生学习期间无年度考核表和工资变动表等；（4）本科毕业工作一年后报考硕士研究生，在报名表上有用人单位审核盖章，但无此单位其他工作经历材料，无法判断其是否实际参加工作等。

此次人事档案专项审核全覆盖工作，让个人、学校以及用人单位对人事档案管理有了全面的认识，对各方的职责义务也有了进一步的明确。

（一）对个人建议

1.增强个人对人事档案重要性的意识。人事档案是反映个人情况的重要信息载体，是以学生时代为起点，经历工作阶段到个人退休，全面记录个人成才成长过程；是各级组织了解个人情况的重要途径，是办理社会保险、记录工作年限、工资待遇等的重要依据。[4]

2.需要个人填写的材料要如实准确填写，如干部履历表、考试报名表、年度考核表等材料都是先由个人填写，再由组织进行审核确认。个人不能因为在意初学历低或原工作单位过于基层，就通过前后拼凑时间、“化零为整”整合工作单位等情形进行填写。按要求填写家庭成员信息的，不能因以个人隐私或者嫌麻烦为由，不填写或者选择性填写等。

（二）对学校建议

1.要明确学历学位材料是个人档案的一部分，会成为学生进入用人单位后形成的人事档案材料的重要组成部分。中学、高等学校应明确并统一学生类档案材料的归档范围和目录。

2.加强在校期间学籍档案管理，最大限度保证在本校学习期间档案材料的完整性和准确性。同时学校要对转入学校的人事档案进行审核，发现材料缺失要及时提醒个人，在较短的时间范围内进行材料追补，避免把人事档案管理压力完全传导给用人单位和个人；要避免因重名或失误等原因在材料归档时“张冠李戴”等；要避免统招、定向等培养方式前后记载不一致等。

（三）对用人单位人事档案管理部门建议

1.制定并完善人事档案工作制度，始终把《干部人事档案管理条例》作为人事档案工作的基本遵循，制定并完善档案的建立、接收、保管、转递、利用、审核等方面的工作流程。[5]

2.加强医院人事档案全过程管理。（1）档案转入时期。医院人事档案管理部门应及时完成人事档案审核，及时查漏补缺，为入职后的人事档案管理奠定良好基础。（2）档案在工作单位管理时期。在本单位形成的工作经历档案，一部分由人事部门形成，包括干部履历表、年度考核表、工资变动审批表和专业技术职务资格及聘任材料等；另一部分由其他业务主管部门形成，如医护人员执业资格、党团材料、干部任免及考察材料，继续教育取得学历学位材料、奖励和处分材料等。医院要加强人事部门各岗位及各材料形成部门的联系，积极收集各方面材料，充实档案内容；对收集起来的人事档案材料认真核查，及时归入个人档案，保证归档准确；及时维护、更新人事档案及人力资源管理电子信息系统。（3）档案准备转出时期，对调出的人事档案进行清点、核对、整理、装订，及时转给新的干部档案主管部门，要保证目录准确，确保在本单位管理范围内形成的人事档案材料完整准确。

3.人事档案管理工作是一项业务性很强的工作，需要档案工作人员熟悉医院人力资源工作，熟悉卫生专业技术人员在学习、工作中的成长轨迹；具备相应的专业背景、业务能力和稳定的工作周期；精准掌握人事档案管理的各项政策、规定，也需要具备通过分析复杂档案材料，做出客观、准确、权威评估评价的能力，从而进一步为人事档案管理和人力资源管理工作提供可靠的依据。

人事档案在人力资源工作中发挥着重要的基础保障作用。医院要建立起卫生专业技术人员人事档案管理机制，将人事档案信息作为医院人才选拔、人才培养、人员配置等管理及决策的必要参考。在医疗改革的新形势下，医院要积极采取有效措施强化和完善人事档案管理工作，通过多种途径提升人事档案在医院人力资源管理中的应用价值，从而为医院的更好发展提供有力的人才支撑，为健康中国战略提供有力的人力資源保障。

注释及参考文献：

[1]郭萍，朱华炳.基于人事档案审核视角的工作经历档案管理[J].兰台世界，2020（12）：95-97.

[2]赵维超，王雪荻.从干部人事档案审核反思高校学生类档案的管理[J].办公室业务，2021（2）：184-185.

[3]刁美文.强化档案审核工作提升干部人事档案管理水平[J].人才资源开发，2015（16）：122-124.

[4]宋平.浅析高校毕业生人事档案的知情权[J].北京档案，2011（4）：44-45.

[5]张宪，张晗，张文萍.健全制度标准创新方式方法全面提升干部人事档案工作质量[J].现代企业文化，2019（17）：132-133.

作者单位：首都医科大学附属北京同仁医院