新时代事业单位档案管理的问题及对策探讨

谢霞

◆摘 要：档案管理作为事业单位的重要工作之一，因起步较晚始终处于摸索阶段，各项管理工作并没有紧跟时代的发展，因此需要对档案管理工作以及服务模式进行创新改革。目前来看，我国事业单位档案管理工作还不是很完善，还存在着一些这样或那样的问题。这些问题直接影响了管理国家人的部门对我国事业单位人员管理的有效性以及传统的人工管理档案方式无法适应信息化时代背景下事业单位的实际要求，需要对实际工作加以创新，采取科学的创新思路，确保大数据时代档案管理工作的实效性能够稳定提升。

◆关键词：新时代;事业单位;档案管理

一、引言

随着社会的快速发展，档案管理的重要性日益突显，对事业单位而言在新时代下提升档案管理的质量，对单位的长远发展来说有着重要意义。事业单位的档案管理要求整洁有序，才能够有效提升单位的服务质量;事业单位的内部资料要进行有效整合，才能够提升整体工作效率，为各部门的后续工作打下坚实基础。因此事业单位档案管理与服务模式需要进行创新与改革。

二、事业单位进行档案管理的必要性

（一）档案的信息化发展

随着信息技术发展的突飞猛进和移动终端的广泛普及，人们出门已经只需要一部手机就能够搞定日常生活所需的所有内容，无论是乘车、购物、旅游、导航、阅读、办公都可以通过移动终端和网络技术办到。传统的纸质数据正在逐渐被淘汰，事业单位的档案管理也应当与时俱进，在保留纸质数据档案资料的同时，也应当加大档案数据信息化的发展力度。始终采用纸质数据会因为纸质破损、篡改、丢失等各方面原因造成档案数据的流失。采用互联网技术和计算机技术，能够有效对档案资料进行妥善保存和快速检索，不仅有利于档案的保存，还能够为查阅档案提供更加快捷便利的服务。可以说，事业单位的档案信息化管理是顺应时代发展的必然需求。

（二）事业单位的体制改革

我国的事业单位随着时代的发展正在逐渐进入改革时期，对事业单位进行改革首先要清查的就是单位相关的工作报告档案以及发展历程记录等，这样才能够更加高效快捷地完成对事业单位的改革。如果采用传统档案的管理模式，无法提高改革效率，甚至还会给事业单位改革造成一定的阻碍。充分结合信息化技术和计算机技术进行档案管理，可以根据实际工作情况来对相关资料和档案进行快速查阅和调阅，利用大数据技术对事业单位的时间线和海量数据进行整理、筛选、处理、保存，极大程度推动了事业单位的改革进度，这也是事业单位改革的必经之路。

（三）传统管理模式效率低下

传统档案管理模式中的纸质档案材料需要定期维护和保养，进行保养的设备和外界条件都较为苛刻。纸质档案所占空间较大，不易保管和统计，查阅时易造成人为的损坏和丢失，甚至出现篡改的情况。耗时长、人力消耗较大、外界影响因素较多，这些都会对档案造成各种程度的伤害。随着信息数据的不断增加，传统的档案管理模式已经无法满足日新月异的新时代社会的发展了，事业单位必须要改变传统的管理模式，才能紧跟时代发展的步伐。

三、新时代事业单位档案管理工作存在的问题

（一）档案管理人员专业素养较低

事业单位的不断发展，档案管理如果不想成为事业单位发展的阻碍，就必须对现有的档案管理现状进行分析，找出档案管理中存在的问题，并针对这些问题提出相应的解决方法，而在现代大数据的背景下，要想促使档案管理工作高效率实施，关键在于增强档案管理人员自身能力，加深对相关档案要点的掌握，使档案管理人员树立新型的管理理念，跟上时代发展的潮流，尽快适应档案管理的新形势，只有这样才能进一步促进事业单位的发展，同时针对于事业单位档案管理期间存在的各项问题，就要求引进专业性强并且技能高以及素质良好的综合性档案管理人员有效优化档案管理流程，创新档案管理方式，定期对档案管理人员加以培训，只有这样，才可以实现大数据时代下事业单位档案管理目标。

