不动产原始资料销毁之我见

摘要：纸质不动产登记原始资料的日益增多，对各地不动产登记机构的档案保管和利用工作带来新的挑战。如何在现有法律法规框架里，建立独特的保管期限和销毁规范，值得各地进行探索。

关键词：纸质;电子化;销毁

中图分类号：F293 文献标识码：A

文章编号：1001-9138-（2022）01-0061-03 收稿日期：2021-10-24

作者简介：乔凯祥，西安市不动产信息档案管理中心。

随着房地产市场的快速发展，不动产交易登记日趋活跃，相应的，不动产登记资料数量也呈几何倍数增长。纸质档案的暴增，使得档案库房的馆藏能力短板日益凸显。为有效解决这一问题，一方面，需要增大档案库房的容纳能力，例如扩建新的档案馆;另一方面，对于某些保管期限届满，没有保存价值的档案，可以考虑予以销毁，减轻档案库房的馆藏负担。当然，本文所指的原始资料销毁包括设立登记和注销登记的全部纸质资料。

在房地分散登记年代，关于房屋登记领域，2012年由中国房地产研究会房地产产权产籍和测量委员会主编，经住建部批准为行业标准的《房地产登记技术规程》（JGJ278-2012）中有明确规定。“下列纸质档案可列入销毁范围：（1）抵押权登记已注销满5年;（2）查封登记已解除满5年;（3）地役权登记已注销满2年;（4）预告登记已注销满2年;（5）异议登记已注销满2年。”销毁保管期届满的纸质档案应按下列程序进行：（1）应由房地产登记档案管理人员、登记官和纪检、监察部门人员组成鉴定小组。（2）鉴定小组应对保管期届满的档案逐件进行审查，提出存毁意见。经鉴定有保存价值的档案，应重新整理编号，划定新的保管期限，妥善保管;不再保存的档案，应逐件编造清册，报本级房地产行政主管部门审批后销毁。（3）鉴定小组应指定2名以上鉴定小组人员监督销毁。监督销毁人员应根据销毁清册，对将要销毁的档案材料进行核对，确认无误后，方可进行销毁。销毁后，监销人员应在销毁清册上签名，并应注明焚毁或打浆的销毁方式和日期。不动产统一登记开展后，不动产登记由自然资源部门负责，但该规程对于不动产登记资料的管理依然有重要的参考和借鉴价值。土地登记领域，《土地登记办法》《土地登记资料公开查询办法》对于土地登记档案的保管期限都没有规定，所以实践中，土地登记档案是永久保存的。

不动产统一登记实施后，2018年原国土资源部颁布的《不动产登记资料查询暂行办法》（以下称《查询暂行办法》）第27条规定：已有电子介质，且符合下列情形之一的纸质不动产登记原始资料可以销毁：（1）抵押权登记、地役权登记已经注销且自注销之日起满5年的;（2）查封登记、预告登记、异议登记已经注销且自注销之日起满五年的。第28条规定：符合本办法第27条规定销毁条件的不动产登记资料应当在不动产登记机构指定的场所销毁。不动产登记机构应当建立纸质不动产登记资料销毁清册，详细记录被销毁的纸质不动产登记资料的名称、数量、时间、地点，负责销毁以及监督销毁的人员应当在清册上签名。相比《房地产登记技术规程》，几种登记类型的纸质原始资料的保管期限均延长至5年，并且明确要求建立不动产登记资料销毁清册。2019年7月16日自然资源部第2次部务会议审议通过的《自然资源部关于第一批废止和修改的部门规章的决定》，关于纸质不动产登记原始资料销毁的规定保持不变。

从国家到地方发布的档案管理的相关法律法规对此也有明确规定。《中华人民共和国档案法》第21条规定：鉴定档案保存价值的原则、保管期限的标准以及销毁档案的程序和办法，由国家档案主管部门制定。禁止擅自销毁档案。《陕西省档案条例》第26条规定：各级各类档案馆和单位档案机构应当按照国家规定的标准和程序，对保管期限已满的档案进行鉴定和处理，禁止擅自销毁档案。《西安市档案管理条例》第27条规定：档案馆和档案机构应当按照国家规定的标准和程序进行档案资料鉴定：对档案进行鉴定，确定保管期限;对保管期限已满的档案进行鉴定，统一处理或销毁。第28条规定：对保管期限已满的档案和失去保存价值的档案，由档案馆和档案机构组织档案管理专业人员进行鉴定、登记造册，经档案主管部门批准后，方可销毁。销毁档案应当到指定地点进行，并由两人负责监销，监销人员应当在销毁清册上签字。禁止擅自销毁档案。

