计算机信息化处理技术在办公自动化中的运用分析

【摘要】    本文将主要介绍办公自动化中所用到的计算机信息处理技术类型，并提出企业与行政单位需要在办公期间合理使用文字软件处理、图文制作以及文件档案保存等计算机信息处理技术，确保日常办公可以朝科技化、智能化与自动化的方向发展，通过分析计算机信息化处理技术在办公自动化中的功能，为企业与行政单位发展提供可靠的保障。

【关键词】    计算机信息化处理技术     办公自动化    档案管理    文字软件    数据表格

引言：

随着计算机信息化技术的迅速发展，人们日常生活和工作都发生了巨大的变化，计算机信息处理技术成为了社会生活当中不可缺少的重要工具。同时，面对当前全球经济化的发展浪潮，各个行业领域的企业客户都遍布在海内外，摆脱了空间的束缚。在这样的发展背景下，要想解决企业运行模式和工作方式分散问题，就必须要以计算机信息处理技术为基础，构建科学高效的自动化办公系统，从而满足企业经营发展的实际需求，提高竞争实力和工作效率。而截至目前，办公自动化并没有一个准确的定义，主要就是将计算机网络和办公模式结合在一起。只要是在办公模式中利用了新技术与新设备等科学技术，都可以被称作为办公自动化，很多企业都利用其中的自动化原理，充分发挥出了办公自动化高效性能，并促使企业实现了可持續发展。

一、办公自动化中所应用的计算机信息处理技术

（一）B/S型结构

在当前信息技术快速发展的时代背景下，办公自动化系统也应用了新型的B/S型结构。常见的B/S型结构应用起来都十分方便，对计算机设备并没有十分严格的要求，只需要安装相应的数据库和服务器即可完成办公操作，并且B/S型结构十分适合企业办公人员进行自主操作。但此应用模式对互联网环境要求较为严格，一旦网络出现中断事故，那么就会对计算机系统的正常运行造成严重影响。除此之外，由于该技术属于一种新型的计算机信息处理技术，所以B/S型结构相关体系具体包括三种：接口、WED服务器以及数据服务器。其中，用户和系统之间可以利用接口建立起相应的联系，在使用与B/S型结构相关程序的基础上，用户能够在浏览器上进行自主办公。而在第一层服务发出之后，WED服务器就可以接收到相应的信息，并在最短的时间将使用过的HTML代码反馈给用户。在使用B/S型结构第三层体系之后，用户可以将所获取的数据存储到相应的服务器当中，整个体系可以看作是一个数据库，能够和WED服务器相配合完成工作，主要工作内容就是协调并处理服务器所接收到的相关指令。

（二）WED2.0技术

在办公自动化系统当中，计算机信息处理技术是其核心内容，它可以有效提高办公效率和办公质量。现如今，办公自动化系统中的计算机信息处理技术中，WED2.0技术应用十分普遍，它属于一种先进的新型计算机信息处理技术，能够为办公系统带来一个全新的服务平台。常见的WED2.0技术都是通过APP形式呈现给用户的，在办公自动化系统交流平台当中，可以完成便捷化与高效化的沟通，每个行业的工作人员都可以采取WED2.0技术进行交流和沟通。并且，利用WED2.0技术所构建的平台，还能够为客户提供一个互相关联的沟通交流平台，从而能够提供更高质量的服务。在此技术应用前提下，可以减少距离因素带来的不利影响，为整体办公效率提供保障。企业各个部门和员工都能够与客户之间展开高效沟通。

（三）视频技术

在科学技术快速发展的背景下，网络视频技术也成为办公自动化系统中的重要组成部分，尤其是在办公自动化过程中的视频会议应用，在未来办公模式中必将成为主流发展方向。在视频会议出现之后，可以让办公职员与客户之间随时随地进行商讨，满足员工和企业领导之间的互动交流。此外，无线视频技术的推广和应用，也可以帮助道路交通管理部门对道路交通进行实时监管，从而全面了解路面上车辆的行驶情况，减少交通事故的发生。也就是说，将视频技术应用在办公自动化系统当中，可以有效避免企业办公资源的浪费，提高办公人员的整体工作效率。

