从院史馆建设浅谈医院档案的规范管理

文/桂 莉

医院院史馆是利用医院档案展示各个时期医疗、科研和文化建设成果的一种方式。本文以安康市中医医院院史馆为例，对院史馆建立的意义以及医院档案的规范管理进行思考

院史馆是医院回顾其创建历史、展示其发展成果的重要平台，通过文字、图片、视听、实物等形式的陈列展览，集中展示了医院从建立到发展壮大的历史进程。

一、医院建设院史馆的意义

1.院史馆是医院历史积淀的载体

院史馆记载了医院创立、变迁、发展、壮大的全过程，是一部指引医院前进的罗盘，以医院几十年风雨奋斗历程为脉络，再现医院从小到大、由弱到强、跻身国家百强重点中医院行列奋斗场景，通过历史文件、图片、实物、证书奖牌以及声像技术，展示了医院管理者和员工用智慧和汗水凝练出的发展理念、战略思想和文化内涵。可以说，医院院史馆是医院精神传承和辉煌成就的文化历史积淀，见证了医院的历史变迁与演进。

2.院史馆是医院开放交流的窗口

对外交流是医院一项重要的事务性工作，院史馆现已成为医院宣传的窗口，既是上级领导和来访学者来院考察、参观的场所，又是业内同行开展学术交流、研讨的载体。我院每年接待近600余人次参观，通过院史馆，展示了医院发展全貌，让社会大众了解医院历史的同时，感受到医院的优秀文化和医务人员的精神文化风貌，提升医院的品牌影响力。

3.院史馆承担文化教育的功能

院史馆是弘扬医院传统文化的阵地，是开展纪念活动和职工教育的基地。我院院史馆对外开放，是全市中小学中医文化学习基地，也是对医院新员工进行年度岗前培训的第一站，通过院史馆的学习参观，了解医院的历史沿革、杏林人物、医院文化、医学发展、医德医风、荣誉奖励，增强对医院文化的认同和对职业的使命感，提升职业自豪感，实现医院文化的传承。

二、建设院史馆是对档案资料的全面梳理、编研、利用的过程

1.院史馆具有保存实物档案的功能

医院院史馆是医院档案保存的重要平台，实物档案是其中的重要组成部分。我院院史馆设有中央展柜，分批分类展示自己医院在各类竞赛活动中的奖牌奖杯、荣誉证书，各级领导题词、贺信，各种重要标志印章、照片书籍、仪器设备等实物管理档案，这些实物档案真实地记录了各级组织领导的关心与支持、医院七十年发展的历程、一代代中医人心血与汗水的智慧结晶。院史馆的建立很好地解决了实物档案存储无序、利用率低等问题。

2.院史馆的建立是对医院档案工作的一次全面梳理

院史材料涉及人物、建筑、文书、科技、设备、医学、教学、科研成果档案等多种档案，这些档案在收集、整理、分类的过程中，是一次全面梳理和整理的过程。如：历史发展沿革的材料从档案管理文件和报刊资料中收集，内设机构和名称除了需要查阅历史档案，还能够通过走访当事人、知情者获取，工作人员怀着强烈的责任感和使命感，对收集的资料和档案都进行了细心考证，做到不遗漏任何方面的历史数据资料，全面收集各类档案。

3.院史馆建设增强了职工的档案意识

院史馆陈列资料的收集是一个长期的过程，在建设阶段，工作人员不仅要查阅大量史料，还要走访健在的行业前贤，探访名医名家、医院职工，提供各类历史资料和信息，比如照片、记录、报纸等老物件，也可借助口述史研究，如实记载医院不同时期发展状况，共同见证医院及中医药事业发展的不同阶段，从而让更多职工参与到院史馆的建设中来。可以说，院史馆活化了档案信息，是对档案工作的无形宣传，增强了工作人员的档案意识。

4.院史馆是档案开发利用的一种方式

当前，档案开发利用的方式和手段越加多样，院史馆作为医院档案展示的一种形式，能够不断扩大宣传和利用面。我院利用70年院庆之际，编制了关于院史馆建设档案的画册和图书，集中展示了医院70年峥嵘岁月中一些珍贵的史实及图片资料，在了解医院历史和发展成就的同时普及档案管理知识。

三、规范医院档案管理工作的几点建议

1.扩大综合档案的收集范围。当前，各部门人员档案收集意识淡薄，仅重视传统文书档案、部分荣誉证书和图片资料的收集，一些重大事件、活动、人物信息及医疗技术类的录音、录像、PPT等反映医院发展特色的档案资料没有收集，不能及时移交医院档案室，导致档案资源利用率低。为此，应提高职工档案意识，推行部门制度，把各类资料的整理归档列入各科室的目标任务中，增强人员责任意识，不断扩大档案的收集范围，如各种证件档案、特色人物档案、医疗纠纷档案、突发事件档案、院务公开档案等等，这些特色档案对丰富医院馆藏具有重要价值。

2.加强对档案的修复和保护。由于档案的性质，大部分档案都是长期永久保存的，年代较为久远，加之借阅的磨损和自然灾害等影响，档案会受到不同程度损害，很多建院初期的文书档案都开始出现变色、发黄、老化、变脆，声像档案出现褪色、失音等现象，加上借阅频繁，有的纸张甚至出现破损，极大地减少了档案的寿命，因此要尽早进行修复，否则将造成极大的损失。可以将受损的档案资料进行扫描、拍照等数字化处理形成电子文件，同时，需要做到恒湿、恒温、防磁等保管工作要求，定期做好除虫、除尘、除霉等工作，以延长档案的寿命。

3.重视档案管理的信息化建设。虽然我国档案信息工作还处于初级应用阶段，但信息化时代的到来和医学技术的发展进步，使档案数字化管理成为必然趋势，能够大大减少档案存放空间，节省人力和物力，有效提高档案管理、查询和利用的效率，推动档案管理的深刻变革。在进行档案信息化建设阶段，应不断加大对档案管理基础设施的投入，除日常工作所需的计算机、内存、扫描仪、打印机等硬件设施外，还应购买相关档案管理信息系统软件等，以确保档案文件数据的采集、录入、扫描、检索、安全等工作能正常进行。及早完成建院以来各类档案的数字化处理，建立档案管理数据库，确保所有数字档案的真实性、完整性和有效性，还应加强档案信息安全管理工作，严防失泄密，保证档案安全。

4.加强档案的编研、开发和利用。丰富的档案室藏资源为档案编研工作提供了良好的基础，对历史档案的编制和研究能够积极助推医院的建设发展。院史馆的建设是档案编研和利用工作的最佳体现，通过编研工作，既展示了医院发展成果，又进一步发挥了档案的作用和价值，还能适度降低对档案原件的重复利用。医院还可以根据行业特点，编研医院院志、学科教研病例、名医病案、专家人物传、院报院刊等作品，对扩大医院宣传也能够发挥非常积极的作用。

综上所述，医院档案管理工作在院史馆的建设中具有重要的作用，因此档案室日常应做好院史等各类档案的收集，并进行科学管理，合理开发利用档案，以确保档案工作发挥更大的价值和作用。