以提质增效为目标的实验室管理机制

郑小青，李永进

（福建江夏学院 工程学院，福建 福州 350108）

近年来，我国高校在实验室建设顶层设计、师资队伍建设、设备开放管理等方面取得了长足的发展[1-3]，但与发达国家相比还有较大差距，特别体现在实验室管理质量和效率方面[4]。国内大部分高校实验室在管理上存在“岗位责任不清、分工不明确”“作业流程复杂多变、实验员业务能力参差不齐”“物品管理混乱”“缺乏监督机制、工作进度缓慢”等问题，使得实验室工作整体呈现效率低下的状态[5-6]。

为更好地完成实验室在人才培养、科学研究、社会服务等工作中的重要使命，福建江夏学院工程学院不断加强实验室建设和管理改革创新，充分借鉴和吸收国内外先进的管理理念和技术，利用学院现有资源，积极探索以提质增效为目标的管理机制。在实验员岗位分工、标准化作业流程、工作业务进程管理、物品高效索引和溯源管理等方面提出创新性建设方案并促进落地实施，通过进一步制定岗位绩效考评制度，保障管理机制持续落实，形成一套以提质增效为目标的实验室管理机制和具体建设路径。

1 细化岗位分工、明确工作职责

在明确实验员的权利与义务的基础上，制定合理的岗位分工制度，是实现规范化管理的有效途径。首先，对整个实验室的工作内容进行详细的梳理和统计，明确实验室各项工作的类型、工作量、难易程度以及完成周期，在此基础上，进行详细的责任划分，并跟随学院发展、人员变动等客观因素进行适时调整。以福建江夏学院工程学院现有实验员编制5人为依据，在实验室日常管理、大型仪器设备管理和公共事务三个方面进行详细划分，设置了岗位A-E五种不同分工职责（如图1所示）。

图1 岗位职责分工Fig.1 Division of post and responsibilities

1.1 工作职责I：实验室管理

充分考虑实验室类型、场所分布、专业特点等，在此基础上进行归类划分，为每间实验室设立一个负责人。目前学院实验室共35间，包含32间专业实验室和3间功能实验室（如监控室、设备储藏室等），服务于土木工程、工程管理、工程造价和工业工程四个专业，其中专业实验室主要涉及材料检测类、化学类、机械类、结构类、耐久性、力学类、虚拟仿真类等，根据实验员的专业特长进行分工。

1.2 工作职责II：大型仪器设备管理

此处的大型仪器设备指单台套价格在30万元以上的仪器。该制度设立的目的是为了更科学地使用仪器设备，提高其利用率，专人专管能够更好地发挥仪器的功能，有利于设备的维护和安全使用。截至2021年7月学院已启用的大型仪器设备共计28台套，资产总额达2 000余万元。根据实验员个人专业特点及技能特长进行管理责任划分，严格执行专机专管制度。

1.3 工作职责III：公共事务

该制度主要围绕实验室建设、维护、运行与安全等管理问题进行详细规定，其特点是根据工作内容设置不同岗位，并保证岗位间工作内容的有效对接。如岗位B负责金额较大的公开招标类项目的采购，而岗位C负责金额相对较小的、低值易耗品的采购，二者均为采购工作，但在审批流程、采购实施方式、验收程序等方面均有较大差异；所有采购的固定资产由岗位E进行验收和入库，所有采购项目的报销环节则由岗位D来完成。对采购项目的实施、验收、报销等环节实行职能分离，也有利于不同岗位间相互监督、相互制约，有效避免了一些腐败行为的发生。

综上，本制度通过细化岗位分工，明确工作职责，极大提升责任意识和各个岗位的业务能力及办事效率。自岗位分工制度实施以来，在实验室规模由25间增加至35间、设备总值由3 000万元增加至4 300万元，而实验员数量由7人减少为5人的情况下，管理和服务质量不仅没有降低反而有了大幅度的提升。

2 制定标准化作业流程、提升工作质量

制定标准化作业流程指的是根据不同岗位不同工作职责，制定有针对性的标准化流程，并在实施中逐步修正和完善，做到宏观上标准规范、微观上精细多元，从而有利于实现实验室标准化和精细化管理，提高实验室的整体管理水平[7-8]。