二、计算机信息处理技术在办公自动化中的应用功能

（一）优化办公自动化管理机制

从当前企业与事业单位实际发展情况来看，在办公自动化计算机信息处理技术方面投入的资金支持较少，这主要是因为办公自动化计算机信息处理技术无法带来直接的经济效益。同时，部分单位在计算机硬件和软件方面技术应用并不成熟，只能完成一些简单的信息处理工作，无法对其中的重难点问题进行有效解决，进而大大降低了实际工作效率。而计算机操作人员技术应用能力也侧面反映出了对计算机信息处理技术的重视程度不够。此外，在计算机应用软件选择方面，由于对实际需求了解不充分并且国内所研发的软件价格偏贵，所以大部分企业与事业单位管理人员都将重点放在了价格上，忽略了软件应用的实际功能。对此，相关企业与部门一定要重视计算机技术的隐性作用，在计算机软件应用选择方面从实际角度出发，挑选出合适的软件，从而更好地推动办公自动化的发展进程。

（二）为办公自动化提供更加专业的服务

现如今，从各单位专业技术人才的职业素养来看，由于单位类型不同，所以从业人员在技术应用方面存在很大差异，这种差异并不可调和，只能依靠后天的努力去进行调整。而企业或事业单位中的部分计算机专业人才，都存在应用理论和方法掌握不充分的问题，这也阻碍着办公自动化的顺利发展。因此，通过科学合理的计算机信息处理技术，能够有效提高计算机系统运行的安全性。

例如：通过安装瑞星杀毒软件、设置防火墙以及漏洞修补等等，都可以保证计算机维持在一个良好的运行状态。从专业角度分析来看，各单位计算机专业技术人员还要不断更新知识储备，有效维护办公自动化成果，并利用原有的条件来创设一个对企业或事业单位发展更加有利的办公自动化环境。

（三）自动化文件档案管理

在办公自动化系统应用过程中，最重要的一项内容就是对各项信息进行整理和收发。而在计算机信息处理技术的帮助下，这一项办公活动就会变得更加便捷。从单位办公管理角度分析来看，利用计算机信息处理技术可以实现网络文件便捷浏览。管理人员结合自身的需求来设计工作流程，针对使用过程中所出现的情况以及后期出现的任何变动及时保存，从而能够提供更加便捷的服务。并且管理人员在收到信息之后要做好保存归档。归档之后的文件也可以根据保密等级，由管理工作人员来设置访问权限，查询文档工作可以不定期进行，以此来保证文件档案信息不会被盗取利用。

除此之外，文档的收发与整理工作也会在计算机技术的参与下实现自动化，这也代表着计算机技术会从以往的纸质文档转变为电子文档，后期的档案管理也可以实现自动化。

（四）自动化工作流程

目前，很多企业或单位对计算机构建网络系统并不陌生，在实际工作中也进行了大力推广和应用，这也满足了现代化企业发展的实际需求，同时也为企业与事业单位带来了一定的挑战。在单位内部建立良好的信息交流平台成为内部信息交流沟通的重要途径。通过单位内部的信息化平台，能够让员工及时了解企业单位的发展动态，从而有利于后期的培训工作，实现企业内部资源优化，在市场环境中树立起良好形象。此外，计算机信息处理技术在办公自动化中的应用，不仅可以对整个工作流程进行自动化监督，同时还可以协调各个部门当中的资源，从而使其整体维持在一个稳定且健康的运行环境。

三、计算机信息处理技术在办公自动化中的具体应用

（一）文字软件处理

在企业日常办公内容中，文字是最为基础的载体，职工通过文字可以进行信息传递，确保企业可以正常运行。所以，在办公期间，工作人员必须要对文字处理工作给予高度重视。而文字处理软件也是计算机信息处理技术应用期间最为关键的组成部分，当前我国文字处理软件有很多种类，具体包括：Xournal++、Speaker、RJTextEd以及Inspire等等。在企业办公室办公环境中，工作人员一般会面对数量较多的合同、档案以及文件，对这些文字资料需要进行一一审批，不仅花费了工作人员大量的时间和精力，同时也降低了员工的整体办公效率。所以，必须要选择科学合理的文字处理软件来进行信息处理，使审批工作可以在最短的时间内完成。比如：Sigil就是一款十分优秀的文字编辑器，它可以支持多个层级的分级目录编辑器，自动结合标题生成相应的目录，而且还包含着类似于Office word的用户操作界面，使用起来十分方便。另外，它还可以实现跨平台操作，WIndows以及Mac都可以将其应用在制作当中。此外，其中还具体包含着元数据编辑器，支持TXT和EPUB等多种格式文本的导入，非常适合企业日常办公。