不动产登记档案的保管期限分为长期和定期。各级不动产登记机构要按照国家有关规定，明确各类不动产登记资料的保管期限和要求，分类进行保存和管理。

按照不动产登记资料管理的相关规定，不动产登记纸质资料宜进行数字化处理，不动产登记档案存档形式应包括纸质形式和电子形式。当同时采用纸质形式和电子形式存档的，两者内容应保持一致。销毁纸质档案的前提是已有电子介质。故不动产登记过程中，要对相关的资料做到电子扫描全覆盖，实现应扫尽扫，并做到扫描图像清晰、数字图像的排列顺序与纸质档案相符。纸质档案的数字化加工处理成果应进行备份，备份数据应定期进行检验。

以西安市为例，西安市不动产登记服务中心负责办理不动产登记业务，在办理过程中将相关纸质登记资料扫描上传，形成电子档案。登记完成后，将纸质登记资料移交西安市不动产信息档案管理中心，由该中心接收、整理和利用，向社会提供查询服务等工作。正是由于西安市不动产信息档案管理中心库存日趋紧张，档案堆积如山，无法归档上架，才于2021年5月6日搬迁至新建的浐灞档案馆。新的档案馆4～9层为库房，每层面积1000多平方米，目前存档460万卷，包括房屋登记档案（城六区、各个开发区）、土地登记档案（城六区）、林业水域档案。由于历史原因，纸质档案电子化程度不统一，抵押权登记、预告登记档案尚未实现电子化，如有查询需求都要去库房人工翻阅，很不方便，也不符合《查询暂行办法》要求的优先调取数字化成果。纸质原始资料方面，查封登记、异议登记档案尚未移交，到目前为止一直是长期保存，未曾销毁过。

虽然目前库存空间充足，但也要未雨绸缪，早日对不动产登记纸质原始资料进行分门别类，确定相应的保管期限，达到保管期限的及时销毁，使库房实现集约化利用。在目前没有相关规定的情况下，不动产登记资料销毁清册宜永久保存。销毁方面，可以自行销毁，也可以委托在省级档案管理部门有备案的专业机构处理。对于有保管期限的不动产登记纸质原始资料要补扫描，建立电子档案。在登记阶段，就要同步对收取材料进行电子化扫描，以便档案查询阶段的工作开展和效率提升。

2019年11月27日，由湖南省不动产登记中心起草制定，湖南省市场监督管理局发布的省地方标准《不动产登记档案管理规范》（DB43/T 1689-2019）正式发布。该规范将于2020年1月27日起实施，这是全国首部关于不动产登记档案管理的地方标准。其中对于不动产登记档案销毁有明确的规定：（1）不动产登记机构应成立由主管领导、职能部门、专业技术人员和档案人员组成的档案鉴定小组，负责确定档案保管期限和到期档案的鉴定。（2）档案鉴定小组应定期对已到保管期限的档案进行鉴定，并形成鉴定意见书。经鉴定，仍需继续保存的档案，应重新划定保管期限;对保管期满缺无保存价值的档案应转化为电子档案保存后登记造册，填写《不动产登记档案销毁清册》，经单位负责人批准，报主管部门审批后进行监督销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。（3）《不动产登记档案销毁清册》永久保存。（4）经鉴定和批准可以销毁的档案，应当按照以下程序销毁：①不动产登记档案管理部门编制档案销毁清册，列明拟销毁档案的分类号、案卷号、卷内文件（件数、页数）、原保管期限、已保管期限和銷毁时间等内容;②主管单位负责人、不动产登记机构负责人、不动产登记档案管理部门负责人、经办人在不动产登记档案销毁清册上签名或盖章;③销毁档案应在指定地点销毁或由专业的机构处理，禁止做出售等方式处理;④销毁档案应指定两名或以上监销人员负责监督销毁工作的执行。监销人员在档案销毁前，应当按照不动产登记档案销毁清册所列内容进行清点核对;销毁时，应坚守销毁现场，直到需销毁档案全部销毁为止;在档案销毁后，监销人员应当在销毁清册上签名。

各地可以湖南省《不动产登记档案管理规范》（DB43/T 1689-2019）为参考和借鉴，探索有地方特色的不动产登记纸质原始资料销毁制度及操作规范，推进不动产登记资料的规范化管理和利用。