档案馆业务工作优化及创新策略

李定军

摘要：在信息时代背景下，社会大众对信息的质量以及数量的需求提出了更高的要求，这使得档案管理工作的效率被提上日程， 与之相应的档案业务工作这一核心环节的优化升级必不可少。作为档案事业的重要主体，档案馆需要注重对业务工作进行进一步分析及研究，采取创造性的管理策略和管理手段，确保档案馆业务质量和水平的综合提升。业务工作优化复杂及多元，实践性强，对管理工作人员的管理能力和管理意识是一个较大的挑战。管理者需要注重将管理思维有效调整，把工作重心放在业务的优化升级上，创新管理策略和管理手段，保障档案管理的稳定运作以及可持续发展。

关键词：档案馆业务;档案管理;创新策略

引言

作为档案馆内部管理工作中的重要组成部分，业务工作优化的影响显而易见。新时代背景下的档案馆业务迅速发展，为了实现与时俱进，管理工作人员需要以业务工作的优化升级为基础，了解各项管理业务开展的现实条件，在全面调整以及改进的基础上实施对症下药，灵活利用多种管理策略及创新技术，保障档案馆各项业务的有效落实，为档案馆的稳定建设及可持续发展营造良好的环境和条件。

一、档案馆业务工作现状

为了应对时代发展的挑战，许多档案馆开始以业务发展为基础，着眼于时代发展的进程积极实现转型变革，其中业务工作的持续优化和创新非常关键。从目前来看，档案馆业务工作周期比较长，工作效率不够高，存在许多不规范的问题，不够理想。管理工作人员需要关注对不同业务环节的分析和研究，实现环环相扣，加强对不同管理流程的有效改进以及全面创新。对于档案事业的发展来说，档案馆的重要性不言而喻，只有以档案馆业务工作的优化升级以及全面创新为基础，才能够确保档案管理事业的全新发展，开拓新的局面。党的十九大报告强调了创新的重要作用以及首要动力，在构建社会经济体系的过程中创新的重要性不言而喻，档案管理工作也需要实现逐步创新。因此档案馆档案业务工作需要以此为基础，明确档案事业持续发展的重要依据，着眼于档案管业务发展的现实条件，通过对业务工作内容及发展方向的分析和研究，找到问题的核心所在，确保业务工作的逐步优化，积极创新工作思路和工作手段。

二、档案馆业务工作发展历程及工作内容变化

档案工作在不同的时期呈现着不同的侧重点，与阶段性的经济发展要求、综合国力以及国情存在密切的关系。国内档案馆档案管理工作的实践性和应用性比较明显，各个阶段的工作要求差异较为明显，档案实体管理阶段、信息管理阶段以及知识管理阶段最为关键，不同阶段的业务开展要求、方式、理念以及流程各有区别。实体管理阶段更加侧重于对档案的有效搜集、分类、整理，其中内容鉴定、档案保管、统计分析以及利用是重点。信息管理阶段则与网络信息技术的合理利用存在一定的联系，大数据技术以及互联网技术最为关键。这些有助于档案业务类型的逐步丰富以及有效创新，确保档案馆档案业务的优化升级以及宏观管理。在网络技术快速发展的过程中，档案馆档案业务工作迎来了繁荣发展阶段，传统的实物档案管理备受诟病，并且直接被打破，突破了时空限制。档案信息和载体逐步分离，我国正式进入了档案知识管理阶段，管理工作人员需要结合这一阶段的管理侧重点，将独立管理、保存、加工、利用工作相结合，确保档案内容的优化升級。

（一）档案收集的变化

传统档案收集工作比较复杂及多元，在新的时代背景下信息资源的利用率有所提升，系统化、智能化、自动化搜集成为了主体，这一点有助于保障档案管理工作的完整性、科学性和针对性。整个系统的准确性也有了明显的提升，操作过程非常的快捷以及方便，能够有效的避免人工管理模式所存在的各种不足，保障档案管理质量与预期目标之间的紧密对接。

（二）档案分类整理的变化

在对传统档案管理工作进行分析时发现，分类整理工作过程比较复杂，内容多元并且要求较为严格，这一点使得整体的工作质量和工作效率不够理想。在网络信息技术快速发展的过程中，电子档案管理系统使得档案分类整理工作自动化、智能化，过程变的简便很多，同时为档案文件的查找以及利用提供更多的便利，取得了明显的成效。

（三）档案内容鉴定变化

作为实物档案管理工作中的重点以及核心内容，鉴定工作的影响显而易见。这一工作要求管理工作人员须结合具体的内容，明确档案的重要价值，保障档案期限以及密级的合理分配。网络信息技术的利用使档案内容鉴定工作大幅提速，管理工作人员需要更关注对文档价值的鉴定及分析，利用各种现代技术设备，对档案完整性、真实性以及可读性的有效检测，实现工作质量及水准的综合提升。