（二）图文制作技术

图文制作技术指的就是对文字、图片以及视频等相关信息进行加工处理的一种计算机技术。在传统办公室管理过程中，员工通常都要在图文制作方面浪费大量的精力，特别是在信息获取和处理环节中，人力操作效率非常低，而且也间接提高了企业单位的成本支出。所以，企业工作人员可以合理使用PS、CoreIDRAW等图文制作软件。例如：在企业具体项目中，可以先明确会议主题，随后利用Xmind思维导图软件完成配图工作，结合会议当中的重点，将会议主题分成不同的步骤，之后再利用HyperSnap等相关软件完成配图，配图要与会议重点内容相匹配。这样一来，不仅保证了文字与图片搭配的合理性，同时也可以针对不合理的地方进行局部修改，从而保证档案可以精准无误，为企业后续开展相关工作提供有价值的参考依据。

（三）数据表格处理技术

该技术在办公室日常办公中十分常见，其技术本身具有简便且快捷的特点，工作人员可以利用数据表格处理技术，大幅度提高工作效率。比如行政事业单位每天都会生成大量的数据，不管是经济收入、财政支出还是工资发放，都需要针对这些数据作出相应的表格。在以往的行政单位部门管理过程中，数据管理工作通常都会由人为操作来完成制作和处理，这样的方式不仅处理速度较慢，同时也很容易出现计算错误等问题，很难保证工作质量。而如果利用数据表格处理技术，就可以使这些数据在计算机后台完成分析和处理，并最终整理到位，工作人员在需要的时候可以一键导出表格，这样的方法真正实现了办公自动化，数据的使用效率也得到了明显提升。另外，经过此技术处理之后的表格，也有效降低了表格处理工作的难度，十分便于工作人员掌握，提高了行政单位的整体运行效率。

（四）5G网络办公技术

在当前5G网络技术全面推广的发展背景下，无线网络技术的先进水平也在不断提高。无线网络技术已经融入日常生活中的方方面面，无线网络能够允许用户建立起远距离无线连接的数据网络传输渠道，其中具体包含无线连接改进红外技术与射频技术，与有线网络相关应用。这两者最大的区别就是网络传播媒介有所不同，5G技术可以利用无线电技术取代传统的网线，可以和网络之间相互备份。另外，办公自动化系统对网络也提出了十分严格的要求，5G技术的诞生也充分满足了日常工作需求。随着我国5G基建建设的深入发展，通过无线网络技术能够明显提高办公通信效率，形成万物互联的发展局势。例如：当旅游局的工作人员需要进行外地出差时，可以利用行政单位微信来进行OA流程审批，再通过微盘、移动办公专家以及手机WPS等办公软件完成办公，从而打破了时间和地点的限制，让整体办公过程变得更加高效，为行政单位的良好发展奠定了基础，办公人员也不再局限在狭小的空间当中，可以随时随地展开工作。

（五）文件保管与档案存储

通常情况下，企业重要文件和员工资料都需要进行严密保管。很多小型企业和事业单位由于人员较少，所以档案存储与管理都十分方便。然而，一些大型行政代为的文件与档案资料非常多，每天都会出现大量需要保存的文件，如果香菇那工作人员无法科学利用计算机技术来落实文件管理，那么就会影响企业单位的整体工作效率。传统档案与文件保存方法几乎都是实体保存，一同堆放到档案室当中，等到需要查阅的时候十分麻烦，甚至还会出现文件丢失和查找困难等问题。所以，通过制作电子档案目录，可以让工作人员在查找文件资料时能够快速找出相应的文件。例如：可以选择云服务技术，将海量的档案信息保存在云端，从而在需要调用的时候直接从云端提取相应的文件。此外，企业与事业单位还可以找专业人员制作档案管理系统，如九州档案管理软件、紫光管理系统等等，都可以实现办公自动化。办公自动化系统组成如图1所示。

四、结束语

总之，我国网络技术发展正处于高速发展状态，在日后的企业与事业单位办公环境中，计算机信息处理技术的应用水平还会不断提高，在提高办公效率的基础上，还能够跨空间完成信息化沟通交流，这就意味着办公自动化也成为了信息时代发展的主流方向。而虽然目前办公软件带来了十分便利的条件，但是针对不同行业和不同领域，对办公软件所提出的要求也明显不同。伴随着信息技術的不断发展，未来办公自动化系统在计算机信息处理技术不断升级优化的前提下，还会变得越来越先进，从而进一步提高工作效率。

参  考  文  献

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周洪（1973-），男，汉族，山东临沂，本科，技师，研究方向：信息技术与管理专业。