（二）人事档案管理技术落后

事业单位的档案管理工作正面临着提升的重要阶段，在大数据的时代背景下，以往传统档案工作开展期间还存在着诸多的问题，比如依旧秉承以往传统理念，以人工操作方式为主，显然此种现象根本不符合新形势背景下的档案管理工作发展要求，对此，事业单位务必加大对此种现象的重视程度，引进与之相符的档案管理方式，利用此种方式实现档案管理效率和质量的提升，这是时代发展的发展要求，也是人們的需求，综合性引进新型技术，比如计算机多媒体信息化等多项技术，提升资源配置效率，科学合理的应用各项资源，减少成本输出，将人事档案管理技术的优势更好的体现出来，但是目前看来，在档案管理方式上还是普遍存在着落后的问题。虽然各项部门依照实际情况已经纷纷引进了有关的档案管理方式，可是存在着档案管理人员无法熟练操作的现象，导致档案管理技术的效果被限制，不利于管理工作的稳定实施。

（三）管理部门职能转变问题

随着大数据技术的发展，档案管理模式的开始了转变，管理部门的职能开始变得模糊起来。传统部门的职能和管理方式显然已经不适应当下的时代发展，整体效果难以体现出来，虽然大多数档案工作开展期间，相关人员采取电子系统的方式储存有关信息，通过该项方式降低工作人员的工作压力，可是也从一定程度上增加了电子档案的管理难度，导致电子档案管理内容增多，呈现出了繁琐性和复杂性特征。为了解决此种现象，就要求工作人员明确工作要点和基本目标，提升自身技能，使其熟练性的操作电子档案管理阶段。而且从实际情况来看，档案管理工作和其他工作相比较而言有着明显的特殊性特征，需要工作人员做好档案管理的完善工作，加强数据的保密程度。

四、新时代背景下事业单位档案管理的优化策略

（一）对档案管理目标予以明确并优化管理制度

事业单位要想充分发挥档案管理的实际价值，就必须要在管理过程中对档案管理目标予以明确并作出科学合理的规划，便于档案管理工作的有序推进。对单位而言要根据自身运营发展的实际状况制定档案管理的战略目标，并实现短期目标和长期目标相结合，在具体操作过程中增强档案管理的实用性和灵活性，从而做到档案管理的可持续发展。体现以人为本的原则，加强对档案管理人员职业技能的培训，使其学习和了解最新的档案管理模式，还需要对档案管理制度予以不断优化，为档案管理安全性和水平的提升提供制度保障。对档案室管理的范围予以明确的规定，并完善相应的技术标准，增强对纸质档案进出库的登记管理，确保纸质档案及电子档案数据的安全性。

（二）加强档案管理的数字化保护

对传统纸质档案的数字化转换是新时代背景下档案管理工作的重点，因此需要档案管理人员有计划有步骤地对大量档案进行光盘转刻，并对其进行计算机编目，从而使传统档案逐步转变成数字化档案，另外需要对图像失真、字迹失真的档案进行及时修复并做好转存和备份工作，全面加强档案的数字化保护。

（三）对现代化信息技术予以充分的运用

首先，加强传统档案室中纸质资料的防光防火工作，同时需要对消防设备、开关、照明线路等设备进行定期检测，把威胁档案安全的因素扼杀在萌芽状态之中。其次，建议使用电动密集档案架并配备电子标签系统，便于在查阅档案时通过电脑系统快速锁定档案所在位置。再次，档案室需要配备恒温恒湿以及消毒杀菌等相关设备，确保档案室长期的环境稳定，这有助于延长电子设备及纸质档案的寿命。配备摄像头、传感器随时监控档案室内的各种情况，有助于意外发生时的及时解决。最后。需做好档案室的防盗工作，赋予档案管理人员相应的权限，无权限者一概不得入内，通过摄像头做好人员的出入记录，以此对人员进出实时情况进行监控。