学院在上述实验员岗位分工的基础上，针对各个岗位的工作内容制定了详细的操作流程。图2为岗位B中的“公开招标采购项目”的标准化作业流程。作为周期最长的工作事项，根据政府采购管理办法、学校文件等相关规定，制定从项目经费预算、组织专家论证、提交会议研究、采购申请审批到项目公开招标、合同评审、供货安装、验收入库、支付合同款等全过程的标准化作业流程。

同时，该标准化作业流程的每一个步骤，都附有相应的“文件材料模板”以及“填写范本”（详见图2），进一步细化流程，使工作有章可依，有据可循。其中，“填写范本”中除填写的示例内容外，还对部分填写内容，如签字盖章处、各环节的注意事项等进行详细批注。此外，还将“填写范本”中的填写内容进行分解，使之模块化。对共性的填写内容，建立数据库，可按需选择填写，大大提高填写效率。

图2 “公开招标采购项目”标准化作业流程Fig.2 Standardized operation process of"public bidding procurement item"

该流程为实验室人员提供标准化作业依据，使人员业务熟练度、工作效率以及业务水平大幅提升，同时由于其易于上手，可有效避免因人员变动而出现业务“中断停滞”的现象。实施该标准化作业流程以来，“岗位B”一人就可同时跟进整个实验室所有的公开招标采购项目（9～10项/年），且各流程步骤的完成周期大幅缩短。以图2中的环节“采购前期相关事项”为例，以往完成该环节中第2～3步骤所需的平均时长大约为75天，按标准化作业流程执行后，工作周期缩短了40%。

3 制定进程管理制度、优化时间配置

为进一步保障和提升工作效率，结合学院专业特长，将建筑信息模型（building information modeling，BIM）理念引入实验室管理，结合Revit和Fuzor软件，构建实验室3D模型，并创建代表“事件”的进程管理模块，创新性地提出实验室4D（包含时间维度）的动态管理模式。在模块中设定计划进度，并根据具体实施情况实时更新实际进度，通过对比直观地判断工作任务的完成情况，实现精确的进程监测。仍以岗位B中公开招标采购项目为例，按照标准化作业流程设定计划工作进度，包括每个步骤的计划开始时间、结束时间和持续时间，并实时更新实际开始时间、结束时间和持续时间，在同一局域网内实现多人协同工作、相互监督，发现延误进展的事件，迅速做出调整，从而促进整体事件的快速发展。

此外，制定长短期工作计划，对各项工作的时间节点、完成时间做出详细规定，最大程度地优化时间配置。首先，以周工作日为单位制定短期工作计划，如规定每周一为实验室开放日，接收广大师生的各类业务办理。以岗位A的危化品管理为例，办理危化品的入库和领用事项在每周一上午完成，此举优化双方的时间配置。其次，以月工作日为单位制定长期工作计划，如岗位C中的耗材采购工作，规定每月固定日提交并汇总采购计划，核对库存余量，根据实际缺额实施采购，避免了重复采购的繁琐以及积压浪费。又如岗位D的财务报销工作，规定每月固定日整理汇总当月所有报销项目的报销材料，待逐级审批签字后，于当月底至财务处完成报销工作，一月一报的模式，大大提高了财务报销的效率。

通过上述进程管理制度的制定与运行，实现对不同岗位不同责任分工精确的进程管理，切实提高实验员的工作效率，也使整个实验室运行更加有序。以化学药品的采购为例，以往从申请、采购、报备、验收、入库到最终完成报销至少2个月以上，实施进程管理、精确分工以后，整个过程在1个月内即可完成，效率提高了1倍。又如低值易耗品的采购，从年均完成500单到每个月完成100单，工作完成度提升超过100%。

4 规范低值易耗品管理、实现高效索引

采用现代先进技术对实验室物品进行科学管理，可提高实验室的使用效率和实验室整体管理水平。具体地，将实验室物品划分为普通低值易耗品、仪器配件和化学药品，分别进行统计汇总、分类存放、规范管理。

4.1 普通低值易耗品

如实验耗材、工具等，这类物品存在使用量大、使用频率高、摆放混乱、查找困难等特点，实现物品的精准定位和高效索引是提高工作效率的有效手段。采用如图3所示的“彩虹盒”，对标签纸、马克笔、镊子、螺丝刀等常用耗材和小型工具进行分类收纳，并配以相应的图表索引。使用者通过图表索引实现取用和返还双向索引，方便快捷。

