加强新形势下档案管理工作的实践途径探索

董建芹 马晓妍

[ 作者简介 ]

董建芹，女，山东营县人，山东省日照市莒县卫生健康综合执法大队，中级，本科，研究方向：档案管理。

马晓妍，女，山东莒县人，山东省日照市莒县卫生健康综合执法大队，中级，本科，研究方向：档案管理。

[ 摘要 ]

随着科技的不断进步和知识经济的发展，加快信息化建设已经成为时代发展的要求，这也意味着科技管理手段势必会取代传统管理手段。众所周知，新形势下的档案资源既有纸质载体，又包括电子载体，这使得档案资源在收集、管理、储存、应用等方面发生了翻天覆地的变化。尤其电子档案本身具备的机读性、高密度性特点，以及档案信息的集成化、数字化优势，均对档案管理工作提出了全新的要求，需要管理人员以新观念、新方法和新思路重新审视档案管理工作。以上种种，均为档案管理现代化发展带来了全新契机。笔者主要分析加强新形势下档案管理工作的实践途径探索。

[ 关键词 ]

改革措施;档案管理;单位;档案管理平台

档案作为重要的文件记录单位过去的成长轨迹，对于确保社会的可持续发展和加强单位的全面管理具有重要意义。因此应充分重视单位的档案管理，正确认识单位档案管理的重要性，探索有效的档案管理工作方法，满足新时期单位的需求，最大限度地提高单位工作效率，为单位的持续健康发展提供动力。

1 单位加强档案管理的意义

单位文件能真实反映每个项目的情况以及单位的生产和运行情况。它不仅是单位资产的重要组成部分，也是单位未来发展的基础。科学的单位档案管理有助于抵御单位未来发展中的风险，保护单位的利益和法定权利。单位档案管理还可以帮助单位建立自己的单位文化，通过文件数据向员工展示单位的发展历程，提高员工对单位的归属感和认同感，提高员工素质，维护单位形象。

2 现阶段档案管理工作所存在的问题

2.1 现代化管理意识有所欠缺

对档案管理认识相对落后主要表现为以下几个方面。一是观念较为模式化。随着社会的发展，经济发展方式慢慢从计划经济向市场经济过渡，社会经济发展虽然进步了，但是档案管理工作者的工作思路不能在短时间发生转变，导致档案管理工作水平得不到有效的提高。二是管理相对宽松。档案管理工作开展目标不够明确，实际工作过程也缺乏一定的灵活性和创新性，认为档案管理仅仅是一般事务性工作，使得档案管理工作应有的效能不能充分发挥出来。

2.2 档案管理现代化人才相对不足

新形势下，档案管理工作发展的前提基础是人才建设，想要推进档案管理工作符合新时代发展要求，真正地实现档案管理现代化、信息化，必须保证人才建设水平。只有掌握先进的专业知识和专业技术，知晓先進设备的使用和维护，同时兼具一定专业技能的人才才能保证新形势下档案管理工作的效果。但是大多企事业单位和机关单位的档案管理人员的工作仅限于文件收发和传送，对于现代化管理知识和操作技能的掌握程度还有些许欠缺。

2.3 档案管理信息化的基础设备相对薄弱

大部分单位对档案信息化设备的投资较少，设备短缺和落后，区域发展不平衡的现象十分突出。目前仍有一些单位以传统方式管理档案，信息化建设进展缓慢，档案管理信息化基本硬件设备投资不足，信息化基础设施不完善，使档案无法快速有效地被保护和利用。大量归档信息只能在各自的业务系统中传播，而且难以通过关联、共享和对接来使用，导致管理资源相对滞后、操作烦琐，归档资源的优势未得到充分发挥。在欠发达地区，可能即使有计算机也是性能较差，没有扫描仪、录音机和防磁柜，文件编号仍然是手工管理的，没有电子文件归档，很难满足文件管理应用程序的要求。虽然一些单位引进了现代管理方法，并建立了数据库，但大多数技术应用仍停留在简单的操作中，如额外的文件目录捕获。

