就业视角下高校学生档案管理与数字化创新研究

2022-05-16 06:03阮红兵
锦绣·上旬刊 2022年2期
关键词:数字化建设

阮红兵

摘要:在教育改革背景下,高校招生范围逐渐增加,为高校学生档案管理工作提出了全新要求,同时也对高校毕业生就业产生了直接影响。高校档案管理属于综合性较强的文献资源管理工作,可以直接反映学校的管理水准与教学水平,为保证学校管理体制,逐渐创新实现可持续发展,高校需要逐渐提升档案管理效果,在就业角度,分析高校档案管理存在的现实问题,综合现实需求提出完善方案,提升档案管理数字化建设效果。

关键词:就业视角;学生档案管理;数字化建设

引言:

在高校管理角度来看,档案管理属于不可缺少的重要部分,对学生个人发展与学校整体发展都有着直接影响。通过档案管理的方式,可以直接了解学生个人成绩情况,同时也能直接反映高校教学效果,为保证教学发展正确性,教学体制得以创新,需要将档案管理工作作为核心,为日后发展提供理论基础。对于高校发展而言,档案管理有着不可替代的效果,在进入信息化发展的背景下,高校档案管理需要在现实角度出发,逐渐完善已有的管理模式,合理应用数字化技术,切实做好档案服务与管理工作,逐渐增强档案管理实效。本文主要针对高校档案管理存在的问题进行深入了解,希望通过完善档案管理制度的方式,为学生就业提供良好基础,探寻全新的高校发展思路,同时也能保证数字化技术在档案管理领域得到合理使用。

1高校学生档案管理现状和存在的问题

1.1高校学生档案管理不具有服务功能

高校学生档案管理工作开展需要重视自身的服务功能,目前高校开展档案管理工作时,服務功能整体丧失,造成这种情况的主要原因为:档案管理工作人员综合素质不足,直接影响档案管理水平。档案管理工作人员由于缺乏责任心和专业素养,无法及时了解档案管理工作流程,对学生档案处理过于注意,从而造成数据丢失问题发生。其次为学生档案内容不具有真实性,存在重要数据缺失现象。我国高校在进行档案收入和档案管理工作时,将学生成绩作为重点,没有真实记录学生的在校表现和社会经历,从而形成了档案记录不完善现象。最后是档案管理方法过于陈旧。目前高校在档案管理工作开展中,依然使用传统工作方法,不光耗费了大量人力和物力资源,同时也无法保证档案管理的真实性。

1.2档案管理数字化建设缺乏统一标准

目前高校档案管理呈现出不标准和不统一现象,数字化程度较低,导致档案管理体系存在问题。高校中不同学院各自为政,对档案管理都有属于自己的标准,学校对于各学院的档案管理工作开展统一化要求不高,直接制约了高校档案管理发展。高校归中国教育部直接管辖,不同地区的高校,在档案管理工作开展中都有自己的特色,档案管理工作开展受到软件配置和硬件配置的影响,各校档案管理开展的智能化程度有所差异。在数字化档案管理体制建设过程中,学校需要自行采购所需设备,这也是造成档案管理无法统一的主要原因。高校档案管理工作开展,受到经费和软硬件设备的影响,导致档案管理工作无法达到理想目标。

1.3系统存在安全隐患

高校在进行档案管理工作时已经开始应用了档案管理系统,系统运行中需要得到校园网络和其他网络的支持,由于档案管理系统预防能力相对较弱,可能存在病毒侵入和黑客入侵等风险。另外,系统运行情况和管理人员综合素质有着直接联系,部分管理人员网络安全意识较弱,没有查杀病毒和预防黑客的敏感性,在遇到系统问题时束手无策,从而限制了系统使用效果。高校在进行档案管理工作时没有实现宏观计划,使用数据库规模无法满足档案管理需求,若是出现学生档案泄露情况,导致的后果无法想象。

2高校学生档案管理数字化建设

2.1提高档案管理意识创新管理机制

在信息化快速发展背景下,高校需要加强学生档案管理工作,合理应用信息技术,对高校档案管理意识进行逐渐强化,保证档案管理工作迅速完成转型,从而满足新时代发展要求。高校在构建档案管理制度过程中,需要制定完善的考核标准,做好档案体制宣传工作,为学生就业提供全方位指导。在档案日常管理工作开展中,需要严格按照标准流程进行实施,保证工作人员具备良好的服务意识,确保数据获取的真实性与可靠性,为学生就业提供良好保障。

2.2构建档案管理数据库

为保证档案管理实现数字化建设,首先需要针对档案管理信息化建设存在的问题进行解决,根据现实需求制定档案管理数据库。高校档案管理工作开展中,需要将文件资料作为核心,保证资料录入效果,在资料录入后需要进行及时校对。对于部分无法查找的资料,需要使用数字化技术尽量还原,合理推广成熟的档案管理模式,全方位应用软件系统。在系统开发中需要大胆、创新,综合现实工作需求,寻求档案管理的全新路径,在系统开发后需要注重推广,从而解决档案管理局限性问题。

2.3建设和完善高校档案管理系统

通过已有网络进行系统连接过程中,需要对服务器和客户终端机进行区别,保证传统文件共享处理效果,只有将系统处理方式进行合理划分,才能为数据库建设提供稳定条件。在构建数据库系统时,部分用户只能观察到系统界面,若想调取数据库中某些数据,需要发出数据调取请求,在系统作出响应后,将指令传输给工作站。数据库系统具有工作站特点,需要确保软件运行效果,根据软件运行需求配置硬件系统。在档案管理工作时需要依靠系统优势,完成数据资源充分利用,逐渐提升档案数据管理效率。

结束语:

综上所述,本文主要针对高校学生档案管理与数字化创新进行深入研究,综合现实需求提出,在高校管理角度来看,档案管理已经成为重点,若想保证档案管理工作为学生就业提供良好基础,实现数字化发展,在初始阶段需要根据发展需求构建数字化管理平台,明确高校档案管理工作未来发展方向。由于我国高校档案管理工作缺乏理论基础和实践经验,在信息化创新过程中依然遇到多种问题,在未来发展中仍需大胆突破,将重点放在系统开发和创新方面,将信息技术作为基础,构建强大的数字化管理系统,实现档案管理模式的合理创新。

参考文献:

[1]郎文香,李吉庆.加强高校学生档案建设 助力大学生创业就业[J].安阳工学院学报,2021,20(05):43-45.

[2]湖南省大中专学校学生信息咨询与就业指导中心 在做好高校毕业生档案管理中践行初心使命[J].中国大学生就业,2021(14):24-26.

[3]成珊珊.新形势下高校学生档案管理存在的问题及对策[J].江苏经贸职业技术学院学报,2021(04):35-37.

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