合同档案规范化管理的探索与思考

贺笑文

摘要：在新形势下，针对合同档案管理工作而言，需要进一步有效规范和完善，在合同的收集、整理等一系列相关方面都要不断的强化和优化，进一步体现出应有的管理质量和管理效率，为合同档案管理工作取得更加良好的进展提供必要保障。基于此，本文重点分析合同档案规范化管理策略等相关内容，希望本文的分析能够为合同档案管理工作取得更加良好的成效提供一定参考。

关键词：合同档案;规范化管理;策略

引言

当前市场主体法制观念进一步增强，市场交易行为也日益增多，在這样的情况下使得合同档案数量呈现出与日俱增的趋势。因此，要从根本上有效做好合同档案的规范化管理工作，具体来说，合同档案规范化管理的策略主要体现在以下几个方面：

1 合同档案的规范化收集

1.1 有效明确相对应的合同档案收集时间。针对合同档案来说，在实际的发展过程中有自身的形成和运动规律，有的合同是在几天或者几周内履行完相关事项就宣告结束，例如，针对办公用品的采购合同来说就是典型的代表。也有的合同履行时间相对来说比较长，甚至达到几年的时间，例如，重大工程建设类项目合同，这些特点决定着合同档案的收集时间有着十分显著的不同，因此，在规范化管理过程中要充分把握合同档案的具体时间，按照实事求是的基本原则，不能等到合同全部履行完毕之后再归档。为确保一个归档年度内的合同档案齐全完整，且不影响合同的正常履行，针对具体的收集时间，可以有效落实。

1.2 充分明确合同档案的具体收集内容。针对合同档案进行规范化管理的过程中，要充分明确档案的具体内容主要包括合同审批、招投标、签订、履行、变更、终止、争议解决等与合同有关的文件材料，在实际的管理过程中要突破合同本身的限制，要尽可能充分确保合同档案的内容全面性，完整性，没有相对应的遗漏。在具体的操作过程中，要注重把握以下三方面内容：

1.2.1合同审批阶段的文件材料。包括与合同有关的技术背景资料、可行性论证、技术评价报告、招投标文件、审批文件、审签单等。

1.2.2 合同签订阶段的文件材料。在这个阶段所涉及的资料内容主要涉及法人授权委托书、签字仪式声像材料、廉洁自律承诺书、公证书、合同书等。

1.2.3 合同履行阶段的文件材料。这个阶段的合同档案涉及的内容主要有合同变更、补充协议、争议解决、法律诉讼、备忘录、项目验收等。

1.3 要进一步有效规范合同的收集方式。在合同档案的具体收集整理过程中，要充分结合合同档案的具体内容和性质来有效明确，同时要从根本上做好源头和过程的控制，进而充分确保合同档案收集更加系统完整。

1.3.1 针对合同的具体内容进行系统完善的收集。在针对合同内容进行收集的过程中，要构造相对应的合同管理系统，并且进行审签，要充分确保合同档案可以及时有效的归档，在审批流程过程中，进一步加大监督管理力度，确认各类归档信息。

1.3.2 系统外合同的收集。在合同档案的具体管理过程中，针对传统方式签订的系统外的合同，在签字盖章的过程中，要通过负责人牵头收集整理，然后加盖合同章。

2 对合同档案进行规范的整理

2.1 对于合同档案进行科学合理的分类。对于现行的合同档案分类方案来说，要把合同档案作为一个独立的类目进行整理，在具体的整理过程中要分属不同的类别，实现科学合理的分类，要设置更加规范有序的合同档案模块，并且把合同档案归入到不同的类别之中，实现档案分类大纲制定和完善，按照具体的机构或者问题纳入不同的类目，不能单独的审核，要维护档案分类和档案方案的完整性和规范性。同时在分类的过程中，也要更有效的进行合同档案的日常管理和开发利用。

2.2有针对性的划分合同档案保管期限，在针对合同档案保管期限进行明确的过程中，要以合同本身的价值为参考，并且融合各类影响因素，使得合同档案的保管期限能够得到充分的明确，并实现针对性可行性的划分。首先针对不同合同档案的类型而言，所涉及的合同保管期限划分标准也有着十分显著的差异。例如，文书档案是永久、30年、15年，科技档案是永久、长期、短期。其次，合同的履行期限是十分重要的指标，在合同条款规定的期限范围之内为合同的答案包括期限的划分，提供必要的支持。再次，合同标的涉及设备、土地等使用年限应作为考量因素。最后，考虑合同续签优惠条件等因素，充分结合设备的更新换代情况，使合同档案的保管期限能够得到有效延长。比如，再次采购同类型设备或其升级换代产品，可给予合同总价15%的优惠。

2.3变更、续签合同的归属。对合同档案来说，在合同变更的过程中，要充分明确相对应的法律法规和变更的具体内容，要把握合同归档的年度单位，对于跨年度的合同签订变更或者补充协议，不能集中存放，要充分确保合同备考表中注明相对应的合同档案的编号和具体的存放位置。

2.4科学合理的编写合同档案归档文件目录

首先在文件编号方面要进行科学合理的编写针对不同单位的合同签订而言，都有独立的合同审批流程，因此要编制与之相对应的符合规则的合同号，在针对具体编号进行填写的时候要把本单位的合同号作为基本标准。其次针对责任者来说也要充分明确，因为合同档案的签订方是双方或者多方，因此所涉及的法定责任人是两个或者两个以上，因此在归档工作中要进行及时有效的归档和整理，有相对应的检索目录，在合同档案责任者方面要填写责任他方，这样可以更有效的进行查询和管理。第三要更有效的明确成文的日期。合同成文日期的确定与联合行文是类似的，要把最后的合法签订人签署的日期当做基本的标准，要充分确保合同档案的各个方面能够签字盖章之后才能形成相对应的法律效力。

3结语

通过上面的分析，可以充分看出，在当前的合同档案的管理过程中，需要进一步有效规范完善的推动，针对各项细节之处都要进行严格的把关，在实践的过程中要进一步研究和应用更系统完善的档案管理模式和方法，实现规范化信息化建设，进而推动企业的合同档案管理工作能够取得更加良好的发展，使管理水平得到显著提升，进而推动企业实现健康稳定的发展。

参考文献：

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[3]张牧群.电力企业合同档案管理重要性及思路研究[J].创新管理，2018（12）：209-210.