2.4 工作人员的素质参差不齐

档案管理人员的个人素质、业务水平、业务熟练程度和认知水平都是影响档案管理信息化的重要因素。档案管理工作人员要学好信息技术知识，一些年龄较大的档案管理人员无法适应，从而使档案管理工作的效率降低，难以满足新时代的要求。由于有些单位的负责人对于档案管理并不了解，认为只是将材料存放保管好即可，对于档案人员的进修、培训等都认为没有必要。档案管理人员得不到及时充电，业务素质得不到提高，无法适应档案管理的信息化发展要求。

3 新形势下档案管理工作的实践途径

3.1 通过不断创新促进档案管理工作全面发展

首先，创新档案管理理念。新形势下，档案管理工作既迎来了广阔发展机遇，又面临诸多新问题和新挑战。在这一背景下，管理人员必须解放思想，缓解创新改革的紧迫感，并不断完善档案管理工作机制，有效提高管理人员创新能力和创造能力，为档案管理工作的开展注入新的活力。其次，创新档案管理模式。网络技术的普及和应用，为档案资源开发和利用带来了发展机遇。管理部门需要在合理规划管理网站、不断完善法律体系的基础上，进一步强化档案信息资源建设水平，转变传统档案信息组织形式，同时构建信息化档案检索系统。与此同时，还要全面推行网站安全维护管理机制，使网站成为档案管理部门对外联系的窗口，为档案资源合理配置、深入开发、有效利用、实时共享奠定基础。最后，创新档案管理形象。档案管理人员综合素质直接关系到档案管理工作是否能够顺利开展，其形象是社会公众评价档案管理工作水平的重要标准之一。新形势下，档案管理人员需要明确自身在管理工作中的定位，并转变管理理念。尤其随着网络技术的迅速发展，档案信息获取、识别、利用等方面的难题不断增加，需要管理人员充分利用先进技术对档案信息进行筛选、提炼和开发，并在实践工作中不断总结经验，有效提高自身专业水平和管理能力。在此基础上，档案管理部门还可以推行竞争机制，提高管理人员自我提升意识，调动其工作积极性，从而营造良好的工作氛围，全面提升档案管理形象。

3.2 实践操作方面的创新

在档案管理的日常创新工作中，应从实际方面考虑问题，完成相关的创新工作目标。单位档案管理部门应树立正确的服务意识，注重提高自己的服务水平和效果。加强知识管理工作，指导相关文件管理人员自觉创新，推动文件创新领域的相关活动。良好的档案管理工作是单位各部门创新工作的重要组成部分，使各部门能够提出正确的概念，积极参与实际创新活动，从而从根本上促进单位档案管理的发展。各单位应加强信息资源建设，经常整合资源，优化档案收集，提高档案利用率。单位可以利用先进的网络信息技术，在日常生产和实际操作过程中收集丰富的档案，利用数字信息技术整合各种档案资源，并在先进技术的支持下，确保单位档案信息的收集、传输、存储和利用的一体化。

3.3 加强专业化培训，建立一支高素质的人才队伍

在当前改革不断深入的大背景下，市场竞争的激烈程度也在不断加剧，这对单位档案管理工作人员提出了更加严格的要求。对此，单位应将自身发展目标和人才培养计划有机地结合在一起，充分发挥单位人力资源部门的作用，要将单位员工的性格、特点以及能力作为依据，制订具有针对性与合理性的人才培养计划。同时，要指导单位员工制定自身的职业发展规划，采取有效措施调动员工的积极性。此外，还要做好单位员工的信息化培养工作，组织员工积极学习档案管理相关专业知识和技能，不断从整体上提高自身的专业化水平，为档案管理工作的提质升级作出应有的贡献。

