基于复杂信息装备备件管理系统构建新思路

中国电子科技集团公司电子科学研究院 肖文 王大帅

介绍了目前复杂信息装备在保障过程中备件管理系统建设的主要构件思路，提出以备件管理需求为牵引、以提高备件精确查找、以量化型备件管理为标准，并对该备件管理系统设计思路和构建效果进行阐述，确立覆盖装备的采购、库存、使用等各个环节，并与多个业务系统打通数据关联，逐步实现以自动化备件的管理系统，通过备件管理系统逐步提高备件整体管理水平，降低业务成本和管理成本，提高保障效率。

复杂信息装备备件管理系统是我国装备建设重要的保障使用管理环节，备件管理系统的重要性关系着军事战争的胜负。复杂信息装备是高科技下的产物，装备复杂且更新换代速度较快。随着我军武器装备建设的快速发展，提高客户能力，使装备使用人员尽快形成战斗力，提高装备的备件准确性、完好性，是需要认真研究和实践的重要课题。

1 构建背景

目前复杂信息装备大多数备件的管理模式还停留在初级阶段，相关数据存储以纸质或以线下Excel格式数据为主，备件目录管理、备件计划管理、备件采购管理、备件库存管理、备件报废管理等，相互之间还没建立起体系管理，不能及时发现系统性和全局性的问题，评估和备件排查效率低。

通过构建复杂信息装备备件管理系统的建设提高作业效率，形成运营资产管理体系，利用信息化手段合理安排备件资源降低运营成本，实现三个方面的基础功能，一是实现对备件的标准化管理；二是实现故障件返修的信息化管理；三是实现对备件消耗的规范化管理，形成完整的备件履历显示。建立起备件的智能监控管理能力，识别业务规律，实现备件的全生命周期管理以及追求设备全寿命周期成本最优。

2 构建目标

构建备件管理系统，使得该系统覆盖装备的采购、库存、使用等各个环节，并与多个业务系统打通数据关联，逐步实现以自动化备件的管理系统。为推动管理创新和制度创新提供有效手段，通过备件管理系统逐步提高备件整体管理水平，降低业务成本和管理成本，提高保障效率。通过备件管理系统的建设，实现备件资源的统一规划、管理、配置和协调，使信息技术与管理业务流程相互整合，提高保障管理效率。备件管理系统可将业务数据标准化、结构化，积累大量的信息数据，可为业务数据自动化提供计算基础，最终实现数字化管理转型[1]。通过信息系统取代人工进行备件采购和库存、消耗等数据处理和分析，建立“让数据说话”的决策支持，优化管理。统一编码体系，建立备件、工装具、设备、设施、耗材等分类管理标准，实现备件编码统一、一物一码精准管理，避免一物多码、一码多物，为备件精细化管理提供数据基础。优化采购过程，统一备件采购入口，规范采购过程，并基于MRP运算，提高备件采购计划准确率降低备件库存。实现数据可视化，实现备件管理多级库房备件快速定位与备件出入库可用性分析，备件库寿期和安全库存自动监控预警，备件的全生命周期电子履历检索追溯，为备件管理的决策提供数据支持。如图1所示。

图1 管理系统图Fig.1 Management system diagram

3 构建思路

复杂信息装备备件管理系统构建围绕备件目录、需求计划、备件采购、备件库存与备件报废五方面建设。如图2所示。

图2 信息装备备件管理系统图Fig.2 Spare parts management system diagram of information equipment

备件目录管理由备件分类、备件编码和备件编码台账三部分组成。其中，备件分类是根据备件管理的不同要求，按照一定标准所划分的备件类别，备件按其属性及存放库房进行分类，每种备件对应一个备件代码，实行三层分类结构。可通过备件按物资分类管理应用实现分类数据的新增、删除、修改、查询以及分类的多层级关联挂接、分类属性模板添加、分类树形结构展现等功能。备件编码是基于备件分类、使用一定的编码规则生成的备件唯一标识。备件编码数据作为信息系统的基础数据，需要保障其数据的唯一来源，因此在备件编码申请应用程序主要用于控制备件编码的生成，以避免备件“一物多码、一码多物”的情况。备件编码申请为各部门的技术人员、采购或备件管理人员提供编码取号入口，需要有专职的备件编码管理部门（或人员）负责审核后由系统生成新的编码。在备件编码申请中支持新增物资编码申请，填写必填信息申请说明，能够对备件标码进行校验，删除时也需要进行必要的校验操作。备件编码台账是以备件编码为唯一索引的备件信息定义，备件编码台账来源备件编码申请，当备件编码申请审核通过后，自动登记到备件编码台账中。当该备件编码需要停用，待库存清除后，用户可以通过变更备件状态，停用此备件编码。备件编码台账没有新增功能，只能查询或更改。仅生产备件以及需入库管理的非生产备件做备件编码管理，非入库的非生产备件、工装/设备不建立备件编码台账。

备件需求计划是针对一段时间内备件备件的采购需求清单，是从备件需求计划到备件采购、接收的全过程的源头管理。需求计划主要由各需求部门将需要采购的备件、设备等，在系统中创建需求计划，经内部审批后、提交相应责任部门进行执行或汇总，用于指导采购计划的制定。

