档案数字化管理的现状与对策

张全刚

摘要：近年来，随着科技的发展，我国企业逐步实现了档案管理的数字化转型。本文详细分析了档案数字化管理面临的困难及其策略。

关键词：档案;数字化管理;策略

随着计算机技术、信息技术和网络技术的发展，传统的档案管理方式应随着时代的发展而改变，变为数字化档案管理。通过数字化档案管理的开展，能有效提高档案管理水平，提高档案信息的利用效率。在实施数字化档案管理中，档案管理者还需加强自身的综合素质和业务技能，增强数字化管理效果，充分发挥方案信息服务社会的职能，促进社会进步和文化传承。

一、档案数字化含义

档案数字化是利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等手段，将过去和现在国家机构、社会组织及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动中直接形成的，对国家和社会有保存价值并可供社会共享的各种纸质、声像等传统介质的文件和已归档保存的电子档案，系统组织成具有有序结构，用0和1两位数字编码来表达的档案信息库。

二、档案数字化管理优势

1、促进部门信息整合。以往档案管理主要应用纸质档案管理方式，对档案管理水平造成了一定影响，产生档案割裂式管理模式，无法高度集中和整合档案信息。比如传统档案管理各部门收集汇总信息中，通常存在部门属性，各部门沟通不足，导致档案内容陈旧不堪、更新不及时。而通过数字化档案管理模式，能搭建網络系统进行档案管理，统一整合各部门信息，便于集中利用信息资源。并且数字化管理后，各部门会安排人员将信息输入系统中进行统一管理，此种方式提高了管理有序性。

2、增强纸质档案原件的保护。纸质档案实现数字化后，能把原件妥善保存起来，工作中档案的利用完全可通过数字化副本代替原件实现，这样能避免或减少对档案原件的使用、损坏，能有效延长原件保存时间;特别是那些历史久远的珍贵档案材料，实现数字化处理将得到更好更长远地保存。

3、不受时空限制。档案是一种重要资源，实现对档案信息的利用，能有效促进企业发展。传统档案管理，可形象总结为“办公室管理”，这种纸质档案管理方式，主要是在上班时间进行，一旦下班，档案管理就结束，这就使档案管理具有较强时效性。在信息技术全面快速的今天，依托于计算机平台，档案管理的整体效率得到了全面提升和优化。在数字化时代，档案管理人员可通过计算机PC端、移动客户端等来进行快捷精确的管理，这种管理无时间地点限制。工作人员能通过网络获得档案内容，然后在任何场地对档案内容进行整理。而对企业的各个部门，其产生的大量档案资料还能通过电子文件形式存储在网络上，档案管理人员通过对这些资料进行收集整理就能实现档案的管理。此外，档案管理人员在任何场所、任何地方都可依托信息技术来进行科学管理，这就使档案管理无空间限制。

三、档案数字化管理面临的困难

1、档案数字化管理缺乏制度支撑。一些单位管理制度建设滞后，使已数字化的档案在管理中存在漏洞，如档案信息收集不全不准确、分类不严谨、检索路径复杂等，降低了数字化档案利用效率;此外，即使部分档案部门制定了管理制度，但在实际运行管理中往往流于形式，上级领导对档案工作不够重视，制度贯彻不到位，档案管理人员对工作要点掌握不足，降低了档案管理质量。

2、档案数字化管理人员综合素质有待提高。高素质的数字化档案管理专业人才是保证档案管理工作高效开展的基础。由于专业人才是支撑数字化档案管理工作开展的基础，应严格按数字化档案管理工作要求，加大管理人员专业素质培养力度，建立一支高素质数字化档案管理队伍，才能满足数字化档案管理要求。然而就目前而言，由于受机构编制等因素影响，很多企业在大力推动档案数字化管理时，出现了管理人员更新严重滞后、档案管理人员专业技能较低等问题，这些问题已对数字化档案管理的开展产生了严重影响。

3、档案数字化安全问题凸显。目前不少企业员工对信息技术的掌握程度较低，而且其信息安全意识差，这对企业信息安全带来了严峻挑战。比如有少数企业员工在日常工作中常拿着带有病毒的U盘或硬盘进行文件传输，导致病毒进入到内部网络中，造成数据被盗或系统崩溃，给企业带来安全、甚至经济上的严重危害。部分企业在选择档案数字化管理系统相关软件时往往不加辨别，安装和使用了许多来源不明的软件，扰乱企业的档案数字化管理系统正常运转。若不及时处理，这些会对企业档案信息系统产生很大的危害。

四、数字化档案管理策略

1、完善档案数字化管理制度。要进行档案数字化管理，先要在完善相关管理制度上下功夫，需结合实际，运用计算机技术确保档案管理跟得上时代的发展脚步。在数字化档案收集、整理及归档等环节都能以严格的档案管理制度作为依据，层层把关档案管理工作，并实行统一化管理。在查阅相关档案时，也要严格遵守查阅制度，避免出现泄密或丢失状况。此外，还要结合发展需求制定档案数字化管理体制，在信息安全基础上，充分发挥硬软件设施的功效，避免出现档案信息被恶意篡改或数据丢失等问题。

2、提升档案数字化管理人才综合素质。①加强档案管理人员的培训。现有档案部门工作人员是档案数字化建设的中坚力量，所以在档案数字化建设中，要注重保障现有档案工作人员的权益，并采取有效方式，激发他们的积极性。加强对现有档案工作人员信息知识的教育，训练他们的实际操作技能。②引进档案数字化管理技术人才。档案数字化建设中，系统开发、软件维护等都需高素质信息专业人才作保障。

3、加强数字化档案安全防护。要制定健全的数字化档案安全防护机制，一方面，需完善内部管理机制，要求档案管理人员技术做好档案备份工作，同时在工作中严格遵守相应的档案安全规范，各部门人员不得擅自使用移动硬盘等设备拷贝单位档案资料，避免档案资料外泄的同时防止计算机系统感染病毒;另一方面，要积极与专业互联网安全企业进行合作，设置防火墙，更新计算机安全系统及软件，加强对黑客、木马、病毒等攻击的防范。

参考文献

[1]崔万有.档案数字化管理的优势与劣势[J].办公室业务，2016（15）.

[2]张丽苹.档案数字化管理初探[J].魅力中国，2016（07）.