3.4 创新服务方式，提升单位档案利用水平

在市场经济体制下，档案管理工作所面临着的标准也变得更为严格，有关人员务必转变思想观念，运用创新思维对档案服务模式进行优化创新，确保各层次档案利用者的基本需求得到有效满足，更好地服务于单位发展。首先，为确保利用效率的真正提高，对有关检索工具需采取合理编制，严格标准规范，实现一体化利用。其次，有关人员需对计算机方面知识做到熟练掌握，能够将档案信息完整准确地输入计算机，以互聯网为平台，构建档案信息网站，发挥网络平台优势，高效利用档案信息资源，实现服务渠道的有效拓展。最后，有关人员需对档案翻阅率做到及时了解和掌握，针对利用率相对较高、作用价值突出的纸质档案，应当完成数字化转换，实现档案信息的安全有效存储，最终形成完备的档案数据库，以此提供高质量的信息档案服务，实现档案管理工作水平的有效提高。

3.5 完善档案管理基础建设

档案资料是单位在长期的发展中逐渐形成的，是各单位最为宝贵的财富，档案管理基础化建设可以说是档案管理工作的硬件保证，具体包括档案管理库房的建设和管理、档案保管设施的采购和维修等。结合档案保管实际要求，建立专门的档案库房，改善和优化档案保管条件和环境，对于一些重要的档案文件，还要配备专门的档案盒和档案柜。新时期的档案管理工作对于档案基础化建设也提出了较高的要求，在传统档案管理模式下，档案的存在方式大都是纸张，而现在的档案不仅有纸质版，还有电子版。为了妥善管理全部的档案文件，必须升级档案管理基础设施，比如引入档案管理软件，积极应用现代化技术，为档案管理工作打好坚实的基础。同时，在日常管理工作中也要做好库房管理，加强防火、防潮，必要时添加防毒药剂、干燥剂等，防止档案在漫长的储存期间发生破损。对于异常重要、特别珍贵的档案资料，如财务档案，要制定专门的保管措施，一旦发现问题，立即进行处理。目前单位财务档案已经向着电子化、现代化的方向发展，财务档案也不仅是纸质版资料，而是出现了越来越多的电子财务资料，在管理这类档案资料的时候，要做好备份，避免硬盘等存储设备损坏或丢失。

3.6 加速档案信息化建设，着力做好手段创新

档案信息化建设早在20世纪末就已经开展了，伴随着信息技术的飞速发展，档案信息化建设也呈现出不断改进和创新的趋势。结合档案工作特点和机构管理状况，可以从以下几个方面加快新时期档案信息化建设。第一，加强机构负责人对档案信息化工作的关注，将信息化建设纳入单位总体规划，发布相关支持政策，推动档案信息化建设有序发展。成立档案信息化工作委员会，加大人力、财力支持力度，为信息化建设提供有力保障。第二，为了加快档案数字化建设，政府机关和机构应建立符合实际条件的数字模式。从长远发展来看，自主数字化应是立足点，辅之以外包服务。根据档案储存利用的需要，应优先重视常用档案的数字化建设，确保信息化建设的内容结构得到优化，并在建设时间较长的条件下更好地适应实际需要。第三，制定信息化建设规划，完善信息化建设规划，从信息化建设目标、任务分工、实施阶段、绩效验收、资本投入等方面制定总体规划，有序开展档案信息化工作。第四，严格执行上级档案管理部门对专项档案信息化建设的具体要求。例如，如果实现了干部人事档案的集中管理，没有特别行政权限的档案管理部门只需与上级部门合作，在不建立专业信息系统的情况下开展辅助工作。

4 结束语

概括地说，档案管理是单位管理中应注意和遵守的长期工作，档案管理的质量与单位的兴衰密切相关。特别是以现代信息技术应用为基础的单位信息化进程日复一日地加快，给单位的运行和管理带来了巨大挑战，也给单位档案工作带来了新的机遇和挑战。因此，提高单位档案管理效率可以大大促进单位档案管理的标准化和科学发展，提高单位的核心竞争力，这对促进新形势下单位的长期稳定和可持续发展具有重要的积极意义。

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