三、档案馆业务工作优化及创新现状

（一）档案业务工作周期长

档案馆作为我国档案事业的管理体制，其运作模式比较复杂，职能性较为显著，内部档案业务工作较为多元，包含不同的管理环节。因此需要投入更多的时间、物力，以此来保障业务工作的协调管理，全面提升档案业务管理工作的质量，实现部门之间的有效联动。但是有一部分档案馆的档案业务比较复杂，管理质量出现了明显的差距，工作量相对偏高，所采取的管理策略和管理手段比较机械和传统，耗费了诸多的时间成本。这类问题越来越严峻，最终导致的业务工作周期持续拉长，各个部门如果没有意识到自身的重要工作责任，一旦出现问题就会使得原有的工作周期被持续延长。

（二）部分档案业务工作不规范

从宏观的角度上来看，我国档案馆档案业务工作比较规范，能够严格按照前期的制度标准去落实。但有一部分业务工作的规范度却不够理想，这一点在电子档案业务工作管理上体现得比较明显。有的档案馆忽略了电子档案的有效鉴定以及全面搜集，无视电子档案管理工作的有效创新，大部分直接以实物档案的业务与管理工作为基础，难以实现档案管理工作与原数据之间的有效对接。在互联网技术快速发展的过程中，我国明确强调了网页信息、电子邮件以及其他信息的档案管理要求，对具体的档案管理范畴进行了明确界定。但是非结构化数据的占比比较高，实质的主体较为复杂，因此难以实现规范化运作，无法确保电子档案信息管理质量及水准的综合提升。

四、档案馆业务工作优化及创新策略

为了实现档案馆的稳定运作，管理工作人员需要关注业务优化及创新的相关要求，采取恰当可行的策略和方法，确保业务管理质量及水平的综合提升。

（一）坚持以用户需求为中心

档案馆需要意识到自身的公共服务属性，关注对档案业务工作的进一步优化及升级，站在用户的角度树立良好的服务意识。着眼于日常业务开展的现实条件，通过对服务对象真实需求的分析和研究，灵活利用多种业务工作管理策略，保障业务管理工作质量的综合提升，确保每一个主体都能够主动参与其中，真正实现档案馆档案业务工作的有效落实。管理层需要着眼于各项业务开展的现实条件进行科学合理的评价，了解用户知识信息的获取情况，关注公共服务策略的有效改进。其中自身业务工作的全面优化及创新非常关键，管理工作者需要以用户调查为基础，了解用户对档案业务服务的态度及印象，明确用户的个性化需求，创新策略，在进一步优化和升级的档案业务基础上，确保档案业务管理质量及水平的综合提升。

（二）打造扁平化的组织

档案馆档案业务体系的各项工作非常关键，这一工作需要以职能分析为基础，确保各部门能够意识到自身的工作责任，明确职能的重要差异。为了尽量避免部门沟通出现阻碍，实现业务处理质量的综合提升，管理工作人员需要以内部结构的优化升级为基础，在有限的管理岗位中扩大管理幅度，密切上下级关系，加快信息纵向流动，为业务优化工作以及创新提供更高的效率，保障档案馆档案业务工作的有效落实，充分体现各项业务的协调性，凸显扁平化组织的重要作用和价值，实现各项管理工作的有效改革及创新。

（三）以信息技术为重要手段

为了实现稳定运作，档案馆必须要抓住档案业务工作的核心要求，以信息技术为重要手段，关注对用户满意度的分析及研究。了解用户对档案业务工作的现实需要，将业务工作的優化和创新落到实处，明确不同的重要工作节点，确保各工作细节的全面落实。其中现代化信息技术能够提供有力的支撑，管理工作人员只需要着眼于流程优化以及创新的核心要求，掌握现在信息技术的使用策略，保障档案业务效率及质量的综合提升，为用户带来更优质的服务和体验。将档案业务工作（收、管、存、用）由线下迁移到线上，实现对档案全流程一体化管理。将档案业务由传统的纸质管理模式升级成电子化为主的管理模式。只有这样才能够凸显档案馆业务工作优化及创新的时代价值，保障各项管理工作的全面改革及优化落实，真正实现管理资源的合理配置，档案馆的综合实力也会得到明显提升。

结语

档案馆业务工作优化及创新比较复杂，涉及诸多影响要素以及工作要求，档案馆需要意识到业务工作优化的艰巨性，关注用户需求。始终坚持以用户为中心，促进扁平化组织的有效打造，利用信息技术来调整工作思路及工作方略。

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