企业财务共享模式下费用报销管理的研究

王任兰 区文华

基金项目：2021年度广东省级大学生创新创业训练计划项目：财务共享服务下管理会计信息化有效实施策略研究，项目编号：S202112622017

摘 要：企业费用报销是财务工作中最繁杂、最重复单一、花费时间最长的一项业务。因此，在大数据时代，企业实现财务共享更有利于优化费用报销流程。本文主要介绍财务共享模式下费用报销管理的概况和财务共享模式下费用报销的优点和问题，最后给出了相应问题的方法及对策。

关键词：财务共享模式;费用报销管理;研究;策略

引言：从2010年开始到现在，财务共享服务思想逐渐被中国许多企业集团所认可，并获得了很好的实施效果。中国国内目前关于共享业务和中心构建方面的标准流程研究大多是聚焦于其概述，基本原理，建立的过程及其意义和财务共享中心构建的要点以及标准流程的再造等多个主要方面，理论性较强，而在具体的实践中关键环节的标准流程研究还相对较少。

费用报销的管理原则本来是对企业生产力和资本流动进行科学管理的基石和核心，所以企业信息的共享与费用资金的报销，这二者的相辅相成对于企业扩张具有十分关键的意义。由此可见，研究这一对现代财务模型与传统费用报销方式的结合，对于企业来说具有十分重大的意义。

企业在信息化体系比较完善的基础上，充分利用了已有财务管理网络資源、节约人员报销时间、强化计划与成本费用的管理系统，并建立了财务管理共享中心，是企业在财务管理上的创新之举。费用报销管理在企业会计业务处理工作中占有重要地位，是集团企业财务共享中心的核心应用之一，其管控水平直接影响企业的财务管理水平与效率，能够显著提升员工报销满意度。

一、财务共享模式与费用报销管理概述

1.财务共享模式

财务共享模式是借助计算机技术以财务业务流程管理为基础，以优化企业组织架构、规范业务流程、提高流程效能、减少运作成本或创造新价值为目的，从市场角度为企业内部顾客提供专业化产品服务的分布式经营管理模式。财务共享说白了是财务机器人的一种，数据之间不需要通过财务人员来做账，直接共享营业部数据生成凭证。大概的模式就是共享端口和银联端口对接，每天收到的银行存款和银联数据自动传输到财务共享中心，共享中心将数据编制成记账凭证直接推送到财务会计模块最后月底生成报表。

2.费用报销管理

费用报销就是指银行的业务承办机关在业务发生并取得原始凭证之后，按照按规定的申请程序所办理的费用结算活动。在财务共享模式下，申请费用报销员工提报简单（手机提报、审批进度自动通知、随时查询）;项目经理管控容易（标准清晰、费用可控、流程合规）;财务部门高效合规（票据验真验重、异常警报、凭证实时生成）;管理层审批便捷（移动审批、标准执行到位、数据实时掌握）。同时做到了企业收费报销的公开透明化，并完善了企业的财务管理。

二、财务共享模式下费用报销的优势

1.员工报销更方便快捷

跟以往的费用报销模式相比，财务共享模式下费用报销更方便快捷。传统的费用报销流程是费用报销申请人填写费用报销单→交给部门负责人签字→财务部门签字→总经理签字→财务部（出纳）支付。而且报销时间也有所限制，如：购买原材料及零部件、支付工程款等。应当于凭证填写日期的一周内报销;员工报销其他费用，于费用产生之日起一周内按程序完成报批，逾期并没有正当理由的，视为自动放弃。主管报销的工作人员将规定日期内积累的发票交由部门主管审核。有部分的子企业是可以使用纸质凭证申请的，但如果所涉及的资金数额很大，子公司没有权利申请，这时就必须跨越单位级别、跨越地市进行签名。因为是通过人工携带或者寄邮件的方式交由总部审批，途中有可能出现单据丢失的风险。员工出现过收不到报销款的情况，是因为不清楚在报销环节中哪一环出现了问题，不能及时改正;又因报销时间限制而导致的。

现如今，在财务共享模式下，工作人员只需将报销材料交由影像扫描人员，之后再在网站上填写资料并递交了费用缴纳单，系统就会自动将已递交的缴纳单形成了一个专属二维码。而报销工作人员也只需扫扫码，就可以很直接的查看整个审核过程的工作进展状况。一旦在费用组审计时出现了问题，也可直接联系报销人员自己进行修改。在财务共享管理模式下的费用报销中，没有了纸质凭证的时间周转时限，也就没有了由于时间周转所产生的单据流失风险，这使得费用报销更加方便快捷。

