关于物业管理企业财务管理信息化探索

李彤珊

在激烈竞争的市场环境中，信息化始终是企业制胜的法宝，物业管理企业也必须顺势而行，迎合现代企业发展，积极融入互联网思维，改变传统财务管理模式，更好的适应市场环境、政策环境以及行业环境，本文对物业管理企业财务管理信息化展开研究，对丰富物业服务企业财务管理信息化理论和其实践操作有着重要的现实意义。

一、物业管理及财务管理信息化相关概念

（一）物业管理

广义上的物业管理泛指一切有关于房地产发展、租赁、销售以及售租后的服务，狭义的物业管理则指楼宇的维修以及相关机电设备和周遭公共设施的管护，治安保卫、清洁卫生、绿化等工作。其主要的服务对象是住宅小区，包括高层与多层住宅楼、综合办公楼、商业大厦等，管理范围相当广泛，服务项目多元化。

（二）财务管理信息化

财务管理信息化，即指利用先进的信息技术和现代化的管理方法和手段，以会计信息系统为载体，全面实现会计电算化，并实行网络财务，提供互联网环境下的财务核算、分析、控制、调整等一系列财务管理功能，当下随着科技的进步与发展，这种模式已经成为了企业强化管理水平和提升核心竞争力的重要手段。目前，财务管理信息化的组成模块主要包括以下五部分：会计事务处理信息系统、财务管理信息系统、财务决策支持系统、财务经理信息系统、组织互连系统。

二、物业管理企业财务管理信息化目标

为了更好的发挥物业管理企业的服务作用，结合企业所在的行业特点以及自身的管理需求，利用信息化实现主营业务项目中的人力、物力、财力的科学配置，致力于实现以下目标：

（1）实现对采购环节进行采购计划、采购价格、到货管理、库存计划、及后续对物资在库出库等环节的管理，打造高效、可靠、规范、低成本的物资管理体系，缩减人工管理成本，提高资金利用效率。

（2）打通供应链，贯通各功能模块，进行供应链一体化建设，实现供应链的整体升级优化。实现从业务端发出订单需求，到收货、入库、开票业务的整合，供应链业务数据自动生成财务凭证。实现供应链管理业务系统与财务系统一体化，具体包括业务账与财务账一体化，供应商、物资管理等基础数据一体化，业务凭证正向传递、逆向联查，上级单位实现对各管理单位的多维度透视查询。

（3）形成通用化标准数据查询模板，为对标分析提供基础数据，各单位根据实际情况，开发个性化统计数据报表模板，提高统计分析工作的效率和质量。实现供应商多维度信息的收集录入，通过及时更新信息，持续对供应商进行维护管理。

（4）提高服务便利性，实现增值服务的增长。通过财务管理信息化系统的设计，能够实现客户自主缴费、报修等意见反馈，与新时代互联网相结合，利用大数据寻找针对性的优化策略，凸显物业管理企业的服务意识，同时财务管理信息化海量的承载力能够进一步扩宽服务内容，开设增值服务，不断提升收入比重，维系企业运营。

（5）提高企业核心竞争力，增强客户粘度。通过财务管理信息化建设，能够实现对企业资金的优化管理，进一步提高办公效率，简化财务处理流程，提高人均生产率，发挥个人最大价值，以此提升企业核心竞争力，同时企业与客户能够通过这种方式，实现业务办理的全过程跟踪，加强与客户之间的联系，提升物业服务的粘性，更好的践行企业服务性质，推动企业长足发展。

三、物业管理企业财务管理信息化现存问题

（一）财务管理信息化认识不到位

目前，财务管理信息化多用于主营业务，而物业管理作为企业的后勤服务单位，对该方面的应用其实并不多，大部分凭证仍需要手工录入，这也导致相关人员对财务管理信息化的认识较为浅显。虽然财务管理信息化是大势所趋，对工作效率的提升也有很大的促进作用，但是对于长期从事手工帐的物业管理企业财务人员来说，财务人员已经形成了固定化的工作模式，其不仅无法提升效率，反而会降低财务处理的速度，如何保证财务人员平稳度过财务管理信息化的过渡阶段，并全面提升相关人员对财务管理信息化的深度认识，是每个物业管理企业首要思考的问题。

（二）业务流程设计繁琐

在物业管理企业进行财务管理信息化时，会陆续上线各类信息系统模块，例如：OA 审批、成本管理系统等，同时在实际应用中还要注重财务系统与业务系统的对接，甚至会根据信息化系统的运行模式，更改当下的业务流程，以配合信息化流程运行，但是当下物业管理企业的业务流程已经形成了固定的运行模式，而线上信息化管理运行简化了业务流程，而诸多物业管理企业并未根据信息化流程优化业务流程，而是根据信息化运行有选择的将线下业务转移到线上，并没有根据新的经营管理结构调整组织架构。现代企业竞争激烈，对于服务业同样如此，效率是企业服务质量的一种表现形式，然而复杂的业务流程设计并不利于财务管理信息化的转换。

