公路档案数字化管理方法

文/李 进

在互联网背景下，数字化管理已经成为各种不同类型档案管理工作的发展趋势，为公路档案管理工作带来很多影响。本文以公路档案数字化管理方法为研究对象，针对管理工作中存在的问题，提出几点改进建议，以期对相关行业人士提供参考

在公路档案管理中，采用数字化管理方法，符合新时代发展要求，是发挥档案管理工作效果的重要举措。如何将信息技术与档案管理工作充分融入，为相关工作开展提供便利，是当前公路各级领导干部以及档案管理人员面对的问题。本文就此进行分析，并提出相应对策。

一、公路档案数字化管理中存在的问题

1.以传统纸质管理方式为主，存在很多不安全因素

在当前公路档案管理工作中，仍以纸质档案管理保存方式为主，只是通过框架式和目录式管理方法，对档案信息进行管理。在各种不可抗拒因素的影响下，传统纸质档案管理方式在实际工作中容易受到各种不同因素的影响，造成档案信息缺失、遗漏等情况。虽然大部分公路档案管理中已经引入计算机管理方式，但是仍然以传统纸质管理方式为主，无法保证档案的安全性与有效性，存在很多不安全因素[1]。档案管理工作中，需要提升对档案管理数字化这一问题的重视，并结合实际工作情况，进行创新与完善，避免各种不良因素对档案信息运用产生影响。

2.数字化管理认识不到位

最近几年，数字化管理方式已经逐渐引进档案管理工作中，为公路机构的发展提供了非常大的便利，但是随着公路业务的拓展，企业涉及的资料与数据越来越多，致使档案库存放的纸质资料越来越大。在我国不同时期，对档案文献的管理要求、标准不同。也正是因此造成大量的纸质公路档案存档管理标准存在一些差异，无法为数字化管理工作开展提供更多的方便，无法将档案信息完全地整合在一起，处理过程相对较慢，影响了数字化管理工作开展。此外，有部分管理工作人员对数字化管理工作存在片面性的认识问题，认为该工作的开展会影响其他类型工作开展，最终导致此项工作开展效果不佳。

3.缺乏专业设备

在档案管理工作中，需要投入相对专业的设备，包含打印机、扫描仪、计算机等等，为档案数字化管理工作开展提供便利[2]。此外，在信息管理过程中，还应运用专业的管理软件，进行日常的管理维护工作，维护数字档案的运用与使用，以此保证数字化管理工作的效果。但是在实际管理工作中，发现对设备的投入上存在一些问题，并没有意识到专业设备完善的重要性，导致现有设备无法满足数字化管理需求，影响该工作顺利进行。

二、公路档案数字化管理工作开展对策

1.提升数字化管理重视度，加强各方面投入

在数字化公路档案管理工作中，为了促使此项工作顺利开展，需要加强工作人员与档案管理者的重视，并加强对各个方面资源的投入，引入更多的设备与优秀人才，为此项工作开展提供更多的动力。在以往管理工作中，由于人力、物力的不足，导致该工作效果不佳。为了解决这一问题，档案管理者应加强对数字化管理工作的的资金、人力投入，通过专项资金的建立，构建相关的设备[3]。通过人力投入，培养更加专业的工作人员，为数字化管理工作开展提供基础支持。当管理者对数字化管理工作的重视提升，且基础设备得到保障后，那么档案数字化管理工作就会达到事半功倍的效果，解决以往工作中存在的问题，同时还可以提升整体工作质量。

2.优化数字档案管理过程，发挥档案管理工作效果

在公路数字化管理工作中，需要做好纸质档案数字化处理过程，保证纸质档案中的信息全部转换成数字形式，并通过相关科学的方法进行管理，以此提升档案数字化管理工作效果。在实际工作中，可以通过以下方式提升数字化管理效果，为工作开展提供更多的支持。

第一，建立优先扫描的工作档案原则，加强对不同类型档案信息的分析，了解其中哪一类型数据的利用率高，或者哪些类型的文件的使用价值高，并对资料的重要性进行分级，通过逐级扫描的方式，将纸质档案中不同级别的信息全部转成数字的方式，并呈现在互联网中。通过逐级管理的方式，可以保证各个类型资料的保存效果，能够避免信息丢失或者遗漏的问题出现，为后续数字化管理工作开展提供便利条件。

第二，建立数据库，并要求工作人员根据档案的特点类型及作用进行分类管理，保证所有的纸质档案都被收录到数据库中。数据库的建立，可以为后续的检索工作提供方便，同时能够保证各项数据运用，能够避免出现以往工组中数据丢失的问题、在数据库建立过程中，需要专业工作人员的支持，通过各项信息技术与专业素养结合，构建更加科学的数据库，为数字档案管理工作开展创建良好的工作氛围，促使此工作更加顺利进行[4]。

第三，加强质量管理。在纸质档案转化成数字化档案的过程中，需要进行全过程的质量管理进行监督管理，保证档案转化的质量及后期的使用。在档案信息转化后，也应对转化的内容进行分析，了解每个类型信息的特点，并进行分类管理，为灵活运用提供便利。

第四，加强安全管理，在公路档案信息管理过程中，会因病毒或者黑客的攻击造成档案丢失的情况。安全管理工作的开展，可以有效避免此类问题出现，保护档案使用的安全性。通过对纸质档案转化成数字化的过程的管理，可以提升档案管理质量，促使公路建设更好发展。

3.提升管理人员素质，保证工作顺利进行

在公路数字化档案管理工作中，管理人员的综合素质与职业能力是影响数字化档案管理进行的重要因素，也是推动公路机构发展的关键。为了提升档案管理工作质量，促使相关工作更好地进行，需要注重管理人员素质的提升，使其学会将专业知识与信息技术充分融合，发挥自身的专业能力，为档案工作开展提供技术支持。实际工作中，可以通过以下几种方式提升档案管理人员的专业能力，为数字化管理活动开展提供基础保障。

第一，加强专业知识的培训，提升管理人员对数字化工作的重视。公路档案管理机构可以组织技能培训大赛，将数字化管理工作的重要性渗透在培训中，并引导工作人员发挥展示自身的专业特点，将信息技术与职业技能结合在一起，对档案管理工作进行完善，提升档案管理工作的科学性。

第二，加强人才的引进。在当前社会发展过程中，档案发挥着重要的作用，不仅记录了与公路相关的信息，同时还能够为公路后续改革发展提供依据[5]。档案管理人才培养工作中，可以结合数字化管理要求，提升招聘要求，明确新型档案管理人员应具备的能力与品质，并将此作为招聘的标准，以此提升招聘质量，吸引更多优秀人员参与公路数字化档案管理工作，构建优秀的档案管理队伍，解决以往工作中人员素质不高人才不足的问题，为档案管理工作开展提供人才支撑。当公路数字化档案管理的工作人员素质得到提升后，就会进一步对工作中存在的问题进行创新与完善，能够为资料管理工作发展带来更多的动力，并展示档案管理工作的价值。

总而言之，在公路档案数字化管理的过程中，虽然存在一些问题，影响档案工作质量与效果发挥。但是，通过后续的改革与创新，不仅提升对数字化管理的重视，同时还优化了管理过程，提升管理人员的综合素质，为相关的管理工作开展提供更多的便利。在实际工作中，加强对数字化管理的重视，将此融入信息数据的管理中，促使公路管理工作开展，提升我国公路建设加速进行。