档案管理信息系统建设问题研究

游志杰

摘  要：如今，信息技术已经广泛应用于各行各业，尤其是在档案管理领域。通过借助信息技术将档案中各种各样的数据信息进行加工处理，从而保证这些数据信息能够有效地存储在数据系统之中，从而形成一套比较完善的信息管理体系。运用信息技术能够增强档案管理的工作效果，但是大部分的档案管理信息系统建设还存在一些问题。基于此，本文分析了档案管理信息系统建设应注意的几个问题。

关键词：档案管理;信息系统建设;注意问题

传统档案管理手段已然无法满足数量增多、种类复杂的档案信息管理要求，需要基于信息技术构建其档案管理信息系统，增强档案信息的综合利用率。由于信息技术在档案管理中的应用时间较短，构建企业的档案管理信息系统依然存在较多问题，需要相关工作人员基于此些问题不断优化信息系统功能，加强信息系统建设及运营期间的管控力度。

1、档案管理信息系统建设流程

档案管理信息化系统主要就是在传统档案管理工作基礎上配合使用信息化技术，提高档案信息采集、存储与管理效率。档案信息化系统的建设应当遵照一定的技术规定，有序开展档案信息基础设施建设、档案资源资料建设、档案信息管理标准建设、档案管理人员建设工作。

档案信息基础设施建设工作需要结合档案实际管理要求，选择适宜的大信息管理硬件设备与软件系统，进一步完善信息网络基础，实现档案信息的全面收集、存储及管理目标。

现阶段社会经济发展水平不断加快，档案管理难度切实提升，需要构建起功能更为完善的档案信息管理系统，增强档案信息管理公开共享效果，切实保障工程建设整体水平。

2、档案管理信息系统建设不足之处

2.1档案管理力度有待提升

在现阶段档案管理信息系统建设过程中存在档案管理力度有待提升问题。部分企业没有对档案管理工作给予高度重视，制定出的档案管理极致依旧以传统档案管理手段为基础，导致档案管理水平与预期目标存在较大差距，档案信息的实际利用率不足。

2.2专业人才缺失

档案管理信息系统建设与运行效果可直接受到工作人员专业技能与职业素养因素影响。由于部分档案管理人员对档案管理信息系统功能及运行需求方面存在误区，致使档案信息系统建设与运行水平始终处于有待提升阶段。在档案管理信息系统建设与应用过程中的用户参与度较低，难以切实保障档案管理效果。

还有部分档案管理人员没有熟练掌握现代化信息技术，如图像扫描技术、复印机应用技术、多媒体技术等，严重影响到档案信息加工及处理效率。

2.3基础设施功能不完善

虽然各领域已经认知到档案管理信息建设工作的重要性，并就档案信息管理系统的建设投入了一定的人力及物力资源。但由于档案管理工作体系较为复杂，在信息化系统建设环节依然存在一定问题。档案信息化系统建设需要配合使用大容量服务器，开发并研制针对性档案管理手段，做好档案管理信息系统的日常维护与管理工作，实际运行期间所需成本较多，部分中小型企业依然没有完全普及档案管理信息系统。

3、档案管理信息系统建设注意事项

3.1做好档案管理信息化系统建设管控工作

为确保档案管理信息系统的建设工作能够始终趋向于规范有序化开展，还需要进一步完善档案管理信息化建设规划体系。结合国内外档案管理信息化目标及任务，优化档案管理信息系统管控要求。基于国际化标准及行业标准，切实优化档案管理信息系统管控目标及任务。

3.2加大档案管理信息化系统建设投入力

在原有基础上加大档案管理信息化系统建设工作的投入力度，进一步解决存在于档案管理信息系统建设与优化工作中的各类问题。细化档案管理信息化系统建设流程，重点关注档案管理信息化系统建设环节的运维工作，制定出专项可行的档案管理信息化系统运维管控机制，避免因系统故障问题导致重要档案信息丢失，引发不必要的损失。

3.3构建起功能完善的档案管理信息化系统数据库

为从根本上提升档案管理信息化系统的运行水平，还需要建立起功能完善的档案管理信息化系统数据库。进一步加强档案信息监控与入网工作，将各地档案数据库纳入到集中信息港中，以充分发挥出档案信息资源应用优势。在数据库建立期间，还需要结合行业具体情况以及国家相关标准，基于现有电子文档平台，形成档案目录数据库全文数据库以及多媒体数据库，

建立起科学的信息化档案馆，确保信息化档案信息资源能够更好实现公开共享目标，将信息化档案管理系统的建设工作纳入到行业规划中，切实提升档案数字资源利用水平。

一个合格的档案管理信息化系统还需要借助前端控制设备对档案进行一体化管理，在同一系统内做好档案文件传输以及管理工作，确保信息管理系统能够高质高效完成电子档案文件的归档及管理工作。基于各领域建设要求，对档案管理信息库进行扩展，确保建立起的档案信息库能够更好适应企业档案管理目标及任务，使信息化管理技术能够在提升档案管理水平中发挥出重要作用。

3.4提高档案管理人员综合素质

结合档案管理信息系统建设目标及任务，制定出档案管理人员综合素质管控体系。着重提高档案管理人员的信息素质，使档案管理人员能够更加灵活的运用计算机技术，增强计算机综合管控效果。制定出档案管理人员专业培训机制，定期在人员群体中开展技能培训工作。

总结

总而言之，档案管理信息系统建设已然成为档案行业重要发展趋势，要从根本上提升档案管理信息系统建设及运行水平，还需要结合不同档案管理工作要求，对信息系统功能进行进一步优化。构建起一支高素质档案管理技术团队，确保信息技术能够在提升档案管理水平中发挥出重要作用。

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