（三）系统操作人员能力不够

物业管理企业实行财务管理信息化，不仅是改变了当前财务管理的工作环境，也会对业务处理造成冲击，需要从前端的业务活动进行改善，对业务系统产生的数据进行整合分析，除了企业信息化系统的普及以外，还需要熟练的系统操作，但目前物业管理企业在系统操作上还存在些许问题。一是，手工帐依旧存在，当前的财务管理信息化只适用费用报销、折旧计提等通用模板，部分专业性较强的凭证仍需手工录入，正处于手工帐与信息化半结合的状态，这种情况并不利于物业管理企业实现全面财务管理信息化；二是，信息系统操作不熟练，对于长期以来形成固态工作模式的财务人员来说，其传统的工作模式已经根深蒂固，对于财务管理信息化的新概念，需要一定的接受时间和操作训练，极大的降低了财务管理工作效率，阻碍了信息化进程，反而增加了财务人员的工作量。

（四）信息孤岛化严重

长期以来，部门闭门造车、各管各事的工作模式已经渗透到了全行业，对于物业管理企业来说也是如此，财务与业务之间存在沟通壁垒，导致信息孤岛化严重，在信息不能实现共享的状态下，将无法推动财务管理信息化。第一，信息系统无法掌握详细人力资源信息，物业管理企业的人员流动性较大，经常会进行规模性新员工培训工作，但是就整体文化水平来看普遍偏低，通过教育培训无法提升全民素质，信息化与实际的操作难以契合，很难形成标准化线上管理；第二，信息系统无法实现前端客户信息收集，这也是因为业务、财务存在矛盾的地方。当下，物业管理企业呈现出市场化、规模化、集约化的发展特征，其对各类客户的信息管理、需求收集、及时沟通等关系到物业能否及时提供服务，但由于与前端业务存在沟通矛盾，无法第一时间利用系统进行信息整合，因此降低了工作效率，无法提供及时服务，从而形成了恶性循环，不利于财务管理信息化的发展。

四、物业管理企业财务管理信息化优化路径

（一）强化财务管理信息化认知

物业管理企业的财务管理信息化并非简单的将线下工作流程转移到线上，而是通过信息系统的科学分析、数据总结达到提升财务处理工作效率、整体服务质量的目的，因此必须强化物业管理企业对财务管理信息化的认识，不仅局限于会计信息处理的便捷化，也要从企业发展的角度出发。第一，消除财务人员的抵触心理，积极接纳财务管理信息化，从企业管理层入手，发挥其带头作用，开展财务管理信息化宣传讲座，或开展主题研讨会，普及财务管理信息化基本知识，养成企业基本的信息化氛围；第二，尤其注重资深财务管理员工的思维转换，其既有的工作经验和对物业业务的基本了解是支持财务管理信息化建设的支柱，只有这部分人员深刻认识到财务管理信息化的重要性，认识到这与自身职业生涯息息相关，才能够积极主动的践行理念，自主进行学习，形成互联网管理思维，推动财务管理信息化与物业管理企业的深度融合。

（二）加强信息化软件平台设置

物业管理企业实行财务管理信息化，依托于现有的互联网建设和信息化技术，企业必须选择合适的财务管理软件，满足物业管理企业的长期发展需求，同时还要考虑到信息系统的维护成本、运营成本等，还要兼顾短期经营效益。在选择财务管理信息化软件时，一般有三种选择方式，一是，完全外包，选择质量高、足够信任的第三方软件供应商，负责开发适合物业管理企业的财务软件，这比较适用于自身研发技术不够、缺少内部支持的企业；二是，自行研发，在拥有一定开发技术后，购买基本模块，进行二次开发，提高其与单位自身的适配性，但这比较适用于资金雄厚、经营范围广泛的大型物业管理企业，对于规模小、人员少的物业企业不予采纳；三是，完全自主开发，这对企业自身要求极高，其投入资金也更多、开发周期也更长，对于一般的物业管理企业来说，很少有具备这种开发模式的规模。物业管理企业必须根据自身实际情况，选择合适的软件开发方式。在选择了合适的系统、软件之后，并非一劳永逸，而是要不断优化信息系统，形成财务共享报账平台，专注企业资金流动管理，同时形成资金回溯，能够追责到每一笔资金的运动，降低财务风险，构建资金集中管理模式，从财务的角度达成对企业全体活动的管理。