（四）提升档案管理人员综合素质

为了更好地促进事业单位档案管理工作的有效开展，应当提升档案管理人员的综合素质，通过增强档案管理人员的专业能力，为档案管理工作的有效开展打下坚实基础。首先，应加强档案管理人员的技术培训。结合档案管理工作涉及的相关内容如档案管理理论、档案管理技巧、档案修复技巧、档案管理制度等，帮助档案管理人员充分了解档案管理工作所需的相关内容，提高档案管理人员的专业素质，使档案管理人员从理论知识到操作能力都能够得到提高。其次，加强对档案管理人员的管理。应对档案管理人员负责的内容进行明确分工，使档案管理人员能够有序地开展各项工作。不仅如此，还应对档案管理人员的薪资福利进行有效提升，为档案管理人员提供良好的晋升渠道和发展空间，充分调动其工作热情，对即将离职的人员应提前报备，做好离职人员工作的交接，避免由于人员流失而造成了工作混乱。最后，强化档案管理人员的服务意识和敬业精神。通过加强档案管理人员的基础专业技能和相关知识的学习，从根本上提高管理人员的业务水平。通过定期开展专业培训，不断学习新技术、新方法、新技巧，从而使事业单位的档案管理工作能够更加科学、完善。

（五）建立档案管理数字化服务体系

增设计算机设备和网络系统建立数字化的档案管理体系，充分利用数字化信息技术和自动化程序编程来代替传统人工文字档案处理和管理方法，从根本上提升档案管理方法，提升事业单位档案管理的时效性。将原有的实体服务转型为线上线下结合服务模式，采用更加快速便捷简单的信息服務模式，一方面能够增加档案的利用率，另一方面也能够迎合新时代的发展趋势。事业单位推行专业的档案管理体系，管理人员可以通过扫描、图像传递等方法将单位内部档案进行整理录入，保存在服务器上。开通网上档案资料查阅业务，对单位中的资料信息进行有效收集和管理，为更多部门提供有效的资料服务。增设网络平台和手机客户端等服务窗口，单位内部员工可以通过有效信息登录档案平台获取需要的档案资料，极大程度提升档案管理服务工作的效率。事业单位采用全新的管理模式能够有效增强内部各个部门的信息协调性，对信息资料进行科学管理也能够提升档案资料的有效使用。事业单位采用数字化程序来代替人工管理，能有效降低人为失误的出现，也能够降低人力资源成本，为后续的单位内部管理改革打下良好的基础，这也是事业单位工作内容和工作模式改革的必然发展趋势。

（六）加快构建档案管理一体化系统

档案的一体化管理系统指的是对各种海量的档案资源进行编目和整合，从而使其成为具有实用价值以及现实意义的文化资产，这有利于档案管理人员对其进行再加工，并在此过程中节省了人力、物力和财力，有助于加强对档案的集中式管理和高效运用，避免出现档案管理的分散情况，在此基础上实现对档案的一体化和集成化管理，从而形成全方位的档案管理系统。

五、结语

综上所述，事业单位档案管理要想在大数据时代，得到更好地发展，就必须对管理人员的技能进行培训，只有这样才能抓住机遇，利用信息时代化的优势，将传统的档案管理加以改变并创新，适应当下大数据的发展，才能得到时效性的保障，才会使事业单位的档案管理得到更好的发展。同时提高事业单位的管理与效率，在档案管理层面，有效地促进了事业单位的健康与发展。要利用科学的方式要不断完善管理制度，面对新机遇，迎接新挑战，采取一些新的措施，不断推动档案工作的新成效，这样才能为事业单位的发展提供更有效地价值，从而为新时代下事业单位可持续性发展创造有利条件。

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