企业档案管理问题及解决措施

吴瑶

◆摘  要：随着中国市场经济的迅速发展，在各个领域也取得了很大的进展，中国许多企业规模也都得到了相应的提高和发展，但同时，中国也在面对着一些严重的社会问题。尤其企业档案保管方面的问题尤为明显，这种问题的出现极不利企业档案保管工作的顺利完成，甚至很有可能影响企业未来的发展。因此，面对上述企业档案保管问题，就要求企业管理者能主动的采取相应地处理对策，提高档案管理水准，尽量避免不必要的问题出现，更好地推动企业的良性发展。

◆关键词：档案管理;问题研究;企业;解决措施

1 企业档案管理的重要性

企业档案保管是企业管理工作中的重点内容，可以说，企业档案保管的水准也是企业能力的一部分，对企业的运营效率及未来的发展前景都有着一定的影响。做好企业档案保管工作具有关键的意义。首先，企业档案保管是企业长期发展的基石，它的水准对于企业的发展前景有着重要的关联，对人员的招聘及选择都会有着重要的影响，同时档案保管工作也是知识和管理工作双重经历的积淀，对未来企业的发展壮大有着积极的促进作用。其次，企业档案管理工作的高效进行还可以给企业增添生命力，尽最大的程度去创造，尤其一些技术的运用，更是促使档案管理更加完备，可以对企业数据的管理等发挥良好的效果，从而切实适应现代发展的需要。

2 企业档案管理中的问题

2.1 档案管理意识不强烈

在企业档案管理的过程中，还是会存在一些问题，而在管理者意识方面的存在问题则尤为突出，多数管理者的意识都比较淡薄，这也导致了档案管理工作无法进行有效地实施。尤其在新时期的历史背景下，企业档案保管工作也更加的朝着信息化的方面发展，一些高新技术的管理手段也都在融入企业应用。

2.2 档案管理不深刻

档案管理中的问题还在于其管理人员的意识不够深入，有些企业确实在档案管理方面能够得到关注，同时能够运用现代化的信息技术等加以科学管理。但是，由于这些档案管理系统的实際应用中通常仅仅停留在对个人信息的简单录入、检索和查阅等方面，并没有进一步深入发掘新功能，从而导致档案管理系统的新功能较为简单，无法实现与时俱进，因此要求企业管理者能进一步提高对这方面的关注程度。

2.3 档案记录闲置率高

有的企业已经对档案内容实行了统计和记录，但现有的设备和条件也无法对现有的归档记录实现有效的读取和使用。说明档案记载的方法与表现形式并没有为大众所服务，应该研究出一个便于大众查询使用的档案记载形式。

2.4 档案保密工作不到位

当今社会企业已进行的档案数据处理时代，数据可以上传到互联网终端上，也可以将电子档案的形态送到各个互联网终端用户，同时也可能以电子档案的形态经过优盘拷贝传递至其他企业，这种传递形式都会对企业的数据安全问题带来很大的威胁。所以，在档案管理存档方面，应该针对现阶段企业的实际特点对档案保作出适当的调整完善，对档案保管员工定期开展培训，以增强安全意识。

3 加强档案管理的有效对策

3.1 提高档案管理意识

加强档案保管意识是必要的条件，唯有加强档案保管意识，方可切实推动企业档案保管工作的高效实施，从而为各项经营活动的发展进行合理的决策。而这也对企业档案保管人员提出了更高的要求，而企业档案保管人员的业务素质以及技术创新能力一直是人们所关心的重点，同时也要求相关企业主管部门必须能够做好对档案管理工作人员的教育训练，以强化员工的档案管理意识，使其专业知识水平以及专业技能水准得以真正的提升，适应企业对档案保管工作的需要，从而做好企业档案信息的管理工作。

3.2 确保档案信息的安全性

档案管理者在进行档案管理时必须把文档的安全置于首位，并且在文档发送后或交付之前，针对不同的使用对象也要给予不同的权利，对于关键的信息，除企业管理人员以外都不能有更改的权利。

3.3 构建了企业档案与安全信息资源共享局域网

充分运用了现代互联网的优点，在企业各个部门间通过组建局域网络，把企业档案中安全的、能够资源共享的大数据信息，在企业内部的局域网络中进行资源共享。同时，在资源共享的同时还应尽可能做到信息共享的多样化。多元化对企业而言是一个共同的发展趋势，但同时适合于企业运作的特殊性。在企业中，由于归档数量很多，而同时所存放的介质又不统一以及对归档的重要性又不尽相同，所以从不同的部门、用途、重要性程度上具体界定归档信息的种类，然后在通过内部安全评价以后，再实现对归档信息的全局域网的共享。

3.4 提高档案的利用率

企业中进行文档整合、管理、共享都是为了文档的使用，更好的服务于企业的管理工作。所以，档案管理工作人员应该符合现代化企业的特点，通过努力学习科技人文知识，熟悉管理电子文书、电子文档的基本技能，合理地对文件信息加以分门别类、运用现代设备对其加以编排，提升信息的检索效能，从而最大程度地发掘电子文档的潜在价值。

4 结束语

随着时代的进一步往前发展，人们的管理思想认识水平也有了很大的提升，近几年，越来越多的人开始意识到企业管理的重要性，做好档案保管工作也同样具有很大的重要性。这也就要求企业有关部门管理人员既能够进一步增强对档案保管的意识，同时又能够形成一定的服务理念，在做好档案保管方面的创新措施，防止文档的安全遭受危险，从而确保档案资料可以进行合理的管理使用，进而适应企业发展的需要，从而真正达到了企业档案管理工作水准的进一步提高。

参考文献

[1]汪分曾.大数据时代做好档案信息化管理工作的策略[J].河北企业，2020（09）.35-36.

[2]李佳.关于档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].数码世界，2020（03）.244.