（三）着重人才梯队建设

物业管理企业财务管理信息化建设是系统性、全面性的工作，涉及到行政、财务、业务三大板块，要求全员参与，同时还涉及到岗位、部门等的业务调整，因此，企业必须强调该环节中“人”的作用，上至领导层，下至具体执行者，进行全面人才建设。首先，成立财务管理信息化领导小组，由企业管理层负责，协同管理信息化实施工作，根据不同的信息化系统，下设行政小组、财务小组以及业务小组，对应职能部门，向其他部门辐射，同时做好各个小组之间的连接工作，实现小组间的系统信息共享；其次，调整企业部门职责，尤其是负责信息化管理的企管部门，如计算机设备安全、网络信息安全维护、财务管理网站设计、财务管理网络宣传等，配备专业的高素质人才，对下负责物业服务受理、客户维护等工作，对上进行分类总结，分管到不同小组，进行线上录入；再次，重新梳理绩效考核指标，强化部门、个人的绩效管理，结合财务管理信息化系统上线后的考核指标量化数据进行统计与分析，调整现有的绩效考核指标，以此优化薪酬体系，达到激发相关人员工作积极性的目的；最后，强调专业技能培训和财务管理系统培训。一方面，通过内训师的方式，实现一带一，扩充已有财务人员的知识面，或选择第三方培训机构，提高财务人员专业素质。另一方面，提升其系统了解度，不断强化实操能力，做好计算机业务培训，提高线上系统办公能力。

（四）提高部门信息交换时效性

财务管理信息化建设中，必须提升企业内部各部门信息交换时效性，尤其是业务与财务部门。首先，统一业务、财务部门目标，对于物业管理企业来说，其最终的经营目的就是解决客户的实际需求，提升客户对服务质量的满意度，而财务部门在该过程中只是起到辅助核算作用，对企业整体的目标进行精细化分解，划分成各职能部门、个人可完成的具体工作任务，使其充分认识到，即使部门目标有所差异，但都是为整体目标服务，化解部门矛盾，实现信息高速传输，确保有效沟通；其次，强化财务管理信息化系统在人力资源管理上的应用，物业管理企业针对不同岗位设置了具体的工作任务，以薪酬为根本驱动力，与财务管理系统进行连接，但由于物业管理企业人员流动性大，需要时常调整管理系统，因此物业管理系统必须加强与人力资源管理部门的沟通，详细把握相关人员的在岗、离职信息，实时进行更新，确保相关财务管理工作顺利开展；最后，进一步强调信息安全问题，稳定的财务管理信息系统才是保证企业顺利运行的根本，但是在系统操作的过程中不可避免的会出现会计信息安全风险、职业道德风险等，所以在物业管理企业研究如何将财务、业务与现代信息化技术融合的同时，也要考虑到信息化风险的防范与管理，一方面在开放的互联网面前，必须设置系统准入标准，构建严谨且科学的内部控制机制，涵盖软件开发、计算机硬件管理、相关人员权限管理等，构建针对性的应对措施，保证系统稳定、安全运行；另一方面，运用先进系统管理技术，如构建防火墙、网络病毒检测装置、信息提取身份认证等，保证整套财务管理系统的各个模块都有安全保障。

（五）加快业财融合步伐

上述提到，物业管理企业财务管理信息化建设与行政、业务都有着重要联系，因此必须提高业务与财务的融合效率，实现业财融合，这也是现代企业发展的大方向。其一，构建业财一体化框架。线上信息化系统的应用，打通了业务、财务之间的基本沟通，物业管理企业可通过对业务流程的重新梳理，明确流程详细要求，建立会计总账与业务明细账之间的勾稽关系，与业务部门明确数据的统计口径，定义好数据字段；其二，梳理财务部门内部的组织框架，物业管理企业的财务管理信息化建设，除了在线上信息系统的应用，更重要的是要让传统处于后端处理总结的会计工作走向前端，与业务齐驱，体现出财务系统在业务管理上的价值，积极从财务处理向财务管理转换，这也是当代财务转型的要求。

五、结束语

综上所述，物业管理企业作为现代服务业的重要组成部分，其财务管理信息化建设不仅是提升内部管理质量的重要手段，也是其适应现代激烈竞争、提升企业实力的关键步骤。在网络技术飞速发展的今天，各行各业都与互联网、信息化息息相关，如何将其科学的运用到企业经营管理中，以更少的成本提供更优质的服务，是值得每个企业认真思考的问题。由于对相关文献、理论等的研究不透彻，导致提出的财务管理信息化建设方面的措施也较为浅显，未来会不断的深入学习，力求提出更具执行价值的管理办法，更好的践行物业管理企业的社会服务价值。