2.提高审核工作效率

与以往的费用报销审核效率相比，财务共享模式下费用报销的审核效率更高。传统的费用报销使用的纸质报销单据，而费用报销程序需要层层审批，如果偶遇领导外出或者出差的情况，审批流程就一直卡在那一步，不能往下走。审批表就一直放在领导的办公桌上，直到领导回来再审批;或者邮寄给领导，审批完再寄回企业。如果遇到很急的审批项目，这就耽误了项目的进度，可能会导致严重的后果。在某种的情况下，即使在项目急需审批的时候，远在异地出差的领导有空也处理不了，因为空间上的限制。

在财务共享模式下，费用报销的凭证都是已经通过影像扫描仪扫描到费用报销管理系统形成电子凭证，这打破了审批过程中空间上的限制，让各领导随时随地都能通过手机登录费用报销管理系统审批费用报销单了。通过费用管控系统自动化，明确了各级管理职责，简化了经办人员手续，降低了审核人力成本。通过将费用管理系统自动化，明晰了各级部门主管职能，并精简了经办人员程序，有效减少了审批人员成本。审核业务流程也通过信息共享中的专业化分工，在较大程度上提升了审批人员工作效率;加之有了大数据分析的技术支撑，系统还可以将一部分内容实现自动审核，从而大大减少了原来由人工完成审核的工作。财务单据的平均审批天数，从共享前5.4个工作日减少到4个工作日，整体效率提高了15%。

3.提升商旅管理系统的便捷性

在财务共享中心成立以前，由于没有商旅管理系统，人员外出时必须熟记差旅费报销机制，并使用和企业签约的第三方供应商或自己用携程、美团等服务管理软件，并根据制度选定宾馆和个人出行方案，这会增加人员的工作压力。而由于与前端出差审批、预订、报销系统不能建立闭环，个人也没有行程管理能力（机票、酒店、报销等）。差旅审核流程过长，浪费了大量的人工，导致企业的人工成本上升;同时财务报销人员和财务无法实现高效交流，造成财务报销时间过长，人员的体验感受也较差。

财务数据共享服务中心的建立，有效打通了企业财务信息系统和第三方消费平台，财务人员能够及时掌握企业业务前端的大数据信息，并提交更详细的差旅报表，使企业内部负责人一目了然，增加差旅成本的透明化与真实性。而财务数据共享平台则通过整合企业内部环境资料，将与企业员工相关的出行申请、收费标准、业务申请等信息，共享至商旅平台的机票、酒店预订服务中，从而能够更有效协助企业员工控制差旅费;同时将差旅出游的实际信息又传回财务共享平台，由系统即时录入企业财务数据，从而能够较为精确、全面反映企业的差旅费状况，为企业进一步降低成本增加效益提供了有力的大数据分析支撑，进而为分析企业的外出差旅成本费用、差旅业绩等奠定了大数据分析的基石。这样，不仅缓解了报销员工个人与财务的工作压力，也提升了差旅便捷度和效率。

三、财务共享模式下费用报销管理存在的问题

1.系统自动化程度低

在财务共享系统还未成熟阶段，费用审核大多是以人工判断的方式，但人工审核也难免出现错误。有时因为一个错误，在不同的财务岗审核，可能会产生不相同的审计结论，最后造成报销结果不相同。因为不同岗位主要负责的模块不一样，所以审核的关注点也会有所差别。目前费用审核阶段都是以人工判断为主。

2.信息系统没有完全对接

目前，部分大企业已经开始意识到了财务共享和费用报销管理系统的必要性了，已经建立了融资系统、税务管理系统、预算系统、财务管理信息系统、OA系统、SAP系统等，并完成了与财务管理信息系统和SAP系统之间的数据对接，不过与其他系统之间还是处于相互独立工作的状况中，并不能对接数据。在这些情况下进行费用报销时，财务共享中心和财税主管部门都会对发票的真实性进行检查，两个管理系统不能进行资源共享，大大降低了报销效果。

3.员工财务共享观念落后

财务共享相对于一些老员工来说，是一个崭新的词。目前有部分的企业的主管、科室主任或者资深的财务人员，习惯了看纸面的报销凭证，习惯了当面拿给主管审核，习惯了看主管当面签字审核，一时之间适应不在影像管理系统里核对、审查凭证，因此产生了抵触情绪。其次，一些中小企业的老板们关注不够，觉得企业业务核算方式单一、报销单据较少，也觉得企业加入财务共享系统将会加大费用报销的复杂性。最后，由于在财务的新管理模式下，费用报销管理已经做到了公平透明，而费用报销的灰色地带也将不再，所以有关部门领导干部已经产生了逆反心态。