图3 普通低值易耗品索引流程Fig.3 Index of low-value consumables

4.2 仪器配件

如夹具、支座、取样管等，这类物品并非一次性消耗品，使用后若不固定地点存放，容易混淆、丢失，影响仪器正常使用。将仪器配件分类存放于专门的工具架上，采用二维码技术与数据库相结合，实行动态管理，可有效解决上述问题。如图4所示，利用二维码生成器为每层工具架创建相应的二维码，并将该层架上的物品信息写入二维码中，包括物品清单、数量、照片等，二维码作为连接实物和数据库的媒介，粘贴于相应层架上，使用者通过扫描二维码进入数据库，查看该层工具架摆放的所有物品，从而进行取用和归还，物品的使用效率大大提升。

图4 仪器配件索引流程Fig.4 Index of instrument fittings

4.3 化学药品

分为普通化学药品和管制类的危险化学品，根据标准要求分级别、规范存放。针对药品柜的化学品台账，如药品清单、规格、数量等信息，同样可采用二维码技术进行动态管理。此外，为实现化学品从采购、存储、使用、危废处理的全生命周期的可溯源管理，学院实验室引用先进的射频识别技术（radio frequency identification,RFID），在每一瓶化学药品上粘贴RFID电子标签，并对相应标签进行编辑管理，实现一物一码，如图5所示，管理者通过RFID感应终端扫描电子标签，即可查询化学品相关信息，实现化学品的追踪。自启用化学品的RFID溯源管理机制以来，对化学品的来源、去向有了充分的跟踪管理，极大保障实验室的安全。

图5 化学品溯源管理流程Fig.5 Process of Chemical traceability management

5 量化岗位绩效考评制度、保障机制落实

制定的管理机制是否具有可操作性、能否真正落地实施，有赖于岗位绩效量化考评制度。实验员的教学与科研工作可以通过课时、学生评学、科研成果等进行量化考核，而管理工作主要涉及一般事务性工作，项目繁多、内容琐碎、量化困难，因此，大部分高校缺乏针对实验员管理工作的量化考评机制。

学院根据专业特点及工作实际，制定较为全面的实验技术系列岗位考核办法，并印发施行，包括师德师风、教学工作、科研能力以及管理工作绩效等方面的考核，如图6所示。其中，教学和科研工作量以达到学校岗位考核办法规定的基本工作量和考评标准视为考核合格，并根据教学质量和科研成果等级进行具体评分。而针对管理工作绩效，制定十分详细的量化指标，具体包括：根据上述岗位分工，从实验室日常管理、大型仪器设备管理、公共事务三部分进行考核。实验室日常管理包含实验室安全、档案建设、卫生管理等方面；大型仪器设备管理包含设备维护保养、档案建设、学习培训等方面，以上两部分的考核结果根据是否维护得当、运行有序以及管理工作的深度和广度分为三个分数等级；而公共事务根据实际完成率分为三个分数等级。最终考核结果为各项考核指标分值乘以相应权重系数ki的加和，再根据总分排序，确定考核等次，并作为奖惩依据。

图6 实验员岗位绩效量化考评机制Fig.6 The quantitative evaluation mechanism of laboratory staff post performance

通过量化岗位绩效考评制度，最大限度地实现岗位考核的客观公正、民主公开，形成实验室队伍良性竞争机制，并能有效激发实验员工作积极性和创造性。

6 结语

福建江夏学院工程学院根据自身特点和现有资源，在实验室管理方面进行大量探索实践，提出以提质增效为目标的创新性管理机制。首先，通过细化岗位分工、制定标准化作业流程，实现专岗专人、一岗多责、流程规范化，以提高工作质量；其次，通过加强工作进程动态管理、建立物品的高效索引和溯源机制，实现过程监督和管理精细化，以提升工作效率；最后，通过量化岗位绩效考评制度来保障新型管理机制的落深落细落实。新型管理机制的实施，实现实验室提质增效的管理目标，总体成效良好，该科学管理方法与成功经验对高校实验室管理具有一定的借鉴作用。