备件采购管理由采购申请、采购合同、采购订单和供应商管理组成。采购申请在需求计划进行审核之后，部分提报的备件不需要采购，直接通过备件调拨或者领用出库的方式满足需求，对于现有库存不能满足的需求备件，系统可以根据各部门提报的备件需求计划，结合备件库存情况、库存定额等要求，按照备件种类或者采购供应商的不同将需求计划拆分成不同的用于备件采购计划包[2]。采购申请需要描述采购物资的型号、数量等信息。采购合同是合同管理的一部分，备件系统的合同包括备件、服务等类型。备件系统的合同数据作为合同管理系统的一个输入。合同的具体条款、付款节点、进度等管理在合同管理系统完成。同时合同执行情况可按需反向同步到备件系统，方便相关人员查看掌握具体信息。在合同上，可以指定提供的物料项目、直达料或服务、其单位成本、行成本、预期交货时间和供应商等信息。采购订单可基于采购合同、采购计划按不同类型均可直接生成采购订单，用于向供应商下达正式供货订单，采购订单是接收的前置单据，备件按到货验收、入库检验、入库单等流程进行入库接收流程的管理，非入库的各类业务按采购接收进行管理。供应商管理可建立供应商的基本信息库，包括供应商代码、描述、通讯地址、联系方式、交付方式等。支持对供应商发生过的每次交易进行评价，从而形成完善的供应商信息库，为采购阶段供应商的选择提供依据，提高了采购的速度。支持供应商历史供货和报价、评价的查询功能。

备件库存模块为库房核心中转轴。备件库房是备件存储的物理或逻辑位置管理，根据管理需要可对库房的备件存放点依据存储备件属性、管理属性等划分多级库房，实现库房的基本信息管理，包括库房编码、库房类型等，管理一级库、二级库。库存模块是物资管理的重要组成部分，是存储在仓库中的所有备件的列表。库存模块可跟踪维护所需的备件物资。并一直跟踪库存中的备件物资，当库存量降到低于用户定义的安全库存数量时给予指示；创建采购申请和采购订单以补给所需的备件。同时系统会显示物资当前库存以及预留给维修任务的备件数量。库存盘点通过对库存备件的定期、不定期盘点，核对系统账务数据、卡片与实物是否一致，核实库房备件的接收、领用、调拨等活动的账实一致性，保证库房货品完好无损、账卡物相符，确保生产正常进行。验收入库检验单是由检验员按备件的检验要求基于到货验收单创建的，需要进一步试验来确定是否合格，包括取样、无损、理化、入场复验等类型。入库检验单包含的检验任务完成后，检验员根据检验结果，确定合格可入库的备件数量，同时，需要补充生产日期、检验周期、定检期、最长储存期等信息。检验完成后，检验中心根据检验管理办法，确定是否允许入库。备件调拨是为了备件在不同库房之间的转移，库房必须是同类型的，如生产库不可以直接转零价值的库房。不同类型的转移，属于出库、入库两个节点的操作。备件领用领料单是物资出库的凭证，备件出库管理，可实现备件领用出库、调拨出库、其他出库管理。在建立维护工卡或领料单审批后，自动在仓库中建立备件预留，领料时发放备件、物资到工卡或领料单。备件领用主要是备件从库房领出直接用于生产或发放到使用者的备件出库的计划信息，备件领用属于消耗类型，直接计入库存消耗成本[3]。领料单分维修任务领料（有维修工单编号）、一次性消耗、取样消耗、盘亏出库等类型。领料单由各需要部门提出，经审批通过后，保管员针对领料单进行发货。备件退库退料单是领料方将从库房领出的备件退回到库房的申请，退料属于入库操作，库存增加。退料单必须基于领料单发起，属于领料单的反向操作。退料单按需走检验，检验通过后入库。通过创建退料单，用于管理物资退库的操作。退料单一般是通过业务人员手动创建，需要明确退库物料的明细信息。故障件返修是用于对故障件的返修全过程的管理，通过完整的闭环处理流程，实现故障件返修业务在各部门之间的分派流转和信息共享，达到全流程管理和规范化数据管理。便于返修相关人员对返修过程进行全程跟踪。对故障件的返修过程、故障件信息、承修信息、排故方案、质量闭环、返修状态等进行全生命周期管理。

备件报废通过废旧备件报废实现各部门废旧备件提报申请，流程审批，移交等。利用工作流设定资产报废流程，记录资产报废申请、批准和报废过程实现备件报废的全流程管理。支持报废检验，保管员使用定检/到期通知单生成待报废备件的检验单，检验中心审批通过后，保管员可基于定检/到期通知单或选择报废仓库待报废备件生成报废申请，通过相应的报废流程，报废申请审批通过后，进行备件报废；支持到期通知检验单生成报废申请，完成报废前检验的备件才可以提交报废申请，主要包括报废的汇总信息以及报废的明确信息。同时能够对于在库备件按到期信息自动提取清单生成报废申请；支持报废申请全流程管理。通过流程严格控制报废备件的审核，在系统中记录审批的历史信息，包括每个节点的审批人、节点审批开始时间、结束时间等。废旧备件处理主要用于针对移交上来的报废备件进行处理结果的管理。具备报废处理单的新建、修改、删除，在报废处理单中记录所有要报废的物资明细信息，可直接选择待报废处置的备件，同时可从选择一批已审批通过的报废申请中的器材生成报废处理单。报废审批通过后，库房的库存余量自动调整减少，报废库房的库存量增加，交易记录中增加报废出库的交易类型。

4 结语

以信息化手段建设一套智能化、流程化、无纸化的现代化库房管理系统，系统联动库房人员、生产人员、项目经理、质检人员及财务人员多方管理部门，做到管理过程无遗漏、无死角、可追溯。

以信息化手段建设复杂信息装备备件管理系统中的应用，可有效提高管理的效率和管理质量，降低了人工成本，为备件管理的运行维护提供了有力保障，在其他很多领域也可以逐步推广使用。同时，复杂信息装备备件管理系统需基于历史统计数据、统计分析方法、数据挖掘算法等进一步完善准确采购策略的制定，为资源的合理化配置提供智能化支撑手段。