4.预算管理不完善

企业在做成本预算时，一定要做到严谨和提高准确度。目前不少企业由于本来的会计报销过程就很复杂，从而会造成整体的预算编制工作的准确性下降以及编制依据缺失等问题的发生。当前，大部分企业在实施成本预算管理时，对历史数据的分析程度和运用程度都较少，且许多时候还会进行主观推断。要知道只有预算编制工作做得好，才能有效控制报销费用、降低企业成本。

四、财务共享模式下费用报销管理的策略

1.实现审核自动化

目前有不少中小型企业的费用核算环节以人工为主，不能做到审核的自动化，不仅工作效率低下，还易出差错。我建议大家在财务共享的报销体系中，根据费用的种类和费用支出的有关规定管理制度，汇总出各类的审核要点和费用支出的规范，例如报销招待费时必须看发票的数额、内容、每次消费的多少和消费凭证类型等最核心的要点。也可以把每一类的费用都加入到了费用审批的界面，这样就不至于因为人为因素而导致要点的遗失，或者不合格票据通过了审查。

2.整合信息系统对接直连

提高工作效率，实现的前提就是需要不同的信息之间无壁垒，不同部门之间若只是因为信息的不连通，而亏损宝贵的时间，这是我们所不愿见到的后果，资源信息的共享需要一个安全有力的技术支撑，这点需要与信息技术企业合作，成功是依靠团队的合作，闻道有先后，术业有专攻，各司其职，共同创造出最大的利益，实现合作双赢，对此，打通不同的接口，我们需要的从不是各种繁杂的假象，不是在资金的调动时还要经过多个流程，不是费用报销走流程时等待的烦恼，这不是拖累进步不可摆脱的累赘，跟紧时代发展潮流，勇于自我创新改革，那么一个能将繁杂琐碎的各种不同系统整合统一的信息平台，对企业的进一步发展，在市场中独占优势，是极其有用的利器，充分利用新时代科技的发展产物，不再因为信息的不互通造成的无效浪费时间行为，为的企业内部已经是一个完整的系统，这是一个大好的前提，我们只需稍作修改，而不是分解重组，我们有这个坚实的基础，我们更要利用好这个基础，使费用报销和信息不联通导致的重复工作绝迹，实现真正的信息资源共享。

3.转变财务人员观念

对于企业加强共享信息的宣传力度，我始終觉得，结束简单麻木而重复的工作，向着简洁工作的方向发展，比每日的机械式麻木更能提高工作热情，社会在创新中发展，从以往的老旧，转向创新共享，是机制的改革与转变，面对时代给我们提出的要求，应当有强硬的技术在自身，要求我们主动去学习新技能，具备新思路，我们不能只拿一种观念奉为圭臬，认为做好自己的模块，而不去与共享技术结合，我们要在各个相关领域成为全面型人才。信息的共享是重中之重，将个人连接在企业的共享信息平台上，发挥各自专长，互通有无，不同的信息让更多的人能享受到便利，节省时间，企业提供无障碍交流平台让员工各司其职，进行培训提升员工业务能力，在共享经济信息模式下企业全体团结前进。

4.做好预算管理工作

预算报销费用，将能够减少企业的运营成本，企业可以每周集中报销，便于人员随时报销，也将加强预算编辑，以方便财务人员预测每周报销的花费，以累积管理经验，并在系统上设置好每天的报销预算，如果超出预算，系统就会自动提示，财务可以更快注意到问题，但这些系统都建立在企业实行的财务共享模式之下，所以企业必须增加对其的关注程度，在该模式下费用报销将需要更多系统的帮助，要求科学应用这些系统，企业更要做到对信息的配制于管理，提高工作质量。与实际结合，满足企业对于信息共享的需求，顺利转型升级。

五、结束语

结合上面所分析的可以知道，在当代的市场竞争环境中，企业联合已经是不可避免的趋势，在这个大数据时代环境下。财务共享管理模式下的费用报销管理系统需要更为先进、有效的管理。以此来提高工作效率。财务共享机制的运用对于企业财务与费用报销管理工作具有相当大的重要意义，可以有效推动企业费用的智能化管理工作，极大地提高企业财务管理质量和效益。企业应该加强对费用管理制度的建立和健全，以使财务得以全面改善，从而为企业健康发展和长期发展壮大打下良好的基础。

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作者简介：王任兰（1991.09- ），女，汉族，江西赣州人，研究生，讲师，研究方向：管理会计